奈良国立大学機構における行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のための措置に関する規程

○奈良国立大学機構における行政機関等匿名加工情報等の適切な管理のための措置に関する規程

(令和4年10月28日機構規程第116号)

改正	令和6年10月17日機構規程第16号

第1章　総則(第1条・第2条)

第2章　管理体制(第3条－第8条)

第3章　教育研修(第9条)

第4章　職員の責務(第10条)

第5章　匿名加工情報等の取扱い(第11条－第16条)

第6章　情報システムにおける安全の確保等(第17条－第30条)

第7章　情報システム室等の安全管理(第31条・第32条)

第8章　匿名加工情報等の提供及び業務の委託等(第33条・第34条)

第9章　安全確保上の問題への対応(第35条・第36条)

第10章　監査及び点検の実施(第37条－第39条)

第11章　雑則(第40条・第41条)

附則

第1章　総則

第1条　この規程は、奈良国立大学機構(以下「機構」という。)における匿名加工情報等(以下「匿名加工情報等」という。)の適切な管理に関して必要な事項について定める。

2　機構における匿名加工情報等の管理については、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)その他関係法令の定めるもののほか、この規程の定めるところによる。

第2条　この規程における用語の定義は，法第2条の定めるところによる。

2　この規程において「部局」とは、次の各号に定める組織をいう。

(1)　奈良国立大学機構組織運営通則第13条第1項の組織

[第13条第1項]

(2)　奈良教育大学の事務部、教育学部、教育学研究科、各センター及び附属学校園

(3)　奈良女子大学組織運営規程第4章に規定する教育研究組織のうち、学部、大学院及び研究院、第5章に規定する附属学校及び附属学校部、第6章に規定する附属教育研究施設等並びに第8章に規定する事務組織をいう。ただし、研究院は、奈良女子大学研究院規程第2条に規定する各学系、事務組織は、奈良国立大学機構事務組織規程第5章において規定する事務組織

[奈良女子大学組織運営規程第4章] [第5章] [第6章] [第8章] [奈良女子大学研究院規程第2条] [奈良国立大学機構事務組織規程第5章]

第2章　管理体制

(総括保護管理者)

第3条　機構に、総括保護管理者を置き、理事（総務・財務担当）をもって充てる。

2　総括保護管理者は、機構における匿名加工情報等の管理に関する事務を総括する。

(大学保護管理者)

第4条　機構が設置する国立大学（以下「大学」という。）に、大学保護管理者1名を置き、事務部長をもって充てる。

2　大学保護管理者は、大学における匿名加工情報等の管理に関する事務について、総括保護管理者を補佐する。

(保護管理者)

第5条　匿名加工情報等を取り扱う各部局に、保護管理者を置き、当該部局の長をもって充てる。ただし、奈良教育大学にあっては、教員が保有する匿名加工情報等の管理については、各センター長及び各講座主任をもって充て、事務組織にあっては、各課長及び室長をもって充てる。

2　保護管理者は、各部局における匿名加工情報等を適切に管理する。匿名加工情報等を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して業務を行うものとする。

(保護担当者)

第6条　匿名加工情報等を取り扱う各部局に、保護担当者を一人又は複数人置くものとする。ただし、奈良教育大学にあっては、教員が保有する匿名加工情報等の管理については、各センター及び講座の教員をもって充てる。

2　保護担当者は、保護管理者を補佐し、各部局における匿名加工情報等の管理に関する事務を担当する。

(監査責任者)

第7条　機構に、監査責任者1名を置き、理事長が指名する監事をもって充てる。

2　監査責任者は、機構における匿名加工情報等の管理の状況について監査する。

(匿名加工情報等の適切な管理のための委員会)

第8条　総括保護管理者は、匿名加工情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは、関係職員を構成員とする委員会を設け、随時又は定期に開催する。

第3章　教育研修

第9条　総括保護管理者は、匿名加工情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、匿名加工情報等の取扱いについて理解を深め、匿名加工情報等の適切な管理に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行う。

2　総括保護管理者は、匿名加工情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、匿名加工情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。

3　総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、当該部局における匿名加工情報等の適切な管理のための教育研修を実施する。

4　保護管理者は、当該部局の職員に対し、匿名加工情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への機会を付与する等の必要な措置を講ずる。

第4章　職員の責務

(職員の責務)

第10条　職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定め並びに総括保護管理者、大学保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、匿名加工情報等を取り扱わなければならない。

第5章　匿名加工情報等の取扱い

(アクセス制限)

第11条　保護管理者は、匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該匿名加工情報等にアクセスする権限を有する職員とその権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限らなければならない。

2　アクセス権限を有しない職員は、匿名加工情報等にアクセスしてはならない。

3　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的外での目的で匿名加工情報等にアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第12条　保護管理者は、職員が業務上の目的で匿名加工情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、当該非匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い行わなければならない。

(1)　匿名加工情報等の複製

(2)　匿名加工情報等の送信

(3)　匿名加工情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4)　その他匿名加工情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第13条　職員は、匿名加工情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行わなければならない。

(媒体の管理等)

第14条　職員は、保護管理者の指示に従い、匿名加工情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、当該媒体の耐火金庫への保管、施錠等を行わなければならない。

第15条　職員は、匿名加工情報等又は匿名加工情報等が記録されている媒体(端末機器及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該匿名加工情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行わなければならない。

(匿名加工情報等の取扱状況の記録)

第16条　保護管理者は，匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備し，当該匿名加工情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録しなければならない。

第6章　情報システムにおける安全の確保等

(アクセス制御)

第17条　保護管理者は、匿名加工情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下この章及び次章において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等の当該匿名加工情報等へのアクセスを制御するために必要な措置を講じなければならない。

2　保護管理者は，前項の措置を講ずる場合には，パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに，パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス記録)

第18条　保護管理者は、匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該匿名加工情報等へのアクセスの状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講じなければならない。

2　保護管理者は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。

(アクセス状況の監視)

第19条　保護管理者は、匿名加工情報等の秘匿性等その内容及びその量に応じて、当該匿名加工情報等への不適切なアクセスの監視のため、匿名加工情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講じなければならない。

(管理者権限の設定)

第20条　保護管理者は、匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講じなければならない。

(外部からの不正アクセスの防止)

第21条　保護管理者は、匿名加工情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講じなければならない。

(不正プログラムによる漏えい等の防止)

第22条　保護管理者は、不正プログラムによる匿名加工情報等の漏えい、滅失又は毀損(以下「漏えい等」という。)の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置（導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。）を講ずるものとする。

(情報システムにおける匿名加工情報等の処理)

第23条　職員は、匿名加工情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去しなければならない。

2　保護管理者は、当該匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認しなければならない。

第24条　保護管理者は、匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講じなければならない。

2　職員は、前項を踏まえ、その処理する匿名加工情報等について、当該匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行わなければならない。

(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)

第25条　保護管理者は、匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該匿名加工情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講じなければならない。

(端末機器の限定)

第26条　保護管理者は、匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該匿名加工情報等の処理を行う端末機器を限定するために必要な措置を講じなければならない。

(端末機器の盗難防止等)

第27条　保護管理者は，端末機器の盗難又は紛失の防止のため，端末機器の固定，執務室の施錠等の必要な措置を講じなければならない。

2　職員は，保護管理者が必要があると認めるときを除き，端末機器を外部へ持ち出し，又は外部から持ち込んではならない。

(第三者の閲覧防止)

第28条　職員は、端末機器の使用に当たっては、匿名加工情報等が当該職員以外の第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講じなければならない。

(バックアップ)

第29条　保護管理者は、匿名加工情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム設計書等の管理)

第30条　保護管理者は、匿名加工情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講じなければならない。

第7章　情報システム室等の安全管理

第31条　保護管理者は、匿名加工情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室その他の区域(以下「情報システム室等」という。)に立ち入る権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退の記録、部外者についての識別化、部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。また、匿名加工情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講じなければならない。

2　保護管理者は，情報システム室等の出入口の特定化による入退の管理の容易化，所在表示の制限等の情報システム室の安全を管理するための措置を講じなければならない。

3　保護管理者は，情報システム室等及び保管施設の入退の管理について，必要があると認めるときは，立入りに係る認証機能を設定し，及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)及びパスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講じなければならない。

(情報システム室等の管理)

第32条　保護管理者は，外部からの不正な侵入に備え，情報システム室等に施錠機能，警報装置及び監視設備等の措置を講ずるものとする。

2　保護管理者は，災害等に備え，情報システム室等に，耐震，防火，防煙，防水等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。

第8章　匿名加工情報等の提供及び業務の委託等

(匿名加工情報等の提供)

第33条　保護管理者は、法第109条第3項の規定により、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために削除情報(保有個人情報に該当するものに限る。)を自ら利用し、又は提供してはならない。

2　保護管理者は、法第109条第2項及び第115条の規定(第118条の規定により第115条の規定を準用する場合を含む。)により、匿名加工情報の利用に関する契約を締結した者(以下「契約相手方」という。)から法第112条第2項第7号の規定に基づき当該契約相手方が講じた匿名加工情報の適切な管理に支障を及ぼすおそれがある旨の報告を受けたときは、直ちに総括保護管理者に報告するとともに、当該契約相手方がその是正のために講じた措置を確認しなければならない。

(業務の委託等)

第34条　総括保護管理者は、匿名加工情報の作成に係る業務又は匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、匿名加工情報等の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講じなければならない。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、匿名加工情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認しなければならない。

(1)　匿名加工情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2)　再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3)　匿名加工情報等の複製等の制限に関する事項

(4)　匿名加工情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5)　委託終了時における匿名加工情報等の消去及び媒体の返却に関する事項

(6)　違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

2　匿名加工情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における匿名加工情報等の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。

3　委託先において、匿名加工情報の作成に係る業務又は匿名加工情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る匿名加工情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は本学自らが前項の措置を実施するものとする。

4　匿名加工情報の作成に係る業務又は匿名加工情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等匿名加工情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。

第9章　安全確保上の問題への対応

(事案の報告及び再発防止措置)

第35条　匿名加工情報等の漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合等、安全確保の上で問題となる事案の発生又は発生のおそれを把握した場合に、その事案の発生等を把握した職員は、直ちに当該匿名加工情報等を管理する保護管理者に報告しなければならない。

2　保護管理者は，被害の拡大防止，復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし，外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる端末等のLANケーブルを抜くなど，被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については，直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。

3　保護管理者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括保護管理者に報告しなければならない。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。

4　総括保護管理者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を速やかに学長に報告するものとする。

5　保護管理者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講じなければならない。

第36条　総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、当該事案に係る匿名加工情報等の本人への対応等の措置を講ずるとともに、速やかに事実関係及び再発防止策を公表するものとする。

2　前項の規定により公表を行う事案については，当該事案の内容，経緯，被害状況等について，速やかに個人情報保護委員会事務局に情報提供を行うものとする。

第10章　監査及び点検の実施

第37条　監査責任者は、匿名加工情報等の適切な管理を検証するため、第2章から前章までに規定する措置の状況を含む機構における匿名加工情報等の管理の状況について、定期及び必要に応じ随時に監査(外部監査の委託を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

第38条　保護管理者は、各部局における匿名加工情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第39条　総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から匿名加工情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

第11章　雑則

(個人情報保護委員会事務局への報告)

第40条　総括保護管理者は、次に掲げるときは、直ちに個人情報保護委員会事務局に報告しなければならない。

(1)　第33条第2項、第35条第3項及び第4項の報告をするとき

[第33条第2項] [第35条第3項] [第4項]

(2)　第35条第5項及び第36条第1項の措置を講じたとき

[第35条第5項] [第36条第1項]

(3)　契約相手方が法第120条各号に該当すると認められ契約を解除しようとするとき及び解除したとき

第41条　ここの規程に定めるもののほか、機構における匿名加工情報等の管理について必要な事項は、理事長が別に定める。

この規程は、令和4年10月28日から施行し、令和４年４月１日から適用する。

附　則(令和6年10月17日機構規程第16号)

この規程は、令和６年10月17日から施行し、令和５年４月1日から適用する。