○旧姓使用の取扱いについて
| (平成18年4月1日施行) |
|
1 旧姓使用の範囲について
(1) 基本的な考え方
旧姓を使用できるのは、法律等に抵触する恐れがない範囲内において、専ら組織内部で使用され、職務遂行上支障がないと認められる文書とする。
(2) 旧姓の使用を認める文書等
1) 単に氏名が記載されたもの
職員録、職員配置図、事務分掌表、供覧用紙、名札、名刺
2) 専ら組織内部で使用され、職員の同一性の確認が容易にできるもの
・ 復命書、事務引継書、起案文書、決裁に係る押印(ただし、最終決裁権者は除く。)
・ 出勤状況整理簿、休暇簿、週休日の振替簿、代休指定簿、旅行命令簿
(3) 旧姓の使用を認めない文書等
1) 法人の身分関係を規定するもの
人事異動通知書、職員証、身分証明書等、宣誓書、人事記録カード
2) 職員の権利・義務に係るもの
給与支給明細書、諸手当認定申請書、育児休業申出書
2 旧姓使用の承認について
(1) 旧姓使用に当たっては、あらかじめ別添様式1の旧姓使用申請書を理事長に提出すること。
(2) 理事長は、旧姓の使用を承認したときは、別添様式2の旧姓使用承認通知書により、当該職員に通知する。
(3) 理事長は、職務遂行上支障があると認めるときは、旧姓使用の承認を取り消すことができる。
(4) 旧姓を使用している職員がその使用を中止するときには、別添様式3の旧姓使用中止届を理事長に提出すること。
3 その他
地方独立行政法人法第59条の規定により本学の職員となった者で、既に旧姓使用の承認を受けていた者は、2(2)の承認を受けたものとみなす。
(様式1)
旧姓使用申請書
(様式2)
旧姓使用承認通知書
(様式3)
旧姓使用中止届