(令和2年4月1日機構規程第12号)
(趣旨)
(定義)
(管理体制)
(総括文書管理者)
(副総括文書管理者)
(大学文書管理者)
(文書管理者)
(文書管理担当者)
(監査責任者)
(教育・研究関係文書の管理)
(職員の責務)
(作成)
(整理)
(保存)
(法人文書ファイル管理簿)
(移管又は廃棄)
(保存期間の延長)
(点検・監査)
(管理状況の報告等)
(研修)
(法令による調整)
(雑則)
別表第1(第13条第3項関係)
法人文書の区分保存期間
11) 規程及び内規等の制定及び改廃に関するもの常用(無期限)
2) 機構の通達等で例規となるもの
3) 公印の制定及び改廃に関するもの
4) 法人文書ファイル管理簿に関するもの
5) 人事記録に関するもの
6) 栄典及び表彰に関するもののうち重要なもの
7) 資産に関するもののうち重要なもの
8) 学位授与に関するもの
9) 卒業者及び修了者台帳
10) 1)から9)までに掲げるもののほか,これらに準ずるもののうち常用文書又は無期限保存を必要と認めるもの
21) 役員会,経営協議会,教育研究評議会,運営会議,教授会等重要な会議に関するもの30年
2) 不服申立及び訴訟に関するもの
3) 役員及び職員(限定職員及び非常勤職員を除く。)の任免,分限及び懲戒に関するもの
4) 学部,学科等の設置及び改廃に関するもの
5) 1)から4)までに掲げるもののほか,これらに準ずるもののうち30年以上保存を必要と認めるもの
31) 通達等のうち重要なもの10年
2) 機構の委員会等に関するもののうち重要なもの(2の項1)に該当するものを除く。)
3) 栄典及び表彰に関するもの(1の項6)に該当するものを除く。)
4) 限定職員及び非常勤職員の任免に関するもの
5) 予算,決算及び出納に関するもののうち重要なもの
6) 契約等に関するもののうち重要なもの
7) 資産に関するもの(1の項7)に該当するものを除く。)
8) 監査及び会計検査に関するもの
9) 学生に関する表簿のうち重要なもの
10) 奨学生に関する表簿のうち重要なもの
11) 1)から10)までに掲げるもののほか,これらに準ずるもののうち10年以上保存を必要と認めるもの
41) 在留資格に関するもの7年
2) 法人宿舎に関するもの
3) 予算,決算及び出納に関するもの(3の項5)に該当するものを除く。)
4) 契約等に関するもの(3の項6)に該当するものを除く。)
5) 1)から4)までに掲げるもののほか,これらに準ずるもののうち7年以上保存を必要と認めるもの
51) 通達等に関するもの(3の項1)に該当するものを除く。)5年
2) 供閲文書に関するもの
3) 機構の委員会等に関するもの(2の項1)及び3の項2)に該当するものを除く。)
4) 職員の勤務状況が記録されたもの
5) 証明等に関するもの
6) 予算,決算及び出納に関するもののうち軽易なもの
7) 各種事業の計画等に関するもの
8) 契約等に関するもののうち軽易なもの
9) 学生に関する表簿(3の項9)に該当するものを除く。)
10) 入学試験に関するもの
11) 奨学生に関する表簿(3の項10)に該当するものを除く。)
12) 1)から11)までに掲げるもののほか,これらに準ずるもののうち5年保存を必要と認めるもの
61) 定型的な事務に係る決裁文書3年
2) 学生に関する表簿のうち軽易なもの
3) 1)又は2)に掲げるもののほか,これらに準ずるもののうち3年保存を必要と認めるもの
71) 照会,回答,通知,依頼,報告,届出等のうち簡易なもの1年
2) 供閲文書に関するもののうち軽易なもの
3) 入学試験に関するもののうち軽易なもの
4) 1)から3)までに掲げるもののほか,これらに準ずるもののうち1年保存を必要と認めるもの
8その他の法人文書1年未満
別表第2(第16条第1項関係)
事務組織の別法人文書の区分
1 機構本部の事務局及び大学の運営局1) 役員会,経営協議会,教育研究評議会,運営会議のほか,各種の委員会,研究会,ワーキンググループ(以下「WG」という。),懇談会等,機構の意志決定に関するもののうち重要なもの
2) 各種の計画及び当該計画の実施報告に関するもののうち重要なもの
3) 建築物の設計に関係する設計図書等のうち重要なもの
4) 留学生,国際交流・協力事業に関するもののうち重要なもの
5) 叙位,叙勲,栄典及び表彰に関するもののうち重要なもの
6) 予算・決算に関するもののうち重要なもの
7) 機構内外で実施する各種プログラム等に関するもののうち重要なもの
8) 大学祭,部活動,奨学金その他学生生活に関するもののうち重要なもの
9) 組織の設立又は改廃に関するもののうち重要なもの
10) その他総括文書管理者及び大学文書管理者が必要と認めた文書
2 1以外1) 教授会,各種の委員会,協議会,研究会,WG,懇談会等,部局の意志決定に関するもののうち重要なもの
2) その他総括文書管理者,大学文書管理者及び文書管理者が必要と認めた文書
(注)