○北海道国立大学機構文書処理規程
(令和4年4月1日機構規程第31号)
改正
令和5年6月22日機構規程第8号
第1章　総則
(目的)
第1条　この規程は、北海道国立大学機構(以下「機構」という。)における文書類(以下「文書」という。)の取扱いについて必要な事項を定め、処理の正確、敏速及び円滑を期し、もって事務能率の向上を図ることを目的とする。
(定義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。
(1)　文書　事務の運営に必要な図画又は電磁的記録を含む一切の書類をいう。
(2)　起案文書　組織名又は職名をもって起案する文書をいう。
(3)　接受文書　組織名又は職名をあて名とする文書をいう。
(4)　発送文書　組織名又は職名をもって発送する文書をいう。
(5)　回議　文書を順次直近の上司を経て、各々の承認を得ることをいう。
(6)　合議　文書の内容に関連をもつ他の課室等の承認を得ることをいう。
(7)　決裁　それぞれの文書について承認を得るべき最終責任者の承認を得ることをいう。
(8)　電子決裁　電子的方式により文書を回議し、決裁を得ることをいう。
(9)　課等　北海道国立大学機構法人文書管理規程(令和4年度機構規程第33号。以下「法人文書管理規程」という。」)第2条第1号に定める課等をいう。
[北海道国立大学機構法人文書管理規程(令和4年度機構規程第33号。以下「法人文書管理規程」という。」)第2条第1号]
(10)　電子文書　文書のうち電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(文書管理担当者)
第3条　法人文書管理規程第6条第3項に規定する文書管理担当者は、この規程の定めるところに従い、文書の接受、配付等の事務を処理しなければならない。
[法人文書管理規程第6条第3項]
(文書記号及び文書番号)
第4条　接受文書及び発送文書には、別表の区分による文書記号及び文書番号を付するものとする。ただし、軽易な文書については、この限りでない。
[別表]
2　文書番号は、毎年4月1日に更新する。ただし、年度内に完結しない文書については、完結するまで引き続き同一の番号を用いるものとする。
(文書の処理)
第5条　文書は、正確、敏速かつ円滑に処理するものとし、特に重要と認められる文書は、あらかじめ上司の指示を受けて処理しなければならない。
(不在の処理)
第6条　文書管理担当者は、出張、休暇等で不在になるときは、あらかじめ文書の処理状況を上司に報告し、その報告を受けた上司は、他の職員に当該文書の処理を命ずる等、事務に支障をきたさないようにしなければならない。
第2章　接受及び配付
(文書の接受)
第7条　接受文書は、事務局総務課長又は機構が設置する国立大学(以下「大学」という。)の企画総務課長が指名する者(以下「文書接受担当者」という。)において接受する。ただし、次に掲げる文書は、所管課等で接受することができる。
(1)　課等の長を宛名とする文書
(2)　入学願書、学生募集要項及び入学案内
(3)　見積書、請求書、領収書等の書類
(4)　学生の就職に関する書類
(5)　その他軽易な文書
2　電子メール等による電子文書は、前項の規定にかかわらず、直接所管課等で接受するものとする。ただし、当該電子文書が担当外であったときは、当該文書処理を行う課等に転送するものとする。
(文書の配付)
第8条　文書接受担当者において文書を接受したときは、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定める方法により処理する。
(1)　普通文書　所管課等の文書管理担当者に配付すること。ただし、名宛人等の記載のない文書については、文書接受担当者において開封し、所管課等の文書管理担当者に配付する。
(2)　親展文書　封かんのまま取扱い、名宛人に配付すること。ただし、名宛人が前号に準じた文書処理の必要を認めたときは、当該文書を文書接受担当者に回付するものとする。
(3)　書留等の特殊郵便物　特殊郵便物接受簿(別記様式第1号)に所要事項を記入の上、受領欄に押印又は署名をさせて、名宛人又は所管課等の文書管理担当者に配付すること。
(4)　文書の内容が複数の所管課等にわたる場合　その関係の最も深いと認められる課等に配付すること。
2　電子メール等による電子文書は、当該文書処理を行う事務担当者等において受信記録を保存することにより、受付処理をしたものとみなす。
(文書の受領)
第9条　課等の文書管理担当者は、毎日(勤務時間外を除く。)事務局総務課又は大学の企画総務課(以下「総務課等」という。)において文書を受領し、受付年月日、文書記号及び文書番号を記入するとともに文書件名簿(別記様式第2号)に所要事項を記入しなければならない。
第10条　課等の文書管理担当者は、総務課等から文書を受領したときは直ちに所管係等に配付する。
(誤配文書の返付)
第11条　誤配された文書は、遅滞なく総務課等又は所管課に、返付又は移管するものとする。
第3章　起案
(起案用紙)
第12条　起案文書の用紙には、別に定めのあるものを除き、所定の原議書(別記様式第3号)を用いるものとする。
2　前項の規定にかかわらず、定例的なもの又は軽易なものについては、収受文書の余白を利用する等原議書を用いずに適当な方法により起案することができるものとする。
(起案文書の作成)
第13条　起案文書は、1案件につき1起案を原則とする。ただし、2以上の案件が相互に関連する場合であって、1起案により処理した方が事務処理上適切であると認められるものについては、この限りでない。
2　起案文書の用字用語及び書式は、「公文書の書式と文例」(文部科学省編)等によるものとし、分かりやすい用字用語で的確、かつ、簡潔に書かなければならない。
3　当該文書には、必要に応じ、接受文書及び関係資料を添付するものとする。
(起案文書の区分)
第14条　起案文書には、件名の末尾に次の各号に掲げる区分名(その意義は、当該各号に定めるとおりとする。)をかっこ書により表示しなければならない。
(1)　通知　事実の通知及び必要な事項を示達するための文書
(2)　依頼　依頼のための文書
(3)　照会　照会のための文書
(4)　回答　依頼、照会又は協議に対する回答のための文書
(5)　報告　法令等に基づいて報告するための文書
(6)　制定　規則、規程、基準、内規等の制定のための文書
(7)　申請　許可、認可、承認等を求めるための文書
(8)　契約　契約のための文書
(9)　許可　許可のための文書
(10)　供閲　供閲のための文書
(11)　伺い　資料作成、経費支出、予算要求等の伺いのための文書
(12)　証明　事実の証明のための文書
(13)　協議　協議のための文書
(14)　事務連絡　単なる事務的な連絡文書
第4章　合議及び決裁
(決裁及び回議)
第15条　文書は、速やかに回議し、それぞれの文書の名義者又は最終責任者の決裁を受けなければならない。
2　理事長又は事務局長の決裁を要する文書については、必要に応じて総務課長に回議するものとする。
(合議)
第16条　文書の内容が、他の課等に関係するときは、当該課等に合議しなければならない。ただし、事前に関係課等と協議し意見の調整ができたとき、又は決裁後連絡をもって足りる場合は、この限りでない。
2　合議を受けた課等は、速やかに当該課等の長の決裁を経て、起案課等ヘ文書を返付しなければならない。
(合議文書の訂正)
第17条　合議を受けた課等において、文書を訂正する必要があると認めたときは、脱字等軽易なものを除き、起案課等と協議しなければならない。
2　合議の結果、起案文書の内容に重要な変更があったとき又は起案文書が廃案となったときは、起案課等は、合議を受けた課等にその旨を通知しなければならない。
(代理決裁及び専決)
第18条　文書の代理決裁及び専決については、機構本部にあっては理事長が、大学にあっては各学長がそれぞれ定めるものとする。
(至急文書)
第19条　急を要する文書は、至急である旨を明記して回議し、回議を受けた者は、他の文書に優先してこれを処理しなければならない。
2　至急文書は、必要により、起案者が持ち回りすることができる。
第5章　施行及び発送
(施行年月日)
第20条　決裁を得た文書の施行年月日は、決裁の日とする。
2　発送文書の発信年月日は、決裁の日とする。ただし、特別な理由があると認められるものについては、この限りでない。
(公印の使用)
第21条　公印は、北海道国立大学機構公印規程(令和4年度機構規程第30号)の定めるところにより使用しなければならない。
[北海道国立大学機構公印規程(令和4年度機構規程第30号)]
(公印の省略)
第22条　定型的又は簡易な文書については、公印の押印を省略することができる。
2　発送文書のうち、当該文書の決裁者が支障ないと認めたときは、前条の公印の押印を省略することができる。この場合において、当該文書に「(公印省略)」の記載をするものとする。
(発送)
第23条　文書を発送するときは、起案課において発送準備を行い、文書発送請求票とともに総務課に回付しなければならない。
2　前項の規定により回付を受けた総務課は、起案課から提出された文書発送請求票に所要事項を記入した後、発送する。
3　文書を発送したときは、原議書に所要事項を記入し、速やかに所管課等の文書管理担当者に原議書を返付する。
(電子文書の発送)
第24条　前条の規定にかかわらず、電子文書の発送は、電子メール等を利用して行うことができる。
2　電子メール等を利用した電子文書の発送及び準備は、当該電子文書の起案課等において行うものとする。
3　起案者は、前2項の規定により電子文書を発送したときは、起案課等において当該電子メールの送信記録を保存し、原議書等に発送月日の記入等を行うものとする。
第6章　秘密文書の取扱い
(秘密保持)
第25条　秘密文書は、その秘密が漏れないように取扱い、起案者は、当該文書を持ち回りする等適確な措置をとらなければならない。
2　秘密文書は、原議書及び発送文書にその旨を表示しなければならない。
第7章　保存及び廃棄
(保存及び廃棄)
第26条　完結した文書の保存及び廃棄等については、法人文書管理規程に定めるところによるものとする。ただし、文部科学省共済組合に係る文書については、国家公務員共済組合法施行規則(昭和33年大蔵省令第54号)に定めるところによる。
(教育・研究関係文書)
第27条　教員又は教員組織が主体となって管理する教育・研究関係の文書については、法人文書管理規程に定めるところによる。
第8章　雑則等
(雑則)
第28条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、理事長が別に定める。
附　則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附　則(令和5年6月22日機構規程第8号)
この規程は、令和5年7月1日から施行する。
別表(第4条関係)
　区分文書記号・番号
機構本部経営企画課機構経企第　号
総務課機構総第　号
経理課機構経第　号
施設企画課機構施第　号
監査室機構監第　号
小樽商科大学教務課樽大教第　号
学生支援課樽大学第　号
学術情報課樽大学情第　号
企画総務課人事に関するもの以外のもの樽大総第　号
人事に関するもの樽大人第　号
管理課施設に関するもの以外のもの樽大管第　号
施設に関するもの樽大施第　号
附属図書館樽大図第　号
言語センター樽大言第　号
保健管理センター樽大保第　号
情報総合センター樽大情第　号
アドミッションセンター樽大ア第　号
グローカル戦略推進センター樽大グ第　号
国際連携本部樽大国第　号
帯広畜産大学企画総務課人事に関するもの以外のもの畜大総第　号
人事に関するもの畜大人第　号
管理課施設に関するもの以外のもの畜大管第　号
施設に関するもの畜大施第　号
国際・地域連携課畜大国第　号
入試・教務課畜大教第　号
学生支援課畜大学支第　号
研究支援課畜大研第　号
情報管理課畜大情報第　号
グローバルアグロメディシン研究センター畜大グ第　号
原虫病研究センター畜大原虫第　号
産学連携センター畜大産連第　号
畜産フィールド科学センター畜大フ第　号
動物・食品検査診断センター畜大動第　号
高度人材共創センター畜大高第　号
動物医療センター畜大医第　号
附属図書館畜大図第　号
保健管理センター畜大保第　号
北見工業大学企画総務課北工大総第　号
管理課施設に関するもの以外のもの北工大管第　号
施設に関するもの北工大施第　号
研究協力課北工大研第　号
教務課北工大教第　号
学生支援課北工大学第　号
情報図書課北工大図第　号
別記様式第1号(第8条関係)
特殊郵便物接受簿

別記様式第2号(第9条関係)
文書件名簿

別記様式第3号(第12条関係)
原議書