○琉球大学病院における診療業務に関する文書管理要項
(令和8年1月19日)
(目的)
第1条　本要項は、国立大学法人琉球大学法人文書管理規程等および琉球大学病院診療情報管理センターにおける診療記録管理運用要項等に定めるもののほか、診療業務に関する文書の取扱いについて定めることを目的とする 。 本要項の対象となる文書は、病院情報システム内に電子データとして保管し、公開するガイドライン、マニュアル、要領等（以下「文書」という。）とする。文書の作成、承認、保管、公開及び改廃に関する手続を定めることにより、病院運営の円滑化と情報の信頼性・適正性を確保するものとする。
[国立大学法人琉球大学法人文書管理規程] [琉球大学病院診療情報管理センターにおける診療記録管理運用要項]
(管理体制)
第2条　文書の管理体制は、以下の表のとおりとする。
役職担当責任事項
管理責任者病院長文書の管理全体の最高責任者
運用責任者医療情報部長文書の提出、承認、保管、公開、改廃のプロセスに関する実務の責任者
実務担当者システム管理室文書の提出窓口及び病院情報システム内でのデータ保管・公開に関する実務担当者
(文書の作成・承認・保管・公開の手順)
第3条　文書の作成の手順は、次のとおりとする。
(1)　文書は、所管の委員会又は担当部署が作成する。
(2)　作成された文書は、原則として所管の委員会で内容を審議し、承認を得るものとする。
2　文書の承認の手順は、次のとおりとする。
(1)　所管の委員会等で承認された文書は、各診療科及び中央診療施設等の長および各種委員会から実務担当者へ電子データで提出する。
(2)　文書の提出時には、文書名、作成日、適用開始日、作成部署、審議を行った委員会名などの必要事項を添えて提出する。
(3)　実務担当者は、提出された文書および添付情報に形式上の不備がないことを確認し、運用責任者へ承認を求める。
(4)　運用責任者は、文書が規定の手続を経ており、内容が適切であることを確認し、承認する。
(5)　運用責任者は、承認後、管理責任者へ報告する。
3　文書の保管と公開の手順は、次のとおりとする。
(1)　運用責任者に承認された文書は、実務担当者が速やかに病院情報システム内の所定の場所に保管する。
(2)　保管された文書は、病院情報システムの利用権限を有する全職員がいつでも閲覧できるように公開する。
(3)　公開する文書は、最新版であることを明確に示す。
(文書の見直しと改廃)
第4条　各診療科及び中央診療施設等および各種委員会は、文書の内容の見直しを定期的に実施し、実態との乖離がないか確認する。
2　文書の改廃手続は、次のとおりとする。
(1)　文書の改訂または廃止が必要な場合は、新規作成時と同様に所管の委員会等での審議・承認を経て、実務担当者を通じて運用責任者の承認を得るものとする。
(2)　改訂時は、改訂履歴を明確に残す。
(雑則)
第5条　この要項に定めるもののほか、文書の管理に関し必要な事項については、診療情報管理センター運営委員会が別に定める。
(改廃)
第6条　この要項の改廃は、診療情報管理センター運営委員会が行う。
附　則
この要項は、令和8年1月19日から実施する。