○奈良国立大学機構に勤務する職員の健康情報等に関する取扱規程
| (令和4年4月1日機構規程第67号) |
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(目的)
第1条 この規程は、労働安全衛生法(昭和47年法律第57号。以下「安衛法」という。)第104条第2項及び奈良国立大学機構安全衛生管理規程(令和4年度機構規程第68号。以下「安全衛生管理規程」という。)第47条第2項の規定に基づき、奈良国立大学機構(以下「機構」という。)に勤務する職員の心身の状態に関する情報(以下「健康情報等」という。)について、適切かつ有効に取り扱うことを目的として定めるものである。
(適用範囲)
第2条 この規程は、次の各号に掲げる機構の職員(以下「職員」という。)に適用する。
(1) 常時勤務する職員
(2) 1週あたりの勤務時間が20時間以上の職員
(3) 前二号以外の職員で次条各号に掲げる健康情報等を提供した職員
(健康情報等)
第3条 この規程に規定する健康情報等は、次の各号に掲げるものをいう。
(1) 安衛法、労働安全衛生法施行令(昭和47年政令第318号)、労働安全衛生規則(昭和47年労働省令第32号)その他の法令(以下「安衛法等」という。)に基づき、機構が直接取り扱うこととされており、安衛法等に定める義務を履行するために、機構が必ず取り扱わなければならない次に掲げる情報
イ 健康診断の受診・未受診の情報
ロ 長時間労働者による面接指導の申出の有無
ハ ストレスチェックの結果、高ストレスと判定された者による面接指導の申出の有無
ニ 健康診断の事後措置について医師から聴取した意見
ホ 長時間労働者に対する面接指導の事後指導について医師から聴取した意見
ヘ ストレスチェックの結果、高ストレスと判定された者に対する面接指導の事後措置について医師から聴取した意見
(2) 安衛法等に基づき、機構が職員本人の同意を得ずに収集することが可能な次に掲げる情報
イ 健康診断の結果(法定の項目)
ロ 健康診断の再検査の結果(法定の項目と同一のものに限る。)
ハ 長時間労働者に対する面接指導の結果
ニ ストレスチェックの結果、高ストレスと判定された者に対する面接指導の結果
(3) 安衛法等において、機構が直接取り扱うことについて規定されていないため、あらかじめ職員本人の同意を得ることが必要な次に掲げる情報
イ 健康診断の結果(法定外項目)
ロ 保健指導の結果
ハ 健康診断の再検査の結果(法定の項目と同一のものを除く。)
ニ 健康診断の精密検査の結果
ホ 健康相談の結果
ヘ がん検診の結果
ト 職場復帰のための面接指導の結果
チ 治療と仕事の両立支援等のための医師の意見書
リ 通院状況等疾病管理のための情報
(健康情報等の取扱い)
第4条 健康情報等の取扱いとは、健康情報等の収集、保管、使用(閲覧、複製、加工、及び第三者への提供を含む。)、廃棄までの一連の処理をいう。
2 健康情報等は、健康確保措置の実施又は安全配慮義務の履行のために適切に取り扱われるべきものであり、機構は利用目的の達成に必要な範囲を超えて、健康情報等を取り扱ってはならない。
3 健康情報等を取り扱う者は、あらかじめ職員本人の同意を得ることなく、前項で定めた利用目的の達成に必要な範囲を越えて、健康情報等を取り扱ってはならない。ただし、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第18条第3項各号に該当する場合を除く。
(健康情報等を取り扱う者及び取り扱う健康情報等の範囲)
第5条 機構に、健康情報等を取り扱う者を置き、別表1のとおり区分する。
[別表1]
2 機構に、健康情報等を取り扱う責任者(以下「責任者」という。)を置き、理事長をもって充てる。
3 取扱管理者は、安衛法等に定める義務を履行するため、安衛法等に基づき、健康情報等を直接に取り扱う。
4 取扱担当者は、職員への支援及び助言を行うため、安衛法等に基づき、健康情報等を直接に取り扱う。
5 所属長は、所属する職員への支援及び助言を行うために必要な、取扱担当者から受領した健康情報等を取り扱う。
6 取扱担当者が取扱管理者又は所属長へ健康情報等を提示するときは、対象となる職員本人の同意を得なければならない。
7 取扱担当者が取扱管理者又は所属長へ健康情報等を提示するときは、必要に応じて健康情報等の一部を抽出又は削除を行うなど、取り扱う健康情報等の加工を行うことができる。
8 健康情報等を取り扱う者が第3項から前項までに定めた範囲を越えて健康情報等を取り扱う場合は、責任者の承認を得るとともに、職員本人の同意を得るものとする。
9 健康情報等を取り扱う者は、職務上知ることのできた秘密、個人情報又は特定個人情報等を正当な理由なく漏らしてはならない。その職を退いた後も同様とする。
(健康情報等を取り扱う目的等の通知方法及び本人同意の取得方法)
第6条 責任者は、健康情報等を取り扱う場合には、あらかじめその利用目的及び取扱方法を職員本人に通知又は公表するものとする。健康情報等の収集時において、その利用目的等を通知又は公表していない場合にあっては、速やかにその利用目的等を職員本人に通知するものとする。
2 健康情報等の分類に応じた職員本人の同意取得については、次の各号に掲げるとおり定める。
(1) 第3条第1号及び第2号に定める健康情報等は、職員本人の同意を得ずに収集することができる。
(2) 第3条第3号に定める健康情報等は、職員本人の同意を得て収集することができる。
[第3条第3号]
3 前項第二号に定める職員本人の同意は、書面又は口頭により得るものとする。ただし、職員本人から自発的に健康情報等の提供があった場合には、同意があったものとみなす。
4 取得された健康情報等が個人情報保護法第18条第3項各号に該当する場合は、職員本人の同意取得は必要としない。
(健康情報等の適正管理の方法)
第7条 責任者は、収集・保管した健康情報等を、その利用目的の達成に必要な範囲において、正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
2 健康情報等の漏えい、滅失、改ざん等を防止するため、次の各号に掲げる適切な措置を講じなければならない。
(1) 責任者は、健康情報等があらかじめ定められた方法に従って取り扱われていることを確認すること。
(2) 健康情報等を取り扱う者以外の者が健康情報等を取り扱う必要が生じた際には、利用目的等を添えて責任者の承認を得るとともに、職員本人の同意を得ること。
(3) 健康情報等を取り扱う者は、健康情報等を含む文書(電磁的方式で作られた記録を含む。)について、個人情報保護法に準じて、保管されている健康情報等が第三者に閲覧されることのないよう、責任をもって管理すること。
(4) 責任者は、健康情報等のうち、体系化され、検索可能な個人データに当たるものを扱う情報システムに関して、アクセス制限、アクセス記録の保存、パスワード管理、外部からの不正アクセスの防止等により、情報の漏えい等の防止の措置を講ずること。
3 健康情報等を取り扱う者が取得した健康情報等は、奈良国立大学機構法人文書管理規程(令和4年度機構規程第32号)に基づき保管又は破棄しなければならない。
4 責任者は、健康情報等の取扱いについて、外部事業者へ委託する場合は、委託先において当該健康情報等の安全管理措置が適切に講じられるよう、委託先に対して必要かつ適切な助言・指導を行うものとする。
(健康情報等の開示、訂正及び利用停止)
第8条 職員は、機構が保管する健康情報等について、情報の開示、訂正(追加又は削除を含む。)及び利用停止(削除又は提供の停止を含む。)(以下「情報開示等」という。)を求めることができる。
2 前項で定める情報開示等に関しては、奈良国立大学機構保有個人情報開示等取扱規程(令和4年度機構規程第37号)の定めによるものとする。
3 職員からの情報開示等に対応する職員は、それらの職務を通じて知り得た職員の秘密(職員の健康情報等)を第三者に漏らしてはならない。
(健康情報等を第三者に提供する場合の取扱い)
第9条 健康情報等を取り扱う者は、個人情報保護法第27条第1項各号に該当する場合を除き、あらかじめ職員本人の同意を得ることなく、健康情報等を第三者へ提供してはならない。ただし、次の各号に掲げる事業等において必要に応じて提供する場合は、第三者への提供に該当しない。
(1) 健康保険組合等と共同して健康診断や保健事業を実施する場合
(2) 健康情報等の取扱い(データ入力、分析等)を委託して事業を実施する場合
(3) 法人の統合その他の事由により事業の承継に伴って情報を提供する場合
(事業承継、組織変更に伴う健康情報等の引継ぎに関する事項)
第10条 責任者は、法人の統合等により他の事業者と事業を承継することに伴って健康情報等を取得又は提供する場合、安全管理措置を講じた上で、適正な管理の下、情報を引き継がなければならない。
(取扱規程の周知方法)
第11条 この規程の周知にあたっては、規程を配布又は機構ホームページに掲載することにより、適用対象となる全ての職員に周知するものとする。
(事務)
第12条 この規程の事務は、機構人事課が処理するものとする。
(雑則)
第13条 この規程の改正にあたっては、安全衛生管理規程第17条に定める安全衛生統括委員会の議を経るものとする。
附 則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
別表1(第5条関係)
| 区分 | 健康情報等を取り扱う者 |
| 取扱管理者
(人事労務に関して直接の権限を持つ監督的地位にある者) | 理事長、大学総括理事、総括安全衛生管理者、事務局長、事務部長、人事課長 |
| 取扱担当者
(産業保健業務従事者、及び人事労務部門の事務担当者) | 産業医、看護師、保健師、衛生管理者、人事労務担当部門の事務担当者(人事労務部門の長を除く。)、その他理事長が指名する者 |
| 所属長 | 部局の長(取扱管理者に該当する者を除く。) |