○奈良国立大学機構個人情報管理規程
| (令和4年4月1日機構規程第36号) |
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目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条－第8条)
第3章 教育研修(第9条)
第4章 職員等の責務(第10条)
第5章 個人情報の取扱い(第11条－第24条)
第6章 仮名加工情報等の取扱い(第25条－第29条)
第7章 個人データの管理(第30条－第35条)
第8章 情報システムにおける安全の確保等(第36条－第50条)
第9章 情報システム室等の安全管理(第51条・第52条)
第10章 業務の委託等(第53条)
第11章 安全確保上の問題への対応(第54条－第56条)
第12章 監査及び点検の実施(第57条－第59条)
第13章 行政機関との連携(第60条)
第14章 雑則(第61条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、奈良国立大学機構(以下「機構」という。)の保有する個人情報の管理に関し必要な事項を定める。
2 機構の保有する個人情報の管理については、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）その他関係法令等に別段の定めのあるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、次に定めるところによる。
(1) 個人情報 生存する個人に関する情報であって、次のいずれかに該当するものをいう。
イ 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項ロにおいて同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）
ロ 個人識別符号が含まれるもの
(2) 個人識別符号 次のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号。以下「政令」という。）第1条で定めるものをいう。
イ 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
ロ 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
(3) 要配慮個人情報 本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令第2条で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
(4) 本人 個人情報によって識別される特定の個人をいう。
(5) 仮名加工情報 次のイ及びロに掲げる個人情報の区分に応じて当該イ及びロに定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。
イ 第1号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
ロ 第1号ロに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
(6) 匿名加工情報 次のイ及びロに掲げる個人情報の区分に応じて当該イ及びロに定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。
イ 第1号イに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること（当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
ロ 第1号ロに該当する個人情報 当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
(7) 個人関連情報 生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。
(8) 行政機関 法第2条第8項に定めるものをいう。
(9) 独立行政法人等 法第2条第9項に定めるものをいう。
(10) 地方独立行政法人 法第2条第10項に定めるものをいう。
(11) 行政機関等 法第2条第11項に定めるものをいう。
(12) 個人情報データベース等 個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの（利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令第4条第1項で定めるものを除く。）をいう。
イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに掲げるもののほか、情報の集合物に含まれる個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
(13) 個人情報取扱事業者 個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。
イ 国の機関
ロ 地方公共団体
ハ 独立行政法人等（法別表第2に掲げる法人を除く。）
ニ 地方独立行政法人
(14) 個人データ 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
(15) 保有個人データ 開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令第5条で定めるもの以外のものをいう。
(16) 仮名加工情報データベース等 仮名加工情報を含む情報の集合物であって、特定の仮名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他当該情報の集合物に含まれる仮名加工情報を一定の規則に従って整理することにより特定の仮名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもので、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するものをいう。
(17) 個人関連情報データベース等 個人関連情報を含む情報の集合物であって、特定の個人関連情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他当該情報の集合物に含まれる個人関連情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人関連情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもので、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するものをいう。
(18) 学術研究機関等 大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。
(19) 保有個人情報 機構の役職員（派遣労働者を含む。以下「職員等」という。）が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員等が組織的に利用するものとして、機構が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。）第2条第2項に規定する法人文書（以下「法人文書」という。）に記録されているものに限る。
(20) 個人情報ファイル 保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
イ 一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
(21) 行政機関等匿名加工情報 次のイからハまでのいずれにも該当する個人情報ファイルを構成する保有個人情報の全部又は一部（これらの一部に独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律（平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。）第5条に規定する不開示情報（同条第1号に掲げる情報を除き、同条第2号ただし書に規定する情報を含む。）が含まれているときは、これらの不開示情報に該当する部分を除く。）を加工して得られる匿名加工情報をいう。
イ 法第75条第2項各号のいずれかに該当するもの又は同条第3項の規定により同条第1項に規定する個人情報ファイル簿に掲載しないこととされるものでないこと。
ロ 機構に対し、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報が記録されている法人文書の開示の請求（情報公開法第3条の規定による開示の請求をいう。）があったとしたならば、機構が次のいずれかを行うこととなるものであること。
i 当該法人文書に記録されている保有個人情報の全部又は一部を開示する旨の決定をすること。
ii 情報公開法第14条第1項又は第2項の規定により意見書の提出の機会を与えること。
ハ 機構の事務及び事業の適正かつ円滑な運営に支障のない範囲内で、法第114条第1項の基準に従い、当該個人情報ファイルを構成する保有個人情報を加工して匿名加工情報を作成することができるものであること。
(22) 行政機関等匿名加工情報ファイル 行政機関等匿名加工情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
イ 特定の行政機関等匿名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
ロ イに掲げるもののほか、情報の集合物に含まれる行政機関等匿名加工情報を一定の規則に従って整理することにより特定の行政機関等匿名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものであって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するもの
(23) 部局 次に掲げる組織をいう。
イ 奈良国立大学機構組織運営通則第13条第1項の組織
[第13条第1項]
ロ 奈良教育大学の事務部、教育学部、教育学研究科、各センター及び附属学校園
ハ 奈良女子大学組織運営規程第4章に規定する教育研究組織のうち、学部、大学院及び研究院、第5章に規定する附属学校及び附属学校部、第6章に規定する附属教育研究施設等並びに第8章に規定する事務組織をいう。ただし、研究院は、奈良女子大学研究院規程第2条に規定する各学系、事務組織は、奈良国立大学機構事務組織規程第5章において規定する事務組織
第2章 管理体制
(総括保護管理者)
第3条 機構に、総括保護管理者を置き、理事(総務・財務担当)をもって充てる。
2 総括保護管理者は、機構における個人情報の管理に関する事務を総括する。
(大学保護管理者)
第4条 機構が設置する国立大学(以下「大学」という。)に、大学保護管理者1名を置き、事務部長をもって充てる。
2 大学保護管理者は、大学における個人情報等の管理に関する事務について、総括保護管理者を補佐する。
(保護管理者)
第5条 個人情報を取り扱う各部局に、保護管理者を置き、当該部局の長をもって充てる。ただし、奈良教育大学にあっては、教員が保有する個人情報の管理については、各センター長及び各講座主任をもって充て、事務組織にあっては、各課長及び室長をもって充てる。
2 保護管理者は、各部局における個人情報を適切に管理する。個人情報を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して業務を行うものとする。
(保護担当者)
第6条 個人情報を取り扱う部局に、当該部局等の保護管理者が指定する保護担当者を一人又は複数人置くものとする。ただし、奈良教育大学にあっては、教員が保有する個人情報の管理については、各センター及び講座の教員をもって充てる。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各部局における個人情報の管理に関する事務を担当する。
(監査責任者)
第7条 機構に、監査責任者1名を置き、理事長が指名する監事をもって充てる。
2 監査責任者は、機構における個人情報の管理の状況について監査する。
(個人情報の適切な管理のための委員会)
第8条 総括保護管理者は、個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、定期に又は随時に開催するものとする。
第3章 教育研修
(教育研修)
第9条 総括保護管理者は、個人情報の取扱いに従事する機構の役職員(派遣労働者を含む。以下「職員等」という。)に対し、個人情報の取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、個人情報の適切な管理のための教育研修を実施する。
3 総括保護管理者は、個人情報を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員等に対し、個人情報の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
4 保護管理者は、当該部局の職員等に対し、個人情報の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第4章 職員等の責務
(職員等の責務)
第10条 職員等は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、大学保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人情報を取り扱わなければならない。
2 職員等（その職にあった者を含む。）は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
第5章 個人情報の取扱い
(利用目的の特定)
第11条 職員等は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的（以下「利用目的」という。）をできる限り特定しなければならない。
2 職員等は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第12条 職員等は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人情報を学術研究の用に供する目的（以下「学術研究目的」という。）で取り扱う必要があるとき（当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(不適正な利用の禁止)
第13条 職員等は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第14条 職員等は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6) 学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき（当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（機構と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
(7) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報の保護に関する法律施行規則（平成28年個人情報保護委員会規則第3号。以下「施行規則」という。）第6条に定める者により公開されている場合
(8) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令第9条に定める場合
(取得に際しての利用目的の通知等)
第15条 職員等は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 職員等は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 職員等は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより機構の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第16条 職員等は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(安全管理措置)
第17条 保護管理者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(職員の監督)
第18条 保護管理者は、職員等に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員等に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(第三者提供の制限)
第19条 職員等は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき（個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
(6) 当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき（当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）（機構と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。）。
(7) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）。
2 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
3 職員等は、前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
(外国にある第三者への提供の制限)
第20条 職員等は、外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条及び第23条第1項第2号において同じ。）（個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会が定めるものを除く。以下この条及び同号において同じ。）にある第三者（個人データの取扱いについて機構が講ずべきこととされている措置に相当する措置（第3項において「相当措置」という。）を継続的に講ずるために必要なものとして施行規則第16条に定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに同号において同じ。）に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。
2 職員等は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、施行規則第17条に定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3 保護管理者は、個人データを外国にある第三者（第1項に規定する体制を整備している者に限る。）に提供した場合には、施行規則第18条に定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第21条 職員等は、個人データを第三者（第2条第1項第13号イからニまでに掲げる者を除く。以下この条及び次条（第23条第3項において読み替えて準用する場合を含む。）において同じ。）に提供したときは、施行規則第19条に定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の同規則第20条に定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第19条第1項各号又は第2項各号のいずれか（前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第19条第1項各号のいずれか）に該当する場合は、この限りでない。
2 保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から原則として3年間（施行規則第21条第1項第1号又は第2号に掲げる場合にあっては、当該各号に定める期間）保存しなければならない。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第22条 職員等は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、施行規則第22条に定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第19条第1項各号又は第2項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 職員等は、前項の規定による確認を行ったときは、施行規則第23条に定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他同規則第24条に定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3 保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から原則として3年間（施行規則第25条第1項第1号又は第2号に掲げる場合にあっては、当該各号に定める期間）保存しなければならない。
(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第23条 職員等は、第三者が個人関連情報（個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。）を個人データとして取得することが想定されるときは、第19条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ施行規則第26条に定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1) 当該第三者が機構から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、施行規則第17条に定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
2 第20条第3項の規定は、前項の規定により個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。
[第20条第3項]
3 前条第2項及び第3項の規定は、第1項の規定により確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。
(機構における個人情報の取扱いに関する苦情処理)
第24条 機構は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。
2 機構は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備に努めなければならない。
第6章 仮名加工情報等の取扱い
(仮名加工情報の作成等)
第25条 職員等は、仮名加工情報（仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下この章において同じ。）を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして次に掲げる基準に従い、個人情報を加工しなければならない。
(1) 個人情報に含まれる特定の個人を識別することができる記述等の全部又は一部を削除すること（当該全部又は一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
(2) 個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること（当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
(3) 個人情報に含まれる不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある記述等を削除すること（当該記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。）。
2 保護管理者は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等（仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。）を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして、施行規則第32条に定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
3 職員等は、第12条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第11条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報（個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。）を取り扱ってはならない。
4 仮名加工情報についての第15条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。
[第15条]
5 職員等は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第16条の規定は、適用しない。
[第16条]
6 職員等は、第19条第1項及び第20条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第19条第2項中「前項」とあるのは「第25条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第3項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第21条第1項ただし書中「第19条第1項各号又は第2項各号のいずれか（前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第19条第1項各号のいずれか）」とあり、及び第22条第1項ただし書中「第19条第1項各号又は第2項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第19条第2項各号のいずれか」とする。
[第19条第1項] [第20条第1項] [第19条第2項] [第25条第6項] [第21条第1項] [第19条第1項各号] [第2項各号] [第22条第1項] [第19条第1項各号] [第2項各号] [第19条第2項各号]
7 職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
8 職員等は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律（平成14年法律第99号）第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法（電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって施行規則第33条に定めるものをいう。）を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
9 仮名加工情報及び仮名加工情報である個人データについては、第11条第2項及び第56条の規定は適用しない。
(仮名加工情報の第三者提供の制限等)
第26条 職員等は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報（個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。）を第三者に提供してはならない。
2 第19条第2項及び第3項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第2項中「前項」とあるのは「第26条第1項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第3項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。
3 第17条、第18条、第24条並びに前条第7項及び第8項の規定は、仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、第17条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。
(匿名加工情報の取扱いに係る義務)
第27条 職員等は、匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同じ。）を第三者に提供するときは、法令に基づく場合を除き、施行規則第66条に定めるところにより、あらかじめ、第三者に提供される匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目及びその提供の方法について公表するとともに、当該第三者に対して、当該提供に係る情報が匿名加工情報である旨を明示しなければならない。
2 職員等は、匿名加工情報を取り扱うに当たっては、法令に基づく場合を除き、当該匿名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該個人情報から削除された記述等若しくは個人識別符号若しくは法43条第1項の規定により行われた加工の方法に関する情報を取得し、又は当該匿名加工情報を他の情報と照合してはならない。
3 保護管理者は、匿名加工情報の漏えいを防止するために必要なものとして次に掲げる基準に従い、匿名加工情報の適切な管理のために必要な措置を講じなければならない。
(1) 匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報を除く。以下この条において同じ。）を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。
(2) 匿名加工情報の取扱いに当たっては、この規程に従って匿名加工情報を適切に取り扱うとともに、その取扱いの状況について評価を行い、その結果に基づき改善を図るために必要な措置を講ずること。
(3) 匿名加工情報を取り扱う正当な権限を有しない者による匿名加工情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。
4 前2項の規定は、機構から匿名加工情報の取扱いの委託（二以上の段階にわたる委託を含む。）を受けた者が受託した業務を行う場合について準用する。
(行政機関等匿名加工情報の作成及び提供等)
第28条 機構は、法107条第1項の規定に基づき、行政機関等匿名加工情報（行政機関等匿名加工情報ファイルを構成するものに限る。以下同じ。）を作成することができる。
2 職員等は、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、行政機関等匿名加工情報を提供してはならない。
(1) 法令に基づく場合（この規定に従う場合を含む。）
(2) 保有個人情報を利用目的のために第三者に提供することができる場合において、当該保有個人情報を加工して作成した行政機関等匿名加工情報を当該第三者に提供するとき。
3 職員等は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報（行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号をいう。）を自ら利用し、又は提供してはならない。
(行政機関等匿名加工情報等の従事者の義務)
第29条 職員等（これらの職にあった者を含む。）は、その業務に関して知り得た行政機関等匿名加工情報、行政機関等匿名加工情報の作成に用いた保有個人情報から削除した記述等及び個人識別符号並びに加工の方法に関する情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
第7章 個人データの管理
(アクセス制限)
第30条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容 (個人識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度等を考慮する。以下同じ。)に応じて、当該個人データにアクセスする権限(以下「アクセス権限」という。)を有する職員等の範囲と権限の内容を、その利用目的を達成するために必要最小限の範囲に限るものとする。
2 アクセス権限を有しない職員等は、個人データにアクセスしてはならない。
3 職員等は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第31条 保護管理者は、職員等が業務上の目的で個人データを取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については当該個人データの秘匿性等その内容に応じて当該行為を行うことができる場合を限定し、職員等は保護管理者の指示に従い行わなければならない。
(1) 個人データの複製
(2) 個人データの送信
(3) 個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第32条 職員等は、個人データの内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第33条 職員等は、保護管理者の指示に従い、個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第34条 職員等は、個人データが記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。
(個人データの取扱状況の記録)
第35条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該個人データの利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
第8章 情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第36条 保護管理者は、個人データ(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第44条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第37条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該個人データへのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第38条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該個人データへの不適切なアクセスの監視のため、個人データを含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該機能の定期的確認等の必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第39条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第40条 保護管理者は、個人データを取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第41条 保護管理者は、不正プログラムによる個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止のため、ソフトウェアに関して公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置 (導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。) を講ずるものとする。
(情報システムにおける個人データの処理)
第42条 職員等は、個人データについて、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去する。
2 前項の場合において、保護管理者は、当該個人情報の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認する。
(暗号化)
第43条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2 職員等は、前項の措置を踏まえ、その処理する個人データについて、当該個人データの秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(入力情報の照合等)
第44条 職員等は、情報システムで取り扱う個人データの重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該個人データの内容の確認、既存の個人データとの照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第45条 保護管理者は、個人データの重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第46条 保護管理者は、個人データに係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第47条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第48条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2 職員等は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第49条 職員等は、端末の使用に当たっては、個人データが第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第50条 保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずることに努める。
第9章 情報システム室等の安全管理
(入退管理)
第51条 保護管理者は、個人データを取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員等の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずる。個人データを記録する媒体を保管するための施設を設けている場合において、必要があると認めるときも同様の措置を講ずる。
2 保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退の管理について、必要があると認めるときは、立入りに係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(情報システム室等の管理)
第52条 保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずる。
2 保護管理者は、災害等に備え、情報システム室等に、耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずる。
第10章 業務の委託等
(業務の委託等)
第53条 個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるとともに、契約書に、次に掲げる事項を明記し、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合を含む。以下この号及び第3項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他の必要な事項
2 個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認する。
3 委託先において、個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
4 個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
5 個人データを提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、個人データの秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずる。
第11章 安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第54条 個人データの漏えい等安全確保の上で問題となる事案又は問題となる事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員等は、直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告しなければならない。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講じなければならない。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜く等、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員等に行わせることを含む。)ものとする。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、大学保護管理者に報告しなければならない。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、大学保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4 大学保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに総括保護管理者に報告するものとする。
5 総括保護管理者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに理事長に報告するものとする。
6 総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、事案の内容、経緯、被害状況等について、文部科学省に対し、速やかに情報提供を行う。
7 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じなければならない。
(公表等)
第55条 総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る個人データの本人への対応等の措置を講ずるものとする。
(漏えい等の報告等)
第56条 機構において取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして施行規則第7条第1項各号に定めるものが生じたときは、同規則第8条に定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、機構が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、同規則第9条に定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
2 前項に規定する場合(同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。)には、機構は、本人に対し、施行規則第10条で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
第12章 監査及び点検の実施
(監査)
第57条 監査責任者は、保有個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告する。
(点検)
第58条 保護管理者は、各部局における保有個人情報の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第59条 総括保護管理者、大学保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
第13章 行政機関との連携
(連携)
第60条 機構は、「個人情報の保護に関する基本方針」(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、その保有する個人情報の適切な管理を行う。
第14章 雑則
(雑則)
第61条 この規程に定めるもののほか、機構が保有する個人情報の管理について必要な事項は、理事長が別に定める。
附 則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附 則(令和4年10月28日機構規程第112号)
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この規程は、令和4年10月28日から施行し、令和4年4月1日から適用する。