○国立大学法人宇都宮大学における職員の旧姓等使用に関する取扱要項
(学長裁定 令和4年3月28日)
改正
令和6年3月25日
(趣旨)
第1条
この要項は，宇都宮大学(以下「本学」という。)における職員の戸籍と異なる旧姓又は通称名(以下「旧姓等」という。)の使用に関する取扱について必要な事項を定める。
(定義)
第2条
この要項において，次の各号に掲げる用語の意義は，当該各号に定めるところによる。
(1)
旧姓 婚姻等により戸籍上の氏を改める前の戸籍上の氏をいう。
(2)
通称 戸籍上の氏名（以下「本名」という。）に代えて本名以外の呼称で広く通用するもの（旧姓を除く。）をいう。
(旧姓等使用申出及び中止手続き)
第3条
旧姓等使用を希望する職員及び旧姓等使用を中止しようとする職員は，次の各号により行わなければならない。
(1)
旧姓等使用を希望する職員は，「旧姓等使用申出書」(別紙様式1)を学長へ提出するものとする。なお，旧姓使用に関しては，旧姓及び変更後の戸籍上の氏が確認できる書類を，通称使用に関しては，通称が広く通用するものである客観的事実を確認できる書類をあわせて提出するものとする。
(2)
学長は，前号の申出の内容が確認できたときは，その申出を受理し，「旧姓等使用通知書」(別紙様式2)により，当該職員に旧姓等を使用できる旨通知するものとする。
(3)
職員は，前号の規定による通知に基づき，旧姓等を使用するものとする。
(4)
旧姓等を使用している職員は，旧姓等の使用を中止したい場合は，「旧姓等使用中止届」(別紙様式3)を学長へ提出するものとする。
(5)
職員は，前号の「旧姓等使用中止届」提出時から本名を使用できるものとする。
(6)
人事異動の際，本学に送付された人事記録又はその写しの備考欄に使用する旧姓等及び旧姓等使用開始年月日が記載されている場合は，当該職員から旧姓等使用の申出があったものとみなし，当該職員は旧姓等を使用できることとする。
(旧姓等ができる文書等)
第4条
本学においては，本人の申出に基づき，職場での呼称，座席表，職員録，電話番号表，原稿執筆，人事異動通知書，出勤表，休暇簿，通勤届，扶養親族届，住居届，単身赴任届等，シラバス，授業時間表，学生募集要項，その他広く周知させるために公開されている文書等に旧姓等を使用できることとする。
2
次の各号に掲げる文書については，当分の間旧姓等を使用できないものとする。
(1)
国の所管する制度等により，戸籍上の氏を使用することとされているもの。 イ) 税金関係文書(源泉徴収票，扶養控除申告書，保険料控除申告書，配偶者特別控除申告書，住宅借入金等特別控除申告書等) ロ) 共済事業関係文書(組合員証，被扶養者申告書，各種給付金請求書，各種福祉事業申込書， 長期組合員資格取得届，長期組合員資格変更届，年金関係書類等) ハ) 財形貯蓄関係文書 ニ) 旅券関係文書(旅券発給請求書等) ホ) 訴訟関係文書 ヘ) 保険関係文書(厚生年金，健康保険等の社会保険，雇用保険等)
(2)
その他旧姓等の使用が困難であり，又はふさわしくないと学長が判断するもの。
3
旧姓等使用の申出があった場合は原則として旧姓等のみを使用するものとするが，文書の性質上必要である場合及び事務処理上効率的である場合等にあっては，本名を併記することができるものとする。
(旧姓等に関する記録)
第5条
旧姓等に関する使用開始年月日及び使用中止年月日等の必要な記録は，人事記録に記載するものとする。
(周知等)
第6条
学内への周知は，「旧姓等使用者一覧表」(別紙様式４)により行うこととする。
(旧姓等使用担当相談者)
第7条
本学に旧姓等使用担当相談者を置き，企画総務部人事課長をもって充てることとする。旧姓等使用担当相談者は，本学における旧姓等についての相談を受けること，並びに旧姓使用等についての必要な連絡調整及び周知徹底を行うこととする。
(事務)
第8条
職員の旧姓等に関する庶務は，企画総務部人事課において遂行する。
附 則
1
この規程は，令和4年4月1日から施行する。
2
宇都宮大学における旧姓使用の取扱い及び手続き等について(学長裁定平成13年12月5日)は廃止する。
附 則(令和6年3月25日)
この要項は，令和6年4月1日から施行する。
別紙様式1(第３条第１号関係)
旧姓等使用申出書
旧姓等使用申出書
(別紙様式2(第３条第２号関係)
旧姓等使用通知書
別紙様式3(第３条第３号関係)
旧姓等使用中止届
別紙様式４(第６条関係)
旧姓等使用者一覧表