国立大学法人宇都宮大学文書処理規程

(昭47　規程第7号)

改正	昭52　規程第12号	昭60　規程第5号	昭61　規程第12号
	昭61　規程第23号	昭63　規程第10号	平元　規程第10号
	平元　規程第17号	平2　規程第2号	平3　規程第17号
	平4　規程第12号	平4　規程第16号	平5　規程第2号
	平5　規程第11号	平6　規程第23号	平6　規程第76号
	平6　規程第86号	平7　規程第13号	平8　規程第16号
	平9　規程第1号	平10　規程第17号	平10　規程第23号
	平10　規程第78号	平11　規程第60号	平12　規程第23号
	平12　規程第44号	平12　規程第66号	平13　規程第36号
	平14　規程第8号	平14　規程第11号	平16　規程第103号
	平17　規程第10号	平17　規程第70号	平17　規程第74号
	平18　規程第6号	平18　規程第43号	平18　規程第51号
	平18　規程第78号	平18　規程第84号	平19　規程第10号
	平19　規程第45号	平20　規程第43号	平22　規程第26号
	平23　規程第31号	平24　規程第23号	平25　規程第36号
	平26　規程第25号	平27　規程第49号	平28　規程第37号
	平29　規程第83号	平成30年　規程第46号	平成31年　規程第41号
	令和2年　規程第33号	令和2年　規程第72号	令和3年　規程第52号
	令和3年　規程第135号	令和4年　規程第43号	令和4年　規程第76号

第1章　総則

(目的)

第1条　この規程は，国立大学法人宇都宮大学(以下「本学」という。)における文書の処理(決裁を含む。)について必要な事項を定め，もって事務の円滑かつ確実な処理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この規程において「文書」とは，その内容が本学の監査室，戦略企画室，広報室，総務部，財務部，学務部，学術研究部，各キャンパス事務部，各学部（学部附属学校，学部附属施設を含む。），各研究科，各学内共同施設，各機構及び附属図書館(以下「部局」という。)の所掌事務にかかわるもので，次の各号に掲げるものをいう。

(1)　起案文書

(2)　職名又は組織名をあて名とする収受文書(以下「収受文書」という。)

(3)　職名又は組織名をもって発送する文書(以下「発送文書」という。)

(文書処理の促進)

第3条　文書の処理は，敏速かつ的確に行われなければいけない。

2　職員は，出張，休暇等で不在になるときは，あらかじめ文書の処理状況を直属の長に申し出なければならない。

3　前項の申出を受けた直属の長は，他の職員にその文書処理を命ずること等により，事務が遅滞しないようにしなければならない。

(総務部長の職務)

第4条　総務部長は，本学における文書の処理が，この規程に定めるところにより的確に行われるよう，文書の処理に関する事務(以下「文書事務」という。)を総括する。

2　総務部長は，本学における文書事務の取扱状況に関して，随時調査し，文書事務が敏速かつ的確に処理されるよう指導しなければならない。

(課長，室長，調整役，事務長及び係長の職務)

第5条　課長，室長，調整役及び事務長(以下「課長等」という。)は，その課又は事務部(以下「課等」という。)における文書事務が敏速かつ的確に処理されるよう常に留意し，能率的な運営を図らなければならない。

2　係長は，課長等の指揮を受けて，担当する文書事務の処理を推進し，文書が完結するまでの経過を明らかにしておかなければならない。

(文書記号及び文書番号)

第6条　文書の番号は，別表1「文書記号表」による。

[別表1]

2　文書の番号は，毎年4月1日に更新する。

3　同一の事項の文書には，同一の文書記号及び文書番号を用いる。

第2章　文書の収受及び配付

(文書の収受)

第7条　収受文書は，学長名(組織名を含む。)あてのものについては総務課法規調整係，他の職名(組織名を含む。)あてのものについては関係する課等の庶務担当係(以下これらを「文書担当係」という。)において，それぞれ収受し，次条の規定により処理する。

2　前項の規定にかかわらず，軽易な文書，定型的な文書等については，次条に定める取扱いによる処理を省略することができる。

3　職員が文書を直接受けとったときは，速やかに文書担当係に回付しなければならない。

4　前項の規定にかかわらず，職員又は学生から提出される諸願，諸届その他軽易なものについては，直接主管の係等に回付する。

(収受文書の処理方法)

第8条　文書担当係は，次条に規定する特殊文書を除き，次の方法により収受文書を処理する。

(1)　収受文書については，別に定める「文書処理カード」に，件名(件名の明記されていない文書については適宜これを付記する。)並びに文書記号，文書番号及び受付年月日並びに発信記号番号，発信年月日，発信者名，受信者名，その他必要な事項を記入する。

(2)　当該収受文書には，文書記号，文書番号及び受付年月日を記入し，文書担当係の長が確認の上，総務課法規調整係にあっては関係する課等の庶務担当係に，課等の庶務担当係にあっては担当する係等に配付する。

2　前項各号列記以外の部分の規定により処理する収受文書には，同項第2号の規定により，総務課法規調整係から課等の庶務担当係に配付される収受文書を含む。

(特殊文書の処理方法)

第9条　特殊文書は，次により処理した後，必要に応じ前条に規定する方法により処理する。

(1)　親展封書(親展電報を含む。以下同じ。)及び書留郵便物は，別に定める「特殊文書処理簿」に所要事項を記入の上，封かんのまま，受信者又は文書担当係に配付する。

(2)　親展封書及び書留郵便物で主管の部局等が判明しがたいものは，文書担当係の長が開封する。

(課長等による閲覧)

第10条　文書担当係から配付を受けた収受文書は，原則として当該課等の課長等の閲覧に供した後，必要な措置をとる。

第3章　文書の起案

(起案の原則)

第11条　起案による文書処理は，文書(以下これを「起案文書」という。)によらなければならない。

2　起案文書には，特に定めがあるもののほか，別に定める「宇都宮大学原議書」(以下「原議書」という。)を用いる。

3　起案文書は，左横書きとする。ただし，特に必要があるものについては，この限りでない。

4　起案文書には，必要に応じ，関係資料を添付しなければならない。

5　起案文書で，内容により特に説明を必要とするものには，起案の趣旨，案件の経過及び意見，決裁の参考となる事項を付記しなければならない。

6　起案文書は，左とじとする。ただし，縦書きの起案文書又は縦書きの関係資料が添付されている起案文書については，右とじとすることができる。

7　起案文書を訂正したときは，訂正箇所に押印しなければならない。

(起案文書の区分)

第12条　起案文書には，当該文書の内容を区分する簡明な語句を件名の最後にかっこ書きし，その区分を明示する。

2　前項の区分を例示すると，次のとおりである。

通知　一定の事実，処分及び意思を伝達する文書

進達　文部科学省又は他の官公庁等へ取り次いで届け出る文書

告示　本学の職員，学生等に対して告示する文書

依頼　依頼に関する文書

制定　学則，規程，細則等を定めることを目的とする文書

照会　照会に関する文書

回答　依頼，照会，通知等に対して回答する文書

報告　法令等に基づいて官公庁等に報告する文書

契約　契約に関する文書

供閲　閲覧に関する文書

申請　許可，認可，承認，決裁等の行為を求める文書

上申　人事の上申に関する文書

協議　他の官公庁等に対する協議に関する文書

許可　許可に関する文書

証明　証明に関する文書

諮問　委員会等に対する学長等の諮問に関する文書

第13条　起案文書は，順次上司の承認を得た後，第5章による決裁を得なければならない。

[第5章]

2　緊急を要する起案文書又は特に説明を必要とする起案文書は，原則として起案者が持ち回りしなければならない。

(合議)

第14条　起案文書の内容が，他の部局又は課等(以下「部局課」という。)に関係あるときは，当該部局課に合議しなければならない。

2　前項の合議は，原則として，起案課等の課長等の承認を得た後に行う。

3　合議を必要とする部局課が2以上にわたる場合は，原則として，国立大学法人宇都宮大学事務組織規程に規定する部局課の順序による。

[国立大学法人宇都宮大学事務組織規程]

(回覧)

第15条　前条第1項の規定にかかわらず，決裁を得た後に当該起案文書の内容を関係する部局課に連絡することをもって足りるときは，合議に代えて，回覧する。閲覧に供する起案文書で，その複写物を関係する部局課に配付して回覧することをもって足りるものについても，同様とする。

(合議又は回覧の処理)

第16条　第14条第1項又は前条の規定により合議又は回覧を受けた部局課は，速やかに起案部局課又は関係する他の部局課に当該起案文書を回付しなければならない。

[第14条第1項]

第5章　決裁及び専決等

(決裁)

第17条　起案文書は，すべて起案課等の課長等が決定する者の決裁を得なければならない。

第18条　学長名(文部科学省共済組合宇都宮大学支部長名を含む。)又は大学名(文部科学省共済組合宇都宮大学支部名を含む。)をもって発送する文書に係る起案文書は，すべて学長の決裁を得なければならない。

第19条　部局の長の名又は部局名をもって発送する文書に係る起案文書は，すべて当該部局の長の決裁を得なければならない。

2　前項の決裁又は次条により部局の長が専決者となる専決事項に係る起案文書であっても，特に重要なものについては，学長の承認を得る。

第20条　前3条の規定にかかわらず，実状に応じ，あらかじめ学長及び当該部局の長の包括承認を得るなどの方法により，これら規定で定める決裁に係る事務の簡素化を図ることができる。ただし，次条から第23条までの規定は，遵守するものとする。

(専決)

第21条　別表2の1「専決事項」，別表2の2「専決事項〔財産管理役関係〕」及び別紙2の2「専決事項〔共済組合関係〕」に掲げる事項の決裁については，第18条及び第19条第1項の規定にかかわらず，同表に定める専決者が専決する。

[別表2の1] [別表2の2] [第18条] [第19条第1項]

第22条　削除

(代理決裁)

第23条　決裁者又は専決者が出張等で不在のときは，緊急に決裁を要する起案文書について，次の各号に掲げる者が代理決裁をすることができる。ただし，代理決裁をした起案文書で重要なものについては，事後に，決裁者又は専決者の承認を得る。

(1)　学長については，理事(各担当)

(2)　部局の長については，部局の長からあらかじめ指名された者

(3)　課長等については，課長等からあらかじめ指名された者

第6章　施行及び発送

(施行の日)

第24条　決裁を得た文書(以下これを「決裁文書」という。)の施行の日は，決裁の日とする。ただし，特別の理由があるときは，この限りでない。

(文書処理カードへの記入)

第25条　文書担当係は，発送文書に係る決裁文書について，文書処理カードに文書記号，文書番号，施行年月日及び発送年月日等所要事項を記入しなければならない。

2　軽易な決裁文書については，「文書処理カード」への記入を省略することができる。

(浄書及び照合)

第26条　決裁文書で浄書を要するものは，起案者が，浄書及び照合を行う。ただし，特別の事情があるときは，この限りでない。

(公印の押印)

第27条　公印を使用しようとする者は，押印しようとする文書に決裁文書を添えて文書担当係の長に申し出て，その承認を得て使用する。ただし，文書担当係の長が不在のときは，その上司の承認を得て使用することができる。

2　決裁文書のうち，学内における連絡のためのもの，軽易なもの，定形的なもの等については，公印の押印を省略することができる。なお，押印を省略するときは，その旨を当該文書に表記しなければならない。

(文書の発送)

第28条　発送文書は，文書担当係において発送する。ただし，当該文書が学内への発送文書である場合又は特別な事由がある場合においては，起案係で直接発送することができる。

2　発送文書のうち，郵送するものについては，総務課法規調整係又は各学部の庶務担当係において，別に定める「郵便物発送簿」又は「郵便物発送簿(郵便料金計器用)」に所要事項を記入の上，発送しなければならない。

3　前項の場合において，一時に多数の文書を発送するときの準備は，起案課等又は起案係において行う。

第7章　秘密文書の取扱い

(秘密文書)

第29条　秘密文書とは，第2条各号に掲げる文書，その他の書類，図表，写真等記録されたすべての資料で，学長又は部局の長が秘密保全の必要があると認めたものをいう。

[第2条各号]

(表示)

第30条　秘密文書には，その旨を明確に表示しなければならない。

(秘密保持)

第31条　秘密文書を取り扱うに当たっては，その秘密が漏れないようにしなければならない。

2　秘密文書の作成(複写を含む。)に当たっては，主管の課長等の承認を得なければならない。

3　秘密文書の複写物を作成したときは，正本に作成年月日，作成部数及び配付先を明記しておかなければならない。

4　秘密文書を紛失したとき又はその秘密が漏れたことを知ったときは，直ちに主管の課長等に申し出なければならない。

(秘密文書の回議)

第32条　秘密文書の回議に当たっては，課長等又はその指名する者が封筒等に入れて持ち回りしなければならない。

(秘密文書の収受及び発送)

第33条　秘密文書の収受及び発送については，この規程にかかわらず，課長等がその都度定める。

第8章　編集

(編集の方法)

第34条　文書は，課等及び係別に，年度及び類別ごとに1冊に編集し，各冊に表紙及び背表紙を付けて表装しなければならない。

2　文書の容量又は形状等により，1冊に成冊できないものは，分冊することができる。この場合においては，分冊ごとに一連番号を付ける。

3　文書の容量又は形状等により，年度ごとに編集することが適当でない場合は，数年度分を一括して成冊することができる。

(保存及び引継)

第35条　完結した文書の保存及び廃棄等の管理に関しては，宇都宮大学法人文書管理規程に定めるところによる。

第9章　雑則

第36条　この規程に定めるもののほか，文書事務の取扱いに関し，必要な事項は，学長の決裁を得て部局の長が別に定めることができる。

第37条　この規程の解釈及び運用に関し疑義のあるときは，理事(総務・財務，事務総括担当)が決定する。

附　則

1　この規程は，昭和47年4月1日から施行する。

2　宇都宮大学文書処理規程(昭和26年3月14日制定)および宇都宮大学文書決裁規程(昭和36年規程第9号)は，廃止する。

附　則(昭52　規程第12号)

この規程は，昭和52年5月30日から施行し，昭和52年4月1日から適用する。

附　則(昭60　規程第5号)

この規程は，昭和60年5月1日から施行する。

附　則(昭61　規程第12号)

この規程は，昭和62年1月14日から施行する。

附　則(昭61　規程第23号)

この規程は，昭和62年4月1日から施行する。

附　則(昭63　規程第10号)

1　この規程は，昭和63年4月8日から施行する。

2　改正前の様式4(宇都宮大学原議書)の用紙は，当分の間，取りつくろい使用することができる。

附　則(平元　規程第10号)

この規程は，平成元年12月13日から施行し，平成元年1月8日から適用する。

附　則(平元　規程第17号)

この規程は，平成2年3月14日から施行し，平成元年5月29日から適用する。

附　則(平2　規程第2号)

この規程は，平成2年4月11日から施行し，平成2年4月1日から適用する。

附　則(平3　規程第17号)

この規程は，平成3年4月12日から施行する。

附　則(平4　規程第12号)

この規程は，平成4年7月8日から施行する。

附　則(平4　規程第16号)

この規程は，平成5年4月1日から施行する。

附　則(平5　規程第2号)

この規程は，平成5年6月8日から施行する。

附　則(平5　規程第11号)

この規程は，平成6年4月1日から施行する。

附　則(平6　規程第23号)

この規程は，平成6年10月1日から施行する。

附　則(平6　規程第76号)

この規程は，平成6年9月14日から施行し，平成6年9月1日から適用する。

附　則(平6　規程第86号)

この規程は，平成7年4月1日から施行する。

附　則(平7　規程第13号)

この規程は，平成8年5月11日から施行する。

附　則(平8　規程第16号)

この規程は，平成8年3月29日から施行する。

附　則(平9　規程第1号)

この規程は，平成8年5月11日から施行する。

附　則(平10　規程第17号)

この規程は，平成9年4月9日から施行する。

附　則(平10　規程第23号)

この規程は，平成10年9月9日から施行し，平成10年4月9日から適用する。

附　則(平10　規程第78号)

この規程は，平成10年10月1日から施行する。

附　則(平11　規程第60号)

この規程は，平成11年4月1日から施行する。

附　則(平12　規程第23号)

この規程は，平成12年4月1日から施行する。

附　則(平12　規程第44号)

この規程は，平成13年1月6日から施行する。

附　則(平12　規程第66号)

この規程は，平成13年4月1日から施行する。

附　則(平13　規程第36号)

この規程は，平成14年4月1日から施行する。

附　則(平14　規程第8号)

この規程は，平成14年5月16日から施行する。

附　則(平14　規程第11号)

この規程は，平成14年10月1日から施行する。

附　則(平16　規程第103号)

この規程は，平成16年8月31日から施行し，平成16年4月1日から適用する。

附　則(平17　規程第10号)

この規程は，平成17年4月1日から施行する。

附　則(平17　規程第70号)

この規程は，平成17年11月10日から施行し，平成17年11月1日から適用する。

附　則(平17　規程第74号)

この規程は，平成17年12月1日から施行する。

附　則(平18　規程第6号)

この規程は，平成18年4月1日から施行する。

附　則(平18　規程第43号)

この規程は，平成18年6月1日から施行する。

附　則(平18　規程第51号)

この規程は，平成18年7月1日から施行する。

附　則(平18　規程第78号)

この規程は，平成19年1月1日から施行する。

附　則(平18　規程第84号)

この規程は，平成19年4月1日から施行する。

附　則(平19　規程第10号)

この規程は，平成19年4月1日から施行する。

附　則(平19　規程第45号)

この規程は，平成19年4月24日から施行し，平成19年4月1日から適用する。

附　則(平20　規程第43号)

この規程は，平成20年4月1日から施行する。ただし，別表1及び別表2の1の改正規定(企画広報室及び工学研究科を除く。)は平成20年3月25日から施行する。

附　則(平22　規程第26号)

この規程は，平成22年4月1日から施行する。

附　則(平23　規程第31号)

この規程は，平成23年4月1日から施行する。

附　則(平24　規程第23号)

この規程は，平成24年4月1日から施行する。

附　則(平25　規程第36号)

この規程は，平成25年4月1日から施行する。

附　則(平26　規程第25号)

この規程は，平成26年4月1日から施行する。

附　則(平27　規程第49号)

この規程は，平成27年4月1日から施行する。

附　則(平28　規程第37号)

この規程は，平成28年4月1日から施行する。

附　則(平29　規程第83号)

この規程は，平成29年4月1日から施行する。

附　則(平成30年　規程第46号)

この規程は，平成30年4月1日から施行する。

附　則(平成31年　規程第41号)

この規程は，平成31年4月1日から施行する。

附　則(令和2年　規程第33号)

この規程は，令和2年4月1日から施行する。

附　則(令和2年　規程第72号)

1　この規程は，令和2年7月1日から施行する。

2　共同教育学部事務部は，改正後の別表1の規定にかかわらず，令和3年3月31日までの間，存続するものとする。

附　則(令和3年　規程第52号)

この規程は，令和3年4月1日から施行する。

附　則(令和3年　規程第135号)

この規程は，令和3年9月1日から施行する。

附　則(令和4年　規程第43号)

この規程は，令和4年4月1日から施行する。

附　則(令和4年　規程第76号)

この規程は，令和4年4月1日から施行する。

別表1(第6条関係)

文書記号表

主管		文書記号
監査室		宇大監
戦略企画室		宇大戦
広報室		宇大広
総務部総務課		宇大総
財務部財務課		宇大財
財務部施設課		宇大施
学務部修学支援課		宇大修
学務部学生支援課		宇大学
学務部陽東学務課		宇大陽
学務部学部等連係課程設置準備室		宇大設置
学術研究部研究協力・産学連携課		宇大研
学術研究部研究協力・産学連携課学術情報室		宇大学情
研究推進機構	研究推進支援室	宇大研機
大学教育推進機構	大学教育推進支援室	宇大大機
地域創生推進機構	地域創生推進支援室	宇大地機
峰キャンパス事務部		宇大峰キ
陽東キャンパス事務部		宇大陽キ
アドミッションセンター	アドミッションセンター事務室	宇大アセ
留学生・国際交流センター	留学生・国際交流室	宇大留
教職センター	学務部修学支援課	宇大教職
総合メディア基盤センター	総合メディア基盤室	宇大メ
保健管理センター	学務部学生支援課	宇大保
地域デザイン科学部	陽東キャンパス事務	宇大地デ
国際学部	峰キャンパス事務部	宇大国
共同教育学部	峰キャンパス事務部	宇大共教
工学部	陽東キャンパス事務	宇大工
農学部	峰キャンパス事務部	宇大農
	附属農場事務室	宇大農場
	附属演習林事務室	宇大演林
地域創生科学研究科	峰キャンパス事務部	宇大地創
附属図書館	学術情報部研究協力・産学連携課	宇大図

備考　

　　業務の整理上，必要と思われる文書については，文書記号の後に起案係名の一部の文字を付けることができる。

　　(例)　共同教育学部附属学校係…宇大共教松附

区分		決済者名義	専決者	摘要	根拠規程
事項		決済者名義	専決者	摘要	根拠規程
1	不動産の短期貸付(一時使用)に関すること。	財産管理役	財務課長		国立大学法人宇都宮大学不動産管理規程
2	不動産の増減異動報告及び帳簿に関すること。	〃	〃		国立大学法人宇都宮大学不動産管理規程，宇都宮大学不動産管理事務取扱細則
3	建物の居住許可に関すること。	〃	〃		宇都宮大学不動産管理事務取扱細則

[国立大学法人宇都宮大学不動産管理規程] [国立大学法人宇都宮大学不動産管理規程] [宇都宮大学不動産管理事務取扱細則] [宇都宮大学不動産管理事務取扱細則]

別表2の3(第21条関係)

共済組合専決事項

区分		決済者名義	専決者	摘要	根拠規程
事項		決済者名義	専決者	摘要	根拠規程
1	組合員資格の得喪に関すること。	支部長	総務部長
2	被扶養者の認定又はその取消に関すること。	〃	〃
3	貸付申込額の査定に関すること。	〃	〃
4	業務経理，貸付経理及び保健経理による物品等の購入等に関すること。	〃	総務課長
5	短期給付(保健給付，休業給付及び災害給付)に係る請求額の査定に関すること。	〃	総務部長
6	短期経理，業務経理，貸付経理及び保健経理の支払い決定に関すること。	〃	〃
7	共済積立貯金に関すること。	〃	総務課長
8	団体積立終身保険に関すること。	〃	〃
9	組合員証等及び諸証明書の発行に関すること。	〃	総務部長
10	内部監査員の任命に関すること。	〃	〃
11	資金の回送及び請求に関すること。	〃	〃
12	本部長等からの通知，照会等のうち定形的又は軽易なもの。	〃	総務課長
13	出納計算表，事業報告書，決算精算表及び決算事業報告書に関すること。	〃	総務部長
14	長期給付に関すること。	〃	総務部長