○奈良国立大学機構法人文書ファイル保存要領
| (令和4年4月1日機構要項等) |
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奈良国立大学機構法人文書管理規程(令和4年度機構規程第32号)第15条の規定に基づき、奈良国立大学機構における法人文書ファイル等(法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。)の適切な保存に資するため、以下のとおり法人文書ファイル保存要領を定める。
第1章 紙文書の保存場所・保存方法
(事務室における保存)
第1条 年度ごとにまとめられた法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のもの)について、事務室においては、現年度の法人文書ファイル等と前年度の法人文書ファイル等とを区分して保存する。この場合において、現年度の保存場所を職員にとってより使いやすい場所とするように配意する。
2 年度末においては、新年度の法人文書ファイル等の保存スペースを空けるために、法人文書ファイル等の移動を行う。ただし、継続的に利用する法人文書ファイル等にあっては、現年度の保存場所で保存することができる。
3 個人的な執務の参考資料の収納場所は、職員各自の机の周辺のみとする。
(書庫・保管庫等における保存)
第2条 前々年度以前の法人文書ファイル等については、書庫・保管庫等の事務室以外の場所で保管する。ただし、継続的に利用する法人文書ファイル等にあっては、事務室で保管することができる。
2 継続的に利用する法人文書ファイル等として継続して事務室で保管されている法人文書ファイル等については、定期的に、文書管理者が利用状況等を勘案し、書庫・保管庫等への移動を再検討する。
3 個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。
(機密性の高い法人文書ファイル等)
第3条 前2条の規定にかかわらず、機密性の高い法人文書ファイル等については、施錠のできる書庫・保管庫等に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。
(ファイリング用具及び書棚の表示と所在管理)
第4条 法人文書ファイル等をまとめるファイリング用具(バインダー、保存箱等)の見出し・背表紙には、当該法人文書ファイル等の作成年度、ファイル名称、保存期間満了年度を明瞭に表示する。
2 書棚は、法人文書ファイル等の所在を明らかにするため、棚番号を付すとともに、法人文書ファイル等にも同一の番号を付し、所在管理を行う。
第2章 電子文書の保存場所・保存方法
第5条 電子文書(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書をいう。以下同じ。)の正本・原本は、文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、原則として、事務局共有ファイルサーバで保存する。
2 保存期間満了時の措置を移管としたもので、電子文書で移管するものは、適切な方式で保存する。
3 事務局共有ファイルサーバ以外の媒体に保存する電子文書がある場合には、適切なアクセス制限を行う。
4 10年以上保存する電子文書については、国際標準化機構(ISO)が制定している長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど、利活用が可能な状態で保存する。
5 電子文書は、必要に応じ、パスワードの設定、暗号化、電子署名の付与を行うとともに、バックアップを保存する。
第3章 引継手続
第6条 文書管理者の異動の場合の法人文書ファイル等の引継手続については、法人文書ファイル等の保管場所について後任者に引き継ぐものとする。
2 組織の新設・改正・廃止の場合の法人文書ファイル等の引継手続については、文書管理システム上の設定を新しい部署に設定し、又は引き継ぐ部署に変更するとともに、法人文書ファイル等の保管場所について新しい部署を設定し、又は引き継ぐ部署に引き継ぐものとする。
第4章 集中管理の推進に関する方針
第7条 10年を超える保存期間を設定した法人文書ファイル等について、保存期間の起算日から10年以上の期間が過ぎ、継続的に使用することの少なくなった法人文書ファイル等については、副総括文書管理者が管理する。
第5章 その他適切な保存を確保するための方針
第8条 ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について、法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、少なくとも毎年度一回、文書管理者が確認する。
附 則
この要領は、令和4年4月1日から施行する。