○宇都宮大学学生の身上異動，旧姓・通称名使用等の取扱要項
(学長裁定　平成29年6月22日)
改正
平成31年4月1日
令和4年3月8日
令和5年9月5日
(目的)
第1条　この要項は，本学学生の身上に関する記録事項(以下「身上情報」という。)に関し，宇都宮大学学生生活規程第4条に規定する身上に係る異動並びに性別の変更，旧姓又は通称名の使用及び別性の使用に係る取扱いについて定めることを目的とする。
[宇都宮大学学生生活規程第4条]
(定義)
第2条　この要項において，次の各号に掲げる用語の定義は，当該各号に定めるところによる。
(1)　旧姓とは，婚姻等により戸籍上の氏を改める前の戸籍上の氏をいう。
(2)　通称名とは，戸籍上の氏名（以下「本名」という。）に代えて本名以外の呼称で本名に代わるものとして社会生活上通用するものをいう。
(3)　別性とは，戸籍上の性別以外の性別で戸籍上の性別に代わるものをいう。
(4)　外国人学生とは，日本以外の国籍を有する本学の学生をいう。
(5)　外国人留学生とは，外国人学生のうち，留学の在留資格を有する学生をいう。
(身上情報)
第3条　この要項で取り扱う身上情報は，次のとおりとする。
(1)　氏名(フリガナ及び英字を含む。)
(2)　性別
(3)　本籍地(外国籍の場合は国籍等)
(4)　住所及び電話番号
(5)　保護者等の氏名(フリガナを含む。)，学生との続柄，住所及び電話番号等
2　前項の身上情報は入学手続時点のものを記録することとし，第1号から第3号については，戸籍(外国人学生は，住民票，在留カード，パスポート等をいう。以下同じ。)の記載のとおりとする。
3　前項の規定に関わらず，学生証，各種証明書，学生名簿及び学内各種電算システムの氏名表記について，旧字体，異体字，俗字等が含まれている場合は，機械処理上，その文字表記をJIS規格第一水準及び第二水準の範囲内の文字に置き換えて表記するものとする。ただし，外国人留学生の場合は，住民票，在留カード，パスポート等に記載されている英字表記のとおりとする。
(身上情報の変更)
第4条　前条第1項の身上情報に変更があった場合は，学生本人が所定の様式に確認できる公的証明書を添付し，学長に届け出なければならない。
2　外国人学生が氏名表記の変更を希望し，所定の様式に確認できる公的証明書を添付した上で学長に届け出たときは，前条第3項ただし書の規定にかかわらず，届け出のあった氏名に変更する。
3　前条第1項第3号若しくは同項第4号又は同項第5号の住所若しくは電話番号の変更については，第1項の規定にかかわらず当該学生が自己の責任において指定の方法により電算システムに入力するものとする。
4　前項以外の変更又は通称名，旧姓若しくは別性（以下「通称名等」という。）の使用については，本学職員が電算システムに入力するものとする。
(身上情報の管理)
第5条　第3条第1項に掲げる身上情報の管理は，学務部修学支援課又は学務部陽東学務課において行う。
[第3条第1項]
(通称名等を使用できる場合)
第6条　次の各号のいずれかに該当する場合は，第3条第2項の規定にかかわらず，通称名等を使用できる。
[第3条第2項]
(1)　婚姻等により戸籍上の姓を変更した学生が旧姓を使用する場合
(2)　外国人学生が住民票に記載されている通称名を使用する場合
(3)　自認する性に基づく通称名又は別性の使用を希望する場合
(4)　その他，本名又は戸籍上の性別を使用することで本人に重大な不利益が生ずる理由があると学長が認める場合
(通称名等の使用)
第7条　通称名等の使用を希望する者は，通称名等使用願（別紙様式1）に確認できる書類（戸籍抄本，住民票の写し，医師の診断書等）を添えて，学長に願い出るものとする。
2　学長は，学生からの願い出に基づき，通称名等使用許可書（別紙様式2）により許可する。
3　通称名等の使用ができるものは，学生証，各種証明書，学生名簿及び学内各種電算システムとする。ただし，別性の使用に関しては性別の表記があるものに限る。
4　前項の規定にかかわらず，次の各号に定める文書等には通称名等を使用しないものとする。
(1)　国等の機関が所管する制度等により，本名又は戸籍上の性別を使用することとされているもの
(2)　その他通称名等の使用を認めることが適当でないと学長が判断するもの
5　通称名等の使用に際し，認められた通称名等と本名又は戸籍上の性別との相違については，当該学生が自己の責任において説明を行うものとする。
6　認められた通称名等を本名又は戸籍上の性別に戻す場合は，通称名等使用取下げ届（別紙様式3）を，学長に提出しなければならない。
(学位記に記載する内容の取扱い)
第8条　学位記の記載内容については，本学が指定する時点で管理する身上情報とする。ただし，旧字体，異体字，俗字等が含まれる本名の表記を希望する者は，所定の期日までに申し出るものとする。
2　通称名等を使用している学生で，学位記に旧姓又は通称名の併記を希望する者は，第7条第1項の様式により学長に願い出るものとする。
[第7条第1項]
(卒業，修了，退学又は除籍後の取扱い)
第9条　卒業，修了，退学又は除籍（以下「離籍」という。）時に通称名等を使用していた学生に係る文書等の氏名及び性別については，当該学生が離籍した後においても，通称名等で記載するものとする。
(準用の範囲)
第10条　科目等履修生，特別聴講生及び研究生（以下「非正規生」という。）は，この要項の取扱いに準じるものとする。
(その他)
第11条　この要項により難い特別な事情があると学長が認める場合は，別段の取扱いをすることができる。
附　則
この要項は，平成29年6月22日から施行する。
附　則(平成31年4月1日)
この要項は，平成31年4月1日から施行する。
附　則(令和4年3月8日)
この要項は，令和4年4月1日から施行する。
附　則(令和5年9月5日)
この要項は，令和5年10月1日から施行する。
別紙様式1(第7条関係)
通称名等使用願

別紙様式2(第7条関係)
通称名等使用許可書

別紙様式3(第7条関係)
旧姓・通称名使用取下げ届