国立大学法人新潟大学法人文書管理規則

(平成23年3月30日規則第10号)

改正	平成24年3月30日規則第3号	平成28年3月31日規則第16号
	平成29年6月7日規則第15号	平成30年9月27日規則第14号
	平成31年3月29日規則第12号	令和2年3月27日規則第18号
	令和5年3月24日規則第17号	令和6年3月28日規則第6号
	令和7年3月24日規則第7号

第1章　総則(第1条・第2条)

第2章　管理体制(第3条－第7条)

第3章　作成(第8条－第10条)

第4章　整理(第11条－第13条)

第5章　保存(第14条・第15条)

第6章　法人文書ファイル管理簿(第16条・第17条)

第7章　移管，廃棄又は保存期間の延長(第18条－第20条)

第8章　点検・監査及び管理状況の報告等(第21条－第23条)

第9章　研修(第24条・第25条)

第10章　補則(第26条・第27条)

附則

第1章　総則

(目的)

第1条　この規則は，公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき，国立大学法人新潟大学(以下「本学」という。)における法人文書の管理について必要な事項を定めることを目的とする。

(定義)

第2条　この規則において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。

(1)　法人文書　本学の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって，本学の役員又は職員が組織的に用いるものとして，本学が保有しているものをいう。ただし，法第2条第5項各号に掲げるものを除く。

(2)　教育研究関係文書　前号に規定する法人文書のうち，教員又は教員組織が主体となって管理するもの

(3)　法人文書ファイル等　本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。

(4)　法人文書ファイル管理簿　本学における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために，法人文書ファイル等の分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。

(5)　部局　各学系，各学部(教育学部にあっては，養護教諭特別別科を含む。)各研究科，医歯学総合病院，各学部等附属の教育研究施設，各附属学校，各附置研究所，各全学共同教育研究組織，各機構，各本部，附属学校部，事務局及び監査室をいう。

第2章　管理体制

(総括文書管理者)

第3条　本学に，総括文書管理者を置く。

2　総括文書管理者は，学長が指名する理事をもって充てる。

3　総括文書管理者は，次に掲げる事務を行うものとする。

(1)　法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製

(2)　法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施

(3)　法人文書の管理に関する研修の実施

(4)　組織の新設，変更，廃止等に伴う必要な措置

(5)　法人文書ファイル保存要領その他この規則の実施に関し必要な規程等の整備

(6)　その他法人文書の管理に関する事務の総括

(副総括文書管理者)

第4条　本学に，副総括文書管理者を置く。

2　副総括文書管理者は，総務部長をもって充てる。

3　副総括文書管理者は，前条第3項各号に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。

(文書管理者等)

第5条　文書管理者は，特命事項を担当する課長又は当該部局に係る事務を所掌する各課，室若しくは事務室の長をもって充て，所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。ただし，教育研究関係文書の管理に当たっては，部局の長を文書管理者とする。

2　文書管理者は，その管理する法人文書について，次に掲げる事務を行うものとする。

(1)　保存

(2)　保存期間が満了したときの措置の設定

(3)　法人文書ファイル管理簿への記載

(4)　移管又は廃棄(移管及び廃棄簿への記載を含む。)等

(5)　管理状況の点検等

(6)　法人文書の作成，標準文書保存期間基準の作成等による法人文書の整理その他法人文書の管理に関する職員の指導

3　文書管理担当者は，文書管理者が指名した者をもって充て，文書管理者の事務の補佐を行うものとする。

(監査責任者)

第6条　本学に，監査責任者を置く。

2　監査責任者は，学長が指名する者をもって充てる。

3　監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。

(職員の責務)

第3章　作成

(文書主義の原則)

第8条　職員は，文書管理者の指示に従い，法第11条の規定に基づき，法第1条の目的の達成に資するため，本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微なものである場合を除き，文書を作成しなければならない。

(文書の作成)

第9条　前条に規定する文書の作成については，別に定める法人文書の類型を参酌して行うものとする。

(適切・効率的な文書作成)

第10条　文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の情報については，電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。

2　文書の作成に当たっては，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)，外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。

第4章　整理

(職員の整理義務)

第11条　職員は，次条及び第13条の規定に従い，次に掲げる整理を行わなければならない。

(1)　作成又は取得した法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(3)　前号の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定すること。

(分類・名称)

第12条　法人文書ファイル等は，本学の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的に三段階(大分類，中分類及び小分類)の階層構造に分類し，分かりやすい名称を付さなければならない。

(保存期間)

第13条　文書管理者は，別に定める保存期間基準に基づき，標準文書保存期間基準を定めなければならない。

2　第11条第1号の保存期間の設定については，前項の標準文書保存期間基準に従い，行うものとする。

[第11条第1号]

3　第1項の標準文書保存期間基準及び前項の保存期間の設定においては，法第2条第6項の歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては，1年以上の保存期間を定めるものとする。

4　第11条第1項の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。

[第11条第1項]

5　第11条第3号の保存期間は，法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。

[第11条第3号]

6　第11条第3号の保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，その日とする。

[第11条第3号]

7　第2項，第4項中の保存期間の起算日の規定及び第5項の規定にかかわらず，文書管理者は，法人文書の適切な管理に資すると認める場合には，法人文書ファイルの保存期間の起算日以後に作成し，又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて，保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし，当該法人文書ファイルにまとめることができる。

8　第4項及び第6項の規定は，文書作成取得日において不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては，適用しない。

第5章　保存

(法人文書ファイル保存要領)

第14条　総括文書管理者は，法人文書ファイル等の適切な保存及び集中管理の推進に資するよう，法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。

2　保存要領には，次に掲げる事項を記載しなければならない。

(1)　紙文書の保存場所・方法

(2)　電子文書の保存場所・方法

(3)　引継手続

(4)　その他適切な保存を確保するための措置

(保存)

第15条　文書管理者は，保存要領に従い，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間，適切に保存しなければならない。ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りでない。

第6章　法人文書ファイル管理簿

(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)

第16条　総括文書管理者は，本学の法人文書ファイル管理簿(別記様式第1号)について，公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条に基づき，磁気ディスク等をもって調製するものとする。

2　法人文書ファイル管理簿は，あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに，インターネットで公表しなければならない。

3　法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。

(法人文書ファイル管理簿への記載)

第17条　文書管理者は，少なくとも毎年度1回，管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について，施行令第15条第1項各号に掲げる事項を法人文書ファイル管理簿に記載しなければならない。

2　前項の記載に当たっては，独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には，当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。

3　文書管理者は，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄した場合は，当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した移管・廃棄簿(別記様式第2号)に記載しなければならない。

第7章　移管，廃棄又は保存期間の延長

(保存期間が満了したときの措置)

第18条　文書管理者は，法人文書ファイル等について，別に定める移管基準に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。

2　前条第1項の法人文書ファイル等については，総括文書管理者の同意を得た上で，法人文書ファイル管理簿への記載により，前項の措置を定めるものとする。

3　総括文書管理者は，前項の同意に当たっては，必要に応じ，独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。

(移管又は廃棄)

第19条　文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，前条第1項の規定による定めに基づき，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄しなければならない。

2　文書管理者は，前項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして本学において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。

(保存期間の延長)

第20条　文書管理者は，次表に掲げる法人文書ファイル等については，保存期間の満了する日後においても，その区分に応じて当該期間が経過する日までの間，保存期間を延長し，当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において，一の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間，保存しなければならない。

区分	期間
現に監査，検査等の対象になっているもの	当該監査，検査等が終了するまでの間
現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの	当該訴訟が終結するまでの間
現に係属している異議申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの	当該異議申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
情報公開法に基づく開示請求があったもの	情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間