○公立大学法人旭川市立大学文書管理規程
(令和5年4月1日　制定)
改正
令和6年3月28日
(趣旨)
第1条　この規程は、公立大学法人旭川市立大学業務方法書第19条に規定する公立大学法人旭川市立大学(以下「法人」という。)における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
[公立大学法人旭川市立大学業務方法書第19条]
(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　法人の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、役員又は職員が組織的に用いるものとして、法人が保有しているものをいう。
(2)　課等　公立大学法人旭川市立大学事務組織規程第2条に定める課及び事務室
[第2条第1項]
(3)　課長等　前号に掲げる組織の長をいう。
(文書取扱いの原則)
第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務が効率的に処理されるよう努めなければならない。
(文書等の管理体制)
第4条　事務局長は、法人における文書等の管理に関する事務を総括する。
2　事務局次長は、文書等の管理に関する事務を適正かつ円滑に処理するため、課長等に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認められるときは、実際に調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。
3　各課等に属する以外の文書等の管理は、総務課において行うものとする。
4　課長等は、それぞれ課等における次に掲げる文書等の管理に関する事務を統括する。
(1)　文書の収受、配布及び発送に関する事務
(2)　文書等の整理、保管、保存及び廃棄に関する事務
(3)　文書等の処理の促進及び改善に関する事務
(4)　文書等の審査に関する事務
(5)　前各号に掲げるもののほか、文書等の管理に関する事務
5　各課等における文書等の管理に関する事務を補佐するため、課等にはそれぞれの文書管理責任者を置く。
(郵便物等の受領及び配布)
第5条　法人に送達された郵便物、民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書郵便物等(以下「郵便物等」という。)は、総務課が受領するものとする。
2　総務課は、前項の規定により受領した郵便物等を、次により配布するものとする。
(1)　郵便物等(次号の親展郵便物等(郵便物の外部に「親展」と記載された郵便物等をいう。以下同じ。)を除く。)は、開封せずに当該郵便物等の外部に記載されたあて先の課等(以下「配布先の課等」という。)の文書管理責任者に配布すること。ただし、配布先の課が明らかでないものは、配布先の課等を確認するため開封することができる。
(2)　親展郵便物等は、開封せずに次により配布すること。
ア　理事長、学長、副学長、事務局長又は事務局次長あてのもの　総務課
イ　その他のもの　名あて人の課等
3　前項の場合において、次に掲げる郵便物については書留台帳に所要事項を記入して配布し、受領印を徴するものとする。
(1)　書留、内容証明、配達証明、特別送達及び配達記録の郵便物
(2)　前項第1号ただし書の規定により開封した郵便物のうち現金、証紙、印紙又は有価証券(以下「現金等」という。)が添えられている郵便物
(文書等の収受及び配布)
第6条　文書管理責任者は、総務課から配布を受けた郵便物等の内容である文書等又は課等において直接受領した文書等を次により収受するものとする。
(1)　文書等(電磁的記録を除く。次号において同じ。)の余白に収受印を押すこと。
(2)　内容が軽易な文書等を除き文書受信簿に記載すること。
(3)　電磁的記録のうち用紙に出力することができる電磁的記録にあっては用紙に出力した後、前2号に定めるところにより収受し、それ以外の電磁的記録にあっては適宜収受年月日、発信者名等の情報を記録することにより収受すること。
2　文書管理責任者は、前項の規定により収受した文書等を、次により配布するものとする。
(1)　書留、内容証明、配達証明、特別送達及び配達記録の郵便物の内容である文書等並びに収受した文書等のうち現金等が添えられている文書等は、書留台帳により当該文書等に係る事務を担当する課等の担当者に配布し、受領印を徴すること。
(2)　その他の文書等は、当該文書等に係る事務を担当する課等に配布すること。
3　文書管理責任者は、親展郵便物等を開封せずに、当該親展郵便物等の外部に収受印を押し、名あて人に配布するものとする。ただし、配布先の課長等は、当該名あて人が不在の場合で必要があると認めるときは、開封することができる。
4　親展郵便物等の配布を受けた者は、当該親展郵便物等の内容である文書等を第1項の規定に準じて収受するものとする。
(文書等の記号及び番号等)
第7条　発信する文書等には、文書番号の前に文書記号として「旭大」の文字を冠し、番号を付すものとする。ただし、軽易と思われる文書については、これを省略することができる。
2　前項の文書番号は、毎年4月1日に起こし、一連番号とする。
(決裁区分)
第8条　起案文書(事案の処理について法人の意思を決定するための原案のほか、起案理由等を記載した文書をいう。以下同じ。)における理事長の決裁事項及び専決者の専決事項及び起案文書の回議等については、公立大学法人旭川市立大学事務決裁規程に定める。
(文書等の発送)
第9条　文書等の発送は課等において行うものとする。
2　前項の規定により文書等を発送したときは、決裁文書(回議を終了して決裁を受けた起案文書をいう。)に発送年月日を記載するものとする。
(文書の整理及び保管)
第10条　文書取扱担当者は、常に文書の所在を明らかにし、必要なときすみやかに取り出せるようその整理保管を完全にしておかなければならない。
(文書の保存年限)
第11条　文書の保存年限は、法令等に特別の定めがあるものを除き、別表の文書保存年限表に従って年度別に分類して、保存しなければならない。
2　前項の文書保存年限表に記載されていない文書の保存年限については、文書取扱担当者が各課長等と協議して決定する。
3　保存年限は、文書完結の翌年度又は翌年から起算する。
(保存文書の廃棄)
第12条　保存年限を経過した文書は廃棄することができる。
2　前項の規定により廃棄する場合、機密のもの又は他に悪用されるおそれのあるものは、焼却又は細断等の適当な処置を講じなければならない。
(文書等の取扱いの特例)
第13条　課長等は、文書等の取扱いについてこの規程により難い特別の事情がある場合には、事務局長の承認を得て別に取り扱うことができる。
(委任)
第14条　この規程に定めるもののほか、この規程の実施に関し必要な事項は、理事長が定める。
(改廃)
第15条　この規則の改廃は、大学運営会議の議を経て理事長が行う。
附　則
この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附　則(令和6年3月28日)
この規程は、令和6年4月1日から施行する。
　
文書保存年限表
1．総務課
事項永年10年5年1年
1．定款の制定、改廃に関する書類○
2．諸規則の制定及び改廃関係文書○
3．学則等の制定及び改廃関係文書○
4．教授会等の議事録及び決議録○
5．学校その他重要な機関の設置、廃止に関する文書○
6．資産の取得・処分関係重要文書○
7．重要な契約文書○
8．諸設備及び備品等保守関係書類○
9．物品、備品等の購入関係書類○
10．不動産登記に関する書類○
11．建物建設及び工事関係重要文書(図面を含む)○
12．重要な行事、儀式に関する書類○
13．不動産の貸借に関する書類○
14．期限満了の重要契約書○
15.営繕工事関係書類○
16.国、地方公共団体等の補助金及び助成金関係文書○
17.官公庁各種調査関係書類○
18.学校暦○
19.文書、郵便等受信・発信関係書類○
20.おもな教育行政事務の施策に関する書類○
21.軽易な照会書、回答書、依頼書、報告書通知書等連絡書類及び臨時に生じた書類○
22.補助的、雑的な性質の書類○
23.各課部門別の企画、調整に関する一時的書類○
2．企画人事課
事項永年10年5年1年
1．法人登記に関する書類○
2．理事会等の議事録及び決議録○
3．法人役員等記録○
4．官庁認可関係重要文書○
5．沿革史の資料となる重要文書○
6．不服申立及び訴訟に関する文書○
7．任免、賞罰履歴に関する重要文書○
8．教職員個人別人事記録(辞令簿)に関する重要文書○
9．労働協約及び団体交渉関係重要文書○
10．給与台帳、個人別年間給与支給記録及び給与関係基礎資料○
11．非常勤講師の発令簿○
12．採用試験関係書類○
13．出張関係書類○
14．出勤簿○
15．諸手当受給申請書類○
16．慶、弔に関する書類○
3．財務課
事項永年10年5年1年
1．財産、施設及び学校債、その他負債に関する重要文書○
2．予算書、決算書○
3．金銭の収支に関する証憑文書○
4．税務事務関係書類○
5．期末決算関係書類○
6．金銭出納に関する書類○
7．予算編成、調整及び決定関係書類○
8．各種公租公課に関する書類○
9．監査に関する書類○
10．出張関係書類○
11．その他永年、10年、5年、に属さない軽易な書類○
4．入試広報課
事項永年10年5年1年
1．入試要項○
2．学校要覧○
3．入学試験問題○
4．入学志願者台帳及び合否判定資料○
5．教務課
事項永年10年5年1年
1．カリキュラム関係書類○
2．教務暦・行事関係書類○
3．講義時間割関係書類○
4．試験関係書類○
5．成績伝票関係書類○
6．単位履修に関する書類○
7．各種免許状関係書類(教職、保育士、栄養士、秘書士等)○
8．卒業論文関係書類○
9．科目等履修生・研究生関係書類○
10．転部・転科及び編入学関係書類○
11．非常勤講師・略暦書関係書類○
12．委託・受託交換学生関係書類○
13．臨時講義関係書類○
14．教育課程(実習)関係書類○
15．シラバス原稿関係書類○
16.掲示物
6．学生支援課
事項永年10年5年1年
1．学生表及び学生調書○
2．卒業生台帳○
3．学籍異動関係書類○
4．学生証の再発行台帳○
5．学生保健管理関係書類○
6．奨学金等に関する書類○
7．海外研修関係書類○
8．証明書発行台帳○
9.学生拾得物台帳○
10.掲示物○
7．キャリア支援課
事項永年10年5年1年
1．卒業生の就職関係書類○
2．就職関係(推薦書・人物調書等)台帳○
8．図書館
事項永年10年5年1年
1．図書原簿○
2．図書除籍簿原簿○
3．その他は総務課の文書保存年限表を準用する
9．地域連携研究センター
事項永年10年5年1年
1．図書原簿○
2．定期刊行物受入簿○
3．他研究機関、団体、行政機関等との研究交流関係書類○
4．競争的資金制度等への申請関係書類○
5．公開講座等関係書類○
6．その他は総務課の文書保存年限表を準用する
10．情報教育センター
事項永年10年5年1年
1．情報教育に係る補助金申請関係資料○
2．学内ネットワーク構築に係る資料○
3．その他は総務課の文書保存年限表を準用する