○国立大学法人長岡技術科学大学特定個人情報取扱規程
| (平成28年3月29日規程第25号) |
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(目的)
第1条 この規程は、国立大学法人長岡技術科学大学(以下「本学」という。)における特定個人情報の安全かつ適正な取扱いを確保することを目的とする。
2 本学における特定個人情報の取扱いについては、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)その他の関係法令に定めるもののほか、国立大学法人長岡技術科学大学個人情報管理規程(平成17年3月22日規程第74号)及びこの規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、法及び番号法その他関係法令の定めるところによる。
(取扱事務の範囲及び事務取扱担当者)
第3条 本学が個人番号を取り扱う事務(以下「取扱事務」という。)の範囲及び取扱事務に従事する職員(派遣労働者を含む。以下「事務取扱担当者」という。)は、次のとおりとする。
| 取扱事務の範囲 | 事務取扱担当者 |
| 給与所得・退職所得の源泉徴収事務、共済組合申請事務、勤労者財産形成貯蓄契約・申告事務、雇用保険届出・申請事務 | 総務課人事労務室給与・共済係 |
| 健康保険・厚生年金保険届出・申請事務、雇用保険届出・申請事務、国民年金第3号被保険者の届出事務 | 総務課人事労務室人事係 |
| 労働者災害補償保険法に基づく請求に関する事務 | 総務課人事労務室福祉・職員係 |
| 報酬料金等の支払調書及び源泉徴収事務 | 財務課経理係 |
| 不動産の使用料等の支払調書作成事務、不動産等の譲受けの対価の支払調書作成事務 | 施設課総務係 |
| 受領事務(個人番号が付された書類等を受領すること。) | 事務局各課担当係 |
(特定個人情報の範囲)
第4条 事務取扱担当者が取り扱うことができる特定個人情報の範囲は、次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 職員から、第7条に基づく本人確認の措置を実施する際に提出を受けた本人確認書類(個人番号カード、通知カードに係る記載事項に変更がない場合は、その通知カード、身元確認書類等)の写し
[第7条]
(2) 本学が税務署等の行政機関等に提出するために作成する法定調書及びこれらの控え
(3) 本学が法定調書を作成するために職員から受領する個人番号が記載された申告書等
(4) その他個人番号と関連付けて保存される情報
(事務取扱担当者の業務)
第5条 事務取扱担当者は、取得した個人番号を含む書類等(電磁的記録を含む。)を安全に管理する。
2 事務取扱担当者は、特定個人情報を取り扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
3 事務取扱担当者は、特定個人情報の取扱状況を明確にするため、業務記録を作成し、適宜記録する。この場合、当該記録には、特定個人情報を記載しない。
4 取扱事務を行う区域については、これを明確にし、物理的な安全管理措置が講じられなければならない。
(提供の要求)
第6条 事務取扱担当者は、取扱事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の事務取扱担当者に対して個人番号の提供を求めることができる。
2 個人番号の提供を求める時期は、原則として取扱事務が発生した時とする。ただし、取扱事務が発生することが明らかな場合にあっては、当該事務の発生が予想できた 時点で個人番号の提供を求めることができるものとする。
(本人確認)
第7条 事務取扱担当者は、本人又はその代理人から個人番号の提供を受ける場合には、番号法第16条に基づき、当該本人又はその代理人に対する本人確認の措置をとらなければならない。
(利用の制限)
第8条 個人番号は、取扱事務を処理するために必要な限度で利用することができるものとし、本人の同意があったとしても、取扱事務以外の目的のために利用してはならない。
2 前項の規定にかかわらず、人の生命、身体又は財産の保護のために必要である場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、取扱事務以外の目的のために本学が保有する個人番号を利用することができる。ただし、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。
(特定個人情報ファイルの作成)
第9条 事務取扱担当者は、取扱事務を処理するために必要な場合又は番号法第19条第13号から第17号までのいずれかに該当して特定個人情報を提供し、又はその提供を受けることができる場合に限り、特定個人情報ファイルを作成できるものとする。
2 事務取扱担当者は、パスワード付与等の保護措置を講じた上で特定個人情報ファイルを適切に保存する。
(保管)
第10条 特定個人情報は、取扱事務を処理する必要がある期間保管する。ただし、国立大学法人長岡技術科学大学法人文書管理規則又は法令により保存期間が定められているものにあっては、当該期間を経過するまでの間保管する。
2 第7条に基づき提出された本人確認書類は、前項に準じてこれを適切に保管する。
[第7条]
(提供の制限)
第11条 特定個人情報は、取扱事務を処理するために必要な限度で提供する場合その他の番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、本人の同意の有無にかかわらず、第三者に提供してはならない。
(収集等の制限)
第12条 職員は、番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む特定個人情報を収集又は保管してはならない。
(廃棄・消去)
第13条 事務取扱担当者は、第10条の保管の期間を経過した当該書類等を次に掲げる方法により速やかに廃棄又は消去する。
[第10条]
(1) 特定個人情報を含む書類の廃棄は、焼却、熔解等の復元不可能な手法により廃棄する。
(2) 特定個人情報が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合は、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段により廃棄する。
2 保護管理者は、特定個人情報を廃棄又は消去したときには、これを証明する記録等を保存する。
3 保護管理者は、特定個人情報の廃棄又は消去を委託する場合には、当該廃棄又は消去の事実を証明書等により確認する。
(委託先の監督)
第14条 本学が取扱事務の全部又は一部の委託をする場合は、委託先において、番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう、次の各号に掲げる事項を含む必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(1) 委託先の適切な選定
(2) 委託先に安全管理措置を遵守させるための必要な契約の締結
(3) 委託先における特定個人情報の取扱状況の把握
2 前項第1号に定める委託先の選定については、委託先において番号法に基づき本学が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否か、委託先の設備、技術水準、従業者に対する監督・教育の状況、その他委託先の経営環境をあらかじめ確認しなければならない。
3 第1項第2号に定める契約内容には、次の各号に掲げる事項について明記する。
(1) 秘密保持義務
(2) 事業所内からの特定個人情報の持ち出しの禁止
(3) 特定個人情報の目的外利用の禁止
(4) 再委託における条件
(5) 漏えい事案等が発生した場合の委託先の責任
(6) 委託契約終了後の特定個人情報の返却又は廃棄
(7) 特定個人情報を取り扱う従業者の明確化
(8) 従業者に対する監督・教育
(9) 契約内容の遵守状況についての報告
(10) 必要があると認めるときは本学が実地の監査、調査等を実施する事項
(再委託)
第15条 委託先は、本学から許諾を得た場合に限り、再委託をすることができる。
2 本学は、委託をする取扱事務において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断しなければならない。
3 本学は、再委託先についても、前条第1項に準じて必要かつ適切な監督を行わなければならない。
4 前3項に定める規定は、再委託先が際再委託を行う場合以降も同様とする。
(雑則)
第16条 この規程に定めるもののほか、この規程の実施に必要な事項は、別に定める。
附 則
1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。
2 この規程の施行のために必要な準備行為は、この規程の施行前においても行うことができる。
附 則(平成30年2月6日規程第10号)
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この規程は、平成30年2月6日から施行し、平成29年5月30日から適用する。
附 則(平成30年3月30日規程第19号)
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この規程は、平成30年4月1日から施行する。
附 則(令和2年7月1日規程第2号)
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この規程は、令和2年7月1日から施行する。
附 則(令和3年3月19日規程第15号)
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この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年8月24日規程第4号)
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この規程は、令和4年8月24日から施行し、令和4年4月1日から適用する。