○国立大学法人長岡技術科学大学文書処理規程
| (平成16年4月1日規程第13号) |
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目次
第1章 総則(第1条－第10条)
第2章 接受及び配布(第11条－第14条)
第3章 起案及び供閲(第15条－第18条)
第4章 合議及び決裁(第19条－第22条)
第5章 文書の施行、浄書及び発送(第23条－第27条)
第6章 秘密文書の取扱い(第28条－第37条)
第7章 補則(第38条・第39条)
附則
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、国立大学法人長岡技術科学大学(以下「本学」という。)における文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め、もって事務能率の向上に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、国立大学法人長岡技術科学大学法人文書管理規則(以下「管理規則」という。)第2条第1号に定める法人文書のうち、次の各号に掲げるものをいう。
(1) 起案文書
(2) 職名又は組織名をあて名とする接受文書
(3) 職名又は組織名をもって発送する文書
2 この規程において「機密区分」は、次のとおりとする。
| 機密区分 | 区分の基準(国立大学法人長岡技術科学大学情報セキュリティ管理基本規程第14条第1号に規定する機密性の格付けの区分) |
| 厳秘 | 機密性3情報 |
| 秘 | 機密性2B情報 |
| 学内情報 | 機密性2A情報 |
| 公開 | 機密性1情報 |
(文書処理の促進)
第3条 文書の処理は、適正かつ迅速に行わなければならない。
(文書の取扱い)
第4条 文書は、常に丁寧に取り扱うとともに、その受渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないように注意しなければならない。
2 文書は、一定の箇所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(不在中の文書処理)
第5条 職員は、出張、休暇等で不在となるときは、あらかじめ文書の処理状況を直属の長に申し出なければならない。
2 申出を受けた直属の長は、他の職員に当該文書の処理を命ずる等事務に支障を来さないようにしなければならない。
(至急文書)
第6条 至急文書には、原議書に至急と表示した付せんをし、他の文書に優先して処理しなければならない。
(持ち回り文書)
第7条 緊急を要する文書又は重要な文書は、持ち回りで処理しなければならない。
(文書処理の総括)
第8条 管理規則第3条第2項に定める総括文書管理者(以下「総括文書管理者」という。)は、本学における文書の処理が、この規程の定めるところにより、適確に行われるよう文書処理に関する事務を統括し、必要に応じ、管理規則第5条第1項に定める文書管理者(以下「文書管理者」という。)に指示を与えるものとする。
[管理規則第3条第2項] [管理規則第5条第1項]
(文書管理担当者)
第9条 文書管理者は、管理規則第5条第3項に定める文書管理担当者(以下「文書管理担当者という。」)に対して、必要に応じて文書の取扱いに関する事項を処理させることができる。
(文書記号、文書番号)
第10条 本学において接受し、又は発送する文書の記号は、次のとおりとする。
| 課名 | 文書記号 |
| 大学戦略課 | 長技大学戦 |
| 総合情報課 | 長技大情 |
| 産学連携・研究推進課 | 長技大研 |
| 地域共創課 | 長技大地 |
| 総務課 | 長技大総 |
| 財務課 | 長技大財 |
| 施設課 | 長技大施 |
| 学務課 | 長技大学 |
| 学生支援課 | 長技大学支 |
| 入試課 | 長技大入 |
| 監査室 | 長技大監 |
2 文書番号は、文書記号別にし、毎年4月1日に更新する。ただし、同一件名の文書については、完結するまで同一の文書番号を用いるものとする。
第2章 接受及び配布
(文書の接受)
第11条 文書は、すべて総務課において接受する。
2 職員が直接文書を受け取ったときは、速やかに総務課へ回付し、接受の手続を受けなければならない。
3 前2項の規定にかかわらず、係長若しくは係等をあて名とした事務連絡文書又は職員若しくは学生から提出される届書その他特に簡易なものは、直接主管の係等で接受し、処理することができる。
(普通文書の処理)
第12条 普通文書は、総務課において開封分類し、当該文書に文書記号、文書番号及び受付年月日を記入するとともに、文書件名簿(別紙様式第1)に所要事項を記入し、主管課の文書管理担当者に配布する。
2 前項の規定にかかわらず、総務課長が軽易な文書と認めるときは、当該文書への文書番号及び文書件名簿への記入を省略することができる。
(特殊文書の処理)
第13条 親展文書、書留郵便物及び電報(以下「特殊郵便物」という。)は、封かんのまま特殊文書処理簿(別紙様式第2)に所要事項を記入し、受領の署名を徴した後、名あて人又は主管課の文書担当者に配布する。
2 親展文書等で名あて人が不在のため、事務処理に支障を来すおそれのあるものについては、文書管理者が適切な措置をとるものとする。
(各課の処理)
第14条 総務課から接受文書の配布を受けた各課の文書管理担当者は、文書件名簿に所要事項を記入し、当該文書に係る事務を担当する係長等に配布するものとする。
2 文書の配布を受けた係長等は、担当者に起案させる等必要な措置をとらなければならない。ただし、特に重要なものについては、直ちに課長に提示し、必要な指示を受けなければならない。
第3章 起案及び供閲
(起案の原則)
第15条 起案文書は、原則として1案件について1起案文書とする。
2 文書の起案は、特に定めのあるもののほか原議書(別紙様式第3)又は電子的に行うシステムを用いるものとする。
(起案文書の作成)
第16条 文書の起案に当たっては、次の事項を守るものとする。
(1) 起案文書の用字、用語及び書式は、「公文書の書式と文例」(文部省編集)、「公文書の書き表し方の基準」(文化庁編集)等によるものとする。
(2) 起案文書は、横書きとする。ただし、特に縦書きの必要があるものについては、この限りでない。
(3) 起案者が起案文書を訂正したときは、その箇所に押印しなければならない。
(4) 起案文書は、必要に応じ、関係資料を添付しなければならない。
(5) 起案文書のとじ方は、左とじとする。ただし、縦書の起案文書は、右とじとする。
(起案文書の区分)
第17条 文書は、次の区分によって起案し、当該文書の区分を件名の最後にかっこ書きをもって明示しなければならない。
| 通知 一定の事実、処分、意志を伝達する文書 |
| 依頼 依頼に関する文書 |
| 照会 照会に関する文書 |
| 回答 依頼、協議、照会等に対し、回答する文書 |
| 証明 証明に関する文書 |
| 協議 行政機関等に対する協議に関する文書 |
| 報告 法令等に基づいて行政機関その他に報告する文書 |
| 上申 人事の上申に関する文書 |
| 申請 許可、認可、承認等を求めるため提出する文書 |
| 契約 契約に関する文書 |
| 許可 許可に関する文書 |
| 制定 規則、規程、細則等を定めることを目的とする文書 |
| 伺 伺いに関する文書 |
| 供閲 供閲に関する文書 |
| 事務連絡 単なる事務的な連絡文書 |
(起案を要しない供閲文書)
第18条 起案を要しない接受文書は、関係者の閲覧に供するものとする。
2 供閲文書のうち、処理、希望又は意見の必要なものについては、関係課においてこれに対する措置、意見等を付さなければならない。
第4章 合議及び決裁
(合議)
第19条 起案文書の内容が他の課に関係があるときは、その課に合議しなければならない。
2 前項の合議は、主管の課長の承認を受けた後に行うものとする。
3 合議を要する文書で、内容の説明を要するものは、上司の指示した者が持ち回って合議しなければならない。
(合議課の処理)
第20条 合議を受けた課等の文書管理担当者は、速やかに当該課長等の承認を得て、起案課等の文書管理担当者へ回付しなければならない。ただし、合議欄に更に他の課長等の記載があるときは、その課等の文書管理担当者へ回付するものとする。
(合議文書の訂正)
第21条 合議を受けた課が合議文書について訂正を要すると認めたときは、軽易なものを除き、起案課及び関係課と協議しなければならない。
2 合議文書を訂正しようとする者は、訂正箇所に押印し、又は原議書の備考及び意見欄にその旨を記入しなければならない。
(決裁)
第22条 文書の名義及び決裁に関し必要な事項は、国立大学法人長岡技術科学大学文書決裁規程の定めるところによる。
第5章 文書の施行、浄書及び発送
(文書施行日)
第23条 決裁を得た文書施行日(文書日付)は、決裁の日とする。ただし、特別の事情があると文書管理者が認めたときは、文書施行日を決裁の日と異にすることができる。
(決裁を得た文書の処理)
第24条 決裁を得た文書で、文書番号を記入する必要のあるものは、決裁日を記入の上、総務課に提示し、当該文書及び文書件名簿に所要事項の記入を受けなければならない。
(浄書、照合)
第25条 発送する文書の浄書、照合は、起案課において行うものとする。
(公印の使用)
第26条 公印の使用に関し必要な事項は、国立大学法人長岡技術科学大学公印規程の定めるところによる。
(文書の発送)
第27条 文書の発送は、総務課において行う。ただし、郵送によらない発送文書については、起案課において行うものとする。
2 発送文書のうち郵送するものについては、起案課において発送準備を行った上、別に定める郵便物発送依頼票に所要事項を記入して総務課に提出するものとする。
3 前項の依頼を受けた総務課は、発信簿に所要事項を記入した後発送する。
第6章 秘密文書の取扱い
(秘密文書)
第28条 秘密文書の処理の特例については、この章の定めるところによる。
2 この章において「秘密文書」とは、秘密の保護が必要な事項が記載されている文書であって、当該文書に機密区分が厳秘又は秘に該当する情報が含まれるものをいう。
3 秘密文書の指定及び作成は、必要最低限にとどめるよう努めるものとする。
(秘密文書の指定等)
第29条 秘密文書の指定は、文書管理者が行う。
2 秘密文書として取り扱う期間(以下「秘密取扱期間」という。)は、当該文書に含まれる情報に設定された機密区分の有効期限までとする。
3 文書管理者は、秘密取扱期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めるときは、その指定を解除し、その旨を当該秘密文書の関係者に連絡するものとする。
(秘密文書の取扱責任者)
第30条 秘密文書の取扱責任者は、文書管理者とする。
(表示)
第31条 秘密文書には、秘密文書である旨、秘密取扱期間及び主管の課等の名称を表示しなければならない。
(回付)
第32条 秘密文書の回付は、文書管理者又はその指定した者が持ち回りをしなければならない。
(送達)
第33条 秘密文書を送達するときは、取扱責任者の指定する方法により送達するものとする。
(複製)
第34条 職員は、取扱責任者の承認を得たときは、当該秘密文書を複製することができる。
(保管)
第35条 秘密文書を保管するときは、金庫等施錠のできる書庫に保管するものとする。
(処分)
第36条 秘密文書を保管する必要がなくなったときは、当該秘密文書を償却する等復元することができない方法により処分しなければならない。
(行政機関等の秘密文書の取扱い)
第37条 行政機関等から接受した秘密文書は、この章の定めるところに準じて取り扱うものとする。
第7章 補則
(文書の分類、保存期間)
第38条 文書の分類、保存期間に関し必要な事項は、国立大学法人長岡技術科学大学法人文書管理規則の定めるところによる。
(調整)
第39条 この規程の解釈に関し疑義があるときは、総務課長が決定する。
附 則
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附 則(平成17年3月31日規程第84号)
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この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成17年9月30日規程第13号)
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この規程は、平成17年10月1日から施行する。
附 則(平成19年3月30日規程第20号)
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この規程は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成20年3月26日規程第24号)
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この規程は、平成20年4月1日から施行する。
附 則(平成21年3月18日規程第19号)
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この規程は、平成21年4月1日から施行する。
附 則(平成24年3月30日規程第20号)
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この規程は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成26年3月31日規程第14号)
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1 この規程は、平成26年4月1日から施行する。
2 この規程の施行前に置いた副課長については、なお従前の例による。
附 則(平成27年3月31日規程第15号)
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この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月29日規程第20号)
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この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成28年9月27日規程第8号)
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この規程は、平成28年10月1日から施行する。
附 則(平成29年3月31日規程第14号)
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1 この規程は、平成29年4月1日から施行する。
2 改正後の別紙様式第3の規定については、当分の間、同様式中「専門員」とあるのは「副室長」と読み替えて適用することができる。
附 則(平成30年3月30日規程第19号)
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この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(平成30年10月26日規程第8号)
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この規程は、平成30年11月1日から施行する。
附 則(平成31年3月28日規程第13号)
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この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(平成31年3月29日規程第17号)
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この規程は、平成31年4月1日から施行する。
附 則(令和2年12月28日規程第7号)
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この規程は、令和2年12月28日から施行する。
附 則(令和3年3月19日規程第15号)
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この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月31日規程第19号)
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この規程は、令和4年4月1日から施行し、令和3年6月1日から適用する。
附 則(令和5年3月31日規程第32号)
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この規程は、令和5年4月1日から施行する。
附 則(令和6年6月13日規程第7号)
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この規程は、令和6年6月13日から施行し、令和6年4月1日から適用する。
附 則(令和7年3月28日規程第27号)
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この規程は、令和7年4月1日から施行する。
別紙様式第1(第12条関係)
文書件名簿
別紙様式第2(第13条関係)
特殊文書処理簿
別紙様式第3(第15条関係)
国立大学法人長岡技術科学大学原議書