(平成23年4月1日規則第24号)
改正
平成24年2月22日規則第17号
平成27年7月29日規則第39号
令和元年7月10日規則第16号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条-第7条)
第3章 作成(第8条-第10条)
第4章 整理(第11条-第13条)
第5章 保存(第14条・第15条)
第6章 移管、廃棄又は保存期間の延長(第16条-第18条)
第7章 法人文書ファイル管理簿(第19条・第20条)
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第21条-第23条)
第9章 研修(第24条・第25条)
第10章 補則(第26条)
附則

(趣旨)
(定義)
(総括文書管理者)
(副総括文書管理者)
(文書管理者)
(文書管理担当者)
(監査責任者)
(役職員の責務)
(文書主義の原則)
(別表第1の業務に係る文書作成)
(適切・効率的な文書作成)
(役職員の整理義務)
(分類・名称)
(保存期間)
(法人文書ファイル保存要領)
(保存)
(保存期間が満了したときの措置)
(移管又は廃棄)
(保存期間の延長)
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
(法人文書ファイル管理簿への記載)
(点検・監査)
(紛失等への対応)
(管理状況の報告等)
(研修の実施)
(研修への参加)
(雑則)
別表第1
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
法人及び大学の管理・運営に関する事項
法人及び大学の管理・運営に関する事項組織の設立又は改廃に関する重要な経緯組織の設立又は改廃に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)本学の沿革記録
法人登記
組織の設立又は改廃に関する基礎文書30年*移管(組織の存立に関する重要な経緯を記録したものに限る)
業務方法書
公印の制定・廃止に関する文書
教育研究組織及び事務組織の設置・改廃に関する文書
学部・学課・講座・学課目等の設置・改廃に関する文書
大学・大学院設置計画書及び設置審査に関する文書
組織の設立又は改廃に関する過程が記録された文書10年決裁文書
学則・その他諸規則の制定又は改廃及びその経緯制定又は改廃のための決裁文書30年学則・その他諸規則の制定又は改廃に関する文書
立案の検討に関する参考文書法令・規則・通達等で本学の規則の規範となる文書
独立行政法人通則法、国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検討その他重要な経緯中期目標の原案策定のための決裁文書30年中期目標案
中期計画、事業報告書その他の中期目標の達成に関し法律の規定に基づき提出又は公表する文書中期計画
年度計画
事業報告書
業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯業務運営に関する立案の検討のための資料として提出された文書及び当該会議の議事が記録された文書30年学長選考会議の記録
役員会、経営協議会、教育研究評議会の記録
教授会、その他委員会の記録
大学改革進捗状況調査
訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯訴訟の提起に関する文書訴訟が終結する日に係る特定日以降10年訴状
期日呼出状
訴訟における主張又は立証に関する文書答弁書
準備書面
各種申立書
口頭弁論
証人等調書
書証
判決書又は和解調書判決書
和解調書
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
人事に関する事項
人事に関する事項任免及び給与の支給に関する重要な経緯人事に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)人事記録及び附属書類
人事交流協定書
任免及び給与の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書30年調書
人事評価書
名誉教授称号授与に関する重要な経緯名誉教授称号授与に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書30年調書
退職手当の支給に関する重要な経緯退職手当の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書支給制限その他の支給に関する処分を行うことができる期間又は5年のいずれか長い期間調書
各種手当(退職手当を除く)の支給に関する重要な経緯各種手当(退職手当を除く)の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書完結後10年
当該認定要件喪失後5年
児童手当関係
立案の検討に関する参考文書手当関係(児童手当除く)認定簿
叙位叙勲に関する重要な経緯叙位叙勲に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書10年表彰
調書
職員の兼業の許可に関する重要な経緯職員の兼業の許可の申請書及び当該申請に対する許可に関する文書3年申請書
承認書
教職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯教職員の研修計画策定及び実施等に関する文書3年計画案
実績
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
法人の財産に関する事項
法人の財産に関する事項法人の組織の基本財産に関する重要な経緯法人の組織の基本財産に関する基礎文書30年職務発明に関する文書
固定資産等台帳
宿舎現況記録
法人の組織の基本財産に関する過程が記録された文書境界査定に関する決裁文書
登記に関する文書
固定資産の取得・貸付・保管・移換・処分・寄附受入・交換に関する決裁文書
土地建物等の購入に関する決裁文書
土地収用に関する決裁文書
宿舎の設置要求・廃止に関する決裁文書
法人の固定資産の維持管理に関する重要な経緯法人の固定資産の維持管理に関する過程が記録された文書10年固定資産監守計画に関する決裁文書
防火管理に関する決裁文書
建物の新築・増築・移築・改築に関する決裁文書
設計図書等
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
予算及び決算に関する事項
予算及び決算に関する事項予算に関する重要な経緯予算の成立に至る過程が記録された文書10年概算要求書
補助金等申請書
予算配分通知書並びにその通知の基礎となった文書7年収入・支出予算
資金繰越計画
予算配分通知書
予算配分に関する文書
予算の収入に至る過程が記録された文書5年債権管理簿
徴収決定決議書
徴収簿
予算の支出に至る過程が記録された文書5年支出計算書
予定価格に関する決裁文書
入札・開札結果に関する決裁文書
仕様策定に関する決裁文書
機種選定に関する決裁文書
技術審査に関する決裁文書
契約に関する決裁文書
検査に関する決裁文書
旅費・謝金の請求に関する文書
---
工事の設計積算に関する文書
工事請負契約に関する文書
設計監理委託に関する文書
工事の施工管理に関する文書
決算報告書並びに決算に関する重要な経緯決算に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)財務諸表に関する文書
決算報告書並びにその作製の基礎となった文書7年総勘定元帳
合計残高試算表
予算差引簿
補助簿
各種伝票
支払決議書
契約関係書類
会計検査院に提出又は送付した文書及び証拠書類の写5年計算書
証拠書類
調書
会計検査院の検査を受けた結果に関する文書実地監査等の報告
意見又は処置要求
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
福利厚生に関する事項
福利厚生に関する事項福利厚生に関する重要な経緯福利厚生に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)RI従事者健康診断記録
健康安全に関する内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書5年健康安全管理に関する文書
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
教育課程に関する事項
教育課程に関する事項教育課程の制定又は検討に関する重要な経緯教育課程に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)教育職員免許法に基づき課程認定に関する文書
教育課程の制定に関する基礎文書30年教育方法の特例協議書申請に関する文書
課程認定申請に関する文書
教育課程に関する文書
学生定員に関する文書
教育課程の制定に関する過程が記録された文書10年 
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
学生の修学、進路選択及び心身の健康等に関する相談その他の援助に関する事項
学生の在籍・修学に関する事項学生の在籍・修学に関する重要な経緯学生の在籍・修学に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)学籍簿
学生の在籍・修学に関する基礎文書30年卒業・修了証書発行台帳
単位認定資料
学位授与に関する文書
学生の在籍・修学に関する過程が記録された文書10年学生の懲戒に関する文書
学籍の異動履歴に関する文書
成績報告書
学生の在籍・修学の実績(具体的内容)が記録された文書5年定期試験に関する文書
教育実習に関する文書
介護等体験に関する文書
卒業論文、修士論文に関する文書
学生募集及び入学者選抜に関する事項学生募集に関する重要な経緯学生募集に関する基礎文書5年学生募集に関する文書
学生募集に関する過程が記録された文書学生募集に関する文書
学生募集の実施に関する文書企画書
広報資料
入学者選抜に関する重要な経緯入学者選抜に関する基礎文書30年入学試験問題に関する文書
学生募集要項に関する文書
入学者選抜に関する過程が記録された文書10年入学者選抜の実施に関する文書
入学者の判定に関する文書
入学者選抜の実施に関する文書5年出願書類、答案、作品
入学手続書類
学生支援に関する事項学生支援に関する重要な経緯学生支援に関する基礎文書10年福利厚生施設の管理運営に関する文書
学生の就職に関する文書
学生支援に関する過程が記録された文書5年奨学金に関する文書
外国人留学生に関する文書
海外派遣留学生に関する文書
学生宿舎に関する文書
学生支援の実施に関する文書入学料、授業料、寄宿料の免除等に関する文書
学生団体に関する文書
課外活動の実施に関する文書
ボランティアに関する文書
学生教育研究災害傷害保険に関する文書
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
学術研究の活動に関する事項
学術研究の活動に関する事項学術研究の活動に関する重要な経緯奨学寄附金に関する文書5年 
科学研究費補助金に関する文書 
研究助成の審査等に関する文書 
受託研究・民間等との共同研究に関する文書 
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
地域社会との連携及び国際交流に関する事項
地域社会との連携及び国際交流に関する事項地域連携に関する事業の実施その他の重要な経緯地域連携に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)連携協定書
地域連携に関する基礎文書30年連携協定締結等
地域連携に関する過程が記録された文書10年各種申請等
教員免許状更新講習の修了認定試験関係書類、文部科学省関連書類
各種講座・講習等の個人記録
奈良県大学連合代表校
地域連携の過程に関する文書
地域連携の実施に関する文書5年各種講座・講習等
奈良県大学連合
免許状更新講習の修了・履修証明書発行、成績審査基準、アンケート等
地域連携の実施に関する文書
国際交流に関する事業の実施その他の重要な経緯国際交流に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)交流協定書
国際交流に関する基礎文書30年交流協定締結等
国際交流に関する過程が記録された文書10年各種申請等
シンポジウム等
国際交流の過程に関する文書
国際交流の実施に関する文書5年国際交流の実施に関する文書
ユネスコに関する事業の実施その他の重要な経緯ユネスコ事業に関するものとして継続的に保存すべき文書常用(無期限)ユネスコスクール加盟承認書
ユネスコ事業に関する基礎文書30年ユネスコスクール加盟申請書等(本学分)
ユネスコ事業に関する過程が記録された文書10年各種申請等
シンポジウム・研修会等
ASPUnivNet幹事校
ユネスコ事業の過程に関する文書
ユネスコ事業の実施に関する文書5年ユネスコ事業の実施に関する文書
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
大学図書館に関する事項
図書・資料等の収蔵等に関する事項図書・資料等の収蔵等に関する重要な経緯図書・資料等の収蔵等に関する基礎文書30年蔵書目録
蔵書統計
利用統計
図書・資料等の収蔵等に関する意思決定が記録された文書10年収集・整理・受入・除籍・寄贈・交換に係る基準等の決裁文書
図書・資料等の収蔵等に関する意思決定に至る過程が記録された文書5年資料の除籍・購入・寄贈・交換・製本・修理に関する決裁文書
図書・資料等の収蔵等に関する業務が記録された文書3年整理・閲覧・貸出・文献複写等業務に関する決裁文書
事項業務の区分当該業務に係る法人文書の類型保存期間具体例
その他の事項
式典等に関する事項式典等の重要な経緯式典等の実施に関する文書10年入学式、卒業式、学位授与式、その他記念行事
大学概要・広報誌に関する事項大学概要・広報誌の管理大学概要・広報誌等30年大学概要
広報誌
文書の管理等に関する事項文書の管理等法人文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき法人文書常用(無期限)法人文書ファイル管理簿
取得・発送した文書の管理を行うための帳簿5年文書収受簿、文書発送件名簿、公印使用簿
決裁文書の管理を行うための帳簿30年決裁簿
法人文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿30年移管・廃棄簿
備考 
別表第2
 法第1条の目的において、「国及び独立行政法人等の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、健全な民主主義の根幹を支える国民共有の知的資源として、主権者である国民が主体的に利用し得るものであること」及び「国及び独立行政法人等の有するその諸活動を現在及び将来の国民に説明する責務が全うされるようにすること」とされ、法第4条において、経緯も含めた意思決定に至る過程及び事務・事業の実績を合理的に跡付け、検証することができるよう文書を作成しなければならない旨が規定されており、以下の【I】~【IV】のいずれかに該当する文書は、「歴史資料として重要な公文書その他の文書」に当たり、保存期間満了後には独立行政法人国立公文書館に移管するものとする。
【I】 国の機関及び独立行政法人等の組織及び機能並びに政策の検討過程、決定、実施及び実績に関する重要な情報が記録された文書
【II】 国民の権利及び義務に関する重要な情報が記録された文書
【III】 国民を取り巻く社会環境、自然環境等に関する重要な情報が記録された文書
【IV】 国の歴史、文化、学術、事件等に関する重要な情報が記録された文書
 1の基本的考え方に基づいて、個別の法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置(移管・廃棄)の判断については、以下の(1)~(2)に沿って行う。
(1) 別表第1に掲げられた業務に係る法人文書ファイル等の保存期間満了時の措置については、次の表(用語の意義は、別表第1の用語の意義による。)の右欄のとおりとする。
事項業務の区分具体例
法人及び大学の管理・運営に関する事項
法人及び大学の管理・運営に関する事項組織の設立又は改廃に関する重要な経緯移管(組織の存立に関する重要な経緯を記録したものに限る)
学則・その他諸規則の制定又は改廃及びその経緯廃棄
独立行政法人通則法、国立大学法人法その他の法令の規定による文部科学大臣の認可、承認の求め、届出等に関する立案の検討その他重要な経緯廃棄
業務運営の方針・計画等の審議及び決定又は了解に関する立案の検討その他重要な経緯廃棄
訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
人事に関する事項
人事に関する事項任免及び給与の支給に関する重要な経緯廃棄
名誉教授称号授与に関する重要な経緯廃棄
退職手当の支給に関する重要な経緯廃棄
各種手当(退職手当を除く)の支給に関する重要な経緯廃棄
叙位叙勲に関する重要な経緯廃棄
職員の兼業の許可に関する重要な経緯廃棄
教職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
法人の財産に関する事項
法人の財産に関する事項法人の組織の基本財産に関する重要な経緯廃棄
法人の固定資産の維持管理に関する重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
予算及び決算に関する事項
予算及び決算に関する事項予算に関する重要な経緯廃棄
決算報告書並びに決算に関する重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
福利厚生に関する事項
福利厚生に関する事項福利厚生に関する重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
教育課程に関する事項
教育課程に関する事項教育課程の制定又は検討に関する重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
学生の修学、進路選択及び心身の健康等に関する相談その他の援助に関する事項
学生の在籍・修学に関する事項学生の在籍・修学に関する重要な経緯廃棄
学生募集及び入学者選抜に関する事項学生募集に関する重要な経緯廃棄
入学者選抜に関する重要な経緯廃棄
学生支援に関する事項学生支援に関する重要な経緯廃棄
学術研究の活動に関する事項学術研究の活動に関する重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
地域社会との連携及び国際交流に関する事項
地域社会との連携及び国際交流に関する事項地域連携に関する事業の実施その他の重要な経緯廃棄
国際交流に関する事業の実施その他の重要な経緯廃棄
ユネスコに関する事業の実施その他の重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
大学図書館に関する事項
図書・資料等の収蔵等に関する事項図書・資料等の収蔵等に関する重要な経緯廃棄
事項業務の区分具体例
その他の事項
式典等に関する事項式典等の重要な経緯廃棄
大学概要・広報誌に関する事項大学概要・広報誌の管理廃棄
文書の管理等に関する事項文書の管理等廃棄
注 
(2) 上記に記載のない業務に関しては、1の基本的考え方に照らして、各文書管理者において個別に判断するものとする。
別紙様式第1号(第13条関係)

別紙様式第2号(第17条関係)

別紙様式第3号(第18条関係)