(平成23年3月28日規則第14号)
改正
平成27年3月26日規則第15号
令和3年3月19日規則第29号
令和3年3月24日規則第31号
令和4年1月20日規則第9号
令和4年3月30日規則第19号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条-第7条)
第3章 作成(第8条-第10条)
第4章 整理(第11条-第13条)
第5章 保存(第14条・第15条)
第6章 法人文書ファイル管理簿(第16条・第17条)
第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長(第18条-第20条)
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第21条-第23条)
第9章 研修(第24条・第25条)
第10章 補則(第26条)
附則

(目的)
(定義)
(総括文書管理者)
(副総括文書管理者)
(文書管理者等)
(監査責任者)
(職員の責務)
(文書主義の原則)
(別表第1の業務に係る文書作成)
(適切・効率的な文書作成)
(職員の整理義務)
(分類・名称)
(保存期間)
(法人文書ファイル保存要領)
(保存)
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
(法人文書ファイル管理簿への記載)
(保存期間が満了したときの措置)
(移管又は廃棄)
(保存期間の延長)
(点検・監査)
(紛失等への対応)
(管理状況の報告等)
(研修の実施)
(研修への参加)
(細則)
別表第1(第9条、第12条、第13条関係)
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型(施行令別表の該当項)保存期間具体例
本学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1設立又は改廃及びその経緯組織の存立に関する重要な経緯設立又は改廃に係る登記、財産的基礎に関する文書無期限・登記書
・国有財産台帳
・資本金台帳
・庁舎図面
・承継計画書
2規程の制定又は改廃及びその経緯(1) 立案の検討イ 立案基礎文書30年・業務方針
・業務計画
・学長指示
ロ 立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案の検討に関する会議等文書・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・答申等
(2) 関係機関への協議関係機関協議文書・協議案
・関係機関からの質問・意見
・関係機関への回答
(3) 文部科学大臣の同意文部科学大臣の同意を求めるための決裁文書及び提出された文書・利用等規則案
・理由、新旧対照条文、参照条文
・同意書
(4) 制定又は改廃制定又は改廃のための決裁文書・規程案、細則案
・利用等規則案、寄贈寄託文書受入要綱案
・法人文書管理規則案
・理由、新旧対照条文、参照条文
(5) 文部科学大臣への届出文部科学大臣への届出に関する文書・届出書
(6) 公表公表に関する文書・公表書
3法令の規定に基づく文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等及びその経緯独立行政法人通則法、国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検討その他の経緯イ 立案基礎文書10年・中期目標
・業務方針
・学長指示
ロ 立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 評価委員会に意見聴取のための資料として提出された文書、評価委員会における議事が記録された文書及び評価委員会の決定又は了解に至る過程が記録された文書・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・意見
ニ 認可、承認の求め、届出等を行うための決裁文書及び提出された文書・業務方法書案
・中期計画案
・届出案
・報告案
 
ホ 公表に関する文書・公表書
4業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解(他の項に掲げるもの除く。)業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯イ 立案基礎文書10年・業務方針
・業務計画
・学長指示
ロ 立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 役員会、経営協議会及び教育研究評議会に検討のため資料として提出された文書・配付資料
ニ 決定又は了解の内容が記録された文書・議事概要・要旨
・決定・了解文書
5運営費交付金、施設費及び会計検査に関する事項(3の項に掲げるものを除く。)(1) 運営費交付金等の要求に関する重要な経緯運営費交付金、施設費の要求に関する文書10年・執行状況調査
・要求書
(2) 会計検査に関する重要な経緯イ 会計検査院に提出又は送付した計算書及び証拠書類5年・計算書
・証拠書類
(※会計検査院保有のものを除く。)
ロ 会計検査院の検査を受けた結果に関する文書・意見又は処置要求
(※会計検査院保有のものを除く。)
本学の教職員の人事に関する決定又はその経緯
6教職員の人事に関する事項(1の項から5の項までに掲げるものを除く。)(1) 教職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯イ 計画の立案に関する調査研究文書(十七の項)3年・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒアリング
ロ 計画を制定又は改廃するための決裁文書(十七の項)・計画案
ハ 職員の研修の実施状況が記録された文書(十七の項)・実績
(2) 教職員の兼業の許可に関する重要な経緯職員の兼業の許可の申請書及び当該申請に対する許可に関する文書(十八の項)3年・申請書
・承認書
(3) 退職手当の支給に関する重要な経緯退職手当の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書(十九の項)支給制限その他の支給に関する処分を行うことができる期間又は5年のいずれか長い期間・調書
本学の教育に関する決定又はその経緯
7学生募集に関する事項学生募集の企画の検討その他の経緯イ 立案基礎文書5年・業務方針
・業務計画
・学長指示
ロ 立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案の検討に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・広報資料
・実績報告書
8入学者選抜に関する事項入学者選抜に関する事務の実施その他の経緯イ 立案基礎文書10年・業務方針
・業務計画
・学長指示
ロ 立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案の検討に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・仕様書
・実績報告書
9入学手続に関する事項入学手続に関する事務の実施その他の経緯イ 立案基礎文書10年・業務方針
・業務計画
・学長指示
ロ 立案の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案の検討に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・仕様書
・実績報告書
10教務に関する事項教務に関する事務の実施その他の経緯イ 立案・処分等に関する基礎文書10年・業務方針
・業務計画
・学長指示
ロ 立案・処分等の検討に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案・処分等の検討に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ニ 企画・処分等を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・仕様書
ホ 実施の結果が記録された文書無期限・学籍関係文書
・卒業・修了証書発行台帳
・学位授与関係文書
11学生支援に関する事項学生支援に関する事務の実施その他の経緯イ 立案・管理に関する基礎文書5年・業務方針
・業務計画
・学長指示
ロ 立案・管理に関する調査研究文書・調査・検討資料
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 立案・管理に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ニ 企画・管理を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・仕様書
本学の学術研究に関する決定及びその経緯
12学術研究に関する事項(1の項から11の項に該当するものを除く。)(1) 個別の研究事業の実施その他の重要な経緯イ 立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書5年・調査・検討資料
・関係研究機関・企業・関係者との調整に関する文書
ロ 立案・申請に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・採択通知
・事業成果報告書
(2) 機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯イ 立案・申請に関する基礎文書・調査研究文書10年・業務方針
・業務計画
・学長指示
・調査・検討資料
・関係団体・関係者との調整に関する文書
ロ 立案・申請に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・採択通知
・事業成果報告書
(3) 学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯イ 立案に関する基礎文書・調査研究文書30年・業務方針・計画
・学長指示
ロ 立案に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ハ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・国有特許・国際特許申請書類
・省庁等ヒアリング
・各種承認申請書類
13学術研究関係資料に関する文書学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯イ 立案・基準・管理に関する基礎文書10年・業務方針・業務計画
・学長指示
ロ 立案・基準・管理に関する調査研究文書・調査・検討資料
・海外機関・関係者との調整に関する文書
ハ 立案・基準・管理に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
事業を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書5年・相互利用
・除籍、購入、寄贈及び交換
学術研究関係資料の内容が記録された文書無期限・蔵書目録
・利用統計
・蔵書統計
本学と地域社会との連携、国際交流に関する事項
14国際交流に関する事項国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯イ 立案に関する基礎文書10年・業務方針・業務計画
・学長指示
ロ 立案に関する調査研究文書・調査・検討資料
・海外機関・関係者との調整に関する文書
ハ 立案に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・交流協定書
15地域社会との連携に関する事項地域社会との連携に関する事業の実施その他の重要な経緯イ 企画・立案に関する基礎文書10年・業務方針・業務計画
・学長指示
ロ 企画・立案に関する調査研究文書・調査・検討資料
・自治体・関係者との会議等調整に関する文書
ハ 企画・立案に関する役員会、経営協議会及び教育研究評議会等文書・開催経緯
・議事概要・要旨
・配付資料
ニ 企画を実施するための決裁文書その他実施の過程が記録された文書・企画書
・実施報告書
個人の権利義務の得喪及びその経緯
16個人の権利義務の得喪及びその経緯(1) 行政手続法(平成5年法律第88号)第5条第1項の審査基準、第12条第1項の処分基準、同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯イ 立案の検討に関する会議等文書10年・開催経緯
・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議、提言
ロ 立案の検討に関する調査研究文書・外国・自治体・民間企業の状況調査
・関係団体・関係者のヒアリング
ハ 行政手続法第5条第1項の審査基準、第12条第1項の処分基準を定めるための決裁文書・審査基準案・処分基準案
ニ 行政手続法第6条の標準的な期間を定めるための決裁文書・標準処理期間案
(2) 許認可等に関する重要な経緯許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書(十一の項)許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後5年・審査案
・理由
(3) 不利益処分に関する重要な経緯不利益処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書5年・処分案
・理由
(4) 異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯イ 異議申立書又は口頭による異議申立てにおける陳述の内容を録取した文書裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後10年・異議申立書
・録取書
ロ 会議等文書・諮問
・議事概要・議事録
・配付資料
・答申、建議、意見
ハ 裁決、決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書・弁明書
・反論書
・意見書
ニ 裁決書又は決定書・裁決・決定書
(5) 国立行政法人長岡技術科学大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯イ 訴訟の提起に関する文書訴訟が終結する日に係る特定日以後10年・訴状
・期日呼出状
ロ 訴訟における主張又は立証に関する文書・答弁書
・準備書面
・各種申立書
・口頭弁論
・証人等調書
・書証
ハ 判決書又は和解調書・判決書
・和解調書
その他の事項
17栄典又は表彰に関する事項栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯栄典又は表彰の授与又ははく奪のための決裁文書10年・選考基準
・選考案
・伝達
栄典又は表彰の授与の結果を証明する文書無期限・受賞者名簿
18文書の管理等に関する事項文書の管理等イ 法人文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書(三十の項)常用・法人文書ファイル管理簿
ロ 取得した文書の管理を行うための帳簿(三十一の項)5年・受付簿
ハ 決裁文書の管理を行うための帳簿(三十二の項)30年・決裁簿
ニ 法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿(三十三の項)30年・移管・廃棄簿
19法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する事項(1の項から18の項までに掲げるものを除く。)法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整及びその経緯法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する文書10年・照会・回答文書
・取得文書
・議事概要・議事録
・配付資料
・報告書
備考 
別表第2(第18条関係)
 法第1条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第4条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【I】~【IV】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【I】国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書
【II】国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書
【III】国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書
【IV】国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
 1の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置(移管・廃棄)の判断については、以下の(1)~(2)に沿って行う。
事項業務の区分保存期間満了時の措置
本学の組織の運営管理に関する決定及びその経緯
1設立又は改廃及びその経緯組織の存立に関する重要な経緯移管
2規程の制定又は改廃及びその経緯(1) 立案の検討廃棄
(2) 関係機関への協議
(3) 文部科学大臣の同意
(4) 制定又は改廃
(5) 文部科学大臣への届出
(6) 公表
3法令の規定に基づく文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等及びその経緯独立行政法人通則法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検討その他の経緯廃棄
4業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯(他の項に掲げるものを除く。)廃棄
5運営費交付金、施設費及び会計検査に関する事項(1) 運営費交付金等の要求に関する重要な経緯廃棄
(2) 会計検査に関する重要な経緯
本学における教職員の人事に関する事項
6教職員の人事に関する事項(1) 職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯廃棄
(2) 職員の兼業の許可に関する重要な経緯
(3) 退職手当の支給に関する重要な経緯
本学の教育に関する決定又はその経緯
7学生募集に関する事項学生募集の企画の検討その他の経緯廃棄
8入学者選抜に関する事項入学者選抜に関する事務の実施その他の経緯廃棄
9入学手続に関する事項入学手続に関する事務の実施その他の経緯廃棄
10教務に関する事項教務に関する事務の実施その他の経緯廃棄
11学生支援に関する事項学生支援に関する事務の実施その他重要な経緯廃棄
本学の学術研究に関する決定及びその経緯
12学術研究に関する事項(1の項から11の項に該当するものを除く。)(1) 個別の研究事業の実施その他の重要な経緯廃棄
(2) 機関として行う大型研究プロジェクト事業の企画立案・実施その他の重要な経緯
(3) 学術研究の実施に伴い行う申請等に関する事務の実施その他の重要な経緯
13学術研究関係資料に関する文書学術研究関係資料の収集・管理に関する事務の実施その他の重要な経緯廃棄
本学と地域社会との連携、国際交流に関する事項
14国際交流に関する事項国際交流事業に関する事務の実施その他の重要な経緯廃棄
15地域社会との連携に関する事項地域社会との連携に関する事業の実施その他の重要な経緯廃棄
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
16個人の権利義務の得喪及びその経緯(1) 行政手続法第5条第1項ロの審査基準、第12条第1項の処分基準、同法第6条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯廃棄
(2) 許認可等に関する重要な経緯
(3) 不利益処分に関する重要な経緯
(4) 異議申立てに関する会議等における検討その他の重要な経緯
(5) 国立大学法人長岡技術科学大学を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯
その他の事項
17栄典又は表彰に関する事項栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯廃棄
18文書の管理等に関する事項文書の管理等廃棄
19法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整に関する事項法令、条例、閣議その他の事項に関する関係機関、地方公共団体との協議又は調整及びその経緯(1の項から18の項までに掲げるものを除く。)廃棄
注