○国立大学法人上越教育大学個人情報開示等取扱要項
| (平成17年3月16日学長裁定) |
|
(趣旨)
第1条 国立大学法人上越教育大学(以下「本法人」という。)における個人情報(行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)に規定する特定個人情報を含む。以下同じ。)の開示等の実施に係る取扱いについては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)及びその他の法令又はこれに基づく特別の定めがある場合を除くほか、この要項の定めるところによる。
(定義)
第2条 この要項において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号の定めるところによる。
(1) 個人情報 法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
(2) 保有個人情報 法第60条第1項に規定する保有個人情報をいう。
(3) 個人情報ファイル 法第60条第2項に規定する個人情報ファイルをいう。
(4) 本人 法第2条第4項に規定する本人をいう。
(5) 法定代理人 法第76条第2項に規定する法定代理人をいう。
(6) 部局等 監査室、事務局各課、上越教育大学学則(平成16年学則第1号。以下「学則」という。)第7条から第14条までに規定する組織、学則第15条の規定に基づき設置された組織並びに上越教育大学寄附講座及び寄附研究部門に関する規程(平成29年規程第20号)の規定に基づき設置された寄附講座及び寄附研究部門をいう。
(7) 電磁的記録 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録をいう。
(開示請求の受付)
第3条 本法人の保有個人情報について、自己を本人とする保有個人情報(行政機関等匿名加工情報及び削除情報に該当するものを除く。以下同じ。)の開示請求があったときは、総務課において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1) 本法人の保有個人情報の開示を請求する者(以下「開示請求者」という。)に対し、国立大学法人上越教育大学個人情報保護規程(平成17年規程第5号)第28条第1項に規定する国立大学法人上越教育大学個人情報ファイル簿、国立大学法人上越教育大学法人文書管理規則(平成23年規則第3号)第2条第4号に規定する国立大学法人上越教育大学法人文書ファイル管理簿その他関連資料を用いて、開示請求者の求める個人情報の特定に資する情報の提供に努めなければならない。
(2) 開示請求を受け付けるときは、開示請求者に別記第1号様式の保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに、国立大学法人上越教育大学における授業料その他の費用に関する規程(平成16年規程第65号)第21条第1項に規定する開示請求手数料を徴収するものとする。この場合において、開示請求書に形式上の不備があるときは、開示請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
(3) 開示請求書を受理するときは、開示請求者が本人であることの確認を運転免許証、番号法に規定する個人番号カード、住民基本台帳カード、在留カード、特別永住者証明書等の書類で行うものとする。
(4) 婚姻等によって、個人情報ファイルに記載されている氏名と開示請求時の氏名が異なっている場合には、個人情報ファイルに記載されている氏名が記載されている運転免許証、旅券、戸籍謄本等の書類の提示も求めるものとする。
(5) 本人確認を行う場合には、提示された書類に応じ、適宜、書類の提示者に口頭で質問を行うことによって補足し、判断には慎重を期するものとする。
(6) 開示請求書が送付された場合における開示請求者が本人であることの確認は、同条第3号及び第4号に掲げる書類を複写機により複写したもの並びに開示請求をする日前30日以内に作成された開示請求者の住民票の写し等で行うものとする。
(7) 法定代理人又は任意代理人が本人に代わって開示請求する場合にあっては、前各号の規定を準用するものとする。ただし、任意代理人が開示請求する場合にあっては、別記第2号様式又は別記第3号様式の委任状を併せて提出させるものとする。
(8) 開示請求書を受理したときは、開示請求者に開示請求書の副本1部を交付するとともに、開示請求書の写しを開示請求のあった個人情報ファイルを保有する部局等に送付するものとする。
(開示等の検討)
第4条 学長は、保有個人情報の開示、不開示(以下「開示等」という。)を検討するに当たって、当該個人情報ファイルを保有する部局等の長の意見を求めるとともに、必要に応じて国立大学法人上越教育大学情報・広報委員会(以下「委員会」という。)に意見を求めるものとする。
(開示等の決定)
第5条 学長は、法第77条第3項に規定する補正に要した日数を除き、開示請求があった日から30日以内に開示等の決定をし、速やかに開示請求者に通知するものとする。
2 前項の開示請求者に対する通知は、全部又は一部を開示するときは別記第4号様式の保有個人情報開示決定通知書を、不開示とするときは別記第5号様式の開示をしない旨の決定通知書により行うものとする。
3 学長は、法第83条第2項の規定により開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは、別記第6号様式の開示決定等期限延長通知書により当該開示請求者に通知しなければならない。
[別記第6号様式]
4 学長は、法第84条の規定により開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分を除く残りの部分について、決定する期間を延長するときは、別記第7号様式の開示決定等期限特例延長通知書により当該開示請求者に通知しなければならない。
[別記第7号様式]
(開示請求に係る事案の移送)
第6条 学長は、法第85条第1項の規定により事案を行政機関の長等(法第63条に規定する行政機関の長等をいう。以下同じ。)に移送しようとするときは、当該他の行政機関の長等と協議の上、別記第8号様式の他の行政機関の長等への開示請求事案移送書により行うものとする。
[別記第8号様式]
2 学長は、前項により事案を他の行政機関の長等に移送したときは、別記第9号様式の開示請求者への開示請求事案移送通知書を当該開示請求者に通知しなければならない。
[別記第9号様式]
(第三者意見の聴取)
第7条 学長は、法第86条第1項又は第2項の規定により第三者から意見を聴取するときは、別記第10号様式又は別記第11号様式の第三者意見照会書により当該第三者に通知しなければならない。
2 前項の通知を受けた者は、別記第12号様式の第三者開示決定等意見書を学長に提出することができる。
[別記第12号様式]
3 学長は、法第86条第3項の規定により第三者の意見に反して開示するときは、別記第13号様式の開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書により当該第三者に通知しなければならない。
[別記第13号様式]
(開示の実施方法)
第8条 保有個人情報の開示の実施方法は、当該保有個人情報が、文書又は図画に記録されているときは、次に掲げる方法により開示を行うものとする。ただし、第3号及び第4号に掲げる方法にあっては、当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがなく、かつ、本法人がその保有する処理装置及びプログラムにより当該文書又は図画の開示を実施することができる場合に限る。
(1) 当該文書又は図画(当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるとき、その他正当な理由があるときは、当該文書又は図画の写し)の閲覧
(2) 当該文書又は図画を複写機によりA3判以下の大きさの用紙に複写したものの交付(第3号に掲げる方法に該当するものを除く。)。ただし、これにより難い場合にあっては、当該文書若しくは図画を複写機によりA1判若しくはA2判の用紙に複写したものの交付(第3号に掲げる方法に該当するものを除く。)又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したものの交付
(3) 当該文書又は図画を複写機により用紙にカラーで複写したものの交付
(4) 当該文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付
2 前項に掲げる方法により開示を行うことができない場合には、国立大学法人上越教育大学情報公開取扱要項(平成16年4月1日学長裁定)第8条に規定する開示の実施の方法に準じた方法により開示を行う。
(開示の実施)
第9条 学長は、法第87条第3項の規定により保有個人情報の開示を受ける者から別記第14号様式の開示の実施方法等申出書が提出されたときは、開示を受ける者の便宜を図って開示を実施するものとする。
[別記第14号様式]
2 保有個人情報の開示は、原則として総務課において実施するものとする。ただし、個人情報ファイルを移動すると汚損の危険性があるときや利用者の居所等の都合により総務課まで出向くことができないときは、当該個人情報ファイルを保有する部局等において実施できるものとする。
3 開示を受ける者が、保有個人情報が記録されている文書等の写し又は電磁的記録の記憶媒体の送付による開示の実施を希望するときは、総務課において当該写し又は記憶媒体を送付するものとする。この場合において、郵送料は郵便切手で徴収するものとする。
(開示請求手数料の免除)
第9条の2 学長は、特定個人情報の開示の請求を受けた場合において、当該特定個人情報に係る本人が経済的困難により開示請求手数料を納付する資力がないと認めるときは、当該手数料を免除することができる。
2 前項の規定による開示請求手数料の免除を受けようとする者は、第3条第2号の規定による開示請求書を提出する際に、併せて、別記第15号様式の開示請求に係る手数料の免除申請書(特定個人情報に係る開示請求関係)を提出しなければならない。
3 前項の申請書には、申請人が生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては当該扶助を受けていることを証明する書面を、その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。
4 学長は、開示請求手数料の免除に係る決定を行ったときは、別記第16号様式の開示請求に係る手数料の免除決定通知書(特定個人情報に係る開示請求関係)又は別記第17号様式の開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書(特定個人情報に係る開示請求関係)により当該開示請求者に通知するものとする。
(移送された事案)
第10条 法第96条第1項の規定により他の行政機関の長等から移送された事案に係る開示等の検討及び決定並びに開示の実施については、第3条から前条までの規定に準じて行うものとする。
[第3条]
(訂正請求の受付)
第11条 本法人の開示した保有個人情報について、訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)請求があったときは、総務課において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1) 本法人の開示した保有個人情報の訂正を請求する者(以下「訂正請求者」という。)から訂正請求を受け付けるときは、別記第18号様式の訂正請求書を提出させるものとする。この場合において、訂正請求書に形式上の不備があるときは、訂正請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
[別記第18号様式]
(2) 前号において、訂正請求者が訂正請求に係る保有個人情報の本人、法定代理人又は任意代理人であることの確認を、第3条第3号から第7号までの規定に準じて行うものとする。この場合において、同条第7号中「別記第2号様式又は別記第3号様式の委任状」とあるのは「別記第19号様式又は別記第20号様式の委任状」と読み替えるものとする。
(3) 訂正請求書を受理したときは、訂正請求者に訂正請求書の副本1部を交付するとともに、訂正請求書の写しを訂正請求のあった個人情報ファイルを保有する部局等に送付するものとする。
(訂正の検討)
第12条 学長は、開示した保有個人情報の訂正を検討するに当たって、当該個人情報ファイルを保有する部局等の長の意見を求めるとともに、必要に応じて委員会に意見を求めるものとする。
(訂正の決定)
第13条 学長は、法第91条第3項に規定する補正に要した日数を除き、訂正請求があった日から30日以内に訂正をする、あるいはしない決定(以下「訂正決定等」という。)をし、速やかに訂正請求者に通知するものとする。
2 前項の訂正請求者に対する通知は、訂正をするときは別記第21号様式の訂正決定通知書を、訂正をしないときは別記第22号様式の訂正をしない旨の決定通知書により行うものとする。
3 学長は、法第94条第2項の規定により訂正決定等を更に30日以内の期間で延長するときは、別記第23号様式の訂正決定等期限延長通知書により当該訂正請求者に通知しなければならない。
[別記第23号様式]
4 学長は、法第95条の規定により訂正決定等する期間を延長するときは、別記第24号様式の訂正決定等期限特例延長通知書により当該訂正請求者に通知しなければならない。
[別記第24号様式]
(訂正請求に係る事案の移送)
第14条 学長は、法第96条第1項の規定により事案を他の行政機関の長等に移送しようとするときは、当該他の行政機関の長等と協議の上、別記第25号様式の他の行政機関の長等への訂正請求事案移送書により行うものとする。
[別記第25号様式]
2 学長は、前項により事案を他の行政機関の長等に移送したときは、別記第26号様式の訂正請求者への訂正請求事案移送通知書を当該訂正請求者に通知しなければならない。
[別記第26号様式]
3 学長は、第1項の場合において、移送を受けた他の行政機関の長等が法第93条第1項の決定(以下「訂正決定」という。)をしたときは、当該訂正決定に基づき訂正の実施をしなければならない。
(移送された事案)
第15条 法第96条第1項の規定により他の行政機関の長等から移送された事案に係る訂正決定等の実施については、第11条から前条までの規定に準じて行うものとする。
[第11条]
(保有個人情報の提供先への通知)
第16条 学長は、訂正決定(第14条第2項において、事案の移送を受けた他の行政機関の長等がした訂正決定を含む。)に基づく保有個人情報の訂正を実施した場合、必要があると認めるときは当該保有個人情報の提供先に対し、別記第27号様式の保有個人情報提供先への訂正決定通知書により遅滞なく通知するものとする。
[別記第27号様式]
(利用停止請求の受付)
第17条 本法人の開示した保有個人情報について、利用停止(消去又は提供の停止を含む。以下同じ。)請求があったときは、総務課において次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1) 本法人の開示した保有個人情報の利用停止を請求する者(以下「利用停止請求者」という。)から利用停止請求を受け付けるときは、別記第28号様式の利用停止請求書を提出させるものとする。この場合において、利用停止請求書に形式上の不備があるときは、利用停止請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
[別記第28号様式]
(2) 前号において、利用停止請求者が利用停止請求に係る保有個人情報の本人、法定代理人又は任意代理人であることの確認を、第3条第3号から第7号までの規定に準じて行うものとする。この場合において、同条第7号中「別記第2号様式又は別記第3号様式の委任状」とあるのは「別記第29号様式又は別記第30号様式の委任状」と読み替えるものとする。
(3) 利用停止請求書を受理したときは、利用停止請求者に利用停止請求書の副本1部を交付するとともに、利用停止請求書の写しを利用停止請求のあった個人情報ファイルを保有する部局等に送付するものとする。
(利用停止の検討)
第18条 学長は、開示した保有個人情報の利用停止を検討するに当たって、当該個人情報ファイルを保有する部局等の長の意見を求めるとともに、必要に応じて委員会に意見を求めるものとする。
(利用停止の決定)
第19条 学長は、法第99条第3項に規定する補正に要した日数を除き、利用停止請求があった日から30日以内に利用停止をする、あるいはしない決定(以下「利用停止決定等」という。)をし、速やかに利用停止請求者に通知するものとする。
2 前項の利用停止請求者に対する通知は、利用停止をするときは別記第31号様式の利用停止決定通知書を、利用停止をしないときは別記第32号様式の利用停止をしない旨の決定通知書により行うものとする。
3 学長は、法第102条第2項の規定により利用停止決定等を更に30日以内の期間で延長するときは、別記第33号様式の利用停止決定等期限延長通知書により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
[別記第33号様式]
4 学長は、法第103条の規定により利用停止決定等をする期間を延長するときは、別記第34号様式の利用停止決定等期限特例延長通知書により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
[別記第34号様式]
(審査請求)
第20条 学長は、法第105条第1項に規定する審査請求があったときは、委員会の意見を求めるものとする。
2 学長は、法第105条第1項の規定により情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは、別記第35号様式又は別記第36号様式の諮問書により行うものとする。
3 学長は、前項の情報公開・個人情報保護審査会に諮問したときは、別記第37号様式の諮問をした旨の通知書(審査請求人等)により法第105条第2項に規定する者に通知しなければならない。
[別記第37号様式]
(その他)
第21条 この要項に定めるもののほか、個人情報開示等の実施に関して必要な事項は、学長が別に定める。
附 則
この要項は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年3月1日)
|
|
この要項は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成19年3月1日)
|
|
この要項は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成19年4月1日)
|
|
この要項は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成20年3月31日)
|
|
この要項は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成23年3月10日)
|
|
この要項は、平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成24年7月6日)
|
|
1 この要項は、平成24年7月9日から施行する。
2 この要項による改正後の第3条第3号及び同条第6号の規定に関し必要な措置は、出入国管理及び難民認定法及び日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法の一部を改正する等の法律の施行に伴う関係政令の整備及び経過措置に関する政令(平成23年法政令第421号)附則第2条及び第4条の規定を準用する。
附 則(平成25年3月22日)
|
|
この要項は、平成25年4月1日から施行する。
附 則(平成26年3月24日)
|
|
この要項は、平成26年4月1日から施行する。
附 則(平成26年4月16日)
|
|
この要項は、平成26年4月16日から施行する。
附 則(平成27年3月24日)
|
|
この要項は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月30日)
|
|
この要項は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成29年5月29日)
|
|
この要項は、平成29年5月30日から施行する。
附 則(平成30年3月23日)
|
|
この要項は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月22日)
|
|
この要項は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年3月27日)
|
|
この要項は、令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和6年1月23日)
|
|
この要項は、令和6年1月23日から施行する。
附 則(令和6年12月2日)
|
|
この要項は、令和6年12月2日から施行する。
別記第1号様式(第3条関係)
開示請求書
別記第2号様式(第3条関係)
委任状(個人情報に係る開示請求用)
別記第3号様式(第3条関係)
委任状(特定個人情報に係る開示請求用)
別記第4号様式(第5条関係)
開示決定通知書
別記第5号様式(第5条関係)
開示をしない旨の決定通知書
別記第6号様式(第5条関係)
開示決定等期限延長通知書
別記第7号様式(第5条関係)
開示決定等期限特例延長通知書
別記第8号様式(第6条関係)
他の行政機関の長等への開示請求事案移送書
別記第9号様式(第6条関係)
開示請求者への開示請求事案移送通知書
別記第10号様式(第7条関係)
第三者意見照会書(法第86条第1項適用)
別記第11号様式(第7条関係)
第三者意見照会書(法第86条第2項適用)
別記第12号様式(第7条関係)
第三者開示決定等意見書
別記第13号様式(第7条関係)
開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書
別記第14号様式(第9条関係)
開示の実施方法等申出書
別記第15号様式(第9条の2関係)
開示請求に係る手数料の免除申請書(特定個人情報に係る開示請求関係)
別記第16号様式(第9条の2関係)
開示請求に係る手数料の免除決定通知書(特定個人情報に係る開示請求関係)
別記第17号様式(第9条の2関係)
開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書(特定個人情報に係る開示請求関係)
別記第18号様式(第11条関係)
訂正請求書
別記第19号様式(第11条関係)
委任状(訂正請求用)
別記第20号様式(第11条関係)
委任状(特定個人情報に係る訂正請求用)
別記第21号様式(第13条関係)
訂正決定通知書
別記第22号様式(第13条関係)
訂正をしない旨の決定通知書
別記第23号様式(第13条関係)
訂正決定等期限延長通知書
別記第24号様式(第13条関係)
訂正決定等期限特例延長通知書
別記第25号様式(第14条関係)
他の行政機関の長等への訂正請求事案移送書
別記第26号様式(第14条関係)
訂正請求者への訂正請求事案移送通知書
別記第27号様式(第16条関係)
保有個人情報提供先への訂正決定通知書
別記第28号様式(第17条関係)
利用停止請求書
別記第29号様式(第17条関係)
委任状(利用停止請求用)
別記第30号様式(第17条関係)
委任状(特定個人情報に係る利用停止請求用)
別記第31号様式(第19条関係)
利用停止決定通知書
別記第32号様式(第19条関係)
利用停止をしない旨の決定通知書
別記第33号様式(第19条関係)
利用停止決定等期限延長通知書
別記第34号様式(第19条関係)
利用停止決定等期限特例延長通知書
別記第35号様式(第20条関係)
諮問書(開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等)
別記第36号様式(第20条関係)
諮問書(開示請求・訂正請求・利用停止請求に係る不作為)
別記第37号様式(第20条関係)
諮問をした旨の通知書(審査請求人等)