○国立大学法人上越教育大学個人情報保護規程
| (平成17年3月16日規程第5号) |
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目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 安全管理体制(第3条－第6条)
第3章 個人情報の取扱い(第7条－第27条)
第4章 個人情報ファイル簿(第28条)
第5章 行政機関等匿名加工情報の提供等(第29条－第33条)
第6章 監査及び点検の実施(第34条－第36条)
第7章 行政機関との連携(第37条)
第8章 雑則(第38条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及びその他の法令に基づき、国立大学法人上越教育大学(以下「本法人」という。)の保有する個人情報の保護に関し必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
ア 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次号イにおいて同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)
イ 個人識別符号が含まれるもの
(2) 個人識別符号 次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)で定めるものをいう。
ア 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
イ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
(3) 要配慮個人情報 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
(4) 保有個人情報 本法人の役員又は職員(以下「役職員」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、役職員が組織的に利用するものとして、本法人が保有しているものをいう。ただし、国立大学法人上越教育大学法人文書管理規則(平成23年3月10日規則第3号)第2条第1号に規定する法人文書(以下「法人文書」という。)に記録されているものに限る。
(5) 個人情報ファイル 保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ アに掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
(6) 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(7) 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。
ア 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ 前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの
(8) 個人情報取扱事業者 個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。
ア 国の機関
イ 地方公共団体
ウ 独立行政法人等(法別表第2に掲げる法人を除く。)
エ 地方独立行政法人
(9) 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(10) 独立行政法人等 独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第1項に規定する独立行政法人及び別表第1に掲げる法人をいう。
(11) 行政機関等 次に掲げる機関をいう。
ア 行政機関
イ 地方公共団体の機関
ウ 独立行政法人等(別表第2に掲げる法人を除く。)
エ 地方独立行政法人
(12) 仮名加工情報 次に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。
ア 第1号アに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
イ 第1号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(13) 匿名加工情報 次に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。
ア 第1号アに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
イ 第1号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(14) 行政機関等匿名加工情報 次のいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部(これらの一部に独立行政法人等情報公開法第5条に規定する不開示情報(同条第1号に掲げる情報を除き、同条第2号ただし書に規定する情報を含む。)が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。)を加工して得られる匿名加工情報をいう。
ア 第28条第5項各号のいずれかに該当するもの又は同条第6項の規定により同条第1項に規定する個人情報ファイル簿に掲載しないこととされるものでないこと。
イ 本法人に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書等の開示の請求(独立行政法人等情報公開法第3条の規定による開示の請求をいう。)があったとしたならば、本法人が次のいずれかを行うこととなるものであること。
(i) 当該法人文書等に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。
(ii) 独立行政法人等情報公開法第14条第1項若しくは第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。
ウ 本法人の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、法第116条第1項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。
(15) 行政機関等匿名加工情報ファイル 行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
ア 特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ アに掲げるもののほか、特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの
(16) 個人関連情報 生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。
(17) 学術研究機関等 大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。
(18) 部局 監査室、事務局各課、上越教育大学学則(平成16年学則第1号。以下「学則」という。)第7条から第14条までに規定する組織、学則第15条の規定に基づき設置された組織並びに上越教育大学寄附講座及び寄附研究部門に関する規程(平成29年規程第20号)の規定に基づき設置された寄附講座及び寄附研究部門をいう。
第2章 安全管理体制
(管理体制)
第3条 本法人に、個人データ及び保有個人情報(以下「個人データ等」という。)の管理を行うとともに、安全確保の措置(個人データ等の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止その他の個人データ等の適切な管理のために必要な措置をいう。以下同じ。)を講ずるため、総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者(以下「管理者等」という。)を置き、それぞれ国立大学法人上越教育大学法人文書管理規則(平成23年規則第3号)第3条及び第4条に規定する総括文書管理者、文書管理者及び文書管理担当者をもって充てる。
2 総括保護管理者は、本法人における個人データ等の管理に関する事務を総括する。
3 保護管理者は、当該部局における個人データ等の適切な管理を確保する。ただし、個人データ等を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携するものとする。
4 保護担当者は、保護管理者を補佐し、当該部局における個人データ等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第4条 本法人に、監査責任者を置き、学長が指名する監事をもって充てる。
2 監査責任者は、本法人における個人データ等の管理の状況について監査する。
(教育研修)
第5条 総括保護管理者は、個人データ等の取扱いに従事する役職員(派遣労働者を含む。以下「役職員等」という。)に対し、個人データ等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2 総括保護管理者は、個人データ等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する者に対し、個人データ等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者(以下「保護管理者等」という。)に対し、当該部局における個人データ等の適切な管理のための教育研修を定期的に実施するものとする。
4 保護管理者は、当該部局の役職員等に対し、個人データ等の適切な管理のため、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
(役職員等の責務)
第6条 役職員等は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び規程等の定め並びに管理者等の指示に従い、個人データ等を取り扱わなければならない。
第3章 個人情報の取扱い
(利用目的の特定)
第7条 役職員等は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 役職員等は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第8条 役職員等は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 前項の規定は、次の各号に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 本法人の個人情報を学術研究の用に供する目的(以下「学術研究目的」という。)で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)
(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)
(不適正な利用の禁止)
第9条 役職員等は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第10条 役職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2 役職員等は、次の各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 本法人の要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)
(6) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本法人と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)
(7) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「個人情報保護委員会規則」という。)で定める者により公開されている場合
(8) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令第9条各号で定める場合
(取得に際しての利用目的の通知等)
第11条 保護管理者は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 保護管理者は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 保護管理者は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第12条 本法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(安全管理措置)
第13条 管理者等は、その取り扱う個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(役職員等の監督)
第14条 管理者等は、役職員等に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該役職員等に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(委託先の監督)
第15条 管理者等は、個人データ等の取扱いに係る業務の全部又は一部を委託する場合は、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2 管理者等は、委託に係る契約書に、次の各号に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項その他必要な事項について、書面で取りかわさなければならない。
(1) 個人情報に関する秘密保持、利用目的以外の目的のための利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。本号及び第4項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の安全管理措置に関する事項
(5) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(6) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(7) 法令及び契約に違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
(8) 契約内容の遵守状況についての定期的報告に関する事項及び委託先における委託された個人情報の取扱状況を把握するための監査等に関する事項(再委託先の監査等に関する事項を含む。)
3 管理者等は、個人データ等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、取扱いを委託する個人情報の範囲は、委託する業務内容に照らして必要最小限でなければならない。
4 管理者等は、個人データ等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人データ等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、作業の管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。
5 管理者等は、委託先において、個人データ等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項及び第2項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データ等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は管理者等自らが前項の措置を実施するものとする。
6 前項の規定は、個人データ等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
7 管理者等は、個人データ等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
8 管理者等は、個人データ等を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、特定の個人を識別することができる記載の全部又は一部を削除し、又は別の記号等に置き換える等の措置を講ずるものとする。
(漏えい等の報告等)
第16条 個人データの漏えい等の安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した者は、直ちに当該個人データを管理する保護管理者等に報告しなければならない。
2 前項の規定により報告を受けた保護管理者等は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行うものとする。
3 保護管理者等は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、直ちに総括保護管理者に報告するものとする。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、発生した事案の内容等に応じて、当該事案の経緯、被害状況等を学長に速やかに報告するものとする。
5 総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、文部科学省に対し、速やかに情報提供を行うものとする。
6 本法人は、その取り扱う個人データの漏えい等その他の個人データの安全の確保に係る事態であって次の各号いずれかに該当するものが生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を法第26条第1項に規定する個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、本法人が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
(1) 要配慮個人情報が含まれる個人データ(高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。)の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(2) 不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(3) 不正の目的をもって行われたおそれがある個人データの漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(4) 個人データに係る本人の数が1000人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
7 前項に規定する場合には、本法人(同項ただし書の規定による通知をした者を除く。)は、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
(再発防止措置)
第17条 管理者等は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(事案の公表等)
第18条 総括保護管理者は、第16条第6項の規定による個人情報保護委員会への報告及び同条第7項ただし書きの規定による本人への通知を要しない場合であっても、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人データの本人への連絡等の措置を講ずるものとする。
[第16条第6項]
(第三者提供の制限)
第19条 本法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 本法人の個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)
(6) 本法人の個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本法人と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(7) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
2 本法人は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第11条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。
[第11条第1項]
(1) 本法人の名称及び住所並びに学長の氏名
(2) 第三者への提供を利用目的とすること。
(3) 第三者に提供される個人データの項目
(4) 第三者に提供される個人データの取得の方法
(5) 第三者への提供の方法
(6) 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
(7) 本人の求めを受け付ける方法
(8) その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項
3 本法人は、前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。
4 次の各号に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 個人情報取扱事業者が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(2) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
5 本法人は、前項第2号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
(外国にある第三者への提供の制限)
第20条 本法人は、外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条及び第23条第1項第2号において同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条及び同号において同じ。)にある第三者(個人データの取扱いについて法第4条第2節の規定により本法人が講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。)を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに同号において同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。
2 本法人は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3 本法人は、個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第21条 本法人は、個人データを第三者(第2条第8号アからエに掲げる者を除く。以下この条及び次条(第23条第3項において読み替えて準用する場合を含む。)において同じ。)に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第19条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第19条第1項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでない。
2 本法人は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第22条 本法人は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第19条第1項各号又は第4項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 本法人は、第1項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3 本法人は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第23条 本法人は、第三者が個人関連情報(個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を個人データとして取得することが想定されるときは、第19条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1) 当該第三者が個人関連情報取扱事業者から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
2 第20条第3項の規定は、前項の規定により個人関連情報取扱事業者が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。
[第20条第3項]
3 前条第2項から第3項までの規定は、第1項の規定により本法人が確認する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。
(苦情処理)
第24条 本法人は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2 本法人は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。
(仮名加工情報の作成等)
第25条 本法人は、仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。
2 本法人は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
3 本法人は、第8条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第7条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。
4 仮名加工情報についての第11条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。
[第11条]
5 本法人は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第12条の規定は、適用しない。
[第12条]
6 本法人は、第19条第1項及び第2項並びに第20条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第19条第4項中「前各項」とあるのは「第25条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第21条第1項ただし書中「第19条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第19条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第22条第1項ただし書中「第19条第1項各号又は第4項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第19条第4項各号のいずれか」とする。
[第19条第1項] [第2項] [第20条第1項] [第19条第4項] [第25条第6項] [第21条第1項] [第19条第1項各号] [第4項各号] [第22条第1項] [第19条第1項各号] [第4項各号] [第19条第4項各号]
7 本法人は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
8 本法人は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
9 仮名加工情報、仮名加工情報である個人データ及び仮名加工情報である保有個人データについては、第7条第2項及び第16条の規定は、適用しない。
(仮名加工情報の第三者提供の制限等)
第26条 本法人は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。)を第三者に提供してはならない。
2 第19条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項中「前各項」とあるのは「第26条第1項」と、同項第1号中「個人情報取扱事業者」とあるのは「仮名加工情報取扱事業者」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「個人情報取扱事業者」とあるのは「仮名加工情報取扱事業者」と、「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。
3 第13条から第15条まで、第24条並びに前条第7項及び第8項の規定は、仮名加工情報取扱事業者による仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、第13条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。
(学術研究機関の責務)
第27条 本法人は、学術研究目的で行う個人情報の取扱いについて、法の規定を遵守するとともに、その適正を確保するために必要な措置を自ら講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めなければならない。
第4章 個人情報ファイル簿
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第28条 保護管理者等は、個人情報ファイルを保有するに至ったときは、直ちに別記様式の個人情報ファイル簿を作成し、総括保護管理者に提出しなければならない。
[別記様式]
2 保護管理者等は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに当該個人情報ファイル簿を修正し、総括保護管理者に提出しなければならない。
3 保護管理者等は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが第5項第6号に該当するに至ったときは、遅滞なく当該個人情報ファイルについての記載を消除するよう総括保護管理者に申し出なければならない。
4 個人情報ファイル簿は、総務課において一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表するものとする。
5 第1項から前項までの規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
(1) 役職員又は役職員であった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの(本法人が行う職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。)
(2) 専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル
(3) 1年以内に消去することとなる個人情報ファイルに記録されている個人情報(以下「記録情報」という。)のみを記録する個人情報ファイル
(4) 資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの
(5) 役職員が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの
(6) 本人の数が1,000人に満たない個人情報ファイル
(7) 第1号から前号までの規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、個人情報ファイルに記録される項目(以下「記録項目という。)及び個人情報ファイルに記録される個人の範囲(以下「記録範囲」という。)が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの
(8) 前各号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファイル
6 第1項の規定にかかわらず、本法人は、記録項目の一部若しくは記録情報の収集方法若しくは記録情報を本法人以外の者に経常的に提供する場合の提供先を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
第5章 行政機関等匿名加工情報の提供等
(行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等)
第29条 本法人は、法第5章第5節の規定に従い、行政機関等匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。以下同じ。)を作成することができる。
2 本法人は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合(この条の規定に従う場合を含む。)
(2) 保有個人情報を利用目的のために第三者に提供することができる場合において、当該保有個人情報を加工して作成した行政機関等匿名加工情報を当該第三者に提供するとき。
3 法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。
4 前項の「削除情報」とは、行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。
5 行政機関等匿名加工情報の提供等に係る取扱いについては、別に定める。
(提案の募集に関する事項の個人情報ファイル簿への記載)
第30条 本法人は、保有している個人情報ファイルが第2条第14号アからウまでのいずれにも該当すると認めるときは、当該個人情報ファイルについては、個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。
[第2条第14号]
(1) 法第112条第1項の提案の募集をする個人情報ファイルである旨
(2) 法第112条第1項の提案を受ける組織の名称及び所在地
(行政機関等匿名加工情報に関する事項の個人情報ファイル簿への記載)
第31条 本法人は、行政機関等匿名加工情報を作成したときは、当該行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報を含む個人情報ファイルについては、個人情報ファイル簿に次に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 行政機関等匿名加工情報の概要として、行政機関等匿名加工情報の本人の数及び行政機関等匿名加工情報に含まれる情報の項目
(2) 法第118条第1項の提案を受ける組織の名称及び所在地
(3) 法第118条第1項の提案をすることができる期間
(匿名加工情報の取扱いに係る義務)
第32条 本法人は、匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同じ。)を第三者に提供するときは、法令に基づく場合を除き、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について、インターネットの利用その他の適切な方法により公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を電子メールを送信する方法又は書面を交付する方法その他の適切な方法により明示しなければならない。
2 本法人は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号若しくは法第43条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。
3 本法人は、匿名加工情報の漏えいを防止するために必要なものとして次の各号に掲げる基準に従い、匿名加工情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
(1) 匿名加工情報(行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同じ。)を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。
(2) 匿名加工情報の取扱いに関する規程類を整備し、当該規程類に従って匿名加工情報を適切に取り扱うとともに、その取扱いの状況について評価を行い、その結果に基づき改善を図るために必要な措置を講ずること。
(3) 匿名加工情報を取り扱う正当な権限を有しない者による匿名加工情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。
4 前2項の規定は、本法人から匿名加工情報の取扱いの委託(2以上の段階にわたる委託を含む。)を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
(適用除外等)
第33条 保有個人情報(独立行政法人等情報公開法第5条に規定する不開示情報を専ら記録する行政文書等に記録されているものに限る。)のうち、まだ分類その他の整理が行われていないもので、同一の利用目的に係るものが著しく大量にあるためその中から特定の保有個人情報を検索することが著しく困難であるものは、法第5章第4節(第4款を除く。)の規定の適用については、本法人に保有されていないものとみなす。
第6章 監査及び点検の実施
(監査)
第34条 監査責任者は、個人データ等の適切な管理を検証するため、この規程等に規定する措置の状況を含む本法人における個人データ等及び行政機関等匿名加工情報等(以下「保有個人情報等」という。)の管理の状況について、定期及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者を経て学長に報告するものとする。
2 その他監査の実施に関する事項は、国立大学法人上越教育大学監事監査規則(平成16年規則第8号)の定めるところによる。
(点検)
第35条 保護管理者等は、当該部局における保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者を経て学長に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第36条 管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第7章 行政機関との連携
(行政機関との連携)
第37条 本法人は、個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、その個人データ等の適切な管理を行うものとする。
第8章 雑則
(細則)
第38条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施に関し必要な事項は、学長が別に定める。
附 則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成23年規程第17号(平成23年3月30日))
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この規程は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成25年規程第7号(平成25年3月22日))
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この規程は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成27年規程第35号(平成27年3月25日))
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この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年規程第42号(平成27年12月16日))
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この規程は、平成27年12月16日から施行する。
附 則(平成29年規程第17号(平成29年5月29日))
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この規程は、平成29年5月30日から施行する。
附 則(平成30年規程第1号(平成30年1月31日))
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この規程は、平成30年1月31日から施行し、平成29年5月30日から適用する。
附 則(平成31年規程第8号(平成31年2月13日))
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この規程は、平成31年2月13日から施行する。
附 則(令和6年規程第1号(令和6年1月23日))
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この規程は、令和6年1月23日から施行する。
別記様式(第28条関係)
個人情報ファイル簿