○国立大学法人琉球大学保有個人情報開示等実施規程
| (令和4年8月1日制定) |
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第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、国立大学法人琉球大学保有個人情報等管理規則第37条第2項の規定に基づき、個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号。以下「法」という。）その他関係法令に定めるもののほか、国立大学法人琉球大学（以下「本法人」という。）の保有する個人情報の開示、訂正及び利用停止（以下「開示等」という。）の実施について、必要な事項を定める。
(定義)
第2条 この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。
(1) 当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等（文書、図画若しくは電磁的記録（電磁的方式（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第2号において同じ。）で作られる記録をいう。以下同じ。）に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項（個人識別符号を除く。）をいう。以下同じ。）により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）
(2) 個人識別符号が含まれるもの
2 この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、個人情報の保護に関する法律施行令（平成15年政令第507号。以下「施行令」という。）で定めるものをいう。
(1) 特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの
(2) 個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの
3 この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
4 この規程において「保有個人情報」とは、本法人の教職員が職務上作成し、又は取得した個人情報（次項に規定する個人番号及び第6項に規定する特定個人情報を含む。）であって、本法人の教職員が組織的に利用するものとして、本法人が保有する法人文書（国立大学法人琉球大学法人文書管理規程第2条第1号に規定する「法人文書」をいう。）に記録されているものをいう。
5 この規程において「個人番号」とは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号。以下「番号法」という。）第7条第1項又は第2項の規定により、住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるものをいう。
6 この規程において「特定個人情報」とは、個人番号（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。番号法第7条第1項及び第2項、第8条並びに第48条並びに附則第3条第1項から第3項まで及び第5項を除く。）をその内容に含む個人情報をいう。
7 この規程において「教職員」とは、役員、教員及び職員をいう。
8 この規程において「部局等」とは、国立大学法人琉球大学組織規則に規定する運営推進組織、教育研究等組織及び事務組織の各組織をいう。
第2章 開示請求
(開示請求の手続)
第3条 開示請求は、保有個人情報開示請求書（別紙様式第1号。以下「開示請求書」という。）を、学長に提出してしなければならない。
2 前項の場合において、開示請求をする者は、施行令で定めるところにより、開示請求に係る保有個人情報の本人であること（法定代理人又は本人の委任による代理人（以下この章において「代理人」という。）による開示請求にあっては、開示請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること）を確認することができる書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 前項の代理人は、開示請求書とともに委任状（別紙様式第2－1号又は第2－2号）を提出しなければならない。
4 学長は、提出された開示請求書に形式上の不備があるときは、開示請求をした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、学長は、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供する。
5 学長は、開示請求書を受け付けたときは、開示請求者に開示請求書の写し1部を交付する。
(保有個人情報の開示義務)
第4条 学長は、開示請求があったときは、開示請求に係る保有個人情報に法第78条各号に掲げる情報（以下「不開示情報」という。）のいずれかが含まれている場合を除き、開示請求者に対し、当該保有個人情報を開示する。
(部分開示)
第5条 学長は、開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合において、不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、開示請求者に対し、当該部分を除いた部分につき開示する。
2 開示請求に係る保有個人情報に法第78条第2号の情報（開示請求者以外の特定の個人を識別することができるものに限る。）が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示請求者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等及び個人識別符号の部分を除くことにより、開示しても、開示請求者以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。
(裁量的開示)
第6条 学長は、開示請求に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、開示請求者に対し、当該保有個人情報を開示することができる。
(保有個人情報の存否に関する情報)
第7条 学長は、開示請求に対し、当該開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、不開示情報を開示することとなるときは、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる。
(開示請求に対する措置)
第8条 学長は、保有個人情報開示請求があった場合は、当該保有個人情報を保有する部局等の長に開示請求書の写しを送付し、開示請求対象文書の提出を依頼するとともに、開示、部分開示又は不開示に対する意見を聴く。
2 前項により開示請求対象文書の提出及び意見を求められた部局等の長は、当該保有個人情報に係る関係者でこれを検討し、対象文書の提出とともに開示、部分開示又は不開示に対する意見を書面により学長に回答しなければならない。
3 学長は、前項の意見及び必要に応じ、国立大学法人琉球大学情報公開・個人情報保護委員会（以下「委員会」という。）の意見を参考に、当該保有個人情報に係る開示、部分開示又は不開示の決定（以下「開示決定等」という。）を行う。
4 学長は、前項の決定において、開示請求に係る保有個人情報の全部又は一部を開示するときは、保有個人情報開示決定通知書（別紙様式第3号）により、開示請求に係る保有個人情報の全部を開示しないとき（前条の規定により開示請求を拒否するとき、及び開示請求に係る保有個人情報を保有していないときを含む。）は、保有個人情報不開示決定通知書（別紙様式第4号）により開示請求者に通知する。
(開示決定等の期限)
第9条 開示決定等は、法第77条第3項に規定する補正に要した日数を除き、開示請求のあった日から30日以内に行う。
2 前項の規定にかかわらず、学長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、学長は、開示請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を保有個人情報開示決定等期限延長通知書（別紙様式第5号）により通知する。
(開示決定等の期限の特例)
第10条 開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から60日以内にそのすべてについて開示決定等をすることにより、事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前条の規定にかかわらず、学長は、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき、開示請求があった日から60日以内に開示決定等をしたうえで、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等を行う。この場合において、学長は、前条第1項に規定する期間内に、開示請求者に対し、開示決定等期限特例延長通知書（別紙様式第6号）により通知する。
(事案の移送)
第11条 学長は、開示請求に係る保有個人情報が他の行政機関等（法第2条第11項。ただし、独立行政法人等については別表第二に掲げる法人を含む。）から提供されたものであるとき、その他他の行政機関等において開示決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の行政機関等と協議の上、当該他の行政機関等に対し、事案を移送することができる。この場合において、学長は、当該他の行政機関等に対し、保有個人情報開示請求事案移送書（別紙様式第7号）により通知するとともに、開示請求者に対し、保有個人情報開示請求事案移送通知書（別紙様式第8号）により事案を移送した旨を通知する。
2 前項の規定により、移送を受けた行政機関等が全部又は一部を開示する決定をしたときは、学長は、当該開示の実施に必要な協力をする。
3 学長は、他の行政機関等から開示請求に係る事案が移送されたときは、当該開示請求についての開示決定等をする。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)
第12条 学長は、開示請求に係る保有個人情報に国、独立行政法人等、地方公共団体、地方独立行政法人及び開示請求者以外の者（以下この条、第29条及び第30条において「第三者」という。）に関する情報が含まれているときは、開示決定等をするに当たって、当該情報に係る第三者に対し、第三者意見照会書（法第86条1項適用）（別紙様式第9号）により意見を照会し、開示決定等に関する第三者意見書（別紙様式第11号。以下「意見書」という。）を提出する機会を与えることができる。
2 学長は、次の各号のいずれかに該当するときは、開示決定に先立ち、第三者意見照会書（法第86条2項適用）（別紙様式第10号）により当該第三者に照会し、意見書を提出する機会を与える。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。
(1) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を開示しようとする場合であって、当該情報が法第78条第2号ロ又は同条第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。
(2) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を法第80条の規定により開示しようとするとき。
3 学長は、前2項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置く。この場合において、学長は、開示決定後直ちに、当該意見書（第29条において「反対意見書」という。）を提出した第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由を、反対意見書に係る保有個人情報の開示決定通知書（別紙様式第12号）により通知する。
(開示の実施)
第13条 保有個人情報の開示は、当該保有個人情報が文書又は図画に記録されているときは用紙に複写したものの閲覧又は用紙若しくはCD-Rに複写した写しの交付により、電磁的記録に記録されているときは用紙に出力したもの若しくは専用機器により再生したものの閲覧又は用紙、CD-Rその他適当な記録媒体に複写した写しの交付により行う。
2 保有個人情報の開示は、原則として総務部総務課において実施する。ただし、閲覧の場合にあっては、当該保有個人情報を移動することにより汚損するおそれがある場合や当該開示を受ける者が総務部総務課まで出向くことが困難な場合等やむを得ない場合には、当該保有個人情報を保有する部局等において開示を実施することができる。
3 開示を受ける者が、写しの送付による開示の実施を希望するときは、郵送料を郵便切手で徴収する。
4 開示決定に基づき保有個人情報の開示を受ける者は、保有個人情報の開示の実施方法等申出書（別紙様式第13号）により、開示決定の通知があった日から30日以内に、学長に対し、その求める開示の実施方法等を申し出なければならない。ただし、当該期間内に当該申出をすることができないことにつき正当な理由があるときは、この限りでない。
(他の法令による開示の実施との調整)
第14条 学長は、他の法令の規定により、開示請求者に対し開示請求に係る保有個人情報（特定個人情報を除く。）が前条第1項に規定する方法と同一の方法で開示することとされている場合（開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。）には、同項の規定にかかわらず、当該保有個人情報については、当該同一の方法による開示を行わない。ただし、当該他の法令の規定に一定の場合には開示をしない旨の定めがあるときは、この限りでない。
2 他の法令の規定に定める開示の方法が縦覧であるときは、当該縦覧を前条第1項の閲覧とみなして、前項の規定を適用する。
(手数料)
第15条 開示請求をする者は、国立大学法人琉球大学料金規程に定める手数料を納めなければならない。ただし、特定個人情報に係る開示請求を行う場合において、経済的困難その他特別の理由があると認めるときは、当該手数料を免除することができる。
2 前項ただし書の規定による手数料の免除を受けようとする者は、開示請求書の提出を行う際に、併せて当該免除を求める理由を記載した、保有個人情報開示請求に係る手数料の免除申請書（別紙様式第14号）を学長に提出しなければならない。
3 前項の申請書には、特定個人情報に係る本人が生活保護法（昭和25年法律第144号）第11条第1項各号に掲げる扶助を受けていることを理由とする場合にあっては当該扶助を受けていることを証明する書面を、その他の事実を理由とする場合にあっては当該事実を証明する書面を添付しなければならない。
4 学長は、前2項の書面により、手数料を納付する資力がないと認める場合は、開示請求者に対し、保有個人情報開示請求に係る手数料の免除決定通知書（別紙様式第15号）により免除する旨を通知し、手数料を納付する資力がないと認められない場合は、開示請求者に対し、保有個人情報開示請求に係る手数料の免除をしない旨の決定通知書（別紙様式第16号）により、免除しない旨を通知する。
第3章 訂正請求
(訂正請求の手続)
第16条 訂正請求は、保有個人情報訂正請求書（別紙様式第17号。以下「訂正請求書」という。）を学長に提出してしなければならない。
2 前項の場合において、訂正請求をする者は、施行令で定めるところにより、訂正請求に係る保有個人情報の本人であること（法定代理人又は本人の委任による代理人（以下この章において「代理人」という。）による訂正請求にあっては、訂正請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること）を確認することができる書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 前項の代理人は、訂正請求書とともに委任状（別紙様式第18－1号又は第18－2号）を提出しなければならない。
4 学長は、提出された訂正請求書に形式上の不備があるときは、訂正請求をした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
5 学長は、訂正請求書を受け付けたときは、訂正請求者に訂正請求書の写し1部を交付する。
(保有個人情報の訂正義務)
第17条 学長は、訂正請求があった場合において、当該訂正請求に理由があると認めるときは、当該訂正請求に係る保有個人情報の利用目的の達成に必要な範囲内で、当該保有個人情報の訂正をする。
(訂正請求に対する措置)
第18条 学長は、保有個人情報について訂正請求があった場合は、当該保有個人情報を保有する部局等の長に訂正請求書の写しを送付し、訂正する又は訂正しないことに対する意見を聴く。
2 前項により意見を求められた部局等の長は、当該保有個人情報に係る関係者でこれを 検討し、その意見を書面により学長に回答しなければならない。
3 学長は、前項の意見及び必要に応じ委員会の意見を参考に、当該保有個人情報を訂正する、又は訂正しない旨の決定（以下「訂正決定等」という。）を行う。
4 学長は、前項の決定において、訂正請求に係る保有個人情報を訂正するときは、保有個人情報訂正決定通知書（別紙様式第19号）により、訂正請求に係る保有個人情報を訂正しないときは、保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書（別紙様式第20号）により、訂正請求者に通知する。
(訂正決定等の期限)
第19条 訂正決定等は、法第91条第3項に規定する補正に要した日数を除き、訂正請求のあった日から30日以内に行う。
2 前項の規定にかかわらず、学長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、学長は、訂正請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長後の理由を保有個人情報訂正決定等期限延長通知書（別紙様式第21号）により通知する。
(訂正決定等の期限の特例)
第20条 学長は、訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前条の規定にかかわらず、相当の期間内に訂正決定等をする。この場合において、学長は、前条第1項に規定する期間内に、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正決定等期限特例延長通知書（別紙様式第22号）により通知する。
(事案の移送)
第21条 学長は、訂正請求に係る保有個人情報が第11条第3項の規定に基づく開示に係るものであるとき、その他他の行政機関の長等において訂正決定等をすることにつき正当な理由があるときは、当該他の行政機関の長等と協議の上、当該他の行政機関の長等に対し、事案を移送することができる。この場合においては、学長は、当該他の行政機関等に対し、保有個人情報訂正請求事案移送書（別紙様式第23号）により通知するとともに、訂正請求者に対し、保有個人情報訂正請求事案移送通知書（別紙様式第24号）により事案を移送した旨を通知する。
[第11条第3項]
2 前項の規定により、事案が移送された行政機関等が訂正する決定をしたときは、学長は、当該訂正決定に基づき訂正の実施をする。
(保有個人情報の提供先への通知)
第22条 学長は、訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、保有個人情報提供先への訂正決定通知書（別紙様式第25号）により通知する。
第4章 利用停止請求
(利用停止請求の手続)
第23条 利用停止請求は、保有個人情報利用停止請求書（別紙様式第26号。以下「利用停止請求書」という。）を学長に提出してしなければならない。
2 前項の場合において、利用停止請求をする者は、施行令で定めるところにより、利用停止請求に係る保有個人情報の本人であること（法定代理人又は本人の委任による代理人（以下この章において「代理人」という。）による利用停止請求にあっては、利用停止請求に係る保有個人情報の本人の代理人であること）を確認することができる書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 前項の代理人は、利用停止請求書とともに委任状（別紙様式第27－1号又は別紙様式第27－2号）を提出しなければならない。
4 学長は、提出された利用停止請求書に形式上の不備があるときは、利用停止請求をした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、学長は、利用停止請求者に対し、補正の参考となる情報を提供する。
5 学長は、利用停止請求書を受け付けたときは、利用停止請求者に利用停止請求書の写し1部を交付する。
(保有個人情報の利用停止義務)
第24条 学長は、利用停止請求があった場合において、当該利用停止請求に理由があると認めるときは、本法人における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該利用停止請求に係る保有個人情報の利用停止をする。ただし、当該保有個人情報の利用停止をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。
(利用停止請求に対する措置)
第25条 学長は、保有個人情報について利用停止請求があった場合は、当該保有個人情報を保有する部局等の長に利用停止請求書の写しを送付し、利用停止（消去及び提供の停止を含む。以下同じ。）する又は利用停止しないことに対する意見を聴く。
2 前項により意見を求められた部局等の長は、当該保有個人情報に係る関係者でこれを検討し、その意見を書面により学長に回答しなければならない。
3 学長は、前項の意見及び必要に応じ委員会の意見を参考に、当該保有個人情報を利用停止する、又は利用停止しない旨の決定（以下「利用停止決定等」という。）を行う。
4 学長は、前項の決定において、利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止するときは、保有個人情報利用停止決定通知書（別紙様式第28号）により、利用停止請求に係る保有個人情報を利用停止しないときは、保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書（別紙様式第29号）により、利用停止請求者に通知する。
(利用停止決定等の期限)
第26条 利用停止決定等は、法第99条第3項に規定する補正に要した日数を除き、利用停止請求のあった日から30日以内に行う。
2 前項の規定にかかわらず、学長は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、学長は、利用停止請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長理由を保有個人情報利用停止決定等期限延長通知書（別紙様式第30号）により通知する。
(利用停止決定等の期限の特例)
第27条 学長は、利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは、前条の規定にかかわらず、相当の期間内に利用停止決定等をする。この場合において、学長は、前条第1項に規定する期間内に、利用停止請求者に対し、保有個人情報利用停止決定等期限特例延長通知書（別紙様式第31号）により通知する。
第5章 審査請求
(審査会への諮問及び裁決)
第28条 学長は、開示決定等、訂正決定等、利用停止決定等又は開示請求、訂正請求若しくは利用停止請求に係る不作為について審査請求があったときは、必要に応じ委員会の意見を求め、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、諮問書（別紙様式第32－1号、第32－2号、第32－3号又は第32－4号）により、法第105条第1項に規定する情報公開・個人情報保護審査会に諮問する。
(1) 審査請求が不適法であり、却下する場合
(2) 裁決で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る保有個人情報の全部を開示することとする場合（当該保有個人情報の開示について反対意見書が提出されている場合を除く。）
(3) 裁決で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る保有個人情報の訂正をすることとする場合
(4) 裁決で、審査請求の全部を認容し、当該審査請求に係る保有個人情報の利用停止をすることとする場合
2 学長は、前項の規定により諮問をしたときは、次の各号に掲げる者に対し、諮問をした旨を、情報公開・個人情報保護審査会に諮問をした旨の通知書（別紙様式第33号）により通知する。
(1) 審査請求人及び参加人（行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下この項及び次条第2号において同じ。）
(2) 開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者（これらの者が審査請求人又は参加人である場合を除く。）
(3) 当該審査請求に係る保有個人情報の開示について反対意見書を提出した第三者（当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。）
3 学長は、情報公開・個人情報保護審査会からの答申を踏まえ、委員会の意見を求めた上で、審査請求に対する裁決を行い、裁決書（別紙様式第34号）により、前項各号に掲げる者に通知する。
(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続等)
第29条 第12条第3項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。
[第12条第3項]
(1) 開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決
(2) 審査請求に係る開示決定等（開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定を除く。）を変更し、当該審査請求に係る保有個人情報を開示する旨の裁決（第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)
第6章 その他
(開示請求等をしようとする者に対する情報の提供等)
第30条 学長は、開示請求、訂正請求又は利用停止請求（以下この項において「開示請求等」という。）しようとする者がそれぞれ容易かつ的確に開示請求等をすることができるよう、本法人が保有する保有個人情報の特定に資する情報の提供、開示請求等に係る手続等の教示その他開示請求等をしようとする者の利便を考慮した適切な措置を講ずる。
(病院長の専決)
第31条 病院における医療関係の保有個人情報の開示等については、第2章から前章までに定める学長の権限に属する事項は、病院長の専決事項とする。
[第2章]
2 病院長は、この規程で定めるもののほか、医療関係の保有個人情報の開示等に係る手続等に関し、別に定めることができる。
(審査基準)
第32条 本法人は、本法人における保有個人情報の開示等を円滑に実施するため、保有個人情報の開示等に関する審査基準を定める。
2 前項の審査基準については、別に定める。
(雑則)
第33条 この規程に定めるもののほか、保有個人情報の開示等の実施に関し必要な事項は、学長が別に定める。
(改廃)
第34条 この規程の改廃は、教育研究評議会の審議及び役員会の議を経て学長が行う。
附 則
1 この規程は、令和4年8月1日から施行し、令和4年4月1日から適用する。
2 国立大学法人琉球大学の保有する個人情報の開示等の実施に関する規則（平成17年3月15日制定）は、廃止する。
別紙様式第1号～第30号(第3条第1項関係～第26条第2項関係)
