○国立大学法人北海道教育大学法人文書管理規則
(制 定 平成23年3月31日平成22年規則第42号)
改正
平成24年2月13日平成23年規則第74号
平成26年3月25日平成25年規則第34号
平成30年3月27日平成29年規則第51号
令和元年5月1日令和元年規則第1号
令和元年11月19日令和元年規則第13号
令和2年3月31日令和元年規則第45号
令和2年4月16日令和2年規則第3号
令和2年4月20日令和2年規則第30号
令和3年2月5日令和2年規則第94号
令和4年4月21日令和4年規則第7号
(趣旨)
第1条
この規則は，公文書等の管理に関する法律(平成21年法律第66号。以下「法」という。)第13条第1項の規定に基づき，国立大学法人北海道教育大学(以下「本学」という。)における法人文書の管理について，必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条
この規則において「法人文書」とは，法第2条第5項に規定するものをいう。
2
この規則において「教育・研究関係文書」とは，前項に規定する法人文書のうち，教員又は教員組織が主体となって管理するものをいう。
3
この規則において「法人文書ファイル等」とは，本学における能率的な事務又は事業の処理及び法人文書の適切な保存に資するよう，相互に密接な関連を有する法人文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を一の集合物にまとめたもの(以下「法人文書ファイル」という。)及び単独で管理している法人文書をいう。
4
この規則において「国立大学法人北海道教育大学法人文書ファイル管理簿」(別記様式第1号。以下「管理簿」という。)とは，本学における法人文書ファイルの管理を適切に行うために，法人文書ファイルの分類，名称，保存期間，保存期間の満了する日，保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
5
この規則において「部局」とは，各校，教職大学院，学校臨床心理専攻，附属図書館，各全学教育研究支援機関，保健管理センター及び各附属学校(園)をいう。
(管理体制)
第3条
本学に，総括文書管理者を置き，事務局長をもって充てる。
2
本学に，副総括文書管理者を置き，総務企画部長をもって充てる。
3
本学の課及び室に，文書管理者及び文書管理担当者を置く。
4
文書管理者は，課にあっては課長を，室にあっては室の長をもって充てる。
5
文書管理担当者は，文書管理者が指名する者をもって充てる。
6
前3項の規定にかかわらず，教育・研究関係文書の管理に当たっては，部局の長を文書管理者とし，当該部局の教員を文書管理担当者とする。
7
本学に，法人文書の管理に関する監査責任者(以下「監査責任者」という。)を置き，監査室長をもって充てる。
8
総括文書管理者は，次の業務を行うものとする。
(1)
管理簿及び第11条第2項に規定する国立大学法人北海道教育大学法人文書移管・廃棄簿の調製に関すること。
[
第11条第2項
]
(2)
法人文書の管理に関する内閣府との調整及び必要な改善措置の実施に関すること。
(3)
法人文書の管理に関する研修の実施に関すること。
(4)
組織の新設・改正・廃止に伴う必要な措置に関すること。
(5)
その他法人文書の管理に関する事務の総括
9
副総括文書管理者は，前項に掲げる事務について総括文書管理者を補佐するものとする。
10
文書管理者は，文書管理の実施責任者として，その管理する法人文書について，次の業務を行うものとする。
(1)
法人文書の保存に関すること。
(2)
法人文書の保存期間満了時における措置に関すること。
(3)
管理簿及び第11条第2項に規定する国立大学法人北海道教育大学法人文書移管・廃棄簿の作成並びに第8条に規定する国立大学法人北海道教育大学標準文書分類基準表の整備に関すること。
[
第11条第2項
] [
第8条
]
(4)
移管又は廃棄等に関すること。
(5)
管理状況の点検等に関すること。
(6)
その他法人文書の管理に関する職員への指導に関すること。
11
文書管理担当者は，文書管理者を補佐するものとする。
12
監査責任者は，法人文書の管理の状況について監査を行うものとする。
(職員の責務)
第4条
職員は，法の趣旨に則り，関連する法令及び規則等並びに総括文書管理者，副総括文書管理者，文書管理者及び文書管理担当者の指示に従い，法人文書を適正に管理しなければならない。
(作成)
第5条
職員は，文書管理者の指示に従い，本学における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに本学の事務及び事業の実績を合理的に跡付け，又は検証することができるよう，処理に係る事案が軽微な場合を除き，原則として文書を作成しなければならない。
2
職員は，別表の国立大学法人北海道教育大学法人文書保存期間基準(以下「保存期間基準」という。)に掲げられた業務については，当該業務の経緯に応じ，保存期間基準の法人文書の類型を参酌して，文書を作成するものとする。
[
別表
]
3
第1項の規定に基づき，本学内部の打合せや本学外部の者との折衝等を含め，保存期間基準に掲げる事項に関する業務に係る立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打合せ等(以下「打合せ等」という。)の記録については，文書を作成するものとする。
4
法令等の定めにより紙媒体での作成・保存が義務づけられている場合，電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き，電子媒体により作成又は取得することを基本とする。
5
文書の作成に当たっては，文書の正確性を確保するため，その内容について原則として複数の職員による確認を経た上で，文書管理者が確認するものとする。作成に関し，部局等の長等上位の職員から指示があった場合は，その指示を行った者の確認も経るものとする。
6
本学の外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては，本学の出席者による確認を経るとともに，可能な限り，当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても，相手方による確認により，正確性の確保を期するものとする。ただし，相手方の発言部分等について記録を確定し難い場合は，その旨を判別できるように記載するものとする。
7
職員は，文書の作成に当たって反復利用が可能な様式，資料等の各種情報を電子掲示板等を活用の上，職員の利用に供する等，効率的な文書の作成に務めなければならない。
8
職員は，常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)，現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)，送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)及び外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)等により，分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に文書を作成しなければならない。
(整理)
第6条
職員は，法人文書を作成し，又は取得したときは，当該法人文書について分類し，名称を付するとともに，保存期間基準により保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
2
職員は，相互に密接な関連を有する法人文書を法人文書ファイルにまとめなければならない。
3
職員は，前項の法人文書ファイルについて分類し，名称を付するとともに，保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。
4
法人文書ファイル等は，本学の事務及び事業の性質，内容等に応じて系統的に分類し，分かりやすい名称を付さなければならない。
(保存)
第7条
文書管理者は，法人文書ファイル等について，当該法人文書ファイル等の保存期間の満了する日まで，別に定める国立大学法人北海道教育大学法人文書ファイル保存要領に基づき，適切に保存しなければならない。
ただし，他の文書管理者等に引き継いだ場合は，この限りではない。
2
法人文書については，法令等の定めにより紙媒体での保存が義務付けられている場合，電子的管理によってかえって業務が非効率となる場合等を除き，電子媒体により体系的に管理することを基本とする。
(集中管理の推進に関する方針)
第7条の2
副総括文書管理者は，10年以上の保存を要する法人文書ファイル等のうち，保存期間の起算日から5年を経過し，かつ，将来的に利用頻度が低いものについて，文書管理者と協議の上で引き継ぐなど，法人文書ファイル等の集中管理に努めるものとする。
(保存期間)
第8条
文書管理者は，保存期間基準に基づき，国立大学法人北海道教育大学標準文書分類基準表(別記様式第2号。以下「分類基準表」という。)を作成し，総括文書管理者に報告しなければならない。
2
法人文書の保存期間の設定及び分類基準表の作成においては，法第2条第6項に定める歴史的公文書等(以下「歴史公文書等」という。)に該当するとされた法人文書にあっては，1年以上の保存期間を設定するものとする。
3
法人文書の保存期間の設定及び分類基準表においては，歴史公文書等に該当しないものであっても，本学の業務が適正かつ効率的に運営され，国民に説明する責務が全うされるよう，意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については，原則として1年以上の保存期間を定めるものとする。
4
法人文書の保存期間の設定においては，前2項の規定に該当しないものであって，次の各号に該当する文書については保存期間を1年未満とすることができる。
(1)
別途，正本・原本が管理されている法人文書の写し
(2)
定型的・日常的な業務連絡、日程表等
(3)
出版物や公表物を編集した文書
(4)
本学の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答
(5)
明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書
(6)
意思決定の途中段階で作成したもので，当該意思決定に与える影響がないものとして，長期間の保存を要しないと判断される文書
(7)
保存期間基準において，保存期間を1年未満と設定することが適当なものとして，業務単位で具体的に定められた文書
(8)
その他前2項の規定に該当しない文書
5
法人文書の保存期間の設定においては，前項に該当する法人文書であっても，重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など，合理的な跡付けや検証に必要となる法人文書については，1年以上の保存期間を設定するものとする。
6
法人文書の保存期間の起算日は，法人文書を作成し，又は取得した日(以下「文書作成取得日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。
ただし，文書作成取得日から1年以内の日であって4月1日以外の日又は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては，当該日を起算日とする。
7
法人文書ファイルの保存期間は，当該法人文書ファイルにまとめられた法人文書の保存期間とする。
8
法人文書ファイルの保存期間の起算日は，法人文書を法人文書ファイルにまとめた日のうち，最も早い日(以下「ファイル作成日」という。)の属する年度の翌年度の4月1日とする。
ただし，ファイル作成日から1年以内の日であって4月1日以外の日又はファイル作成日の属する年度の翌々年度の4月1日を起算日とすることが法人文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合は，当該日を起算日とする。
9
第1項，第6項及び第7項の規定にかかわらず，文書管理者は，法人文書の適切な管理に資すると認める場合には，法人文書ファイルの保存期間の起算日以降に作成し，又は取得した法人文書であって当該法人文書ファイルに係る事務又は事業に附帯する事務又は事業に関するものについて，保存期間を文書作成取得日から当該法人文書ファイルの保存期間の満了する日までとし，当該法人文書ファイルにまとめることができる。
10
第6項及び第8項の規定は，文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間とする法人文書及び当該法人文書がまとめられた法人文書ファイルについては，適用しない。
(管理簿)
第9条
総括文書管理者は，本学の管理簿について，公文書等の管理に関する法律施行令(平成22年政令第250号)第15条に基づき，法人文書ファイル管理システムをもって調製するものとする。
2
管理簿の記載事項について，記載すべき事項が独立行政法人等の保有する情報の公開に関する法律(平成13年法律第140号。以下「独立行政法人情報公開法」という。)第5条各号に規定する不開示情報に該当するときには，当該不開示情報を明示しないようにするものとする。
3
管理簿は，少なくとも毎年度1回，更新を行うものとする。
4
総括文書管理者は，管理簿を情報公開室において一般の閲覧に供するものとするとともに，インターネットで公表しなければならない。
5
総括文書管理者は，管理簿を一般の閲覧に供する事務所を定め，又は変更した場合には，当該事務所の場所をインターネット等で公示しなければならない。
(保存期間満了時の措置)
第10条
文書管理者は，法人文書ファイル等について，保存期間基準に基づき，保存期間の満了前のできる限り早い時期に，法第11条第2項に準じて保存期間が満了したときの措置を定めなければならない。
2
文書管理者は，前項の措置を定めようとするときは，事前に総括文書管理者と協議するものとする。
3
文書管理者は，第1項の措置を定めた場合は，管理簿へ記載しなければならない。
(移管又は廃棄)
第11条
文書管理者は，総括文書管理者の指示に従い，保存期間が満了した法人文書ファイル等について，前条第1項の規定による定めに基づき，独立行政法人国立公文書館に移管し，又は廃棄(以下「廃棄等」という。)しなければならない。
2
文書管理者は，前項の規定により廃棄等をした場合は，当該法人文書ファイル等に関する管理簿の記載を削除するとともに，その名称，移管日又は廃棄日等について，総括文書管理者が調製した国立大学法人北海道教育大学法人文書移管・廃棄簿(別記様式第3号)に記載しなければならない。
3
文書管理者は，保存期間を1年未満とする法人文書ファイル等であって，第8条第4項各号に該当しないものについて，保存期間が満了し，廃棄しようとするときは，第8条第2項，第3項及び第5項に該当しないかを確認した上で，廃棄するものとするし，破棄したときは，あらかじめ定めた一定の期間の中で，本規則に基づき，どのような類型の法人文書ファイル等についていつ廃棄したのかを記録し，当該期間終了後速やかに一括して公表するものとする。
[
第8条第4項各号
] [
第8条第2項
] [
第3項
] [
第5項
]
4
文書管理者は，第1項の規定により移管する法人文書ファイル等に，法第16条第1項第2号に掲げる場合に該当するものとして，独立行政法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には，総括文書管理者の同意を得た上で，独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければならない。
ただし，当該意見には，利用制限を行うべき箇所及びその理由について具体的に記載するものとする。
(保存期間の延長)
第12条
文書管理者は，次に掲げる法人文書については，保存期間の満了する日が経過した後においても，その区分に応じてそれぞれ次に定める期間が経過するまでの間保存期間を延長するものとする。
この場合において，一の号に該当する法人文書が，他の号にも該当するときは，それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存するものとする。
(1)
現に監査，検査等の対象となっているもの 当該監査，検査等が終了するまでの間
(2)
現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結するまでの間
(3)
現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年間
(4)
開示請求があったもの 独立行政法人情報公開法第9条各項の決定の日の翌日から起算して1年間
2
文書管理者は，保存期間が満了した法人文書について，職務の遂行上必要がある場合は，一定の期間を定めて当該保存期間を延長することができる。この場合において，当該延長に係る保存期間が満了した後にこれを更に延長しようとするときも同様とする。
3
文書管理者は前2項の規定により，保存期間及び保存期間の満了する日を延長した場合は，延長する期間及び延長の理由を総括文書管理者に報告しなければならない。
(事案の報告及び再発防止措置等)
第13条
文書管理者は，法人文書ファイル等の紛失及び誤廃棄(以下「紛失等」という。)が明らかになった場合は，速やかに総括文書管理者に報告しなければならない。
2
総括文書管理者は，前項の報告を受けたときは，速やかに被害の拡大防止等のために必要な措置を講ずるものとする。
(点検及び監査等)
第14条
文書管理者は，自ら管理責任を有する法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，点検を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2
監査責任者は，法人文書の管理状況について，少なくとも毎年度1回，監査を行い，その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
3
総括文書管理者は，前2項の点検又は監査の結果等を踏まえ，法人文書の管理について必要な措置を講ずるものとする。
(管理状況の報告)
第15条
総括文書管理者は，管理簿の記載状況その他の法人文書の管理状況について，法第12条の規定に基づき，毎年度，内閣府に報告しなければならない。
(研修)
第16条
総括文書管理者は，職員に対し，法人文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ，又は向上させるために必要な研修を行うものとするとともに，各職員が少なくとも毎年度1回，研修を受けられる環境を提供しなければならない。
2
文書管理者は，総括文書管理者及び独立行政法人国立公文書館その他の機関が実施する研修に職員を積極的に参加させなければならない。
3
職員は，適切な時期に前項の研修を受講しなければならない。
(他の法令等との調整)
第17条
この規則にかかわらず，法律及びこれに基づき命令の規定により，法人文書の分類，作成，保存，廃棄その他の法人文書の管理に関する事項について特別の定めが設けられている場合にあっては，当該事項については，当該法律及びこれに基づく命令の定めるところによるものとする。
(雑則)
第18条
この規則に定めるもののほか，法人文書の管理について必要な事項は，学長が別に定める。
附 則
この規則は，平成23年4月1日から施行する。
附 則(平成24年2月13日平成23年規則第74号)
この規則は，平成24年2月13日から施行する。
附 則(平成26年3月25日平成25年規則第34号)
1
この規則は，平成26年4月1日から施行する。
2
この規則の施行の日の前日までに作成又は取得された本学の経理に係る事項のうち，諸税(消費税を除く。)に関する文書に設定された保存期間については，なお従前の例による。
附 則(平成30年3月27日平成29年規則第51号)
この規則は，平成30年4月1日から施行する。
附 則(令和元年5月1日令和元年規則第1号)
この規則は，令和元年5月1日から施行する。
附 則(令和元年11月19日令和元年規則第13号)
この規則は，令和元年11月19日から施行する。
附 則(令和2年3月31日令和元年規則第45号)
この規則は，令和2年4月1日から施行する。
附 則(令和2年4月16日令和2年規則第3号)
この規則は，令和2年4月16日から施行し，令和2年4月1日から適用する。
附 則(令和2年4月20日令和2年規則第30号)
この規則は，令和2年10月1日から施行する。
附 則(令和3年2月5日令和2年規則第94号)
この規則は，令和3年4月1日から施行する。
附 則(令和4年4月21日令和4年規則第7号)
この規則は，令和4年4月21日から施行し，令和4年4月1日から適用する。
別表
国立大学法人北海道教育大学法人文書保存期間基準
別記様式第1号(第2条第4項関係)
国立大学法人北海道教育大学法人文書ファイル管理簿
別記様式第2号(第8条関係)
国立大学法人北海道教育大学標準文書分類基準表
別記様式第3号(第11条第2項関係)
国立大学法人北海道教育大学法人文書移管・廃棄簿
別紙
国立大学法人北海道教育大学法人文書ファイル保存要領
別添