○北海道国立大学機構保有個人情報管理規程
(令和4年4月1日機構規程第34号)
改正
令和5年2月2日機構規程第132号
令和6年2月14日機構規程第35号
令和6年2月22日機構規程第38号
令和6年3月21日機構規程第55号
令和6年9月26日機構規程第17号
令和6年10月25日機構規程第25号
第1章　総則
(趣旨)
第1条　この規程は、北海道国立大学機構(以下「機構」という。)における個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)第2条第1項に規定する個人情報(北海道国立大学機構個人番号及び特定個人情報保護規程(令和4年度機構規程36号)第2条第5項に定める保有特定個人情報を除く。以下同じ。)、法第2条第6項に規定する匿名加工情報及び法第2条第5項に規定する仮名加工情報等の適切な管理について、必要な事項を定めるものとする。
[北海道国立大学機構個人番号及び特定個人情報保護規程(令和4年度機構規程36号)第2条第5項]
2　機構の保有する個人情報、匿名加工情報及び仮名加工情報等(以下「保有個人情報等」という。)の管理については、法その他関係法令等の定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条　この規程において使用する用語の意義は、この規程に定めるもののほか、法第2条の定めるところによる。
2　この規程において「部局等」とは、次に掲げる組織をいう。
(1)　機構本部の事務局各課室、監査室、教育研究支援組織及び運営支援組織
(2)　小樽商科大学の事務部各課室、学部、研究科、附属図書館、言語センター、保健管理センター、情報総合センター、アドミッションセンター、グローカル戦略推進センター、国際連携本部及びDX推進室
(3)　帯広畜産大学の事務部各課室、各部門、大学情報分析室、グローバルアグロメディシン研究センター、原虫病研究センター、産学連携センター、畜産フィールド科学センター、動物医療センター、動物・食品検査診断センター、農学情報基盤センター、高度人材共創センター、次世代農畜産技術実証センター、保健管理センター、大学教育センター及び別科
(4)　北見工業大学の事務部各課室、各学科、各系、各機構、各センター、AIコモンズ、図書館及び技術部
第2章　管理体制
(総括保護管理者)
第3条　機構に、総括保護管理者を一人置き、理事長が指名する理事をもって充てる。
2　総括保護管理者は、機構における保有個人情報等の管理に関する事務を総括するものとする。
(保護管理者)
第4条　保有個人情報等を取り扱う部局等に、保護管理者1名を置き、当該部局等の長をもって充てる。
2　保護管理者は、部局等における保有個人情報等の適切な管理を確保するものとし、保有個人情報等を情報システムで取り扱う場合は、当該情報システムの管理者と連携してこれを行うものとする。
(保護担当者)
第5条　保有個人情報等を取り扱う部局等に、当該部局等の保護管理者が指定する保護担当者を1名又は複数名置く。
2　保護担当者は、保護管理者を補佐し、部局等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当するものとする。
(監査責任者)
第6条　機構に、監査責任者を一人置き、監査室長をもって充てる。
2　監査責任者は、保有個人情報等の管理の状況について監査するものとする。
(情報公開・個人情報保護審査委員会)
第7条　機構に、保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定、連絡又は調整等を行うため、情報公開・個人情報保護審査委員会(以下「委員会」という。)を置く。
2　委員会の組織及び運営について必要な事項は、理事長が別に定める。
第3章　教育研修
(教育研修)
第8条　総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに従事する職員(派遣労働者を含む。以下同じ。)に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、保有個人情報等の適切な管理に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行うものとする。
2　総括保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。
3　総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、部局等の現場における保有個人情報等の適切な管理のための教育研修を行うものとする。
4　保護管理者は、当該部局等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。
第4章　保有個人情報等の取扱い
(職員の責務)
第9条　職員は、法の趣旨に則り、関連する法令及びこの規程等の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、保有個人情報等を取り扱わなければならない。
(利用目的の特定)
第10条　職員は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2　職員は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第11条　職員は、あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2　前項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1)　法令に基づく場合
(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)　当該個人情報を学術研究の用に供する目的(以下本章において「学術研究目的」という。)で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6)　学術研究機関等に個人データ(法第16条第1項に規定する個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。以下同じ。) を提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(不適正な利用の禁止)
第12条　職員は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第13条　職員は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2　職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1)　法令に基づく場合
(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)　当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6)　学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(機構と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(7)　当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第3号、以下「個人情報保護委員会規則」という。)第6条に定める者により公開されている場合
(8)　その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして別に定める場合
(取得に際しての利用目的の通知等)
第14条　職員は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2　職員は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3　職員は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4　前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1)　利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2)　利用目的を本人に通知し、又は公表することにより機構の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3)　国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(4)　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第15条　職員は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(安全管理措置)
第16条　保護管理者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
(職員の監督)
第17条　保護管理者は、職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(第三者提供の制限等)
第18条　職員は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1)　法令に基づく場合
(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4)　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5)　当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6)　当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(機構と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(7)　当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
2　総括保護管理者は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第13条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。
[第13条第1項]
(1)　本機構の名称、住所及び理事長の氏名
(2)　第三者への提供を利用目的とすること。
(3)　第三者に提供される個人データの項目
(4)　第三者に提供される個人データの取得の方法
(5)　第三者への提供の方法
(6)　本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
(7)　本人の求めを受け付ける方法
(8)　その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項
3　総括保護管理者は、前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。
4　次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1)　利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(2)　合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3)　特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
5　職員は、前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
(外国にある第三者への提供の制限)
第19条　職員は、外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下同じ。)にある第三者(個人データの取扱いについて法第4章第2節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。)を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項並びに第22条第1項第2号において同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。
2　職員は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3　保護管理者は、個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第20条　職員は、個人データを第三者(法第16条第2項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条(第22条第3項において読み替えて準用する場合を含む。)において同じ。)に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第18条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第18条第1項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでない。
[第18条第1項各号] [第4項各号]
2　保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第21条　職員は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第18条第1項各号又は第4項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
[第18条第1項各号] [第4項各号]
(1)　当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2)　当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2　職員は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3　保護管理者は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第22条　職員は、第三者が個人関連情報(法第16条第7項に規定する個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を個人データとして取得することが想定されるときは、第18条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
[第18条第1項各号]
(1)　当該第三者が機構から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2)　外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
2　第19条第3項の規定は、前項の規定により機構が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。
[第19条第3項]
3　前条第2項及び第3項の規定は、第1項の規定により機構が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。
(アクセス制限)
第23条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、当該職員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。
2　アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3　職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第24条　職員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、保護管理者は、次に掲げる行為については、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、職員は、保護管理者の指示に従い当該行為を行うものとする。
(1)　保有個人情報等の複製
(2)　保有個人情報等の送信
(3)　保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4)　その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第25条　職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合は、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。
(媒体の管理等)
第26条　職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。
(廃棄等)
第27条　職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第28条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容により必要に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。
(個人情報ファイル簿)
第29条　保護管理者は、個人情報ファイル(法第75条第2項各号に掲げるもの及び同条第3項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。以下同じ。)を保有するに至ったときは、直ちに別紙様式により個人情報ファイル簿を作成し、総括保護管理者に提出しなければならない。
2　保護管理者は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに当該個人情報ファイル簿を修正し、総括保護管理者に提出しなければならない。
3　保護管理者は、個人情報ファイル簿に記載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが法第74条第2項第9号に該当するに至ったときは、遅滞なく当該個人情報ファイルについての記載を削除するよう総括保護管理者に申し出なければならない。
4　個人情報ファイル簿は、一般の閲覧に供するとともに、機構のホームページにおいて公表するものとする。
(仮名加工情報の作成等)
第30条　職員は、仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして次に掲げる基準に従い、個人情報を加工しなければならない。
(1)　個人情報に含まれる特定の個人を識別することができる記述等の全部又は一部を削除すること(当該全部又は一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(2)　個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
(3)　個人情報に含まれる不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある記述等を削除すること(当該記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)。
2　保護管理者は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
3　職員は、第11条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第10条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。
[第11条] [第10条第1項]
4　仮名加工情報についての第14条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。
[第14条]
5　職員は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第15条の規定は、適用しない。
[第15条]
6　職員は、第18条第1項及び第2項並びに第19条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第18条第4項中「前各項」とあるのは「第30条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第20条第1項ただし書中「第18条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第18条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第21条第1項ただし書中「第18条第1項各号又は第4項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第18条第4項各号のいずれか」とする。
[第18条第1項] [第2項] [第19条第1項] [第18条第4項] [第30条第6項] [第20条第1項] [第18条第1項各号] [第4項各号] [第21条第1項] [第18条第1項各号] [第4項各号] [第18条第4項各号]
7　職員は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
8　職員は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
9　仮名加工情報、仮名加工情報である個人データ及び仮名加工情報である保有個人データについては、第10条第2項及び第51条の規定は、適用しない。
[第10条第2項] [第51条]
(仮名加工情報の第三者提供の制限等)
第31条　職員は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。)を第三者に提供してはならない。
2　第18条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項中「前各項」とあるのは「第31条第1項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。
[第18条第4項] [第5項] [第31条第1項]
3　第16条、第17条並びに前条第7項及び第8項の規定は、仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、 第16条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。
[第16条] [第17条] [第16条]
第5章　情報システムにおける安全の確保等
(アクセス制御)
第32条　保護管理者は、保有個人情報等(情報システムで取り扱うものに限る。以下本章(第41条を除く。)において同じ。)の秘匿性等その内容に応じて、第23条に基づきアクセスを制限するため、パスワード等(パスワード、ICカード、生体情報等をいう。以下同じ。)を使用して権限を識別する機能(以下「認証機能」という。)を設定する等のアクセス制御のために必要な措置を講ずるものとする。
[第23条]
2　保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めを整備(その定期又は随時の見直しを含む。)するとともに、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス記録)
第33条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずるものとする。
2　保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去を防止するために必要な措置を講ずるものとする。
(アクセス状況の監視)
第34条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容及び量に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセス監視のため、保有個人情報等を含むか又は含むおそれがある一定量以上の情報が情報システムからダウンロードされた場合に警告表示がなされる機能の設定、当該設定の定期的確認等の必要な措置を講ずるものとする。
(管理者権限の設定)
第35条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずるものとする。
(外部からの不正アクセスの防止)
第36条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずるものとする。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第37条　保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の漏えい、滅失又はき損(以下「漏えい等」という。)の防止のため、ソフトウェアに関する公開された脆弱性の解消、把握された不正プログラムの感染防止等に必要な措置(導入したソフトウェアを常に最新の状態に保つことを含む。)を講ずるものとする。
(情報システムにおける保有個人情報等の処理)
第38条　職員は、保有個人情報等について、一時的に加工等の処理を行うため複製等を行う場合には、その対象を必要最小限に限り、処理終了後は不要となった情報を速やかに消去するものとする。
2　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、随時、消去等の実施状況を重点的に確認するものとする。
(暗号化)
第39条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、暗号化のために必要な措置を講ずるものとする。
2　職員は、前項の措置を踏まえ、その処理する保有個人情報等について、当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、適切に暗号化を行うものとする。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第40条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずるものとする。
(入力情報の照合等)
第41条　職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行うものとする。
(バックアップ)
第42条　保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム設計書等の管理)
第43条　保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずるものとする。
(端末の限定)
第44条　保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずるものとする。
(端末の盗難防止等)
第45条　保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずるものとする。
2　職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第46条　職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずるものとする。
第6章　情報システム室等の安全管理
(入退室の管理)
第47条　保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する室等(以下「情報システム室等」という。)に入室する権限を有する者を定めるとともに、用件の確認、入退室の記録、部外者についての識別化、部外者が入室する場合の職員の立会い又は監視設備による監視、外部電磁的記録媒体等の持込み、利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講ずるものとする。また、保有個人情報等を記録する媒体を保管するための施設を設けている場合においても、必要があると認めるときは、同様の措置を講ずるものとする。
2　保護管理者は、必要があると認めるときは、情報システム室等の出入口の特定化による入退室の管理の容易化、所在表示の制限等の措置を講ずるものとする。
3　保護管理者は、情報システム室等及び保管施設の入退室の管理について、必要があると認めるときは、入室に係る認証機能を設定し、及びパスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読取防止等を行うために必要な措置を講ずるものとする。
(情報システム室等の管理)
第48条　保護管理者は、外部からの不正な侵入に備え、必要に応じて、情報システム室等に施錠装置、警報装置、監視設備の設置等の措置を講ずるものとする。
2　保護管理者は、災害等に備え、必要に応じて、情報システム室等に耐震、防火、防煙、防水等の必要な措置を講ずるとともに、サーバ等の機器の予備電源の確保、配線の損傷防止等の措置を講ずるものとする。
第7章　業務の委託等
(業務の委託等)
第49条　保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報、匿名加工情報及び仮名加工情報等(以下「個人情報等」という。)の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
2　前項により業務を外部に委託するときは、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者等の管理体制、個人情報等の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
(1)　個人情報等に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2)　再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。本号及び第5項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3)　個人情報等の複製等の制限に関する事項
(4)　個人情報等の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5)　委託終了時における個人情報等の消去及び媒体の返却に関する事項
(6)　違反した場合における契約解除、損害賠償責任の措置その他必要な事項
3　保有個人情報等が記録されている媒体又は情報システム等の廃棄を外部に委託する場合は、前項に定めるもののほか、当該記録媒体等に記録された情報が復元又は判読できない方法を用いることを定めて契約しなければならない。
4　保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は、委託する業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における個人情報等の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。
5　委託先において、保有個人情報等の取扱いに係る業務が再委託される場合は、委託先に第1項及び第2項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施する。保有個人情報等の取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
6　保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報等の取扱いに関する事項を明記するものとする。
7　保護管理者は、前項の派遣労働者に対し、個人情報等に係る関係法令及びこの規程等を遵守させるための指導及び監督を行うものとする。
8　保有個人情報等を提供又は業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、委託する業務の内容、保有個人情報の秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。
第8章　安全確保上の問題への対応
(事案の報告及び再発防止措置)
第50条　保有個人情報等の漏えい等安全確保の上で問題となる事案(以下単に「事案」という。)が発生した場合又は事案の発生のおそれを認識した場合に、その事案等を認識した職員は、直ちに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告するものとする。
2　前項の報告を受けた保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずるものとする。ただし、外部からの不正アクセスや不正プログラムの感染が疑われる当該端末等のLANケーブルを抜くなど、被害拡大防止のため直ちに行い得る措置については、直ちに行う(職員に行わせることを含む。)ものとする。
3　第1項の報告を受けた保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、総括保護管理者に報告するものとする。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに総括保護管理者に当該事案の内容等について報告するものとする。
4　前項の報告を受けた総括保護管理者は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を速やかに理事長に報告するものとする。
5　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずるものとする。
(漏えい等の報告等)
第51条　総括保護管理者は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、総括保護管理者が、他の個人情報取扱事業者又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
2　前項に規定する場合(同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。)には、総括保護管理者は、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
(公表等)
第52条　総括保護管理者は、事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る保有個人情報等の本人への対応等の措置を講ずるものとする。
2　前項により公表する場合は、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、速やかに個人情報保護委員会に報告するものとする。
第9章　監査及び点検の実施
(監査)
第53条　監査責任者は、保有個人情報等の適切な管理を検証するため、第3条から前条に規定する措置の状況を含む機構における保有個人情報等の管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
[第3条]
(点検)
第54条　保護管理者は、部局等における自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。
(評価及び見直し)
第55条　総括保護管理者は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。
(行政機関との連携)
第56条　保有個人情報の管理については、個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)の4を踏まえ、文部科学省と緊密に連携して、適切に行うものとする。
第10章　雑則
(苦情処理)
第57条　総括保護管理者は、保有個人情報等の取扱いに関し苦情があった場合は、その内容に応じて、適切かつ迅速な処理に努めるものとする。
(雑則)
第58条　この規程に定めるもののほか、保有個人情報等の管理について必要な事項は、別に定める。
附　則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附　則(令和5年2月2日機構規程第132号)
この規程は、令和5年2月2日から施行する。
附　則(令和6年2月14日機構規程第35号)
この規程は、令和6年2月14日から施行し、令和5年7月1日から適用する。
附　則(令和6年2月22日機構規程第38号)
この規程は、令和6年2月22日から施行し、令和6年2月1日から適用する。
附　則(令和6年3月21日機構規程第55号)
この規程は、令和6年4月1日から施行する。
附　則(令和6年9月26日機構規程第17号)
この規程は、令和6年10月1日から施行する。
附　則(令和6年10月25日機構規程第25号)
この規程は、令和6年10月25日から施行する。
別紙様式(第16条関係)
個人情報ファイル簿(単票)