○奈良国立大学機構文書処理規程
| (令和4年4月1日機構規程第33号) |
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(目的)
第1条 この規程は、奈良国立大学機構(以下「機構」という。)における文書の適正、迅速かつ円滑な処理を図るために必要な事項を定め、もって事務能率の向上に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において「文書」とは、奈良国立大学機構法人文書管理規程第２条に規定する法人文書で、次に掲げるものをいう。
(1) 起案文書
(2) 法人名、大学名、部局名又は職名を宛名とする接受文書
(3) 法人名、大学名、部局名又は職名をもって発する文書
2 この規程において「部局」とは、次に掲げるものをいう。
(1) 奈良国立大学機構組織運営通則第13条第1項に規定する組織、機構の規程等を根拠に組織される法人組織、運営機構、諸会議、委員会、室及び専門部会
[第13条第1項]
(2) 奈良教育大学学則第11条に規定する教育学部、同学則第12条に規定する大学院教育学研究科、同学則第16条から第22条までに規定する各センター、同学則第23条に規定する附属学校並びに奈良教育大学の規程等を根拠に組織される大学組織、運営機構、諸会議、委員会、室及び専門部会
(3) 奈良女子大学組織運営規程第4章に規定する教育研究組織のうち学部、大学院及び研究院、同規程第5章に規定する附属学校及び附属学校部、同規程第6章に規定する附属教育研究施設等並びに奈良女子大学の規程等を根拠に組織される大学組織、運営機構、諸会議、委員会、室及び専門部会。ただし、研究院は、奈良女子大学研究院規程第2条に規定する各学系
3 この規程において「課」とは、奈良国立大学機構事務組織規程第2条及び第3条に規定する事務局の各課及び監査室とする。
[奈良国立大学機構事務組織規程第2条] [第3条]
(文書の取扱い)
第3条 文書は丁寧に取り扱うとともに、その受け渡しを確実に行い、汚損又は紛失しないよう注意しなければならない。
2 文書の取扱いについては、その処理の迅速と正確を期するとともに、関係者間の連絡、保存及び責任の所在を明らかにすることにつとめなければならない。
3 文書は、一定の箇所に整理して保管し、常にその所在を明らかにしておかなければならない。
(文書処理の促進)
第4条 文書は、起案又は供閲により速やかに処理しなければならない。特に重要と認められる文書についてはあらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。
2 職員は、出張、休暇等により不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況について上司に申し出る等事務に支障を来たさないよう処置しておかなければならない。
3 職員は文書の適正、迅速かつ円滑な処理を図るため、電子メールその他の情報通信技術を積極的に活用するよう努めるものとする。
(至急文書の処理)
第5条 至急に処理する必要のある文書は、当該文書にその旨表記するとともに、持ち回りで決裁を行う等の方法により優先して処理しなければならない。
(秘密文書の処理)
第6条 秘密保全の必要のある文書は、当該文書にその旨表記するとともに、持ち回りで決裁を行う等の方法によりその秘密が漏れないよう細心の注意を払って処理しなければならない。
(文書記号及び文書番号)
第7条 文書には、原則として文書記号及び文書番号を付すものとし、文書記号は別表1のとおりとする。
2 文書番号は、毎年4月1日をもって更新する。
3 同一案件の文書については、完結するまで同一の番号を用いるものとする。ただし、必要に応じ枝番号を付すことができる。
(文書記号及び文書番号の省略)
第8条 前条の規定にかかわらず、次に掲げる文書については文書記号及び文書番号を付すことを省略して差し支えないものとする。
(1) 学生及び教職員から提出される諸願、届出文書
(2) 入学志願者から提出される手続文書
(3) 請求書、領収書、見積書、契約書等の財務又は施設管理に関する文書
(4) 事務連絡文書
(5) 専ら課、係等内でのみ供閲する文書
(6) その他内容が軽易で、文書記号及び文書番号を付さずに処理することが事務能率の向上に資する文書
(文書の接受)
第9条 第2条第1項第二号に掲げる接受文書は、原則として次に掲げる係(以下「総務担当係」という。)において接受するものとする。
[第2条第1項]
(1) 機構及び本部に関する文書 機構事務部総務課総務係
(2) 奈良教育大学に関する文書 奈良教育大学事務部総務課秘書・広報担当
(3) 奈良女子大学に関する文書 奈良女子大学事務部総務課総務係
2 前項の規定にかかわらず、次の各号に掲げる文書は直接所掌課、係等において接受することができるものとする。
(1) 学生及び職員から提出される諸願、届出文書
(2) 入学志願者から提出される手続文書
(3) 請求書、領収書、見積書、契約書等の財務又は施設管理に関する文書
(4) 雑誌、刊行物、印刷物等及びその送付文書
(5) 学内相互間の連絡文書
(6) 課、係あるいは個人を名あて人として郵便・ファクシミリ・電子メール等により送付された文書
(7) その他軽易な連絡文書等
3 各課は、その所掌する業務に関係しない文書を接受した場合は、その文書を所属する事務部の総務担当係に回付しなければならない。ただし、その文書に関わる業務を所掌する課が明らかである場合には、当該文書を直接所掌課に回付して差し支えないものとする。
(接受文書の処理)
第10条 前条第1項により接受した文書は、その内容により総務担当係で各課に分類のうえ、第7条及び第8条に規定する文書記号及び文書番号の付与を行った上で所掌部局等に配付する。
2 文書の内容が二以上の課等にわたる場合は、その文書に関わる全ての課に文書の副本を配付し、正本は総務担当係又は主たる担当課において保管する。
(特殊文書の取扱い)
第11条 親展文書については、名あて人が開封するものとする。
2 書留郵便物等授受の記録が必要と認められる郵便物等は、総務担当係にて特殊郵便物授受簿に必要事項を記載し、受領印を徴して名あて人に配付するものとする。
3 前2項により開封した文書で普通文書として取り扱うことが適当と認められたものは、総務担当係に回付して接受の手続きを行うものとする。
(文書の処理方法)
第12条 配付を受けた文書は、起案又は供閲の方法により速やかに処理しなければならない。
(起案)
第13条 文書を起案するときは、原則として原議書を用いるものとする。ただし、内容が軽易である場合にはこの限りではない。
2 起案文書は、事案ごとに作成するものとする。
3 起案文書を作成するときは、文章は簡潔で正確に書くよう努めなければならない。
4 起案文書は、原則として左横書きとする。
5 起案文書には、当該文書に係る収受文書及び必要に応じ起案の趣旨、経過等関係資料を添付しなければならない。
6 電報の起案は、総務担当係で行う。
(起案文書の区分)
第14条 起案文書には、当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の後ろに括弧書きする等の方法により、その区分を明示しなければならない。
2 前項の文書の区分を例示すると、次のとおりである。
(1) 通知 一定の事実、処分、意思を伝達する文書
(2) 依頼 依頼に関する文書
(3) 照会 照会に関する文書
(4) 回答 依頼、照会、協議等に対し、回答する文書
(5) 契約 契約に関する文書
(6) 報告 法令等に基づいて報告する文書
(7) 証明 事実の証明に関する文書
(8) 上申 人事の上申に関する文書
(9) 協議 他の行政機関等に対する協議に関する文書
(10) 申請 許可、承認等を求める文書
(11) 制定 規程等の制定に関する文書
(12) 伺 伺いに関する文書
(13) 事務連絡 単なる事務的な連絡文書
(起案文書の名義者)
第15条 各課において作成する起案文書のうち、機構の意思決定に関わる重要なもの及び法令その他の定めるところにより理事長が行う行為に関するものについては、理事長を名義者とする。
2 前項に規定する文書のうち、次の各号に掲げるものについては、当該各号に定める者を名義者とすることができる。
(1) 機構の意思決定に関わる重要な文書のうち、国立大学法人又は国立大学法人が設置する大学が行うこととされる行為に関するもの 国立大学法人奈良国立大学機構、奈良教育大学又は奈良女子大学
(2) 機構の意思決定に関わる重要な文書のうち、理事又は事務局長が所掌する業務に関するもの 当該理事又は事務局長
(3) 法令その他の定めるところにより理事長が行う行為に関する文書のうち、定型的かつ軽易なもの 当該行為に関する事務を所掌する各課の長又は事務部長
3 各課において作成する起案文書のうち、理事が所掌する業務に関するものについては、当該理事を名義者とする。ただし、前項第二号に掲げる文書は除く。
4 各課において作成する起案文書のうち、奈良教育大学又は奈良女子大学の意思決定に関わる重要なもの及び法令その他の定めるところにより学長が行う行為に関するものについては、当該大学の学長を名義者とする。
5 前項に規定する文書のうち、次の各号に掲げるものについては、当該各号に定める者を名義者とすることができる。
(1) 大学の意思決定に関わる重要な文書のうち、大学が行うこととされる行為に関するもの 奈良教育大学又は奈良女子大学
(2) 大学の意思決定に関わる重要な文書のうち、副学長が所掌する業務に関するもの 当該副学長
(3) 法令その他の定めるところにより学長が行う行為に関する文書のうち、定型的かつ軽易なもの 当該行為に関する事務を所掌する各課の長又は事務部長
6 各課において作成する文書のうち、機構規程等の定めるところにより部局又は部局の長が行う行為に関するもの及び部局が所掌する業務に関するものについては、当該部局又は当該部局の長を名義者とする。
7 各課において作成する文書のうち、前6項に掲げる文書以外の文書については、当該課長を名義者とする。
8 前項の規定にかかわらず、各課において作成する文書のうち、学内相互間の連絡文書又は学外に向けた定型的でかつ軽易な文書については、部局名、課名又は係名を名義とすることができる。
(供閲)
第16条 次の各号に掲げる収受文書は、供閲用紙を用いるほか、適宜の方法により押印欄を設けて関係者の閲覧に供するものとする。
(1) 起案を要しない文書
(2) 起案以前に関係者の閲覧に供する必要のある文書
(合議)
第17条 起案文書の内容が他の課、係等に関係があるときは、その課、係等に合議しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、事前に関係各課、係等と協議し意見の調整ができた場合又は起案文書の内容を連絡又は写しを送付することをもって足りる場合は、合議を省略することができる。
3 起案者は合議をしようとするときは、起案文書の原議書の合議欄に合議をする相手方の職名、係名等を記入しなければならない。
4 合議は、起案課の長の承認を受けた後に行うものとする。
5 合議を要する文書で、内容の説明を要するものは、その内容を十分説明することのできるものが持ち回りで合議する等の必要な処置を講じなければならない。
(決裁及び専決)
第18条 起案文書は、名義者の決裁を受けるものとする。ただし、第15条第2項第一号に定める文書については、理事長の決裁を受けるものとし、第15条第5項第一号に定める文書については、当該大学の学長の決裁を受けるものとする。
2 部局名、課名又は係名を名義とする文書とする文書は、当該部局、課名又は係の長の決裁を受けるものとする。
3 第1項の規定に関わらず、理事長、学長、理事、その他の審議機関において意思決定された事案並びに実績等事実に関する照会回答、報告、証明に関する起案文書については、当該事務を所掌する課長、事務部長又は事務局長の決裁を受けるものとする。ただし、議事録の作成に係る起案文書は当該会議の議長の決裁を受けるものとする。
4 前3項の規定に関わらず、起案文書は、理事長が別に定めるところにより専決することができる。
(起案文書の施行日)
第19条 起案文書の施行日は、決裁の月日とする。ただし、決裁者が認めたときは起案文書の施行日を決裁の月日と異にすることができる。
(浄書及び照合)
第20条 文書の浄書及び照合は、起案者が行うものとする。
(公印の使用)
第21条 公印は、奈良国立大学機構公印規程(令和4年度機構規程第29号。以下「公印規程」という。)の定めるところにより使用しなければならない。
(文書の訂正)
第22条 公印規程に定める公印管理者及び公印管理補助者は、公印を押印する文書に誤字、脱字その他公文書として不適切なものを発見したときは、起案者に連絡して訂正させることができる。
(発送)
第23条 文書の発送は、総務担当係において行うものとする。ただし、使送による場合は、起案課において行うことができる。
2 発送する文書は、起案課において発送準備を行い、指定の発送依頼書に必要事項を記載し、総務担当係に発送を依頼するものとする。
(完結)
第24条 文書は、当該文書の案件の処理を終わったときをもって完結するものとする。
(完結文書の保存)
第25条 完結文書は、各課において事項別並びに年度別に分類し、法人文書として保存する。
(法人文書の管理)
第26条 法人文書については、奈良国立大学機構法人文書管理規程(令和4年度機構規程第32号)に定めるところにより管理する。
(雑則)
第27条 この規程に定めるもののほか、文書処理に関し必要な事項は理事長が定めるものとする。
附 則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
別表１
附 則(令和4年12月14日機構規程第123号)
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この規程は、令和4年12月14日から施行する。
附 則(令和6年10月1日機構規程第68号)
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この規程は、令和6年10月1日から施行する。