○国立大学法人上越教育大学法人文書ファイル保存要領
| (令和7年2月13日学長裁定) |
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1 紙文書の保存場所・方法
(1) 事務室における保存
ア 事務室においては、まとめ終えていない法人文書ファイル等とまとめ終えた法人文書ファイル等とを区別して保存するとともに、「継続的に利用する法人文書ファイル等」を役員及び職員(以下「職員等」という。)にとってより使いやすい場所とするよう配意する。
イ 個人的な執務の参考資料の収納場所は、職員等各自の机の周辺のみとする。
(2) 書庫における保存
ア 前々年度以前の法人文書ファイル等については、「継続的に利用する法人文書ファイル等」を除き、法人文書を適切に保存できる書庫等で保存する。
イ 個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。
(3) 機密性の高い法人文書ファイル等
ア (1)、(2)にかかわらず、機密性の高い法人文書ファイル等については、施錠のできる書庫等に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。
(4) ファイリング用具及び書棚の表示と所在管理
ア ファイリング用具の背表紙の表示については、別記第1号様式のとおりとする。
[別記第1号様式]
イ 書棚は、法人文書ファイル等の所在を明らかにするため、所在管理を行う。
2 電子文書の保存場所・方法
(1) 電子文書(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書をいう。以下同じ。)の正本・原本は、文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、情報の適正な取扱いを確実にするための手段を講じたサーバにて、適切なアクセス制限等を行った上で保存する。
(2) 長期に保存するものについては、技術的に変換が困難な場合を除いて、別表の「標準的フォーマット」で保存するとともに、見読性を維持する。
(3) 国立大学法人上越教育大学情報システム運用・管理規程(平成27年規程第6号)に従い、必要に応じ、パスワードの設定、暗号化、電子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。
(4) 共有フォルダについて、法人文書ファイル管理簿上の分類に従った階層構造にする等、共有フォルダの構成を法人文書ファイル等として管理しやすい構造とする。
(共有フォルダの整理方法)
| (第1階層) | (第2階層) | (第3階層) | (第4階層～) |
| チーム(課・室) | (大分類) | (中分類) | (小分類) |
(5) 電子メールのうち、意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書に該当するものについては、原則として作成者又は第一取得者が速やかに関連文書とともに法人文書ファイルにまとめるなどして、共有フォルダ等に移し、保存するものとする。
3 引継手続
(1) 文書管理者が異動する場合については、法人文書ファイル等の保管場所等について後任者に引き継ぐものとする。
(2) 組織の新設・改正・廃止の場合の法人文書ファイル等の引き継ぎ手続きについては、法人文書ファイル等の保管場所について、適切な部署に引き継ぎ、必要に応じ保存場所を変更するものとする。
4 その他適切な保存を確保するための措置
(1) 文書管理者は、情報保全の観点から、秘密文書又はこれに相当する機密性の高い情報が記録されている法人文書を含む法人文書ファイル等について、第1項第3号、国立大学法人上越教育大学における情報の格付け及び取扱いに関する実施要項(令和6年3月18日学長裁定)及び国立大学法人上越教育大学情報システム運用・管理規程等にのっとって適切に保存をし、文書の盗難・紛失・漏えいの防止に万全を期す。
(2) ファイリング用具の背表紙等の表示内容について、法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、少なくとも毎年度1回、文書管理者が確認する。
別表(第２項関係)
| ファイル・フォーマット類型 | 「標準的フォーマット」 | 国際標準規格 |
| 文書作成・表計算・プレゼンテーション | PDF/A-1、A-2PDF1.7Word2007以降Excel2007以降PowerPoint2007以降 | ISO 19005ISO 32000ISO-IEC 29500ISO-IEC 29500ISO-IEC 29500 |
| 画像 | JPEG2000PNGJPEG | ISO-IEC 15444ISO-IEC 15948ISO-IEC 10918 |
| 音声・動画 | MP3MPEG2MPEG4 | ISO-IEC 11172ISO-IEC 13818ISO-IEC 14496 |
附 則
この要領は、令和7年4月1日から施行する。
別記第1号様式(第1項関係)
