○国立大学法人琉球大学法人文書管理規程
| (令和4年3月31日制定) |
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目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 管理体制(第3条－第8条)
第3章 作成(第9条・第10条)
第4章 整理(第11条－第14条)
第5章 保存(第15条・第16条)
第6章 法人文書ファイル管理簿(第17条・第18条)
第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長(第19条－第21条)
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等(第22条－第24条)
第9章 研修(第25条・第26条)
第10章 補則(第27条・第28条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき、国立大学法人琉球大学(以下「本法人」という。)における法人文書の管理に関し、必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規程における用語の定義は、次のとおりとする。
(1) 「法人文書」とは、本法人の職員が職務上作成し、又は取得した文書(図画及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)を含む。以下同じ。)であって、本法人の職員が組織的に用いるものとして、本法人が保有しているものをいう。ただし、法第2条第5項各号に掲げるものを除く。
(2) 「法人文書ファイル等」とは、本法人における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
(3) 「法人文書ファイル管理簿」とは、本法人における法人文書ファイル等の管理を適切に行うために、法人文書ファイル等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(4) 「文書管理システム」とは、本法人が整備した統一的な文書管理・電子決裁システムをいう。
(5) 「課等」とは、大学本部の各課(室)、附属図書館事務部の各課、上原キャンパス事務部の各課（室）、各学部(医学部を除く。)の事務部(法務研究科にあっては人文社会学部事務部)、学長企画室、基金室及び監査室をいう。
第2章 管理体制
(総括文書管理者)
第3条 本法人に総括文書管理者を置く。
2 総括文書管理者は、文書管理を担当する理事をもって充てる。
3 総括文書管理者は、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 法人文書ファイル管理簿及び移管・廃棄簿の調製
(2) 法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施
(3) 法人文書の管理に関する研修の実施
(4) 組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置
(5) 法人文書ファイル保存要領その他この規程の施行に関し必要な細則の整備
(6) 前各号に掲げるもののほか、法人文書の管理に関する事務の総括
(副総括文書管理者)
第4条 本法人に副総括文書管理者を置く。
2 副総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。
3 副総括文書管理者は、前条第3項各号に掲げる事務について、総括文書管理者を補佐するものとする。
(文書管理者)
第5条 文書管理者は、課等の長をもって充て、その所掌事務に関する文書管理の実施責任者とする。
2 文書管理者は、その管理する法人文書について、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
(1) 保存
(2) 保存期間が満了したときの措置の設定
(3) 文書管理システム上の法人文書ファイル管理簿への入力
(4) 移管又は廃棄(移管・廃棄簿への記載を含む。)等
(5) 管理状況の点検等
(文書管理担当者)
第6条 課等の下に、文書管理担当者を置く。
2 文書管理担当者は、係長、専門職員又は法人文書を保有する教員をもって充てる。
3 文書管理担当者は、前条第2項各号に掲げる業務について、文書管理者を補佐する。
(監査責任者)
第7条 本法人に監査責任者を置く。
2 監査責任者は、監査室長をもって充てる。
3 監査責任者は、法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第8条 職員は、法の趣旨にのっとり、関連する法令及び学内規則等並びに総括文書管理者、副総括文書管理者及び文書管理者の指示に従い、法人文書を適正に管理しなければならない。
第3章 作成
(文書主義の原則)
第9条 職員は、文書管理者の指示に従い、法第11条の規定に基づき、法第1条の目的の達成に資するため、本法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本法人の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならない。
(適切・効率的な文書作成及び管理)
第10条 文書の作成に当たって反復利用が可能な様式、資料等の情報については、電子掲示板等を活用し職員の利用に供するものとする。
2 文書の作成に当たっては、常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)、送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
3 文書の管理は、原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし、文書管理システムにより管理することが適当でないものについては、当該文書に適した方法により管理することができる。
第4章 整理
(職員の整理義務)
第11条 職員は、次条及び第13条の規定に従い、次の各号に掲げる整理を行わなければならない。
(1) 作成又は取得した法人文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を文書管理システム上で設定すること。
(2) 相互に密接な関連を有する法人文書を一の集合物(法人文書ファイル)にまとめること。
(3) 前号の法人文書ファイルについて分類し、分かりやすい名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を文書管理システム上で設定すること。
(文書の分類)
第12条 法人文書は、別表第1「分類基準表」に定めるとおり本法人の事務及び事業の性質、内容等に応じて三段階の階層構造で系統的に分類しなければならない。
[別表第1]
(保存期間)
第13条 文書の保存期間は、別表第1の文書保存期間に従い、定めることとする。
[別表第1]
2 保存期間の設定においては、法第2条第6項に規定する歴史公文書等に該当するとされた法人文書にあっては、1年以上の保存期間を定めるものとする。
3 第1号の保存期間の起算日は、法人文書を作成し、又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日を起算日とすることができる。
4 第1号の保存期間は、法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
5 第1号の保存期間の起算日は、法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日を起算して第2項の保存期間の満了日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日を起算日とすることができる。
6 第4項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては適用せず、保存期間が確定してから適用するものとする。なお、保存期間が確定する前の法人文書及び法人文書ファイルについても、法の趣旨に則り、適正に管理しなければならない。
(機密性)
第14条 職員は、法人文書を作成し、又は取得したときは、国立大学法人琉球大学情報格付け及び取扱制限の指定並びに明示等に関する基準及び別表第1の分類に基づき、機密性1から4の4段階で、当該文書の機密性を指定する。
第5章 保存
(法人文書ファイル保存要領)
第15条 総括文書管理者は、法人文書ファイル等の適切な保存に資するよう、法人文書ファイル保存要領(以下「保存要領」という。)を作成するものとする。
2 保存要領には、次の各号に掲げる事項を記載しなければならない。
(1) 紙文書の保存場所・方法
(2) 電子文書の保存場所・方法
(3) 前各号に掲げるもののほか、適切な保存を確保するための措置
(保存)
第16条 文書管理者は、保存要領に従い、法人文書ファイル等について、当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。ただし、他の文書管理者等に引き継いだ場合は、この限りでない。
第6章 法人文書ファイル管理簿
(法人文書ファイル管理簿の調製及び公表)
第17条 総括文書管理者は、本法人の法人文書ファイル管理簿について、公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号。以下「施行令」という。)第15条第2項の規定に基づき、文書管理システムをもって調製するものとする。
2 法人文書ファイル管理簿は、あらかじめ定めた事務所に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットで公表しなければならない。
3 法人文書ファイル管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め、又は変更した場合には、当該事務所の場所を官報で公示しなければならない。
(法人文書ファイル管理簿の入力)
第18条 文書管理者は、少なくとも毎年度1回、管理する法人文書ファイル等(保存期間が1年以上のものに限る。)の現況について、施行令第15条第1項各号に掲げる事項を文書管理システム上の法人文書ファイル管理簿(様式第1号)に入力しなければならない。
2 前項の入力に当たっては、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号)(以下「情報公開法」という)第5条各号に規定する不開示情報に該当する場合には、当該不開示情報を明示しないようにしなければならない。
3 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、国立公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該法人文書ファイル等に関する法人文書ファイル管理簿の情報を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総括文書管理者が調製した移管簿(様式第2号)又は廃棄簿(様式第3号)に記載しなければならない。
第7章 移管、廃棄又は保存期間の延長
(保存期間が満了したときの措置)
第19条 文書管理者は、法人文書ファイル等について、別表第1に基づき、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
[別表第1]
2 前条第1項の法人文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、法人文書ファイル管理簿への入力により、前項の措置を定めるものとする。
3 総括文書管理者は、前項の同意に当たっては、必要に応じ、独立行政法人国立公文書館の専門的技術的助言を求めることができる。
(移管又は廃棄)
第20条 文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、前条第1項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文書館に移管し、又は廃棄しなければならない。
2 文書管理者は、前項の規定により移管する法人文書ファイル等に、法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括文書管理者の同意を得た上で、国立公文書館に意見を提出しなければならない。
(保存期間の延長)
第21条 文書管理者は、次の各号に掲げる法人文書ファイル等について保存期間を延長する場合は、当該法人文書ファイル等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該法人文書ファイル等を保存しなければならない。この場合において、1の区分に該当する法人文書ファイル等が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間、保存しなければならない。
(1) 現に監査、検査等の対象になっているものは、当該監査、検査等が終了するまでの間
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるものは、当該訴訟が終結するまでの間
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるものは、当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4) 情報公開法第4条に規定する開示請求があったものは、同法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2 文書管理者は、保存期間が満了した法人文書ファイル等について、その職務の遂行上必要があると認めるときには、総括文書管理者の承認を得て、その必要な限度において、一定の期間を定めて法人文書ファイル等の保存期間を延長することができる。
3 文書管理者は、前2項の規定により法人文書ファイル等の保存期間を延長した場合は、延長した期間及び理由を総括文書管理者に報告するものとする。
第8章 点検・監査及び管理状況の報告等
(点検・監査)
第22条 文書管理者は、自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2 監査責任者は、法人文書の管理状況について、少なくとも毎年度1回、監査を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3 総括文書管理者は、点検又は監査の結果等を踏まえ、法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(紛失等への対応)
第23条 文書管理者は、法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄が明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2 総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告等)
第24条 総括文書管理者は、法人文書ファイル管理簿の掲載状況その他の法人文書の管理状況について、毎年度、内閣府に報告するものとする。
第9章 研修
(研修の実施)
第25条 総括文書管理者は、職員に対し、法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
(研修への参加)
第26条 文書管理者は、総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
第10章 補則
(雑則)
第27条 この規程の施行に関し必要な事項は、総括文書管理者が別に定める。
(改廃)
第28条 この規程の改廃は、学長が行う。
附 則
1 この規程は、令和4年4月1日から施行する。
2 国立大学法人琉球大学法人文書管理規程(平成23年3月29日制定)は、廃止する。
附 則(令和4年12月20日)
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この規程は、令和4年12月20日から施行する。
附 則(令和5年10月27日)
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この規程は、令和5年10月27日から施行し、令和5年10月1日から適用する。
別表第1(第12条関係)
分類基準表