○国立大学法人長岡技術科学大学個人情報管理規程
| (平成17年3月22日規程第74号) |
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目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条－第7条)
第3章 教育研修(第8条)
第4章 役員及び職員の責務(第9条)
第5章 個人情報等の取扱い(第10条－第24条)
第6章 情報システムにおける安全の確保等(第25条－第39条)
第7章 情報システム室等の安全管理(第40条・第41条)
第8章 業務の委託等(第42条)
第9章 個人データの第三者への提供(第43条－第47条)
第10章 仮名加工情報の取扱い(第48条・第49条)
第11章 個人情報ファイル簿の作成及び公表(第50条)
第12章 安全確保上の問題への対応(第51条・第52条)
第13章 苦情の処理(第53条)
第14章 監査及び点検の実施(第54条－第56条)
第15章 行政機関との連携等(第57条)
第16章 雑則(第58条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 国立大学法人長岡技術科学大学(以下「本学」という。)における第3条第2項に規定する個人情報等の管理については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令507号。以下「政令」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)その他の関係法令に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
[第3条第2項]
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、法及び番号法その他関係法令の定めるところによる。
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 本学に、総括保護管理者を1人置き、学長が指名する副学長をもって充てる。
2 総括保護管理者は、本学における個人情報、仮名加工情報、匿名加工情報、個人関連情報その他、法により定義され、同法の対象となる情報及び番号法により定義され、同法の対象となる情報(以下「個人情報等」という。)の管理に関する事務を総括する。
(保護管理者)
第4条 個人情報等を取り扱う各課・室並びに各系及び各センター(以下「課等」という。)に、保護管理者を1人置き、当該課等の長をもって充てる。
2 保護管理者は、課等における個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。
3 保護管理者は、個人情報等を情報システムで取り扱う場合には、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
4 保護管理者は、個人番号を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)及びその役割を指定する。
5 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う個人番号に係る事務の範囲を指定する。
(保護担当者)
第5条 個人情報等を取り扱う課等に、当該課等の保護管理者が指定する保護担当者を1人置く。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、課等における個人情報等の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第6条 本学に、監査責任者を1人置き学長が指名する監事をもって充てる。
2 監査責任者は、個人情報等の管理の状況について監査する。
(情報公開・個人情報保護委員会)
第7条 総括保護管理者は、個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、情報公開・個人情報保護委員会を定期に又は随時に開催する。
第3章 教育研修
(教育研修)
第8条 総括保護管理者は、個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、課等の現場における個人情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。
4 保護管理者は、当該課等の職員に対し、個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 役員及び職員の責務
(役員及び職員の責務)
第9条 役員及び職員(以下「役職員」という。)は、法及び番号法の趣旨に則り、関連する法令及び本学の規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報等を取り扱わなければならない。
第5章 個人情報等の取扱い
(利用目的の特定)
第10条 役職員は、個人情等を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 役職員は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第11条 役職員は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人情報を学術研究の用に供する目的(以下この章において「学術研究目的」という。)で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(不適正な利用の禁止)
第12条 役職員は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第13条 役職員は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2 役職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1) 第11条第2項第1号から第4号までに掲げる場合
[第11条第2項第1号] [第4号]
(2) 当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(3) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(本学と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(4) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「個人情報保護委員会規則」という。)で定める者により公開されている場合
(5) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合
(取得に際しての利用目的の通知等)
第14条 役職員は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 役職員は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 役職員は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本学の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第15条 役職員は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(安全管理措置)
第16条 総括保護管理者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置(以下「安全管理措置」という。)を講じなければならない。
2 総括保護管理者は、個人データの安全管理が図られるよう、安全管理措置を役職員に遵守させなければならない。
(アクセス制限)
第17条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度等をいう。以下同じ。)に応じて、当該個人データにアクセスする権限を有する役職員の範囲とその権限の内容を、当該役職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない役職員は、個人データにアクセスしてはならない。
3 役職員、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第18条 役職員が業務上の目的で個人データを取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、役職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。
(1) 個人データの複製
(2) 個人データの送信
(3) 個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第19条 役職員は、個人データの内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第20条 役職員は、保護管理者の指示に従い、個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。また、個人データが記録されている媒体を外部へ送付し又は持ち出す場合には、原則としてパスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
(誤送付等の防止)
第21条 役職員は、個人データを含む電磁的記録又は媒体の誤送信・誤送付、誤公布、又はウェブサイト等への誤掲載を防止するため、個別の事務・事業において取り扱う個人データの秘匿性等その内容に応じ、複数の職員による確認やチェックリストの活用等の必要な措置を講ずる。
(廃棄等)
第22条 役職員は、個人データ又は個人データが記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
2 個人データの消去や個人データが記録されている媒体の廃棄を委託する場合(2以上の段階にわたる委託を含む。)には、必要に応じて職員が消去及び廃棄に立ち合い、又は写真等を付した消去及び廃棄を証明する書類を受け取るなど、委託先において消去及び廃棄が確実に行われていることを確認するものとする。
(個人データの取扱状況の記録)
第23条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該個人データの利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
(外的環境の把握)
第24条 個人データが、外国において取り扱われる場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる。
第6章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第25条 保護管理者は、個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章(第37条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、認証機能を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第26条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第27条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、個人情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第28条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第29条 保護管理者は、個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第30条 保護管理者は、不正プログラムによる個人情報等の漏えい等防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の情報に保つことを含む。)を講ずる。
(情報システムにおける個人情報等の処理)
第31条 役職員は、個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第32条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずる。
2 役職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する個人情報等について、当該個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行う。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第33条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第34条 保護管理者は、個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第35条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 役職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第36条 役職員は、端末の使用に当たっては、個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第37条 役職員は、情報システムで取り扱う個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人情報等の内容の確認、既存の個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第38条 保護管理者は、個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第39条 保護管理者は、個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
第7章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第40条 保護管理者は、個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときは、前項と同様の措置を講ずる。
3 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
4 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第41条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第8章 業務の委託等
(業務の委託等)
第42条 保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人データの適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、前項の規定により業務の委託契約を締結するときは、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人データに関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。この号及び第4項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人データの複製等の制限に関する事項
(4) 個人データの漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人データの消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
3 保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人情報の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認する。
4 保護管理者は、委託先において、個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項及び第2項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが第3項の措置を実施する。個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
5 保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
第9章 個人データの第三者への提供
(第三者提供の制限)
第43条 役職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 第11条第2項第1号から第4号までに掲げる場合
[第11条第2項第1号] [第4号]
(2) 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(3) 当該個人情報取扱事業者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(当該個人情報取扱事業者と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(4) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
2 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 本学が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(2) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
3 保護管理者は、前項第2号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
(外国にある第三者への提供の制限)
第44条 役職員は、外国にある第三者に個人データを提供する場合には、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。
(1) 前条第1項各号に該当する場合
(2) 個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号)で定める国にある第三者へ提供する場合
(3) 個人データの取扱いについて個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者に提供する場合
2 前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、役職員は、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3 役職員は、個人データを外国にある第三者(第1項第3号に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第45条 役職員は、個人データを第三者に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第43条第1項各号又は第2項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第42条第1項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでない。
2 役職員は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第46条 役職員は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第43条第1項各号又は第2項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 役職員は、第1項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3 役職員は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第47条 役職員は、第三者が個人関連情報(個人関連情報データベース等を構成するものに限る。)を個人データとして取得することが想定されるときは、第43条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1) 当該第三者が本学から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
2 第44条第3項の規定は、前項の規定により役職員が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。
[第44条第3項]
3 前条第2項及び第3項までの規定は、第1項の規定により役職員が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。
第10章 仮名加工情報の取扱い
(仮名加工情報の作成等)
第48条 役職員は、仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下この章において同じ。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。
2 役職員は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
3 役職員は、法令に基づく場合を除くほか、第10条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。
[第10条第1項]
4 仮名加工情報についての第14条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」と打読み替えるものとする。
[第14条]
5 役職員は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第15条の規定は、適用しない。
[第15条]
6 役職員は、第43条第1項及び第2項並びに第44条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第43条第2項中「前各項」とあるのは「第48条第6項」と、同項第2号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、第45条第1項ただし書中「第43条第1項各号又は第2項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第43条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第46条第1項ただし書中「第43条第1項各号又は第2項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第43条第2項各号のいずれか」とする。
[第43条第1項] [第2項] [第44条第1項] [第43条第2項] [第48条第6項] [第45条第1項] [第43条第1項各号] [第2項各号] [第46条第1項] [第43条第1項各号] [第2項各号] [第43条第2項各号]
7 役職員は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
8 役職員は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
9 仮名加工情報、仮名加工情報である個人データ及び仮名加工情報である保有個人データについては、第10条第2項、第51条第5項及び第7項の規定は、適用しない。
(仮名加工情報の第三者提供の制限等)
第49条 役職員は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。)を第三者に提供してはならない。
2 第43条第2項及び第3項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第2項中「前各項」とあるのは「第49条第1項」と、同項第2号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第3項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。
3 前条第7項及び第8項の規定は、仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。
第11章 個人情報ファイル簿の作成及び公表
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第50条 本学は、個人情報ファイルを保有するに至ったときは、法第74条第1項第1号から第7号まで、第9号及び第10号に掲げる事項その他政令で定める事項を記載した帳簿(以下この章において「個人情報ファイル簿」という。)を作成し、公表しなければならない。
2 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
(1) 法第74条第2項第1号から第10号までに掲げる個人情報ファイル
(2) 前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの
(3) 前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令第20条第7項で定める個人情報ファイル
3 第1項の規定にかかわらず、本学は、記録項目の一部若しくは法第74条第1項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
4 個人情報ファイル簿の作成後に記載すべき事項に変更が生じたときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正する。
5 個人情報ファイル簿に記載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又は個人情報ファイルの本人の数が1,000人を下回ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を削除する。
第12章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第51条 役職員は、個人情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を確認した役職員は、直ちに当該個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。ただし、外部からの不正アクセス又は不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等の被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(役職員に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を学長に速やかに報告する。
5 総括保護管理者は、個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。
6 総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、文部科学省に対し、速やかに情報提供を行う。
7 第5項に規定する場合には、総括保護管理者(同項ただし書の規定による通知をした者を除く。)は、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
8 保護管理者は、総括保護管理者の監督のもと、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第52条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人情報等の本人への対応等の措置を講ずる。
第13章 苦情の処理
(苦情の処理)
第53条 総括保護管理者は、本学における個人情報等の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2 総括管理者は、前項の処理のために必要な責任体制を明確化するとともに苦情処理窓口を設置し、情報開示室をもって充てる。
第14章 監査及び点検の実施
(監査)
第54条 監査責任者は、個人情報等の適切な管理を検証するため、本学における個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第55条 保護管理者は、課等における個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告する。
(評価及び見直し)
第56条 総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第15章 行政機関との連携等
(行政機関との連携等)
第57条 本学は、「個人情報の保護に関する基本指針」(平成16年4月2日閣議決定)4を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、本学の保有する個人情報及び個人番号の適切な管理を行う。
第16章 雑則
(雑則)
第58条 この規程に定めるもののほか、本学が保有する個人情報、個人番号及び行政機関等匿名加工情報等の管理について必要な事項は、別に定める。
附 則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成23年10月31日規程第10号)
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この規程は、平成23年11月1日から施行する。
附 則(平成27年3月26日規程第9号)
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この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成27年12月1日規程第9号)
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この規程は、平成27年12月1日から施行する。
附 則(平成28年3月29日規程第26号)
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1 この規程は、平成28年4月1日から施行する。
2 この規程の施行のために必要な準備行為は、この規程の施行前においても行うことができる。
附 則(平成30年2月6日規程第8号)
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この規程は、平成30年2月6日から施行し、平成29年5月30日から適用する。
附 則(令和3年3月16日規程第16号)
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この規程は、令和3年3月16日から施行する。
附 則(令和4年1月12日規程第10号)
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この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年3月30日規程第17号)
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この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年8月24日規程第4号)
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この規程は、令和4年8月24日から施行し、令和4年4月1日から適用する。