○公立大学旭川市立大学特定個人情報取扱規程
| (令和5年4月1日 制定) |
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(目的)
第1条 この規程は、公立大学法人旭川市立大学個人情報保護規程第2条第1号に基づき、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律」(平成25年法律第27号。以下、「番号法」という。)の趣旨に則り、公立大学法人旭川市立大学(以下、「法人」という。)が保有する職員等の個人情報のうち、特定個人情報の適正な保護及び取扱い(以下、「特定個人情報管理」という。)に関し必要な事項を定めることを目的とする。
2 この規程に定めのない事項は、番号法の他、旭川市個人情報保護条例(平成17年旭川市条例第8号)及び関係法令等の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程において、各用語の定義は、次の各号の定めるところによる。
(1) 職員等とは、法人の役員、公立大学法人旭川市立大学就業規則第2条に定める者、公立大学法人旭川市立大学臨時職員等の就業等に関する規程第2条及び公立大学法人旭川市立大学非常勤講師の就業等に関する規程第2条に定める者をいう。
(2) 個人情報とは、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定するものをいう。
(3) 個人番号とは、番号法第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コード(住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第7条第13号に規定する住民票コードをいう。)を変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
(4) 特定個人情報とは、個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
(5) 特定個人情報取扱者とは、個人番号関係事務を担当する者及び決裁する者をいう。
(特定個人情報管理責任者)
第3条 特定個人情報管理に関して総括的な責任を有する特定個人情報管理責任者は、理事長とする。
2 特定個人情報管理責任者は、特定個人情報管理が適正に行われるよう、特定個人情報取扱者に対して必要かつ適切な教育及び監督を行い、安全管理措置を講じる。
3 特定個人情報管理責任者は、特定個人情報の漏えいの事実又は漏えいの恐れを把握した場合には、特定個人情報保護委員会(内閣府外局)及び所管官庁のガイドラインに従い直ちに対応する。
4 特定個人情報管理責任者は、特定個人情報管理に関する苦情等があったときは適切に対応する。
(個人番号関係事務)
第4条 法人における個人番号関係事務の範囲及び個人番号の利用は、社会保障及び税分野の各種行政手続に係る次の各号に掲げるものとする。
(1) 職員等(扶養親族等を含む)に係る事務
1) 雇用保険関係届出事務
2) 健康保険(介護保険含む)・厚生年金保険関係届出事務
3) 給与所得・退職所得の源泉徴収関連事務
4) (該当者のみ)財産形成住宅貯蓄・財産形成年金貯蓄に関する申告書、届出書及び申込書作成事務等
5) 地方公務員等共済組合法に基づく短期給付事業及び長期給付事業に関する届出及び請求事務
6) 地方公務員災害補償法に基づく届出及び請求事務
7) 労働者災害補償保険法に基づく届出及び請求事務
8) 国民年金第3号被保険者届出事務
(2) 職員等の配偶者に係る事務
1) 国民年金第3号被保険者届出事務
(3) 職員等又は職員等以外の個人に係る事務
1) 報酬、料金等の支払調書関連事務
2) 不動産の使用料等の支払調書関連事務
3) 不動産等の譲受けの対価の支払調書関連事務
(4) 前各号の事務を処理するために必要な付随事務
2 前項の規定にかかわらず、災害対策等において人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合に限り、法人は保有する個人番号を利用することができる。
(個人番号の取得等)
第5条 特定個人情報取扱者は、前条に定める個人番号関係事務(以下、「個人番号関係事務」という。)を行うために必要がある場合に限り、その者の個人番号取得することができる。ただし、個人番号関係事務が発生することが明らかなときは、事前に個人番号を取得することができる。
2 特定個人情報を含む書類等を郵送等により授受、発送するときは、簡易書留等の追跡可能な移送手段等を利用しなければならない。
3 職員等は、番号法の趣旨に基づき、個人番号の提供に協力するものとする。
(特定個人情報の保管及び廃棄等)
第6条 法人は、個人番号関係事務を行うに当たり、個人番号を継続的に利用する必要が認められる場合は、法定保存期間を経過するまでの間、次の各号の方法により、その者の特定個人情報を保管することができる。
(1) 特定個人情報を含む書類は、施錠できる書庫内の保管に限定する。
(2) 特定個人情報を含むデータは、特定個人情報取扱者のアクセス権限設定を施し、アクセス制御がなされた環境での使用に限定する。
2 法人は、個人番号関係事務を行う必要がなくなった場合で、法定保存期間を経過したとき、その者の特定個人情報を含む書類等を裁断又は焼却等の復元不可能な方法により、速やかに廃棄又は削除する。
3 法人は、個人番号関係事務の範囲を超えて、特定個人情報を取得、保管することはない。
(委託先への監督)
第7条 個人番号関係事務の全部又は一部を学外に業務委託する必要があるときは、委託先において安全管理が図られるよう、法人は必要かつ適切な監督を行うものとする。
2 委託先が法人の許諾を得て他の者に業務の全部又は一部を再委託する必要があるときは、再委託先の監督については、前項と同様とする。
(罰則)
第8条 理事長は、職員等がこの規程に違反した行為があったと判断した場合には、就業規則第40条及び第41条に照らして必要な措置を講ずることができる。
(改廃)
第9条 この規程の改廃については、大学運営会議の議を経て理事長がおこなう。
附 則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。