公立大学法人山口県立大学における個人情報の保護に関する規程

○公立大学法人山口県立大学における個人情報の保護に関する規程

(令和5年4月1日規程第3-7号)

第1章　総則(第1条・第2条)

第2章　管理体制(第3条－第7条)

第3章　教育研修(第8条)

第4章　従事者の責務(第9条)

第5章　個人情報の取扱い(第10条－第50条)

第6章　監督及び業務の委託等(第51条・第52条)

第7章　安全確保上の問題への対応(第53条)

第8章　第三者提供の制限等(第54条－第58条)

第9章　苦情の処理(第59条)

第10章　仮名加工情報の取扱い(第60条・第61条)

第11章　個人情報ファイル簿の作成及び公表(第62条・第63条)

第12章　監査及び点検の実施(第64条－第66条)

第13章　雑則(第67条－第70条)

附則

第1章　総則

(趣旨)

第1条　この規程は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)、個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年政令第507号。以下「政令」という。)、個人情報の保護に関する法律施行規則(平成28年個人情報保護委員会規則第7号)、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(通則編)(平成28年個人情報保護委員会)、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(外国にある第三者への提供編)(平成28年個人情報保護委員会)、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(第三者提供時の確認・記録義務編)(平成28年個人情報保護委員会)、個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン(仮名加工情報・匿名加工情報編)(平成28年個人情報保護委員会)その他法令等に定めるもののほか、公立大学法人山口県立大学(以下「法人」という。)における個人情報の管理に関し必要な事項を定める。

(定義)

第2条　この規程において「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、次の各号のいずれかに該当するものをいう。

(1)　当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。次項第2号において同じ。)で作られる記録をいう。以下同じ。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項(個人識別符号を除く。)をいう。以下同じ。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)

(2)　個人識別符号が含まれるもの

2　この規程において「個人識別符号」とは、次の各号のいずれかに該当する文字、番号、記号その他の符号のうち、政令第1条に定めるものをいう。

(1)　特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号であって、当該特定の個人を識別することができるもの

(2)　個人に提供される役務の利用若しくは個人に販売される商品の購入に関し割り当てられ、又は個人に発行されるカードその他の書類に記載され、若しくは電磁的方式により記録された文字、番号、記号その他の符号であって、その利用者若しくは購入者又は発行を受ける者ごとに異なるものとなるように割り当てられ、又は記載され、若しくは記録されることにより、特定の利用者若しくは購入者又は発行を受ける者を識別することができるもの

3　この規程において「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして政令第2条に定める記述等が含まれる個人情報をいう。

4　この規程において「行政機関」とは、法第2条第8項に掲げる機関をいう。

5　この規程において「独立行政法人等」とは、独立行政法人通則法(平成11年法律第103号)第2条第1項に規定する独立行政法人及び法別表第1に掲げる法人をいう。

6　この規程において「個人情報データベース等」とは、個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるもの(利用方法からみて個人の権利利益を害するおそれが少ないものとして政令で定めるものを除く。)をいう。

(1)　特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2)　前号に掲げるもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの

7　この規程において「個人情報取扱事業者」とは、個人情報データベース等を事業の用に供している者をいう。ただし、次に掲げる者を除く。

(1)　国の機関

(2)　地方公共団体

(3)　独立行政法人等(法別表第2に掲げる法人を除く。)

(4)　地方独立行政法人法(平成15年法律第118号)第2条第1項に規定する地方独立行政法人

8　この規程において「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。

9　この規程において「保有個人情報」とは、法人の役員又は職員(派遣労働者を含む。以下「職員等」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、法人の職員等が組織的に利用するものとして、法人が保有しているものをいう。ただし、独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人等情報公開法」という。)第2条第2項に規定する法人文書に記録されているものに限る。

10　この規程において「個人情報ファイル」とは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

(1)　一定の事務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの

(2)　前号に掲げるもののほか、一定の事務の目的を達成するために氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの

11　この規程において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

12　この規程において「仮名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。

(1)　第1項第1号に該当する個人情報　当該個人情報に含まれる記述等の一部を削除すること(当該一部の記述等を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

(2)　第1項第2号に該当する個人情報　当該個人情報に含まれる個人識別符号の全部を削除すること(当該個人識別符号を復元することのできる規則性を有しない方法により他の記述等に置き換えることを含む。)

13　この規程において「仮名加工情報取扱事業者」とは、仮名加工情報を含む情報の集合物であって、特定の仮名加工情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したものその他特定の仮名加工情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるもの(法第41条第1項において「仮名加工情報データベース等」という。)を事業の用に供している者をいう。ただし、第7項各号に掲げる者を除く。

14　この規程において「匿名加工情報」とは、次の各号に掲げる個人情報の区分に応じて当該各号に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。

16　この規程において「学術研究機関等」とは、大学その他の学術研究を目的とする機関若しくは団体又はそれらに属する者をいう。

第2章　管理体制

(総括保護管理者)

第3条　法人に、総括保護管理者を置き、総務部長をもって充てる。

2　総括保護管理者は、個人データの管理に関する業務を総括する。

(保護管理者)

第4条　学部、研究科、別科助産専攻、将来構想推進局、法人経営部、総務部、教育研究支援部及び学生部(以下「部局等」という。)ごとに保護管理者を置き、当該部局の長をもって充てる。

2　保護管理者は、部局等における所掌の個人データを適切に管理する。

3　個人データを情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携し、適切な管理のための措置を講ずる。

(保護担当者)

第5条　個人データを取り扱う部局等ごとに、保護管理者が指名する保護担当者を1人又は複数人置く。

2　保護担当者は、保護管理者を補佐し、部局等における個人データの管理に関する業務を担当する。

(監査責任者)

第6条　法人に、監査責任者を置き、内部監査委員長をもって充てる。

2　監査責任者は、個人データの管理の状況について監査する。

3　監査責任者が個人データを取り扱う場合は、総括保護管理者が監査する。

(委員会)

第7条　総括保護管理者は、必要と認めるときは、個人情報の管理に係る重要事項の決定、連絡及び調整等を行うため、委員会を置くことができる。

2　委員会に関し必要な事項は、総括保護管理者が定める。

第3章　教育研修

(教育研修)

第8条　総括保護管理者は、個人データの取扱いに従事する職員等に対し、個人データの取扱いについて理解を深め、個人情報の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な研修を行うものとする。

2　総括保護管理者は、個人データを取り扱う情報システムの管理に関する業務に従事する職員等に対し、個人データの適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行うものとする。

3　総括保護管理者は、保護管理者及び保護担当者に対し、部局等の現場における個人データの適切な管理のための教育研修を実施するものとする。

4　保護管理者は、部局等における個人データの適切な管理のため、個人データの取扱いに従事する職員等に対して、総括保護管理者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずるものとする。

第4章　従事者の責務

(従事者の責務)

第9条　職員等並びに法人の委託業務に従事している者は、法の趣旨に則り、関係法令及びこの規程の定め並びに総括保護管理者、保護管理者及び保護担当者の指示に従い、個人データを取り扱うとともに、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

2　職員等にあった者は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。

3　前2項の規定は、山口県立大学(以下「本学」という。)の学生(科目等履修生及び研究生並びに委託生を含む。)が、教育上等の理由から法人の個人データを取り扱う場合について準用する。

第5章　個人情報の取扱い

(利用目的の特定)

第10条　法人は、個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。

2　法人は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。

(利用目的による制限)

第11条　法人は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。

2　前項の規定にかかわらず、法人は、次の各号のいずれかに該当すると認めるときは、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供することができる。ただし、保有個人情報を利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供することによって、本人又は第三者の権利利益を不当に侵害するおそれがあると認められるときは、この限りでない。

(1)　本人の同意があるとき、又は本人に提供するとき。

(2)　行政機関等が法令の定める所掌事務又は業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。

(3)　他の行政機関、独立行政法人等、地方公共団体又は地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。

(4)　前3号に掲げる場合のほか、専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき、本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき、その他保有個人情報を提供することについて特別の理由があるとき。

3　前項の規定は、保有個人情報の利用又は提供を制限する他の法令の規定の適用を妨げるものではない。

4　法人は、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、保有個人情報の利用目的以外の目的のための法人の内部における利用を特定の部局若しくは機関又は職員に限るものとする。

(個人情報の提供)

第12条　前条第2項により提供ができる個人情報の提供方法は、閲覧に供する方法又は口頭若しくは書面により伝達する方法とする。

(不適正な利用の禁止)

第13条　法人は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。

(適正な取得)

第14条　法人は、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。

2　法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。

(1)　法令に基づく場合

(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(4)　国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(5)　当該要配慮個人情報を学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該要配慮個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。

(6)　学術研究機関等から当該要配慮個人情報を取得する場合であって、当該要配慮個人情報を学術研究目的で取得する必要があるとき(当該要配慮個人情報を取得する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(法人と当該学術研究機関等が共同して学術研究を行う場合に限る。)。

(7)　当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合

(8)　その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合

(取得に際しての利用目的の通知等)

第15条　法人は、個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。

2　法人は、前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。

3　法人は、利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。

4　前3項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。

(1)　利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合

(2)　利用目的を本人に通知し、又は公表することにより法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合

(3)　国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(4)　取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合

5　利用目的の通知又は公表は、文書、電話、電子メール等による本人への直接通知又はWebページ上への掲載、ポスター等の掲示によるもののほか、内容が本人に認識される合理的かつ適切な方法により行うものとする。

(データ内容の正確性の確保等)

第16条　法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。

(安全管理措置)

第17条　法人は、その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。

(アクセス制限)

第18条　保護管理者は、個人データの秘匿性等の内容(個人識別の容易性(匿名化の程度等)、要配慮個人情報の有無、漏えい等が発生した場合に生じ得る被害の性質・程度などをいう。以下同じ。)に応じて、当該個人データにアクセスする権限を有する職員の範囲と権限の内容を、業務を行う上で必要最小限の範囲に限るものとする。

2　アクセス権限を有しない者は、個人データにアクセスしてはならない。

3　アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で個人データにアクセスしてはならない。

(複製等の制限)

第19条　保護管理者は、次の行為については、職員が業務上の目的で取り扱う場合であっても、当該個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該行為を行うことができる場合を限定し、当該職員は、保護管理者の指示に従い行うものとする。

(1)　個人データの複製

(2)　個人データの送信

(3)　個人データが記録されている媒体の外部への送付又は持出し

(4)　その他個人データの適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為

(誤りの訂正等)

第20条　個人データを取り扱う者は、個人データの内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行うものとする。

(媒体の管理等)

第21条　保護担当者は、保護管理者の指示に従い、個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行うものとする。

(廃棄等)

第22条　保護担当者は、個人データ又は個人データが記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該個人データの復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行うものとする。

(取扱状況の記録)

第23条　保護管理者は、個人データの秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該個人データの利用及び保管等の取扱いの状況について記録するものとする。

(開示請求)

第24条　法第76条の規定に基づき、保有個人情報の開示を請求しようとする者(以下「開示請求者」という。)は、所定の開示請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

2　前項の開示請求書の提出に際しては、法第77条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

3　第1項に定める開示窓口は、総務部総務部門に置く。

(開示請求書の補正)

第25条　前条第1項により提出された開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示窓口において、開示請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、開示請求者に対し、必要に応じて補正の参考となる情報を提供するものとする。

(開示請求書の写しの送付)

第26条　開示窓口において開示請求書を受理したときは、当該個人情報を管理する保護管理者に開示請求書の写しを送付するものとする。

(保有個人情報の提出)

第27条　保護管理者は、前条により開示請求書の写しの送付を受けたときは、当該保有個人情報を総括保護管理者に提出しなければならない。

(開示請求に対する措置)

第28条　総括保護管理者は、法第78条から第81条までに定める保有個人情報の開示、不開示又は拒否の決定(以下「開示決定等」という。)を行ったときは、開示請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(開示決定等の期限)

第29条　総括保護管理者は、第25条の規定による補正に要した日数を除き、開示請求があった日から30日以内に、開示決定等を行うものとする。

[第25条]

(期限の延長)

第30条　総括保護管理者は、法第83条第2項又は法第84条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、開示請求者に通知しなければならない。

(事案の移送)

第31条　総括保護管理者は、法第85条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは、所定の様式により、開示請求者に通知しなければならない。

(第三者の意見聴取等)

第32条　法第86条第1項又は第2項の規定により、開示決定等をするに当たって第三者に意見書を提出する機会を与えるときは、総括保護管理者は、事前に所定の様式により、当該第三者に通知するものとする。

2　法第86条第3項の開示決定をするときは、総括保護管理者は、開示決定の日と開示を実施する日との間に2週間以上の期間を設けるとともに、開示決定後直ちに、所定の様式により、当該第三者に通知しなければならない。

(開示の実施)

第33条　保有個人情報の開示は、法第87条第3項による申出に基づき、当該保有個人情報が、文書又は図画に記録されているものにあっては閲覧又は写しの交付により開示窓口において(写しの交付について送付の方法によることを申し出た場合にあっては郵送により)行い、電磁的方式で記録されているものにあっては当該保有個人情報ごとに総括保護管理者が定めるところにより行う。

(手数料)

第34条　開示請求者は、第24条の規定による請求を行うに当たっては、公立大学法人山口県立大学手数料等に関する規程(平成31年4月1日規程第3-9号)に定める手数料を納付しなければならない。

[第24条] [公立大学法人山口県立大学手数料等に関する規程(平成31年4月1日規程第3-9号)]

2　保有個人情報の開示を受ける者で保有個人情報の写しの送付を希望するときは、前条の規定による申出を行う際に、併せて郵送料を納付しなければならない。

3　手数料は、現金又は法人の指定する口座への振込により納付するものとする。

(訂正請求)

第35条　法第90条の規定に基づき、保有個人情報の訂正(追加又は削除を含む。以下同じ。)を請求しようとする者(以下「訂正請求者」という。)は、所定の訂正請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

2　前項の訂正請求書の提出に際しては、訂正請求者は、法第91条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

(訂正請求書の補正等に係る準用)

第36条　第25条及び第26条の規定は、訂正請求書の補正、保護管理者への訂正請求書の写しの送付及び訂正請求に係る権限及び事務の専決について準用する。この場合において、第25条及び第26条の規定中「開示請求書」とあるのは「訂正請求書」と読み替えるものとする。

[第25条] [第26条] [第25条] [第26条]

(保有個人情報の訂正)

第37条　前条において準用する第26条の規定により訂正請求書の写しの送付を受けた保護管理者は、当該訂正請求に係る保有個人情報を調査し、当該訂正請求に理由があると認めるときは当該保有個人情報を訂正して総括保護管理者に提出し、理由がないと認めるときはその理由を総括保護管理者に報告しなければならない。

[第26条]

(訂正請求に対する措置)

第38条　総括保護管理者は、前条の提出又は報告に基づき、保有個人情報の訂正をする旨又は訂正をしない旨の決定を行ったときは、訂正請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(訂正決定等の期限)

第39条　総括保護管理者は、前条の提出又は報告に基づき、第36条において準用する第25条の規定による補正に要した日数を除き、訂正請求があった日から30日以内に、前条の決定を行うものとする。

[第36条] [第25条]

(期限の延長)

第40条　総括保護管理者は、法第94条第2項又は法第95条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、訂正請求者に通知しなければならない。

(事案の移送)

第41条　総括保護管理者は、法第96条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは、所定の様式により、訂正請求者に通知しなければならない。

(保有個人情報の提供先への通知)

第42条　総括保護管理者は、訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。

(利用停止請求)

第43条　法第98条の規定に基づき、保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)を請求しようとする者(以下「利用停止請求者」という。)は、所定の利用停止請求書を開示窓口に提出して行わなければならない。

2　前項の利用停止請求書の提出に際しては、法第99条第2項に定める書類を提示し、又は提出しなければならない。

(利用停止請求書の補正等に係る準用)

第44条　第25条及び第26条の規定は、利用停止請求書の補正、利用停止請求者への利用停止請求書の写しの交付、保護管理者への利用停止請求書の写しの送付及び利用停止請求に係る権限及び事務の専決について準用する。この場合において、第25条及び第26条の規定中「開示請求書」とあるのは「利用停止請求書」と読み替えるものとする。

[第25条] [第26条] [第25条] [第26条]

(保有個人情報の利用停止)

第45条　前条において準用する第26条の規定により利用停止請求書の写しの送付を受けた保護管理者は、当該利用停止請求に係る保有個人情報を調査し、当該利用停止請求に係る理由の存否、その理由及び当該利用停止請求に理由があると認めるときは、当該利用停止が事務又は事業の適正な遂行に及ぼす影響について総括保護管理者に報告しなければならない。

[第26条]

(利用停止請求に対する措置)

第46条　総括保護管理者は、前条の報告に基づき、保有個人情報の利用停止をする旨又は利用停止をしない旨の決定を行ったときは、利用停止請求者に対し、所定の様式により通知しなければならない。

(利用停止決定等の期限)

第47条　総括保護管理者は、第45条の報告に基づき、第44条において準用する第25条の規定による補正に要した日数を除き、利用停止請求があった日から30日以内に、前条の決定を行うものとする。

[第45条] [第44条] [第25条]

(期限の延長)

第48条　総括保護管理者は、法第102条第2項又は法第103条の規定により前条に定める期限を延長するときは、所定の様式により、利用停止請求者に通知しなければならない。

(審査請求に対する措置)

第49条　総括保護管理者は、法第105条第1項の規定による審査請求が行われ、同項の規定により⾏政不服審査法第⼋⼗⼀条第⼀項⼜は第⼆項の機関に諮問したときは、所定の様式により、審査請求人その他法第105条第2項各号に掲げる者(次項において「審査請求人等」という。)に対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

2　総括保護管理者は、審査請求を却下したとき又は審査請求に対する裁決をしたときは、所定の様式により、審査請求人等に通知するものとする。

(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)

第50条　第32条第2項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

[第32条第2項]

(1)　開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決

(2)　審査請求に係る開示決定等(開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定を除く。)を変更し、当該審査請求に係る保有個人情報を開示する旨の裁決(第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)

第6章　監督及び業務の委託等

(監督)

第51条　法人は、職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

2　法人は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。

(業務の委託等)

第52条　保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう必要な措置を講じ、契約書に次に掲げる事項を明記して、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況について書面で確認するものとする。

(1)　個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務

(2)　再委託(再委託先が委託先の子会社(会社法(平成17年法律第86号)第2条第1項第3号に規定する子会社をいう。)である場合も含む。以下この号及び第3項において同じ。)の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項

(3)　個人情報の複製等の制限に関する事項

(4)　個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項

(5)　委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項

(6)　違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項

2　保護管理者は、個人データの取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する業務に係る個人データの秘匿性等その内容やその量等に応じて、委託先における管理体制及び実施体制や個人情報の管理の状況について、少なくとも年1回以上、原則として実地検査により確認するものとする。

3　保護管理者は、委託先において、個人データの取扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第1項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る個人データの秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて又は委託元自らが前項の措置を実施させるものとする。また、個人データの取扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。

4　法人は、個人データの取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記するものとする。

5　保護管理者は、個人データを業務委託する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、委託する業務の内容、個人データの秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。

第7章　安全確保上の問題への対応

(事案の報告及び再発防止措置)

第53条　職員等は、個人データの漏えい、滅失若しくは毀損その他の個人データの安全確保の上で問題となる事案が発生し、又は発生するおそれがある事実を知った場合は、直ちに当該個人データを管理する保護管理者に報告しなければならない。

2　前項の報告を受けた保護管理者は、直ちに被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講じる。また、総括保護管理者に対し事案の状況を速報し、その後速やかに事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、報告する。

3　総括保護管理者は、前項の報告を受けた場合は、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を理事長に速やかに報告する。

4　総括保護管理者は、第2項により受けた速報が、個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則に定めるものに該当する場合は、同規則に定めるところにより、当該事案の内容、経緯、被害状況等について、個人情報保護委員会及び関係省庁に報告しなければならない。

5　保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講じるとともに、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、総括保護管理者と相談のうえ、当該事態が生じた旨の本人への通知、事実関係及び再発防止策の公表等の措置を講じなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

第8章　第三者提供の制限等

(第三者提供の制限)

第54条　法人は、次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。

(1)　法令に基づく場合

(2)　人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(3)　公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。

(5)　当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。

(6)　当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(法人と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)。

(7)　当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。

2　法人は、第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は第14条第1項の規定に違反して取得されたもの若しくは他の個人情報取扱事業者からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。

[第14条第1項]

(1)　法人の名称及び住所並びに代表者の氏名

(2)　第三者への提供を利用目的とすること。

(3)　第三者に提供される個人データの項目

(4)　第三者に提供される個人データの取得の方法

(5)　第三者への提供の方法

(6)　本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。

(7)　本人の求めを受け付ける方法

(8)　その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項

3　法人は、前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。

4　次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前３項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。

(1)　法人が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合

(2)　特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。

5　法人は、前項第2号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。

6　個人データを提供する場合には、漏えい等による被害発生のリスクを低減する観点から、提供先の利用目的、個人データの秘匿性等その内容などを考慮し、必要に応じ、氏名を番号に置き換える等の匿名化措置を講ずるものとする。

(外国にある第三者への提供の制限)

第55条　法人は、外国(本邦の域外にある国又は地域をいう。以下この条において同じ。)(個人の権利利益を保護する上で我が国と同等の水準にあると認められる個人情報の保護に関する制度を有している外国として個人情報保護委員会規則で定めるものを除く。以下この条において同じ。)にある第三者(個人データの取扱いについて法第4章第2節の規定により個人情報取扱事業者が講ずべきこととされている措置に相当する措置(第3項において「相当措置」という。) を継続的に講ずるために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下この項及び次項において同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。

2　法人は、前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。

3　法人は、個人データを外国にある第三者(第1項に規定する体制を整備している者に限る。)に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。

(第三者提供に係る記録の作成等)

第56条　法人は、個人データを第三者(第2条第7項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条(第58条第3項において読み替えて準用する場合を含む。)において同じ。)に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第54条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第54条第1項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでない。

[第54条第1項各号] [第4項各号]

2　法人は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

(第三者提供を受ける際の確認等)

第57条　法人は、第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第54条第1項各号又は第4項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。

[第54条第1項各号] [第4項各号]

(1)　当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名

(2)　当該第三者による当該個人データの取得の経緯

2　法人は、前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。

3　法人は、前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。

(個人関連情報の第三者提供の制限等)

[第54条第1項各号]

(2)　外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。

2　第55条第3項の規定は、前項の規定により法人が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。

[第55条第3項]

3　前条第2項及び第3項の規定は、第1項の規定により法人が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。

第9章　苦情の処理

(苦情の処理)

第59条　法人に、個人情報の取扱いに関する苦情を受け付ける窓口を置く。

2　前項の窓口に責任者及び担当者を置き、責任者は総務部総務部門長をもって充て、担当者は総務部総務部門の職員をもって充てる。

3　法人は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければならない。

第10章　仮名加工情報の取扱い

(仮名加工情報の作成等)

第60条　法人は、仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。

2　法人は、仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。

3　法人は、第11条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第10条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。

[第11条] [第10条第1項]

4　仮名加工情報についての第15条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。

[第15条]

5　法人は、仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、第16条の規定は、適用しない。

[第16条]

6　法人は、第54条第1項及び第2項並びに第55条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第54条第4項中「前各項」とあるのは「第60条第6項」と、同項第2号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第56条第1項ただし書中「第54条第1項各号又は第5項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第54条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第57条第1項ただし書中「第54条第1項各号又は第5項各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第54条第4項各号のいずれか」とする。

[第54条第1項] [第2項] [第55条第1項] [第54条第4項] [第60条第6項] [第56条第1項] [第54条第1項各号] [第57条第1項] [第54条第1項各号] [第54条第4項各号]

7　法人は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。

8　法人は、仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便若しくは民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法(電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であって個人情報保護委員会規則で定めるものをいう。)を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。

9　仮名加工情報及び仮名加工情報である個人データについては、第10条第2項及び第53条第４項の規定は、適用しない。

[第10条第2項] [第53条第４項]

(仮名加工情報の第三者提供の制限等)

第61条　法人は、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。)を第三者に提供してはならない。

2　第54条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項中「前各項」とあるのは「第61条第1項」と、同項第2号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。

[第54条第4項] [第5項] [第61条第1項]

3　第16条から第51条まで、第59条並びに前条第7項及び第8項の規定は、法人における仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、第17条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。

[第16条] [第51条] [第59条] [第17条]

第11章　個人情報ファイル簿の作成及び公表

(個人情報ファイルの管理)

第62条　保護管理者は、所掌の個人情報ファイルに記載した保有個人情報の本人(他の個人の氏名、生年月日その他の記述等によらないで検索し得る者に限る。次条において同じ。)の人数が1、000件以上となったときは、直ちに総括保護管理者に報告するものとする。

(個人情報ファイル簿の作成及び公表)

第63条　総括保護管理者は、法人が保有する個人情報ファイル(本人の人数が1、000件以上のものに限る。)について、それぞれ次の事項を記載した帳簿(以下「個人情報ファイル簿」という。)を作成し、公表しなければならない。

(1)　個人情報ファイルの名称

(2)　個人情報ファイルが利用に供される業務をつかさどる組織の名称又は教育職員の所属学部、学科、講座等の名称

(3)　個人情報ファイルの利用目的

(4)　個人情報ファイルに記録される項目(以下この条において「記録項目」という。)及び本人として個人情報ファイルに記録される個人の範囲(以下この条において「記録範囲」という。)

(5)　個人情報ファイルに記録される個人情報(以下この条において「記録情報」という。)の収集方法

(6)　記録情報に要配慮個人情報が含まれるときは、その旨

(7)　記録情報を法人以外の者に経常的に提供する場合には、その提供先

(8)　法第76条第1項、法第90条第1項又は法第98条第1項の規定による請求を受理する組織の名称及び所在地

(9)　法第90条第1項ただし書又は法第98条第1項ただし書に該当するときは、その旨

(10)　その他政令で定める事項

2　前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。

(1)　国の安全、外交上の秘密その他の国の重大な利益に関する事項を記録する個人情報ファイル

(2)　犯罪の捜査、租税に関する法律の規定に基づく犯則事件の調査又は公訴の提起若しくは維持のために作成し、又は取得する個人情報ファイル

(3)　法人の役員若しくは職員又はこれらの職にあった者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与若しくは福利厚生に関する事項又はこれらに準ずる事項を記録するもの(職員の採用試験に関する個人情報ファイルを含む。)

(4)　専ら試験的な電子計算機処理の用に供するための個人情報ファイル

(5)　前項の規定による通知に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該通知に係るこれらの事項の範囲内のもの

(6)　一年以内に消去することとなる記録情報のみを記録する個人情報ファイル

(7)　資料その他の物品若しくは金銭の送付又は業務上必要な連絡のために利用する記録情報を記録した個人情報ファイルであって、送付又は連絡の相手方の氏名、住所その他の送付又は連絡に必要な事項のみを記録するもの

(8)　職員等が学術研究の用に供するためその発意に基づき作成し、又は取得する個人情報ファイルであって、記録情報を専ら当該学術研究の目的のために利用するもの

(9)　本人の数が1、000人に満たない個人情報ファイル

(10)　第3号から前号までに掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファイル

(11)　第2条第１０項第2号に係る個人情報ファイル

[第2条第１０項第2号]

(12)　前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの

(13)　前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファイル

3　第1項の規定にかかわらず、法人は、記録項目の一部若しくは同項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る業務又は事業の性質上、当該業務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。

第12章　監査及び点検の実施

(監査)

第64条　監査責任者は、個人データの適切な管理を検証するため、第3条から第61条に規定する措置の状況を含む法人における個人データの管理の状況について、定期に及び必要に応じ随時に監査を行い、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

[第3条] [第61条]

2　監査の実施に関し必要な事項は、別に定める。

(点検)

第65条　保護管理者は、各部局等における個人データの記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に及び必要に応じ随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を総括保護管理者に報告するものとする。

(評価及び見直し)

第66条　個人データの適切な管理のための措置については、総括保護管理者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずるものとする。

第13章　雑則

(移送された事案の取扱い)

第67条　他の独立行政法人等又は行政機関から移送された事案に係る開示、訂正又は利用停止に係る手続は、第23条から前条までの規定に準じて取り扱うものとする。

[第23条]

(行政機関との連携)

第68条　法人は、保有個人情報の適切な管理にあたって、個人情報の保護に関する基本方針(平成16年4月2日閣議決定)を踏まえ、関係省庁と緊密に連携して行うものとする。

(適用除外)

第69条　本学における行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号)に基づく特定個人情報等の取扱いその他特定個人情報等の保護については、公立大学法人山口県立大学特定個人情報の取扱規程(平成27年12月16日第27-1号)の定めるところによる。

[公立大学法人山口県立大学特定個人情報の取扱規程(平成27年12月16日第27-1号)]

(その他)

第70条　この規程に定めるもののほか、本学における個人情報の保護に関し必要な事項は、総括保護管理者が定める。

附　則

(施行期日)

1　この規程は、令和5年4月1日から施行する。

(公立大学法人山口県立大学が取り扱う個人情報保護に関する規程の廃止)

2　公立大学法人山口県立大学が取り扱う個人情報の保護に関する規程(平成18年4月1日規程第3－5号)は、廃止する。