○奈良国立大学機構における職員の旧姓及び通称の使用等に関する取扱要項
(令和5年3月24日機構要項等)
(目的)
第1条　この要項は、奈良国立大学機構（以下「機構」という。）における職員の旧姓及び通称の使用等に関し、必要な事項を定める。
(定義)
第2条　この要項において、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　旧姓　婚姻等により戸籍上の氏を改める前の戸籍上の氏をいう。
(2)　通称　戸籍上の氏名（以下「本名」という。）に代えて本名以外の呼称で本名に代わるものとして広く通用しているもの（旧姓を除く。）をいう。
(旧姓・通称を使用できる場合)
第3条　旧姓・通称は、次の各号のいずれかに該当する場合に使用できるものとする。
(1)　婚姻等により戸籍上の姓を変更した職員が旧姓を使用する場合
(2)　本名を使用することで本人に不利益が生ずる理由がある、自認する性に基づく通称の使用を希望する等、理事長が必要と認める場合
(旧姓・通称を使用できる文書等)
第4条　旧姓・通称は、職場での呼称、座席表、職員名簿、電話番号表、原稿執筆、人事異動通知書、出勤簿、休暇簿、諸手当の届出等の文書等に使用することができる。ただし、別表１に掲げる文書については旧姓・通称を使用することができない。
[別表１]
2　旧姓・通称の使用の申出等があった場合は、原則として、旧姓・通称のみの使用を認めるが、文書の性質上戸籍上の氏と旧姓・通称を併記することが必要な文書及び併記した方が事務処理上効率的である別表２に掲げる文書については、戸籍上の氏と旧姓・通称を併記するものとする。
[別表２]
(旧姓使用届出手続き)
第5条　旧姓使用を希望する職員は、「改姓・旧姓使用届出書」を所属部局を通じて機構人事課（以下「人事課」という。）に提出するものとする。
2　人事課は戸籍上の氏と旧姓について当該職員の同一性を確認のうえ当該届出書を受理する。
3　当該職員は当該届出書が受理された日をもって、旧姓を使用する。
(旧姓使用中止手続き)
第6条　旧姓使用を中止したい職員は、「旧姓使用中止届」を所属部局を通じて人事課に提出するものとする。
2　当該職員は、旧姓使用中止届を提出した日をもって、戸籍上の氏を使用する。
(通称使用申出手続き)
第7条　通称使用を希望する職員は、「通称使用申出書」を所属する部局等の長（以下「所属長」という。）を経て理事長に提出するものとする。
2　所属長は、前項の規定により申出がされた通称が広く通用している客観的事実及び業務上の有益性について確認する。
3　前項の場合において、所属長は、当該職員に対し確認に必要な書類の提出を求めることができる。
4　理事長は、第1項の規定により申出がされた通称が第3条第1項第2号に該当すると認める場合には当該職員の通称の使用を許可するものとする。
[第3条第1項第2号]
5　当該職員は、前項により理事長が通称の使用を許可した日をもって通称を使用する。
(通称使用中止手続き)
第8条　通称使用を中止したい職員は、「通称使用中止届」を所属部局を通じて人事課に提出するものとする。
2　当該職員は、通称使用中止届を提出した日をもって、戸籍上の氏を使用する。
(旧姓・通称使用に関する記録)
第9条　旧姓・通称使用に関する必要事項は、人事記録に記載するものとする。
(周知等)
第10条　旧姓・通称を使用又は使用を中止する職員が、学内への周知を図ることを希望する場合は、適切な方法で周知を図るものとする。
(非常勤講師等の取扱い)
第11条　非常勤講師、客員教員、招へい教員等については、第5条から第8条の規定に関わらず、履歴書等の提出をもって申出等に代えることができるものとする。
[第5条] [第8条]
附　則
1　この要項は、令和5年3月24日から施行する。
2　この要項の施行日の前日から引き続き旧姓・通称の使用を認められている職員は、この要項により旧姓・通称の使用の申出等を許可等されたものとみなす。
3　「奈良教育大学における旧姓使用の取扱い及び手続きについて（平成27年8月1日）」「奈良女子大学における職員の旧姓使用の取扱い及び手続き等について（平成13年12月5日学長決定）」は廃止する。
別表１(旧姓及び通称の使用ができない文書)
１　国の機関の所管する制度等により、戸籍上の氏名を使用することとされているもの
　１）税金関係文書（源泉徴収票、扶養控除申告書、保険料控除申告書兼配偶者特別控除申告書等）
　２）共済事業関係文書（組合員証、被扶養者申告書兼扶養親族届、各種給付金請求書、各種福祉事業申込書等）
　３）財形貯蓄関係文書
　４）事件訴訟関係文書
　５）保険関係文書（生命保険、厚生年金、健康保険等の社会保険、雇用保険、労災保険等）
２　その他旧姓及び通称使用を行うことが困難であると判断するもの
　１）給与関係書類（人事システムを通じて氏名が印字される文書等）
別表２(戸籍上の氏と旧姓又は通称を併記する文書)
１　戸籍上の氏及び旧姓又は通称を併記することが必要な文書
　１）人事記録
２　戸籍上の氏及び旧姓又は通称を併記した方が事務処理上効率的である文書
　１）育児休業関係文書
　２）給与振込申出（変更申出）書
　３）銀行振込依頼書
　４）諸手当に係る認定簿及び受給者台帳