○北海道国立大学機構保有個人情報の開示等取扱規程
(令和4年4月1日機構規程第35号)
改正
令和5年2月2日機構規程第133号
令和5年6月22日機構規程第6号
(趣旨)
第1条　北海道国立大学機構(以下「機構」という。)における保有個人情報の開示、訂正、利用停止等に係る取扱いについては、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）その他関係法令等の定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
(定義)
第2条　この規程における用語の定義は、この規定に定めるもののほか、法第2条の定めるところによる。
2　この規定において「部局等」とは、次に掲げる組織をいう。
(1)　機構本部の事務局、監査室、教育研究支援組織及び運営支援組織
(2)　小樽商科大学の事務部、学部、研究科、附属図書館、言語センター、保健管理センター、情報総合センター、アドミッションセンター、グローカル戦略推進センター及び国際連携本部
(3)　帯広畜産大学の事務部、各部門、大学情報分析室、グローバルアグロメディシン研究センター、原虫病研究センター、産学連携センター、畜産フィールド科学センター、動物医療センター、動物・食品検査診断センター、農学情報基盤センター、高度人材共創センター、保健管理センター、大学教育センター及び別科
(4)　北見工業大学の事務部、各学科、各系、各機構、各センター、図書館及び技術部
(開示請求の受付)
第3条　機構が保有する個人情報について、法第76条の規定に基づく開示請求があった場合は、総務課において、次項から第4項までに定めるところにより受け付けるものとする。
2　開示請求を受け付けるときは、開示請求をする者(以下「開示請求者」という。)に保有個人情報開示請求書(様式第1号。以下「開示請求書」という。)を提出させるとともに、個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号。以下「施行令」という。）第22条で定めるところにより、開示請求者が保有個人情報の本人であること(法第76条第2項の規定による開示請求にあっては、保有個人情報の本人の代理人であること)を確認のうえ、法第89条の規定により、別に定める開示請求手数料を徴収するものとする。
3　開示請求者が提出した開示請求書に形式上の不備があるときは、開示請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
4　開示請求書を受理したときは、当該個人情報を保有する部局等における北海道国立大学機構保有個人情報管理規程(令和4年度機構規程第34号。以下「管理規程」という。)第4条に定める保護管理者(以下「保護管理者」という。)に開示請求書の写しを送付するものとする。
[北海道国立大学機構保有個人情報管理規程(令和4年度機構規程第34号。以下「管理規程」という。)第4条]
(開示等の検討)
第4条　理事長は、保有個人情報の開示、不開示(以下「開示等」という。)を検討するに当たっては、必要に応じて情報公開・個人情報保護審査委員会（以下「委員会という。）に諮問することができる。
(開示等決定の期限)
第5条　理事長は、法第83条第1項の規定に基づき、開示請求があった日から30日以内(法第77条第3項の規定により補正に要した日数を除く。)に開示等の決定をしなければならない。
2　理事長は、法第83条第2項の規定により開示等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは、様式第2号により遅滞なく当該開示請求者に通知しなければならない。
[様式第2号]
3　理事長は、法第84条の規定により開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分を除く残りの部分について決定する期間を延長するときは、様式第3号により第1項に規定する期間内に当該開示請求者に通知しなければならない。
[様式第3号]
(事案の移送)
第6条　理事長は、法第85条第1項の規定により事案を他の行政機関の長等に移送するときは、移送する行政機関の長等に、様式第4号により通知しなければならない。なお、この場合において、当該開示請求者に対し、様式第5号により、事案を移送した旨を通知しなければならない。
[様式第4号] [様式第5号]
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)
第7条　理事長は、法第86条第１項又は第2項の規定により第三者に対し意見書提出の機会を付与するときは、保有個人情報の開示に関する意見書(様式第8号)を添付して、様式第6号又は様式第7号により当該第三者に通知するものとする。
[様式第6号] [様式第7号]
2　理事長は、前項の規定により意見書提出の機会を付与した第三者から、開示に反対の意思を表示した意見書を受理した場合において、第三者の意に反して開示するときは、法第86条第3項の規定に基づき当該第三者に対し、様式第9号により開示決定後直ちに通知しなければならない。
[様式第9号]
(開示等の決定)
第8条　理事長は、開示等の決定をしたときは、法第82条の規定に基づき、様式第10号又は様式第11号により当該開示請求者に通知しなければならない。
[様式第10号] [様式第11号]
(開示の実施)
第9条　理事長は、法第87条第3項の規定により保有個人情報の開示を受ける者から「保有個人情報の開示の実施方法等申出書」(様式第12号)が提出されたときは、開示を受ける者の便宜を図って開示を実施するものとする。
2　保有個人情報の開示は、原則として総務課において実施するものとする。ただし、当該保有個人情報が記録されている文書等を移動すると汚損又は散乱の危険性がある場合には、当該保有個人情報を保有する部局等において実施できるものとする。
3　開示を受ける者が写しの送付による開示の実施を希望する場合は、送付に要する費用を徴収の上、保有個人情報の写しを送付するものとする。
4　保有個人情報の開示の実施方法については、別に定める。
(移送された事案)
第10条　法第85条第2項の規定により、他の行政機関の長等から移送された事案に係る開示等の検討及び決定並びに開示の実施については、第4条から前条までの規定に準じて行うものとする。
[第4条]
(訂正請求の受付)
第11条　保有個人情報の開示を受けた者から、法第90条の規定に基づく当該保有個人情報の訂正請求があった場合は、総務課において、次の各号に定めるところにより受け付けるものとする。
(1)　訂正請求を受け付けるときは、訂正請求者に「保有個人情報訂正請求書」(様式第13号。以下「訂正請求書」という。)を提出させるとともに、施行令第22条で定めるところにより、訂正請求者が保有個人情報の本人であること(法第90条第2項の規定による訂正請求にあっては、保有個人情報の本人の法定代理人であること)を確認するものとする。
(2)　訂正請求者が提出した訂正請求書に形式上の不備があるときは、訂正請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
(3)　訂正請求書を受理したときは、当該訂正請求のあった個人情報を保有する部局等における保護管理者に訂正請求書の写しを送付するものとする。
(訂正等の検討)
第12条　理事長は、保有個人情報の訂正をするかしないか(以下「訂正等」という。)を検討するに当たって、部局等の長の意見を求めるとともに、必要に応じて委員会に諮問することができる。
(訂正等決定の期限)
第13条　理事長は、法第94条第1項の規定に基づき、訂正請求があった日から30日以内(法第91条第3項の規定により補正に要した日数を除く。)に訂正等の決定をしなければならない。
2　理事長は、法第94条第2項の規定により訂正等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは、様式第14号により遅滞なく当該訂正請求者に通知しなければならない。
[様式第14号]
3　理事長は、法第95条の規定により訂正等の決定に特に長期間を要すると認めるときは、様式第15号により第1項に規定する期間内に当該訂正請求者に通知しなければならない。
[様式第15号]
(事案の移送)
第14条　理事長は、法第96条第1項の規定により事案を他の行政機関の長等に移送するときは、様式第16号により通知しなければならない。なお、この場合においては、当該訂正請求者に対し、様式第17号により、事案を移送した旨を通知しなければならない。
[様式第16号] [様式第17号]
(訂正等の決定)
第15条　理事長は、訂正等の決定をしたときは、法第93条の規定に基づき、様式第18号又は様式第19号により当該訂正請求者に通知しなければならない。
[様式第18号] [様式第19号]
2　前項の決定により、訂正請求に係る保有個人情報を訂正することとした場合において、当該保有個人情報を管理する保護管理者は、直ちに当該訂正を実施しなければならない。
3　理事長は、前項の訂正を実施した場合において必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、様式第20号により遅滞なく通知するものとする。
[様式第20号]
(移送された事案)
第16条　法第96条第2項の規定により他の行政機関の長等から移送された事案に係る訂正等の検討及び決定並びに訂正の実施については、第12条から前条までの規定に準じて行うものとする。
[第12条]
(利用停止請求の受付)
第17条　保有個人情報の開示を受けた者から、法第98条の規定に基づく当該保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)の請求があった場合は、総務課において、次項から第4項までに定めるところにより受け付けるものとする。
2　利用停止請求を受け付けるときは、利用停止請求者に、「保有個人情報利用停止請求書」(様式第21号。以下「利用停止請求書」という。)を提出させるとともに、施行令第22条で定めるところにより、利用停止請求者が保有個人情報の本人であること(法第98条第2項の規定による利用停止請求にあっては、保有個人情報の本人の法定代理人であること)を確認するものとする。
3　利用停止請求者が提出した利用停止請求書に形式上の不備があるときは、利用停止請求者に参考となる情報を提供し、その補正を求めることができる。
4　利用停止請求書を受理したときは、当該利用停止請求のあった個人情報を保有する部局等における保護管理者に利用停止請求書の写しを送付するものとする。
(利用停止等の検討)
第18条　理事長は、保有個人情報の利用停止をするかしないか(以下「利用停止等」という。)を検討するに当たっては、部局等の長の意見を求めるとともに、必要に応じて委員会に諮問することができる。
(利用停止等決定の期限)
第19条　理事長は、法第102条第1項の規定に基づき、利用停止請求があった日から30日以内(法第99条第3項の規定により補正に要した日数を除く。)に利用停止等の決定をしなければならない。
2　理事長は、法第102条第2項の規定により利用停止等の決定を更に30日以内の期間で延長するときは、様式第22号により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
[様式第22号]
3　理事長は、法第103条の規定により利用停止等の決定に特に長期間を要すると認めるときは、様式第23号により第1項に規定する期間内に当該利用停止請求者に通知しなければならない。
[様式第23号]
(利用停止等の決定)
第20条　理事長は、利用停止等の決定をしたときは、法第101条の規定に基づき、様式第24号又は様式第25号により当該利用停止請求者に通知しなければならない。
[様式第24号] [様式第25号]
2　前項の決定により、利用停止請求に係る保有個人情報について利用停止することとした場合において、当該保有個人情報を管理する保護管理者は、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止を実施しなければならない。
(審査請求)
第21条　理事長は、法第104条第1項の規定に基づく審査請求があったときは、委員会の意見を求めるものとする。
2　理事長は、法法第105条第1項の規定により、情報公開・個人情報保護審査会に諮問するときは、諮問書(様式第26号、様式第27号又は様式第28号)により行うものとする。なお、この場合においては、法第105条第2項各号に掲げる者に対し、様式第29号により、情報公開・個人情報保護審査会へ諮問した旨を通知しなければならない。
[様式第29号]
(雑則)
第22条　この規程に定めるもののほか、保有個人情報に係る開示、訂正、利用停止等の実施に関して必要な事項は、理事長が別に定める。
附　則
この規程は、令和4年4月1日から施行する。
附　則(令和5年2月2日機構規程第133号)
この規程は、令和5年2月2日から施行する。
附　則(令和5年6月22日機構規程第6号)
この規程は、令和5年7月1日から施行する。
様式第1号(第3条第1号関係)
保有個人情報開示請求書
様式第2号(第5条第2項関係)
保有個人情報開示決定等の期限の延長について(通知)
様式第3号(第5条第3項関係)
保有個人情報開示決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
様式第4号(第6条関係)
保有個人情報の開示請求に係る事案の移送について
様式第5号(第6条関係)
保有個人情報の開示請求に係る事案の移送について(通知)
様式第6号(第7条第1項関係)
保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)
様式第7号(第7条第1項関係)
保有個人情報の開示請求に関する意見について(照会)
様式第8号(第7条第1項関係)
保有個人情報の開示に関する意見書
様式第9号(第7条第2項関係)
反対意見書に係る保有個人情報の開示決定について(通知)
様式第10号(第8条関係)
保有個人情報の開示をする旨の決定について(通知)
様式第11号(第8条関係)
保有個人情報の開示をしない旨の決定について(通知)
様式第12号(第9条第1項関係)
保有個人情報の開示の実施方法等申出書
様式第13号(第11条第1号関係)
保有個人情報訂正請求書
様式第14号(第13条第2項関係)
保有個人情報訂正決定等の期限の延長について(通知)
様式第15号(第13条第3項関係)
保有個人情報訂正決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
様式第16号(第14条関係)
保有個人情報の訂正請求に係る事案の移送について
様式第17号(第14条関係)
保有個人情報の訂正請求に係る事案の移送について(通知)
様式第18号(第15条第1項関係)
保有個人情報の訂正をする旨の決定について(通知)
様式第19号(第15条第1項関係)
保有個人情報の訂正をしない旨の決定について(通知)
様式第20号(第15条第3項関係)
提供をしている保有個人情報の訂正をする旨の決定について(通知)
様式第21号(第17条第2号関係)
保有個人情報利用停止請求書
様式第22号(第19条第2項関係)
保有個人情報利用停止決定等の期限の延長について(通知)
様式第23号(第19条第3項関係)
保有個人情報利用停止決定等の期限の特例規定の適用について(通知)
様式第24号(第20条第1項関係)
保有個人情報の利用停止をする旨の決定について(通知)
様式第25号(第20条第1項関係)
保有個人情報の利用停止をしない旨の決定について(通知)
様式第26号(第21条第2項関係)
諮問書
様式第27号(第21条第2項関係)
諮問書
様式第28号(第21条第2項関係)
諮問書
様式第29号(第21条第2項関係)
情報公開・個人情報保護審査会への諮問について(通知)