○国立大学法人琉球大学法人文書ファイル保存要領
| (令和4年3月31日制定) |
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(趣旨)
第1条 この要領は、国立大学法人琉球大学文書管理規程第15条第1項の規定に基づき、国立大学法人琉球大学における法人文書ファイル等(法人文書ファイル及び単独で管理している法人文書をいう。以下同じ。)の適切な保存に資するため、法人文書ファイル等の保存に関し、必要な事項を定める。
(紙文書の保存場所・方法)
第2条 紙文書は、事務室において、以下のとおり保存することとする。
(1) 紙文書は、保存期間が1年以上のものについて、年度ごとに法人文書ファイルにまとめる。
(2) 事務室においては、現年度及び継続的に利用する法人文書ファイルの保存場所を職員にとってより使いやすい場所とするよう配意する。
(3) 個人的な執務の参考資料の収納場所は、職員各自の机の周辺のみとする。
(書庫における保存)
第3条 継続的な利用のない法人文書ファイルは、各部局等の書庫等で保存する。
2 継続的に利用する法人文書ファイルとして事務室で保存されている法人文書ファイルについては、年度末に、文書管理者が利用状況等を勘案し、書庫への移動を検討する。
3 個人的な執務の参考資料は書庫に置いてはならない。
(機密性の高い法人文書ファイル等)
第4条 前条第1項及び第2項の規定にかかわらず、機密性の高い法人文書ファイルについては、施錠のできる書庫・保管庫に保存し、不正な持ち出しや盗難を防ぐ措置を講ずるものとする。
(電子文書の保存場所・方法)
第5条 電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作成された法人文書(以下「電子文書」という。)は、文書管理システム、各システムのハードウェア等で保存する。
2 電子文書の正本・原本は、文書の改ざんや漏えい等の防止の観点から、適切なアクセス制限を行う。
3 保存場所においては、現年度及び過年度のフォルダを区別し、職員にとってより使いやすい分別、フォルダの階層となるよう配意する。
4 保存場所内のフォルダでは、組織的な検討を経た法人文書、作成途中の法人文書、個人的な執務参考資料及び組織参考資料で分別する。
5 保存期間満了時の措置を移管としたもので、電子文書で移管するものは、適切な方式で保存する。
6 長期に保存する電子文書については、国際標準化機構(ISO)が制定している長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど、利活用が可能な状態で保存する。
7 電子文書は、必要に応じ、パスワードの設定、暗号化するとともにバックアップを保存する。
(その他適切な保存を確保するための措置)
第6条 紙文書を保存するファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容及び電子文書の保存フォルダについて、法人文書ファイル管理簿の記載内容と齟齬が生じないよう、少なくとも毎年度一回、文書管理者が確認する。
(雑則)
第7条 この要領に定めるもののほか、この要領の実施に関し必要な事項は、総括文書管理者が別に定める。
(改廃)
第8条 この要領の改廃は、総括文書管理者が行う。
附 則
1 この要領は、令和4年4月1日から実施する。
2 琉球大学法人文書ファイル保存要領(平成23年3月29日総務担当理事決定)は、廃止する。
附 則(令和4年10月31日)
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この要領は、令和4年11月1日から実施する。