奈良国立大学機構保有個人情報開示等取扱規程

○奈良国立大学機構保有個人情報開示等取扱規程

(令和4年4月1日機構規程第37号)

改正	令和4年10月28日機構規程第113号

第1章　総則(第1条・第2条)

第2章　開示(第3条－第9条)

第3章　訂正(第10条－第15条)

第4章　利用停止(第16条－第19条)

第5章　審査請求(第20条－第24条)

附則

第1章　総則

第1条　奈良国立大学機構(以下「機構」という。)における保有個人情報の開示、訂正及び利用停止並びに異議申立てに関し必要な事項については、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）その他関係法令の定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2条　この規程に、次の各号に掲げる用語の定義は、当該各号に定めるところによる。

(1)　部局　次に定める組織をいう。

イ　奈良国立大学機構組織運営通則第13条第1項の組織

[第13条第1項]

ロ　奈良教育大学の事務部、教育学部、教育学研究科、各センター及び附属学校園

ハ　奈良女子大学組織運営規程第4章に規定する教育研究組織のうち、学部、大学院及び研究院、第5章に規定する附属学校及び附属学校部、第6章に規定する附属教育研究施設等並びに第8章に規定する事務組織をいう。ただし、研究院は、奈良女子大学研究院規程第2条に規定する各学系、事務組織は、奈良国立大学機構事務組織規程第5章において規定する事務組織

[奈良女子大学組織運営規程第4章] [第5章] [奈良女子大学研究院規程第2条] [奈良国立大学機構事務組織規程第5章]

(2)　個人情報　法第2条第1項に規定する個人情報をいう。

(3)　保有個人情報　法第60条に規定する保有個人情報をいう。

(4)　本人　法第2条第4項に規定する個人情報によって識別される特定の個人をいう。

第2章　開示

(開示の請求)

第3条　理事長に対し、自己を本人とする保有個人情報の開示を請求する者(以下「開示請求者」という。)は、個人情報保護担当窓口において、又は郵送により、保有個人情報開示請求書(別記様式1－1号(特定個人情報に係る請求の場合には、別記様式第1－2号))を提出し、当該開示の請求に係る手数料を納入する。この場合において、開示請求者は、別に定めるところにより、当該開示請求に係る保有個人情報の本人であること又は本人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示し、又は提出しなければならない。

2　前項の規定によりその本人の委任による代理人が請求する場合にあっては、委任状(別記様式第1－3号（特定個人情報に係る請求の場合には、別記様式第1-4号）)を併せて提出しなければならない。

3　理事長は、第1項により提出された開示請求書に形式上の不備があるときは、開示請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。理事長は、必要な場合、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

4　第1項の手数料及びその納入方法は、別に定める。

5　理事長は、特定個人情報の開示請求の際に、開示請求者より別記様式第2－1号により開示実施手数料の免除の申し出があった場合で、経済的困難その他特別の理由があると認めるときは、前項の規定にかかわらず、当該開示請求に係る必要な手数料を免除することができる。この場合において、必要に応じて情報公開・個人情報保護委員会の意見を求めるものとする。

6　理事長は、開示実施手数料の免除について決定をしたときは、別記様式第2－2号又は別記様式第2－3号により、当該開示請求者に通知するものとする。

(部局への照会)

第4条　理事長は、前条第1項の規定により開示請求があった場合又は法第85条の規定により行政機関の長及び独立行政法人等（以下「行政機関の長等」という。）から事案が移送された場合は、当該開示請求に係る保有個人情報を特定するため、部局の長に照会を行う。

(開示請求に対する措置)

第5条　理事長は、前条の規定により特定された保有個人情報について、法第78条及び第79条の規定に基づき、その全部又はその一部を開示するときは、開示請求者に対し、保有個人情報開示決定通知書(別記様式第3号)により通知する。

2　理事長は、当該保有個人情報の全部を開示しないとき(法第81条の規定により当該開示請求を拒否するとき及び当該保有個人情報を保有していないときを含む。)は、開示請求者に対し、保有個人情報不開示決定通知書(別記様式第4号)により通知する。

3　前2項の規定による開示又は不開示の決定(以下「開示決定等」という。)の審査は、法第78条、第80条及び第81条の規定並びに奈良国立大学機構の保有する個人情報の開示決定等に係る審査基準(令和4年度機構基準第2号)の規定に基づき、奈良国立大学機構情報公開・個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)が行うものとする。

[奈良国立大学機構の保有する個人情報の開示決定等に係る審査基準(令和4年度機構基準第2号)]

(開示決定等の期限)

第6条　開示決定等は、開示請求があった日から30日以内に行う。ただし、第3条第3項の規定により補正を求めた場合、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

[第3条第3項]

2　前項の規定にかかわらず、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、理事長は、開示請求者に対し、遅滞なく、開示決定等期限の延長通知書(別記様式第5号)により通知する。

3　開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合は、前2項の規定にかかわらず、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等を行うことができる。この場合において、理事長は、第1項に規定する期間内に、開示請求者に対し、開示決定等期限の特例延長通知書(別記様式第6号)により通知する。

(事案の移送)

第7条　理事長は、開示請求に係る保有個人情報が行政機関の長等から提供されたものであるとき、その他他の行政機関の長等において開示決定等をすることについて正当な理由があるときは、当該行政機関の長等と協議の上、当該行政機関の長等に対し、開示請求事案移送書(別記様式第7－1号(特定個人情報に係る請求の場合には別記様式第7－2号))により事案の移送を行うことができる。この場合においては、理事長は、開示請求者に対し、事案を移送した旨を開示請求移送通知書(別記様式第8号)により通知しなければならない。

2　移送を受けた行政機関の長等が第5条第1項の決定(以下「開示決定」という。)をし、開示の実施をするときは、機構は、当該開示の実施に必要な協力をしなければならない。

[第5条第1項]

(第三者に対する意見書提出機会の付与)

第8条　理事長は、開示請求に係る保有個人情報に、国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外の者(以下「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、開示決定等をするに当たり、当該情報に係る第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容等について、第三者意見書提出機会付与書(別記様式第9－1号)により、意見書を提出する機会を与えることができる。

2　理事長は、前項によるもののほか、次の各号のいずれかに該当するときは、開示決定等に先立ち、当該第三者に対し、開示請求に係る当該第三者に関する情報の内容等について、第三者意見書提出通知書(別記様式第9－2号)により通知し、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

(1)　第三者に関する情報が記録されている保有個人情報を開示しようとする場合であって、当該第三者に関する情報が法第78条第二号ロ又は同条第三号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。

(2)　第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を法第80条の規定により開示しようとするとき。

3　理事長は、前2項により意見書の提出の機会を与えられた第三者が、当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した保有個人情報の開示決定等に関する意見書(別記様式第10号。以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、開示を決定するときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、理事長は、開示決定後直ちに、反対意見書を提出した第三者に対し、反対意見書に係る開示決定通知書(別記様式第11号)により通知しなければならない。

(開示の実施等)

第9条　開示請求に係る保有個人情報の開示は、別に定める方法により行う。

2　開示決定に基づき保有個人情報の開示を受ける者は、開示決定の通知があった日から30日以内に、その求める開示の実施の方法等を保有個人情報の開示の実施方法等申出書(別記様式第12号)により申し出なければならない。

第3章　訂正

(訂正の請求)

第10条　前条の規定により開示を受けた保有個人情報又は第7条第2項の規定に基づき機構から事案を移送した行政機関の長が開示の実施をした保有個人情報について、理事長に対し、訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を請求する者(以下「訂正請求者」という。)は、当該保有個人情報の開示を受けた日から90日以内に個人情報保護担当窓口において、又は郵送により、保有個人情報訂正請求書(別記様式第13－1号(特定個人情報に係る請求の場合には別記様式第13－2号))を提出する。この場合、訂正請求者は、別に定めるところにより、当該訂正請求に係る保有個人情報の本人であること又は本人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示し、又は提出しなければならない。

[第7条第2項]

2　前項の規定により訂正をその本人の委任による代理人が請求する場合にあっては、委任状(別記様式第13－3号(特定個人情報に係る請求の場合には、別記様式第13－4号))を併せて提出しなければならない。

3　理事長は、第1項により提出された訂正請求書に形式上の不備があるときは、訂正請求書に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

(部局への照会)

第11条　理事長は、前条第1項の規定により訂正請求があった場合又は法第96条の規定により行政機関の長等から事案が移送された場合は、当該訂正請求に係る保有個人情報について、部局の長に照会を行う。

(訂正請求に対する措置)

第12条　理事長は、当該保有個人情報の訂正をするときは、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正決定通知書(別記様式第14号)により通知する。

2　理事長は、当該保有個人情報の訂正をしないときは、訂正請求者に対し、保有個人情報不訂正決定通知書(別記様式第15号)により通知する。

3　前2項の決定(以下「訂正決定等」という。)の審査は、委員会が行うものとする。

(訂正決定等の期限)

第13条　訂正決定等は、訂正請求があった日から30日以内に行う。ただし、第10条第3項の規定により補正を求めた場合、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

[第10条第3項]

2　前項の規定にかかわらず、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、理事長は、訂正請求者に対し、遅滞なく、訂正決定等期限の延長通知書(別記様式第16号)により通知する。

3　訂正決定等に特に長期間を要すると認められるときは、前2項の規定にかかわらず、相当の期間内に訂正決定等を行うことができる。この場合において、理事長は、第1項に規定する期間内に、訂正請求者に対し、訂正決定等期限の特例延長通知書(別記様式第17号)により通知する。

(事案の移送)

第14条　理事長は、訂正請求に係る保有個人情報が法第85条第3項の規定に基づく開示に係るものであるとき、その他行政機関の長等において訂正決定等をすることについて正当な理由があるときは、当該行政機関の長等との協議の上、当該行政機関の長等に対し、訂正請求事案移送書(別記様式第18－1号(特定個人情報に係る請求の場合には別記様式第18－2号))により事案の移送を行う。この場合においては、理事長は、訂正請求者に対し、事案を移送した旨を訂正請求事案移送通知書(別記様式第19号)により通知しなければならない。

2　前項の場合において、移送を受けた行政機関の長等が第12条第1項の決定(以下「訂正決定」という。)をしたときは、機構は、当該訂正決定に基づき訂正の実施をしなければならない。

[第12条第1項]

(保有個人情報の提供先への通知)

第15条　理事長は、訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、保有個人情報提供先への訂正実施通知書(別記様式第20号)により通知する。

第4章　利用停止

(利用停止の請求)

第16条　第9条の規定により開示を受けた保有個人情報又は第7条第2項に基づき機構から事案を移送した行政機関の長が開示の実施をした保有個人情報について、理事長に対し、法第98条の規定に基づき、利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)の措置を請求する者(以下「利用停止請求者」という。)は、当該保有個人情報の開示を受けた日から90日以内に個人情報保護担当窓口において、又は郵送により、保有個人情報利用停止請求書(別記様式第21－1号(特定個人情報に係る請求の場合には、別記様式第21－2号))を提出する。この場合、利用停止請求者は、別に定めるところにより、当該利用停止請求に係る保有個人情報の本人であること又は本人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示し、又は提出しなければならない。

[第9条] [第7条第2項]

2　前項の規定により利用停止をその本人の委任による代理人が請求する場合にあっては、委任状(別記様式第21－3号(特定個人情報に係る請求の場合には、又は別記様式第21－4号)を併せて提出しなければならない。

3　理事長は、第1項により提出された利用停止請求書に形式上の不備があるときは、利用停止請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。

(部局への照会)

第17条　理事長は、前条第1項の規定により利用停止請求があった場合は、当該保有個人情報の利用停止請求について、部局の長に照会を行う。

(利用停止請求に対する措置)

第18条　理事長は、当該保有個人情報の利用停止をするときは、利用停止請求者に対し、保有個人情報利用停止決定通知書(別記様式第22号)により通知する。

2　理事長は、当該保有個人情報の利用停止をしないときは、利用停止請求者に対し、保有個人情報利用不停止決定通知書(別記様式第23号)により通知する。

3　前2項の決定(以下「利用停止決定等」という。)の審査は、委員会が行うものとする。

(利用停止決定等の期限)

第19条　利用停止決定等は、利用停止請求があった日から30日以内に行う。ただし、第16条第3項の規定により補正を求めた場合、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。

[第16条第3項]

2　前項の規定にかかわらず、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、理事長は、利用停止請求者に対し、遅滞なく、利用停止決定等期限の延長通知書(別記様式第24号)により通知する。

3　利用停止決定等に特に長期間を要すると認められるときは、前2項の規定にかかわらず、相当の期間内に利用停止決定等を行うことができる。この場合において、理事長は、第1項に規定する期間内に、利用停止請求者に対し、利用停止決定等期限の特例延長通知書(別記様式第25号)により通知する。

第5章　審査請求

第20条　第5条の規定による開示請求に対する措置、第12条の規定による訂正請求に対する措置及び第18条の規定による利用停止請求に対する措置について、不服のある者は、当該措置に関する決定があったことを知った日の翌日から起算して3か月以内に個人情報保護担当窓口において、又は郵送により、理事長に対し、審査請求をすることができる。

[第5条] [第12条] [第18条]

2　開示請求、訂正請求又は利用停止請求に係る不作為について、不服のある者は、個人情報保護担当窓口において、又は郵送により、理事長に対し、審査請求をすることができる。

3　第1項又は前項により審査請求を行う場合、審査請求人は、別に定めるところにより、本人であること又は本人の法定代理人若しくは本人の委任による代理人であることを示す書類を提示し、又は提出しなければならない。

(情報公開・個人情報保護審査会への諮問)

第21条　委員会は、開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について、前条の規定に基づき審査請求があったときは、その対応について審議する。

2　理事長は、前項の審議の結果を踏まえ、法第105条第1項各号のいずれかに該当する場合を除き、情報公開・個人情報保護審査会(以下「審査会」という。)に対し、諮問書(別記様式第26－1号、第26－2号、第26－3号、第26－4号)により諮問する。

(諮問した旨の通知)

第22条　理事長は、前条第2項の規定により審査会への諮問をした場合は、次に掲げる者に対し、諮問をした旨を情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書(別記様式第27号)により通知する。

(1)　審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)

(2)　開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者(これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3)　当該審査請求に係る保有個人情報の開示について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(審査請求に対する決定)

第23条　理事長は、審査会の答申に基づき、当該審査請求に対する決定を行うものとし、審査請求人に対し、別記様式第28号によりその決定した旨を通知する。

第24条　この規程に定めるもののほか、保有個人情報の開示、訂正及び利用停止等の実施に関し必要な事項は、別に定める。

この規程は、令和4年4月1日から施行する。

附　則(令和4年10月28日機構規程第113号)

この規程は、令和4年10月28日から施行し、令和4年4月1日から適用する。

様式第1－1号

保有個人情報開示請求書

様式第1－2号

特定個人情報開示請求書

様式第1－3号

委任状（個人情報）

委任状（特定個人情報）

様式第2－1号

開示請求に係る手数料の免除申請書

様式第2－2号

開示請求に係る手数料の免除決定通知書

様式第2－3号

開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書

保有個人情報開示決定通知書

保有個人情報不開示決定通知書

開示決定等期限の延長通知書

開示決定等期限の特例延長通知書

様式第7－1号

開示請求事案移送書

様式第7－2号

特定個人情報開示請求事案移送書

開示請求事案移送通知書

様式第9－1号

第三者意見書提出機会付与書

様式第9－2号

第三者意見書提出通知書

保有個人情報の開示決定等に関する意見書

反対意見書に係る開示決定通知書

保有個人情報の開示の実施方法等申出書

様式第13－1号

保有個人情報訂正請求書

様式第13－2号

特定個人情報訂正請求書

様式第13－3号

委任状（個人情報）

様式第13－4号

委任状（特定個人情報）

保有個人情報訂正決定通知書

保有個人情報不訂正決定通知書

訂正決定等期限の延長通知書

訂正決定等期限の特例延長通知書

様式第18－1号

訂正請求事案移送書

様式第18－2号

特定個人情報訂正請求事案移送書

訂正請求事案移送通知書

保有個人情報提供先への訂正実施通知書

様式第21－1号

保有個人情報利用停止請求書

様式第21－2号

特定個人情報利用停止請求書

様式第21－3号

委任状（個人情報）

様式第21－4

委任状（特定個人情報）

保有個人情報利用停止決定通知書

保有個人情報利用不停止決定通知書

利用停止決定等期限の延長通知書

利用停止決定等期限の特例延長通知書

様式第26－1号

様式第26－2号

様式第26－3号

様式第26－4号

情報公開・個人情報保護審査会諮問通知書

審査請求に対する決定通知書