○国立大学法人新潟大学の保有する個人情報の開示等実施規程
(平成17年3月31日規程第20号)
改正
平成18年1月4日規程第1号
平成18年3月31日規程第22号
平成25年3月29日規程第15号
平成27年12月7日規程第60号
平成29年10月16日規程第90号
令和4年3月28日規程第31号
令和6年3月26日規程第17号
(趣旨)
第1条　この規程は，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)，同法施行令(平成15年政令第507号)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)の規定に基づき，国立大学法人新潟大学(以下「本学」という。)の保有する個人情報の開示，訂正，利用停止等の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条　この規程において「個人情報」とは，法第2条第1項に規定するものをいう。
2　この規程において「特定個人情報」とは，番号法第2条第8項に規定するものをいう。
3　この規程において「保有個人情報」とは，本学の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した個人情報及び特定個人情報であって，本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして，本学が保有しているものをいう。ただし，国立大学法人新潟大学情報公開実施規程(平成16年規程第72号)第2条第2項に規定する法人文書(以下「法人文書」という。)に記録されているものに限る。
[国立大学法人新潟大学情報公開実施規程(平成16年規程第72号)第2条第2項]
4　この規程において「保有特定個人情報」とは，本学の役員又は職員が職務上作成し，又は取得した特定個人情報であって，本学の役員又は職員が組織的に利用するものとして，本学が保有しているものをいう。ただし，法人文書に記録されているものに限る。
5　この規程において「本人」とは，法第2条第4項に規定するものをいう。
6　この規程において「利用停止」とは，保有個人情報の利用停止，消去又は提供の停止をいう。
(開示決定等の権限)
第3条　学長は，自己を本人とする保有個人情報の開示請求，訂正請求及び利用停止請求(以下「開示請求等」という。)に係る次に掲げる決定(以下「開示決定等」という。)を行う。
(1)　開示請求に係る保有個人情報の全部若しくは一部を開示すること又は保有個人情報の全部を開示しないこと(当該請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで，不開示情報を開示することとなるときに，当該保有個人情報の存否を明らかにしないで，当該開示請求を拒否するとき及び開示請求に係る保有個人情報を保有していないときを含む。)の決定
(2)　訂正請求に係る保有個人情報を訂正すること又は訂正しないことの決定
(3)　利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止すること又は利用停止しないことの決定
(4)　保有特定個人情報の開示請求における手数料の減額若しくは免除すること又は減額若しくは免除しないことの決定
2　前項の規定にかかわらず，学長は，医歯学総合病院の診療に関する保有個人情報の開示請求等に係る開示決定等については，医歯学総合病院長に委任することができる。
(委員会への諮問)
第4条　学長は，開示決定等を行うに当たっては，必要に応じて，国立大学法人新潟大学情報公開・個人情報保護審査委員会規程(平成16年規程第56号)に規定する新潟大学情報公開・個人情報保護審査委員会(以下「審査委員会」という。)に諮問し，意見を求めることができる。
[新潟大学情報公開・個人情報保護審査委員会規程(平成16年規程第56号)]
(審査の基準)
第5条　学長は，開示決定等に係る審査の基準を定めるものとする。
(開示請求等の受付手続)
第6条　開示請求等の受付は，総務部が行う。
2　前項の規定にかかわらず，第3条第2項に規定する開示請求等の受付は，医歯学総合病院事務部が行う。
[第3条第2項]
3　開示請求等を受け付けるときは，開示請求等をする者(以下「開示請求者」という。)から，別に定める開示請求等の請求書を提出させるとともに，次に掲げる書類を提示又は提出させるものとする。
(1)　運転免許証，健康保険の被保険者証，住民基本台帳カード，出入国管理及び難民認定法(昭和26年政令第319号)第19条の3に規定する在留カード，番号法第2条第7項に規定する個人番号カード，日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法(平成3年法律第71号)第7条第1項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって，当該開示請求者が当該保有個人情報の本人であることを確認できるもの
(2)　やむを得ない理由により，前号に掲げる書類を提示又は提出することができない場合は，本学が適当と認める書類であって，当該開示請求者が当該保有個人情報の本人であることを確認できるもの
(3)　開示請求者が未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は，前2号に掲げるもののほか，戸籍謄本その他その資格を証明する書類
ただし，当該法定代理人が開示決定等の通知の前にその資格を喪失したときは，直ちに書面で本学にその旨を届け出させるものとする。
(4)　開示請求者が本人の委任による代理人の場合は，第1号及び第2号に掲げるもののほか，別に定める本人からの委任状
(開示の実施)
第7条　保有個人情報の開示は，当該保有個人情報が，文書又は図画に記録されているときは次条に規定する方法により，電磁的記録に記録されているときは第9条に規定する方法により行う。ただし，閲覧の方法による保有個人情報の開示にあっては，学長は，当該保有個人情報の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは，その写しにより，これを行うことができる。
[第9条]
2　学長が必要と認めるときは，立会者を定め，立会者の説明のもとで開示を実施することができる。
(文書又は図画の開示の実施方法)
第8条　文書又は図画に記録されている保有個人情報の開示は，次の各号に定める方法により開示を行うものとする。ただし，第3号及び第4号に定める方法にあっては，当該文書又は図画の保存に支障を生ずるおそれがなく，かつ，本学の保有する処理装置及びプログラムにより当該文書又は図画の開示を実施することができるものに限る。
(1)　当該文書又は図画(法第24条第1項ただし書の規定が適用される場合にあっては，次号に規定するもの)の閲覧
(2)　当該文書又は図画を複写機によりA3判以下の大きさの用紙に複写したものの交付(次号に定める方法に該当するものを除く。)。ただし，これにより難い場合にあっては，当該文書又は図画を複写機によりA1判若しくはA2判の用紙に複写したものの交付(次号に定める方法に該当するものを除く。)又は当該文書若しくは図画を撮影した写真フィルムを印画紙に印画したものの交付
(3)　当該文書又は図画を複写機により用紙にカラーで複写したものの交付
(4)　当該文書又は図画をスキャナにより読み取ってできた電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付
(電磁的記録の開示の実施方法)
第9条　次の各号に掲げる電磁的記録に記録されている保有個人情報の開示の方法は，それぞれ当該各号に定める方法とする。
(1)　録音テープ(第3項に規定する場合におけるものを除く。以下この号において同じ。)又は録音ディスクは次に掲げる方法とする。
イ　当該録音テープ又は録音ディスクを専用機器により再生したものの聴取
ロ　当該録音テープ又は録音ディスクを録音カセットテープに複写したものの交付
(2)　ビデオテープ又はビデオディスクは次に掲げる方法とする。
イ　当該ビデオテープ又はビデオディスクを専用機器により再生したものの視聴
ロ　当該ビデオテープ又はビデオディスクをビデオカセットテープに複写したものの交付
(3)　電磁的記録(前2号又は次項に該当するものを除く。)　次に掲げる方法であって，本学がその保有するプログラム(電子計算機に対する指令であって，一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。次号において同じ。)により行うことができるもの。
イ　当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの閲覧
ロ　当該電磁的記録を専用機器(開示を受ける者の閲覧又は視聴の用に供するために備え付けられているものに限る。)により再生したものの閲覧又は視聴
ハ　当該電磁的記録をA3判以下の大きさの用紙に出力したものの交付
ニ　当該電磁的記録を光ディスクに複写したものの交付
2　映画フィルムの開示の実施の方法は，次に掲げる方法とする。
(1)　当該映画フィルムを専用機器により映写したものの視聴
(2)　当該映画フィルムをビデオカセットテープに複写したものの交付
3　スライド及び当該スライドの内容に関する音声を記録した録音テープを同時に視聴する場合における開示の実施の方法は，次に掲げる方法とする。
(1)　当該スライド及び当該録音テープを専用機器により再生したものの視聴
(2)　当該スライド及び当該録音テープをビデオカセットテープに複写したものの交付
4　エックス線フィルムの開示の実施方法は，次に掲げる方法とする。
(1)　当該エックス線フィルムの閲覧
(2)　当該エックス線フィルムをエックス線フィルムに複写したものの交付
5　第1項から前項までに掲げる方法による開示の実施をすることができない特性を有するものについては，開示請求者と協議の上，開示の実施方法を決定する。
(手数料)
第10条　第6条の規定により開示請求を受け付けるときは，開示請求者に本学が別に定める手数料(以下「開示請求手数料」という。)を現金又は銀行振込のいずれかの方法により納付させるものとする。
[第6条]
2　開示を受ける者が保有個人情報の写しの送付による開示の実施を希望する場合は，当該保有個人情報を簡易書留により送付するものとする。この場合において，事前に当該郵送料を郵便切手で納付させるものとする。
(手数料の減免)
第11条　前条の規定に関わらず，保有特定個人情報の開示請求においては，開示請求者に経済的困難その他特別な理由があると認めるときは，開示請求手数料を減額又は免除することができる。
2　前項の規定により開示請求手数料の減額又は免除を受けようとする者(以下「減免申請者」という。)からは，別に定める開示請求手数料の減免に係る申請書を提出させるものとする。
3　前項の申請書には，減免申請者が生活保護法(昭和25年法律第144号)第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては当該扶助を受けていることを証明する書面を，その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面を添付させるものとする。
(審査請求及び情報公開・個人情報保護審査会への諮問)
第12条　学長は，開示決定等について，行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求があったときは，審査委員会に諮問して，当該審査請求に対する決定を行う。
2　学長は，前項の決定において，法第105条第1項各号のいずれかに該当する場合を除く決定を行った場合は，情報公開・個人情報保護審査会に諮問しなければならない。
(雑則)
第13条　この規程に定めるもののほか，開示等に関し必要な事項は，学長が別に定める。
附　則
この規程は，平成17年4月1日から施行する。
附　則(平成18年1月4日規程第1号)
この規程は，平成18年1月4日から施行する。
附　則(平成18年3月31日規程第22号)
この規程は，平成18年4月1日から施行する。
附　則(平成25年3月29日規程第15号)
この規程は，平成25年4月1日から施行する。
附　則(平成27年12月7日規程第60号)
この規程は，平成28年1月1日から施行する。
附　則(平成29年10月16日規程第90号)
この規程は，平成29年10月16日から施行する。
附　則(令和4年3月28日規程第31号)
この規程は，令和4年4月1日から施行する。
附　則(令和6年3月26日規程第17号)
この規程は，令和6年4月1日から施行する。