○国立大学法人長岡技術科学大学個人情報開示等取扱規程
| (平成17年3月22日規程第76号) |
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第1章 総則
(趣旨)
第1条 国立大学法人長岡技術科学大学(以下「本学」という。)の保有する個人情報(以下「保有個人情報」という。)の開示、訂正及び利用停止に係る取扱いについては、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)その他の関係法令に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、法及び番号法その他関係法令の定めるところによる。
第2章 開示
(受付)
第3条 法第76条の規定に基づく保有個人情報の開示請求は、国立大学法人長岡技術科学大学情報開示室(以下「情報開示室」という。)において受け付けるものとする。
2 開示請求を受け付けるときは、次の各号に定める書類等の提出等を求めるものとする。
(1) 別紙様式第1の保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)の提出
(2) 開示請求に係る保有個人情報の本人であること開示請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人(未成年者又は青年後見人の法定代理人をいう。)であること又は本人の委任による代理人(以下「任意代理人」という。)であることを示す書類の提示又は提出
(3) 法定代理人及び任意代理人からの開示請求にあっては別紙様式第2の委任状(特定個人情報の開示請求にあっては別紙様式第3の委任状)
3 開示請求書に形式上の不備があるときは、開示請求をした者(以下「開示請求者」という。)に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
4 開示請求書を受理したときは、開示請求者に開示請求書の副本1部及び手数料受領書を交付するとともに、開示請求書の写しを開示請求のあった保有個人情報を保有する系及びセンター並びに課に送付するものとする。
(開示等の検討)
第4条 学長は、保有個人情報の開示、不開示(以下「開示等」という。)を検討するに当たって、当該保有個人情報を保有する系及びセンター並びに課の長の意見を求めるとともに、必要に応じて国立大学法人長岡技術科学大学情報公開・個人情報保護委員会(以下「情報公開・個人情報保護委員会」という。)に意見を求めるものとする。
(開示決定等)
第5条 学長は、第3条第3項に規定する補正に要した日数を除き、開示請求があった日から30日以内に開示等の決定(以下「開示決定等」という。)をするものとする。
[第3条第3項]
2 学長は、法第83条第2項を適用して開示決定等を更に30日以内の期間で延長するときは、別紙様式第4により当該開示請求者に通知しなければならない。
3 学長は、法第84条を適用して開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分を除く残りの部分について、開示決定等の期間を延長するときは、第1項に規定する期間内に、別紙様式第5により当該開示請求者に通知しなければならない。
4 学長は、法第85条に基づき事案を他の行政機関の長等に移送したときは、別紙様式第6により他の行政機関の長に、別紙様式第7により当該開示請求者に通知しなければならない。ただし、特定個人情報に係る情報提供等の記録に係る事案は移送しない。
5 学長は、法第86条第1項及び第2項の規定により第三者から意見を聴取するときは、別紙様式第8又は別紙様式第9により、別紙様式第10の意見書を同封の上、当該第三者に通知しなければならない。
6 学長は、法第86条第3項の規定により第三者の意に反して開示するときは、別紙様式第11により当該第三者に通知しなければならない。
7 学長は、開示決定等をしたときは、別紙様式第12又は別紙様式第13により当該開示請求者に通知しなければならない。
(開示の実施方法)
第6条 保有個人情報の開示の実施方法は、国立大学法人長岡技術科学大学情報公開取扱規程第6条の規定を準用する。
(開示の実施)
第7条 学長は、法第87条第3項の規定により保有個人情報の開示を受ける者から別紙様式第14による開示の実施方法の申出書が提出されたときは、開示を受ける者の便宜を図って開示を実施するものとする。
2 保有個人情報の開示は、原則として情報開示室において実施するものとする。
3 開示を受ける者が保有個人情報の写しの送付による開示の実施を希望する場合は、情報開示室において保有個人情報の写しを送付するものとする。この場合、郵送料を郵便切手で徴収するものとする。
(手数料の額等)
第8条 開示請求に係る手数料の額は、開示請求に係る保有個人情報が記録されている法人文書1件につき300円とする。
2 開示請求者が次の各号のいずれかに該当する複数の法人文書に記録されている保有個人情報の開示請求を一の開示請求書によって行うときは、前項の規定の適用については、当該複数の法人文書を1件の法人文書とみなす。
(1) 一の法人文書ファイル(能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存の目的を達成するためにまとめられた、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間が1年以上のものであって、当該保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)の集合物をいう。)にまとめられた複数の法人文書
(2) 前号に掲げるもののほか、相互に密接な関連を有する複数の法人文書
3 手数料は、現金又は銀行振込により納付しなければならない。
(手数料の免除)
第9条 学長は、前条第1項の規定にかかわらず、特定個人情報の開示の請求を受けた場合において、当該特定個人情報に係る本人が、経済的困難により手数料を納付する資力がないと認めるときは、当該手数料を免除することができる。この場合、必要に応じて情報公開・個人情報保護委員会に意見を求めるものとする。
2 前項の規定による手数料の免除を受けようとする者は、第3条第2項第1号及び第2号の規定による書類等の提出等を行う際に、併せて当該免除を求める理由を記載した別紙様式第15を学長に提出しなければならない。
3 前項の別紙様式第15には、第1項の特定個人情報に係る本人が生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては当該扶助を受けていることを証明する書面を、その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。
4 学長は、手数料の免除又は免除をしない旨の決定をしたときは、別紙様式第16又は別紙様式第17により開示請求者に通知しなければならない。
(移送された事案)
第10条 法第85条第2項の規定により他の行政機関の長等から移送された事案に係る開示等の検討及び決定並びに開示の実施については、第4条から前条までの規定に準じて行うものとする。
[第4条]
第3章 訂正
(受付)
第11条 法第90条の規定に基づく保有個人情報の訂正請求は、情報開示室において受け付けるものとする。
2 訂正請求を受け付けるときは、次の各号に定める書類等の提出等を求めるものとする。
(1) 別紙様式第18の保有個人情報訂正請求書(以下「訂正請求書」という。)の提出
(2) 訂正請求に係る保有個人情報の本人であること(訂正請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人又は任意代理人であること)を示す書類の提示又は提出
(3) 法定代理人及び任意代理人からの訂正請求にあっては、別紙様式第19の委任状(特定個人情報の訂正請求にあっては別紙様式第20の委任状)
3 訂正請求書に形式上の不備があるときは、訂正請求をした者(以下「訂正請求者」という。)に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
4 訂正請求書を受理したときは、訂正請求者に訂正請求書の副本1部を交付するとともに、訂正請求書の写しを訂正請求のあった保有個人情報を保有する系及びセンター並びに課に送付するものとする。
(訂正等の検討)
第12条 学長は、保有個人情報の訂正、不訂正(以下「訂正等」という。)を検討するに当たって、当該保有個人情報を保有する系及びセンター並びに課の長の意見を求めるとともに、必要に応じて情報公開・個人情報保護委員会に意見を求めるものとする。
(訂正決定等)
第13条 学長は、第11条第3項に規定する補正に要した日数を除き、訂正請求があった日から30日以内に訂正等の決定(以下「訂正決定等」という。)をするものとする。
[第11条第3項]
2 学長は、法第94条第2項を適用して訂正決定等を更に30日以内の期間で延長するときは、別紙様式第21により当該訂正請求者に通知しなければならない。
3 学長は、法第95条を適用して訂正決定等の期間を延長するときは、第1項に規定する期間内に、別紙様式第22により当該訂正請求者に通知しなければならない。
4 学長は、法第96条に基づき事案を他の行政機関の長等に移送したときは、別紙様式第23によりほかの行政機関の長に、別紙様式第24により当該訂正請求者に通知しなければならない。ただし、特定個人情報に係る情報提供等の記録に係る事案は移送しない。
5 学長は、訂正決定等をしたときは、別紙様式第25又は別紙様式第26により当該訂正請求者に通知しなければならない。
(移送された事案)
第14条 法第96条第2項の規定により他の行政機関の長等から移送された事案に係る訂正請求に対する訂正等の検討及び決定については、前3条の規定に準じて行うものとする。
(保有個人情報の提供先への通知)
第15条 訂正決定に基づく保有個人情報の訂正を実施した場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を別紙様式第27により通知するものとする。
第4章 利用停止
(受付)
第16条 法第98条の規定に基づく保有個人情報の利用停止請求は、情報開示室において受け付けるものとする。
2 利用停止請求を受け付けるときは、次の各号に定める書類等の提出等を求めるものとする。
(1) 別紙様式第28の保有個人情報利用停止請求書(以下「利用停止請求書」という。)の提出
(2) 利用停止請求に係る保有個人情報の本人であること(利用停止請求に係る保有個人情報の本人の法定代理人又は任意代理人であること)を示す書類の提示又は提出
(3) 法定代理人及び任意代理人からの利用停止請求にあっては別紙様式第29の委任状(特定個人情報の利用訂正請求にあっては別紙様式第30の委任状)
3 利用停止請求書に形式上の不備があるときは、利用停止請求をした者(以下「利用停止請求者」という。)に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
4 利用停止請求書を受理したときは、利用停止請求者に利用停止請求書の副本1部を交付するとともに、利用停止請求書の写しを利用停止請求のあった保有個人情報を保有する系及びセンター並びに課に送付するものとする。
(利用停止等の検討)
第17条 学長は、保有個人情報の利用停止、不利用停止(以下「利用停止等」という。)を検討するに当たって、当該保有個人情報を保有する系及びセンター並びに課の長の意見を求めるとともに、必要に応じて情報公開・個人情報保護委員会に意見を求めるものとする。
(利用停止決定等)
第18条 学長は、第16条第3項に規定する補正に要した日数を除き、訂正請求があった日から30日以内に利用停止等の決定(以下「利用停止決定等」という。)をするものとする。
[第16条第3項]
2 学長は、法第102条第2項を適用して利用停止決定等を更に30日以内の期間で延長するときは、別紙様式第31により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
3 学長は、法第103条利用停止決定等の期間を延長するときは、第1項に規定する期間内に、別紙様式第32により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
4 学長は、利用停止決定等をしたときは、別紙様式第33又は別紙様式第34により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
第5章 審査請求
(審査請求)
第19条 学長は、開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について審査請求があったときは、情報公開・個人情報保護委員会の意見を求めるものとする。
2 学長は、法第105条に基づき情報公開・個人情報保護審査会に諮問したときは、別紙様式第35により法第105条第2項各号に掲げる者(以下「審査請求人等」という。)に通知しなければならない。
3 学長は、審査請求に対する裁決をしたときは、別紙様式第36により審査請求人等に通知しなければならない。
第6章 雑則
(入学試験に係る保有個人情報の開示等の取扱い)
第20条 本学の入学試験に係る保有個人情報(入試課が保有する入学者選抜に係る保有個人情報に限る。)であって、別に定める手続に基づき当該試験の受験者本人に開示等を行う場合にあっては、この規程にかかわらず、その定めによるものとする。
(雑則)
第21条 この規程に定めるもののほか、保有個人情報開示等の実施に関して必要な事項は、学長が別に定める。
附 則
この規程は、平成17年4月1日から施行する。
附 則(平成18年3月28日規程第20号)
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この規程は、平成18年4月1日から施行する。
附 則(平成25年2月13日規程第12号)
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この規程は、平成25年2月13日から施行する。
附 則(平成27年3月31日規程第16号)
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この規程は、平成27年4月1日から施行する。
附 則(平成28年3月29日規程第27号)
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この規程は、平成28年4月1日から施行する。
附 則(平成30年2月6日規程第11号)
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この規程は、平成30年2月6日から施行し、平成29年5月30日から適用する。
附 則(令和元年12月24日規程第19号)
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この規程は、令和2年1月1日から施行する。
附 則(令和3年3月19日規程第15号)
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この規程は、令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年1月12日規程第10号)
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この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年8月24日規程第4号)
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この規程は、令和4年8月24日から施行し、令和4年4月1日から適用する。
別紙様式第1(第3条第2項関係)
保有個人情報開示請求書
別紙様式第2(第3条第2項関係)
委任状
別紙様式第3(第3条第2項関係)
委任状
別紙様式第4(第5条第2項関係)
保有個人情報開示決定等の期限の延長について(通知)
別紙様式第5(第5条第3項関係)
保有個人情報開示決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
別紙様式第6(第5条第4項関係)
保有個人情報開示請求に係る事案の移送について
別紙様式第7(第5条第4項関係)
保有個人情報開示請求に係る事案の移送について(通知)
別紙様式第8(第5条第5項関係)
保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)
別紙様式第9(第5条第5項関係)
保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)
別紙様式第10(第5条第5項関係)
保有個人情報の開示決定等に関する意見書
別紙様式第11(第5条第6項関係)
反対意見書に係る保有個人情報の開示決定について(通知)
別紙様式第12(第5条第7項関係)
保有個人情報の開示をする旨の決定について(通知)
別紙様式第13(第5条第7項関係)
保有個人情報の開示をしない旨の決定について(通知)
別紙様式第14(第7条第1項関係)
保有個人情報の開示の実施方法等申出書
別紙様式第15(第9条第2項関係)
開示請求に係る手数料の免除申請書
別紙様式第16(第9条第4項関係)
開示請求に係る手数料の免除決定通知書
別紙様式第17(第9条第4項関係)
開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書
別紙様式第18(第11条第2項関係)
保有個人情報訂正請求書
別紙様式第19(第11条第2項関係)
委任状
別紙様式第20(第11条第2項条関係)
委任状
別紙様式第21(第13条第2項関係)
保有個人情報訂正決定等の期限の延長について(通知)
別紙様式第22(第13条第3項関係)
保有個人情報訂正決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
別紙様式第23(第13条第4項関係)
保有個人情報訂正請求に係る事案の移送について
別紙様式第24(第13条第4項関係)
保有個人情報訂正請求に係る事案の移送について(通知)
別紙様式第25(第13条第5項関係)
保有個人情報の訂正をする旨の決定について(通知)
別紙様式第26(第13条第5項関係)
保有個人情報の訂正をしない旨の決定について(通知)
別紙様式第27(第15条関係)
提供をしている保有個人情報の訂正をする旨の決定について(通知)
別紙様式第28(第16条第2項関係)
保有個人情報利用停止請求書
別紙様式第29(第16条第2項関係)
委任状
別紙様式第30(第16条第2項条関係)
委任状
別紙様式第31(第18条第2項関係)
保有個人情報利用停止決定等の期限の延長について(通知)
別紙様式第32(第18条第3項関係)
保有個人情報利用停止決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
別紙様式第33(第18条第4項関係)
保有個人情報の利用停止をする旨の決定について(通知)
別紙様式第34(第18条第4項関係)
保有個人情報の利用停止をしない旨の決定について(通知)
別紙様式第35(第19条第2項関係)
情報公開・個人情報保護審査会への諮問について(通知)
別紙様式第36(第19条第3項関係)
審査請求に対する裁決通知書