○公立大学法人旭川市立大学個人情報保護規程
| (令和6年10月1日制定第23号) |
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第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、公立大学法人旭川市立大学(以下「法人」という。)において、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に定められた個人情報の取扱いに関して、必要な事項を定め、法人の責務を明確にするとともに、個人情報の適正な保護に資することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程において、使用する用語の意義は、次の各号に定めるところによる。
(1) 個人情報
生存する個人に関する情報であって、氏名、生年月日その他の記述等(文書、図画若しくは電磁的記録(電磁的方式(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式をいう。)で作られる記録をいう。)に記載され、若しくは記録され、又は音声、動作その他の方法を用いて表された一切の事項をいう。)により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)及び個人識別符号が含まれるものをいう。なお、特定個人情報(個人番号を含む個人情報)の適正な取扱いに関しては別に定める。
(2) 本人
個人情報から識別され、又は識別され得る個人をいう。
(3) 要配慮個人情報
本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないようにその取扱いに特に配慮を要するものとして個人情報の保護に関する法律施行令(平成15年12月10日号外政令第507号)(以下「政令」という。)で定める記述等が含まれる個人情報をいう。
(4) 仮名加工情報
他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報をいう。
(5) 匿名加工情報
特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたものをいう。
(6) 個人情報データベース等
個人情報を含む情報の集合物であって、特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの又は特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして政令で定めるものをいう。
(7) 個人データ
前号を構成する個人情報をいう。
(8) 保有個人データ
法人が、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データをいう。
(9) 保有個人情報
法人の職員が職務上作成し又は取得した個人情報であって、組織的に利用するものとして保有するものをいう。
(10) 個人関連情報
生存する個人に関する情報であって、本条第1号、第4号及び第5号に該当しないものをいう。
2 前項各号に定めのない用語の意義は、法で定める用語の例による。
(事務分担)
第3条 法人における個人情報取扱事務は、次の各号に掲げる分担により行う。本条第2号及び第3号に掲げる個人情報管理責任者、個人情報総括責任者及び個人情報管理統括者については、第21条で定めるところによる。
[第21条]
(1) 総務課
(ア) 法人の個人情報保護制度についての案内及び相談に関すること。
(イ) 保有個人情報の取扱いに関する苦情の取次ぎに関すること。
(ウ) 法人に対する保有個人情報の開示請求、訂正請求及び利用停止請求(以下「開示等請求」という。)の取次ぎに関すること。
(エ) 保有個人情報の開示決定等の通知の送付に関すること。
(オ) 保有個人情報の開示の実施に立ち会うこと。
(カ) 審査請求に対する処分庁の事務に関すること。
(2) 個人情報管理責任者
(ア) 開示等請求があった場合の保有個人情報の特定及び検索に関すること。
(イ) 保有個人情報の取扱いに関する苦情の処理に関すること。
(3) 個人情報総括責任者及び個人情報管理統括者
(ア) 開示等請求に対する決定及び起案処理等の事務に関すること。
(イ) 開示等請求に対する決定に向けて、個人情報保護制度の統一的な運用を図るため、旭川市市民生活部地域活動推進課に協議・相談すること。
(ウ) 旭川市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和5年3月24日条例第5号)(以下「個人情報保護法施行条例」)第14条第1項の規程に基づき第三者からの意見書の提出を求めること。
(エ) 開示等請求に対する開示決定等についての審査請求に関し、審査のための資料の準備等に関すること。
(オ) 審査請求に対する決定又は裁決に関すること。
(責務)
第4条 法人は、個人情報保護の重要性を認識し、個人情報の取扱いに伴う本人の権利利益及びプライバシー侵害の防止に関し、必要な措置を講じなければならない。
第2章 個人情報の取扱い
(利用目的の特定)
第5条 個人情報を取り扱うに当たっては、その利用の目的(以下「利用目的」という。)をできる限り特定しなければならない。
2 利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
(利用目的による制限)
第6条 あらかじめ本人の同意を得ないで、前条の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
2 他の法人から事業を承継することに伴って個人情報を取得した場合は、あらかじめ本人の同意を得ないで、承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて、当該個人情報を取り扱ってはならない。
3 前二項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
(5) 当該個人情報を学術研究の用に供する目的で取り扱う必要があるとき(当該個人情報を取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(6) 学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(不適正な利用の禁止)
第7条 違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により個人情報を利用してはならない。
(適正な取得)
第8条 偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
2 次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、要配慮個人情報を取得してはならない。
(1) 第6条第3項各号に掲げる場合
[第6条第3項各号]
(2) 当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関等、法第57条第1項各号に掲げる者その他個人情報保護委員会規則で定める者により公開されている場合
(3) その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合
(取得に際しての利用目的の通知等)
第9条 個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を、本人に通知し、又は公表しなければならない。
2 前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電磁的記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示しなければならない。ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
3 利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、又は公表しなければならない。
4 前三項の規定は、次に掲げる場合については、適用しない。
(1) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 利用目的を本人に通知し、又は公表することにより法人の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
(3) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、又は公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
(4) 取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合
(データ内容の正確性の確保等)
第10条 利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めなければならない。
(安全管理措置)
第11条 その取り扱う個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人データの安全管理のために必要かつ適切な措置を講じなければならない。
2 前項の規定は保有個人情報について準用する。
3 前二項の規定に基づく安全管理措置については、別に定める。
(従業者の監督)
第12条 第21条に定める個人情報保護管理統括者は、職員に個人データを取り扱わせるに当たっては、当該個人データの安全管理が図られるよう、当該職員に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
[第21条]
(委託先の監督)
第13条 個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行わなければならない。
(漏えい等の報告等)
第14条 その取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損その他の個人データの安全の確保に係る事態であって個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして個人情報保護委員会規則で定めるものが生じたときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を個人情報保護委員会に報告しなければならない。ただし、法人が、他の法人又は行政機関等から当該個人データの取扱いの全部又は一部の委託を受けた場合であって、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を当該他の個人情報取扱事業者又は行政機関等に通知したときは、この限りでない。
2 前項に規定する場合には(同項ただし書の規定による通知をした場合を除く。)、本人に対し、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該事態が生じた旨を通知しなければならない。ただし、本人への通知が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
(第三者提供の制限)
第15条 次に掲げる場合を除くほか、あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
(1) 第6条第3項第1号から第4号に掲げる場合
(2) 当該個人データの提供が学術研究の成果の公表又は教授のためやむを得ないとき(個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
(3) 当該個人データを学術研究目的で提供する必要があるとき(当該個人データを提供する目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)(当該法人と当該第三者が共同して学術研究を行う場合に限る。)。
(4) 当該第三者が学術研究機関等である場合であって、当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要があるとき(当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。)。
2 第三者に提供される個人データについて、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出たときは、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。ただし、第三者に提供される個人データが要配慮個人情報又は偽りその他不正の手段により取得されたもの若しくは他の法人からこの項本文の規定により提供されたもの(その全部又は一部を複製し、又は加工したものを含む。)である場合は、この限りでない。
(1) 法人の名称及び住所並びに理事長の氏名
(2) 第三者への提供を利用目的とすること。
(3) 第三者に提供される個人データの項目
(4) 第三者に提供される個人データの取得の方法
(5) 第三者への提供の方法
(6) 本人の求めに応じて当該個人データの第三者への提供を停止すること。
(7) 本人の求めを受け付ける方法
(8) その他個人の権利利益を保護するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める事項
3 前項第1号に掲げる事項に変更があったとき又は同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第3号から第5号まで、第7号又は第8号に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置くとともに、個人情報保護委員会に届け出なければならない。
4 次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、前各項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
(1) 法人が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いの全部又は一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
(2) 合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
(3) 特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨並びに共同して利用される個人データの項目、共同して利用する者の範囲、利用する者の利用目的並びに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名について、あらかじめ、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。
5 前項第3号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称若しくは住所又は法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する利用する者の利用目的又は当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければならない。
(外国にある第三者への提供の制限)
第16条 外国にある第三者(個人データの取扱いについて個人情報保護委員会規則で定める基準に適合する体制を整備している者を除く。以下同じ。)に個人データを提供する場合には、前条第1項各号に掲げる場合を除くほか、あらかじめ外国にある第三者への提供を認める旨の本人の同意を得なければならない。この場合においては、同条の規定は、適用しない。
2 前項の規定により本人の同意を得ようとする場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供しなければならない。
3 個人データを外国にある第三者に提供した場合には、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供しなければならない。
(第三者提供に係る記録の作成等)
第17条 個人データを第三者(法第16条第2項各号に掲げる者を除く。以下この条及び次条において同じ。)に提供したときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データを提供した年月日、当該第三者の氏名又は名称その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第15条第1項各号又は第4項各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第15条第1項各号のいずれか)に該当する場合は、この限りでない。
2 前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(第三者提供を受ける際の確認等)
第18条 第三者から個人データの提供を受けるに際しては、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、次に掲げる事項の確認を行わなければならない。ただし、当該個人データの提供が第15条第1項各号又は第4項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
(1) 当該第三者の氏名又は名称及び住所並びに法人にあっては、その代表者の氏名
(2) 当該第三者による当該個人データの取得の経緯
2 前項の規定による確認を行ったときは、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項その他の個人情報保護委員会規則で定める事項に関する記録を作成しなければならない。
3 前項の記録を、当該記録を作成した日から個人情報保護委員会規則で定める期間保存しなければならない。
(個人関連情報の第三者提供の制限等)
第19条 第三者が個人関連情報(個人関連情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を個人データとして取得することが想定されるときは、第15条第1項各号に掲げる場合を除くほか、次に掲げる事項について、あらかじめ個人情報保護委員会規則で定めるところにより確認することをしないで、当該個人関連情報を当該第三者に提供してはならない。
(1) 当該第三者が法人から個人関連情報の提供を受けて本人が識別される個人データとして取得することを認める旨の当該本人の同意が得られていること。
(2) 外国にある第三者への提供にあっては、前号の本人の同意を得ようとする場合において、個人情報保護委員会規則で定めるところにより、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報の保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報が当該本人に提供されていること。
2 第16条第3項の規定は、前項の規定により法人が個人関連情報を提供する場合について準用する。この場合において、同条第3項中「講ずるとともに、本人の求めに応じて当該必要な措置に関する情報を当該本人に提供し」とあるのは、「講じ」と読み替えるものとする。
[第16条第3項]
3 前条第2項及び第3項の規定は、第1項の規定により法人が確認する場合について準用する。この場合において、同条第2項中「の提供を受けた」とあるのは、「を提供した」と読み替えるものとする。
(学術研究機関等の責務)
第20条 学術研究目的で行う個人情報の取扱いについて、法令及びこの規程を遵守するとともに、その適正を確保するために必要な措置を講じ、かつ、当該措置の内容を公表するよう努めなければならない。
第3章 個人情報保護管理責任者
(個人情報保護の管理責任体制)
第21条 法人は、法第4章第2節に定める個人情報の適正な取扱いについて責任を負い、個人情報の保護に関し所属職員を指揮監督するため、個人情報総括責任者(以下「総括責任者」という。)、個人情報管理統括者(以下「管理統括者」という。)及び個人情報管理責任者(以下「管理責任者」という。)を置く。また、総括責任者の任命によって、個人情報総括責任者補佐を置くことができる。
(1) 総括責任者は、理事長とする。
(2) 総括責任者は、法人における個人情報保護に関し、その業務を総括する。
(3) 管理統括者は、学長とする。
(4) 管理統括者は、法人における個人情報の適正な取扱い(取得、利用・管理、第三者提供、開示等)を図る責任を有する。
(5) 管理責任者は、副学長、附属機関の長及び事務局長とする。
(6) 管理責任者は、その所管する業務の範囲内における個人情報に関し、この規程の定めに従い、適正に取り扱う責任を有する。
2 法人の個人情報管理責任体制については、別表の通りとする。
第4章 個人情報取扱事務の委託
(個人情報取扱事務の委託等に伴う取扱い)
第22条 法人は、個人情報取扱事務を委託するときは、契約書に次に掲げる事項を明記し、さらに、個人情報の授受、輸送、保管、廃棄、その他個人情報の保護に関する事項について覚書を取り交わす等の保護措置を講ずるものとする。
(1) 個人情報の機密保持に関する事項
(2) 個人情報の目的外利用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(3) 再委託の禁止に関する事項
(4) 個人情報の複写及び複製の禁止に関する事項
(5) 提供資料の返還義務に関する事項
(6) 事故発生時における報告義務に関する事項
(7) 前各号に掲げる事項に違反又は怠った場合における契約解除等の措置及び損害賠償義務に関する事項
(8) 前各号に掲げる事項の他、個人情報の取扱いに必要と判断した事項
2 法人外から受け入れた要員が個人情報の取扱いを含む業務を行うときは、その個人情報の取扱いについて前項の規定を準用する。
第5章 仮名加工情報
(仮名加工情報の作成等)
第23条 仮名加工情報(仮名加工情報データベース等を構成するものに限る。以下同じ。)を作成するときは、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないようにするために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、個人情報を加工しなければならない。
2 仮名加工情報を作成したとき、又は仮名加工情報及び当該仮名加工情報に係る削除情報等(仮名加工情報の作成に用いられた個人情報から削除された記述等及び個人識別符号並びに前項の規定により行われた加工の方法に関する情報をいう。以下この条及び次条第3項において読み替えて準用する第7項において同じ。)を取得したときは、削除情報等の漏えいを防止するために必要なものとして個人情報保護委員会規則で定める基準に従い、削除情報等の安全管理のための措置を講じなければならない。
3 第6条の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、第5条第1項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて、仮名加工情報(個人情報であるものに限る。以下この条において同じ。)を取り扱ってはならない。
4 仮名加工情報についての第9条の規定の適用については、同条第1項及び第3項中「、本人に通知し、又は公表し」とあるのは「公表し」と、同条第4項第1号から第3号までの規定中「本人に通知し、又は公表する」とあるのは「公表する」とする。
[第9条]
5 仮名加工情報である個人データ及び削除情報等を利用する必要がなくなったときは、当該個人データ及び削除情報等を遅滞なく消去するよう努めなければならない。この場合においては、法第22条の規定は、適用しない。
6 第15条第1項及び第2項並びに第16条第1項の規定にかかわらず、法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報である個人データを第三者に提供してはならない。この場合において、第15条第4項中「前各項」とあるのは「第23条第6項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と、第17条第1項ただし書中「第15条第1項各号又は第4号各号のいずれか(前条第1項の規定による個人データの提供にあっては、第15条第1項各号のいずれか)」とあり、及び第18第1項ただし書中「第15条第1項各号又は第4号各号のいずれか」とあるのは「法令に基づく場合又は第15条第4項各号のいずれか」とする。
7 仮名加工情報を取り扱うに当たっては、当該仮名加工情報の作成に用いられた個人情報に係る本人を識別するために、当該仮名加工情報を他の情報と照合してはならない。
8 仮名加工情報を取り扱うに当たっては、電話をかけ、郵便により送付し、電報を送達し、ファクシミリ装置若しくは電磁的方法を用いて送信し、又は住居を訪問するために、当該仮名加工情報に含まれる連絡先その他の情報を利用してはならない。
9 仮名加工情報、仮名加工情報である個人データ及び仮名加工情報である保有個人データについては、第5条第2項、第14条及び法第32条から法第39条までの規定は、適用しない。
(仮名加工情報の第三者提供の制限等)
第24条 法令に基づく場合を除くほか、仮名加工情報(個人情報であるものを除く。次項及び第3項において同じ。)を第三者に提供してはならない。
2 第15条第4項及び第5項の規定は、仮名加工情報の提供を受ける者について準用する。この場合において、同条第4項中「前各項」とあるのは「法第42条第1項」と、同項第3号中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いて」とあるのは「公表して」と、同条第5項中「、本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置かなければ」とあるのは「公表しなければ」と読み替えるものとする。
3 第11条から第13条まで、第3条及び第21条並びに前条第7項及び第8項の規定は、仮名加工情報取扱事業者による仮名加工情報の取扱いについて準用する。この場合において、第11条中「漏えい、滅失又は毀損」とあるのは「漏えい」と、前条第7項中「ために、」とあるのは「ために、削除情報等を取得し、又は」と読み替えるものとする。
第6章 個人情報ファイル簿
(個人情報ファイル簿の作成及び公表)
第25条 政令で定めるところにより、保有している個人情報ファイルについて、それぞれ法第74条第1項第1号から第7号まで、第9号及び第10号に掲げる事項その他政令で定める事項を記載した帳簿(以下この章において「個人情報ファイル簿」という。)を作成し、公表しなければならない。
2 前項の規定は、次に掲げる個人情報ファイルについては、適用しない。
(1) 法第74条第2項第1号から第10号までに掲げる個人情報ファイル
(2) 前項の規定による公表に係る個人情報ファイルに記録されている記録情報の全部又は一部を記録した個人情報ファイルであって、その利用目的、記録項目及び記録範囲が当該公表に係るこれらの事項の範囲内のもの
(3) 前号に掲げる個人情報ファイルに準ずるものとして政令で定める個人情報ファイル
3 第1項の規定にかかわらず、法人は、記録項目の一部若しくは法第74条第1項第5号若しくは第7号に掲げる事項を個人情報ファイル簿に記載し、又は個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載することにより、利用目的に係る事務又は事業の性質上、当該事務又は事業の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認めるときは、その記録項目の一部若しくは事項を記載せず、又はその個人情報ファイルを個人情報ファイル簿に掲載しないことができる。
第7章 開示請求
(問合せ等)
第26条 法人において、法人が保有する個人情報の提供(以下「情報提供」という)に関する問合せがあった場合は、内容及び相手方の意向等を把握し、法第69条に基づき取扱いの検討を行うものとする。
2 総務課は、情報提供を決定した場合は、速やかに問合せ者に対し当該提供を行うものとする。
3 総務課は、第1項の検討に当たって、その必要があると認めるときは、管理責任者に相談するものとする。
(開示請求の手続)
第27条 開示請求の受理は、旭川市市民生活部地域活動推進課(以下「受付窓口」という。)にて行う。
2 前項の開示請求に関し、法第77条第1項に定める書面は、保有個人情報開示請求書(以下「開示請求書」という。)とする。
3 総務課は、開示請求の受理にあたって受付窓口担当者から相談を受けたとき又は立会いを求められたときは、管理責任者と協議の上、速やかにこれに応じる。
4 総務課は、受理した開示請求書に必要事項の記入漏れ、不明確な箇所等がある場合は、開示請求者に対してそれらの記入・明記等を求める。ただし、記入・明記等すべき事項が軽微なものである場合は、開示請求者の了解を得て総務課が記載する。
5 総務課は、開示請求を受理したときは、速やかに当該請求を総括責任者及び管理統括者に取次ぐ。
(本人の委任による代理人からの開示請求)
第28条 本人の委任による代理人から法第76条第2項の規定による開示請求があったときは、総務課は、速やかに本人に対し、その旨及び法第77条第1項各号に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
2 前項の規定による通知は、任意代理人による保有個人情報の開示等請求に係る通知書(別紙様式第1号)により行うものとする。
(個人情報の特定及び確認)
第29条 総務課は、開示請求に係る個人情報の特定にあたっては、開示請求をしようとする者から必要な事項を十分聴き取りながら、届出書により検索し、個人情報の特定に努める。
(開示決定等の期限の起算日)
第30条 次条に規定する開示請求があった日は、当該開示請求書が受付窓口に到達した日をいう。
(開示決定等の期限)
第31条 法第83条第1項の規定にかかわらず、開示決定等は、開示請求があった日の翌日から起算して14日以内にしなければならない。ただし、第42条第4項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず、法人は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を30日以内に限り延長することができる。この場合において、法人は、開示請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
3 開示請求者は、法人が第1項に規定する期間の満了する日の翌日から起算して30日を経過した後においても開示決定等をしないとき(次条第1項の規定による通知があったときを除く。)は、当該開示決定等がされていない個人情報の開示をしない旨の決定があったものとみなすことができる。
(開示決定等の期限の特例)
第32条 法第84条及び前条の規定にかかわらず、開示請求に係る保有個人情報が著しく大量であるため、開示請求があった日から44日以内にその全てについて開示決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、法人は、開示請求に係る保有個人情報のうちの相当の部分につき当該期間内に開示決定等をし、残りの保有個人情報については相当の期間内に開示決定等をすれば足りる。この場合において、法人は、同条第1項に規定する期間内に、開示請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
(1) この条の規定を適用する旨及びその理由
(2) 残りの保有個人情報について開示決定等をする期限
2 開示請求者は、前項の規定による通知があった場合において、法人が同項第2号の期限を経過した後においても開示決定等をしないときは、当該開示決定等がされていない個人情報の開示をしない旨の決定があったものとみなすことができる。
(開示・不開示の決定)
第33条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の開示又は不開示の判断をするに当たっては、統一的な運用を行うため、開示請求書の取次ぎを受けた後、速やかに受付窓口担当者と協議するものとする。
2 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の開示又は不開示の決定について起案し、必要と考える場合には、当該起案文書について総務課及び管理責任者と協議しなければならない。
3 総括責任者及び管理統括者は、開示請求があった日の翌日から起算して14日以内に開示又は不開示の決定をすることができないときは、総務課を通じて、開示請求者に対して当該期間内に決定をすることができない旨を個人情報開示決定等期間延長通知書又は個人情報開示決定等期間特例延長通知により通知しなければならない。この場合、総括責任者及び管理統括者は、個人情報開示決定等期間延長通知書については、当該期間内に開示請求者に到達するよう努めるものとし、個人情報開示決定等期間特例延長通知書については、当該期間内に開示請求者に到達するように通知するものとする。
(事案の移送)
第34条 法第85条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは、総務課は、開示請求者に対し、事案を移送した旨を書面により通知しなければならない。
2 その他事案の移送については法第85条各項の定めによるものとする。
(第三者に対する意見書提出の機会の付与等)
第35条 開示請求に係る個人情報に第三者情報が含まれている場合において、総括責任者及び管理統括者は、開示又は不開示の決定に係る判断に資するため、必要があると認めるときは、当該第三者に所定の様式により意見書の提出を求めるものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当するときは、意見書の提出を求めなければならない。
(1) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を開示しようとする場合であって、当該第三者に関する情報が法第78条第1項第2号ロ又は同項第3号ただし書に規定する情報に該当すると認められるとき。
(2) 第三者に関する情報が含まれている保有個人情報を法第80条の規定により開示しようとするとき。
2 前項の規定により第三者に意見書の提出を求める場合は、総括責任者及び管理統括者は、おおむね1週間以内に同項の規定による回答をするよう当該第三者に協力を求めるものとする。
3 総括責任者及び管理統括者は、意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、開示決定をしたときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、開示決定後直ちに個人情報の開示決定に係る通知書により、当該第三者に通知するものとする。
4 前項後段の規定に関して、法第86条第3項が定める通知は、保有個人情報の開示決定に係る通知書(別紙様式第5号)により行うものとする。
5 総括責任者及び管理統括者は、第1項の規定により第三者に意見書の提出を求めた結果、当該第三者が反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、不開示決定をしたとき又は当該第三者が反対の意思を表示した意見書を提出しなかった場合において、開示決定等をしたときは、個人情報の開示請求に関する決定のお知らせにより当該第三者に速やかに通知するものとする。
(決定通知書)
第36条 総括責任者及び管理統括者は、開示等又は不開示の決定をしたときは、総務課を通じて、速やかに当該決定に係る通知書を開示請求者に送付するものとする。
2 前項の開示決定等に関し、法82条第1項が定める通知は、保有個人情報開示決定通知書(別紙様式第3号)(以下「開示決定通知書」という。)により行うものとする。
3 第1項の不開示決定に関し、法82条第2項が定める通知は、保有個人情報不開示決定通知書(別紙様式第4号)(以下「不開示決定通知書」という。)により行うものとする。
4 総括責任者及び管理統括者は、第2項の通知書を作成するにあたっては、開示の日時及び場所に関し、開示請求者の要望にできる限り配慮するものとする。
(開示の実施)
第37条 個人情報の開示は、開示決定通知書による通知があった日の翌日から起算して30日以内に開示請求者から開示の申出があった場合に実施する。ただし、当該期間内に当該申出をすることができないことについて正当な理由があるときは、当該理由がやんだ後、速やかに開示の日時を調整して開示を実施するものとする。
2 個人情報の開示は、あらかじめ開示決定通知書により指定した日時及び場所において実施するものとする。この場合において、総務課は、個人情報が記録されている公文書の原本又はその写し(開示の方法が映写又は再生したものの閲覧又は視聴である場合は、映写又は再生するための専用機器)を当該指定した日時及び場所に準備する。
3 開示をしようとする公文書が録音テープ、録音ディスク、ビデオテープ及びビデオディスク以外の電磁的記録である場合において、二以上の方法による開示が可能であるときは、あらかじめ総務課から提示された方法のうちから開示請求者が指定した方法により開示を実施するものとする。
4 開示請求者から開示決定通知書で指定した日時に来学できない旨の連絡があった場合は、総務課は、開示請求者と調整の上、別の日時を指定し、実施するものとする。この場合、新たに指定した日時についての通知はしないものとする。
5 総務課は、個人情報の開示を実施するに当たり、開示請求者に対し、開示決定通知書の提示を求めるとともに、個人情報開示申込書の提出を求め、開示請求と同様の方法により開示請求者本人又は法定代理人であることの確認を行う。
6 総務課は、開示にあたって、必要に応じて開示決定等の内容について説明するものとする。
7 公文書の写しの交付は、総務課が開示請求者に対し写しの作成を必要とする箇所を確認し、当該写しの作成に係る費用を徴収した後に実施する。
8 写しの交付を郵送で行うときは、当該写しの作成及び郵送に要する費用は開示請求者に事前に納付させるものとする。この場合、写しの作成及び郵送に要する費用が法人に到達した日に第1項に定める開示の申出があったものとする。
(開示の方法)
第38条 文書、図画及び写真に記録されている個人情報については、これらの原本を閲覧に供し、又は写しを交付することにより行うものとする。ただし、公文書の原本が破損し、又は汚損するおそれがあると認められる場合その他相当の理由がある場合は、あらかじめ総務課が作成した当該公文書の写しを閲覧に供することにより行うものとする。
2 マイクロフィルムについては、当該マイクロフィルムを専用機器により映写したもの若しくは用紙に印刷したものを閲覧に供し、又は当該マイクロフィルムを用紙に印刷したものを交付することにより行うものとする。
3 写真フィルムについては、当該写真フィルムを印画紙に印画したものを閲覧に供し、又はこれを交付することにより行うものとする。
4 スライドについては、当該スライドを専用機器により映写したものを閲覧に供し、又は当該スライドを印画紙に印画したものを交付することにより行うものとする。
5 電磁的記録については、電磁的記録を保存している媒体の種別ごとに閲覧若しくは視聴に供し、又は写しを交付することにより行うものとする。
(他の法令による開示の実施との調整)
第39条 他の法令の規定により、開示請求者に対し開示請求に係る保有個人情報が前条第1項本文に規定する方法と同一の方法で開示することとされている場合(開示の期間が定められている場合にあっては、当該期間内に限る。)には、同項本文の規定にかかわらず、当該保有個人情報については、当該同一の方法による開示を行わない。ただし、当該他の法令の規定に一定の場合には開示をしない旨の定めがあるときは、この限りでない。
2 他の法令の規定に定める開示の方法が縦覧であるときは、当該縦覧を前条第1項本文の閲覧とみなして、前項の規定を適用する。
(一部開示の方法)
第40条 個人情報の一部を開示する場合は、次の方法により行うものとする。
(1) 不開示情報とそれ以外の情報とが別ページに記録されているときは、当該不開示情報が記録されているページを除いて開示する。
(2) 不開示情報とそれ以外の情報とが同一ページに記録されているときは、当該不開示情報部分を黒く覆って複写したものを開示する。
(3) 前二号の方法によることができないときは、その他可能な方法により開示する。
2 前項の場合において、公文書が電磁的記録であって、不開示情報とそれ以外の情報とを適当な方法により容易に区分できるときは、不開示情報が記録されている部分について閲覧又は視聴ができない措置を講ずることにより開示する。
(費用の負担)
第41条 第53条各項の規定により、写し、印刷したもの又は印画したものの交付を受ける者は、当該写し、印刷したもの又は印画したものの交付に要する費用を負担しなければならない。
[第53条各項]
2 法第89条第7項の規定による手数料は、徴収しない。
(条例との関係)
第42条 この章の規定に定めがない開示請求の取扱いは、個人情報保護法施行条例及び旭川市個人情報の保護に関する法律施行細則(令和5年3月24日規則第7号)(以下「個人情報保護法施行細則」)の定めるところによる。
第8章 訂正請求
(訂正請求の相談等)
第43条 総務課は、訂正請求に係る相談に応じるとともに、訂正請求の手続をとるまでもなくその場で訂正できる個人情報については、適切に対応する。
(訂正請求の手続)
第44条 訂正請求の受理は、旭川市市民生活部地域活動推進課(以下「受付窓口」という。)にて行う。
2 前項の訂正請求に関し、法第91条第1項に定める書面は、保有個人情報訂正等請求書(別紙様式第6号)(以下「訂正等請求書」という。)とする。
3 総務課は、訂正請求の受理にあたって受付窓口担当者から相談を受けたとき又は立会いを求められたときは、管理責任者と協議の上、速やかにこれに応じる。
4 総務課は、受理した訂正等請求書に必要事項の記入漏れ、不明確な箇所等がある場合は、訂正請求者に対してそれらの記入・明記等を求める。ただし、記入・明記等すべき事項が軽微なものである場合は、訂正請求者の了解を得て総務課が記載する。
5 総務課は、訂正請求を受理したときは、速やかに当該請求を総括責任者及び管理統括者に取次ぐ。
(本人の委任による代理人からの訂正請求)
第45条 本人の委任による代理人から法第90条第2項の規定による訂正請求があったときは、総務課は、速やかに本人に対し、その旨及び法第91条第1項各号に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
2 前項の規定による通知は、任意代理人による保有個人情報の開示等請求に係る通知書(別紙様式第1号)により行うものとする。
(請求内容の確認)
第46条 総務課は、管理責任者と相談の上、訂正等請求書の記載事項について、次に掲げる事項を確認するものとする。
(1) 訂正請求者(訂正請求者が法定代理人である場合は、被代理者)本人の個人情報であること。
(2) 訂正を求める内容が「事実」に関するものであること。
(訂正決定等の期限の起算日)
第47条 次条第1項に規定する訂正請求があった日は、当該訂正等請求書が受付窓口に到達した日をいう。
(訂正決定等の期限)
第48条 法第94条第1項の規定にかかわらず、訂正決定等は、訂正請求があった日の翌日から起算して21日以内にしなければならない。ただし、第91条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず、法人は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を24日以内に限り延長することができる。この場合において、法人は、訂正請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
3 訂正請求者は、法人が第1項に規定する期間の満了する日の翌日から起算して24日を経過した後においても訂正決定等をしないとき(次条第1項の規定による通知があったときを除く。)は、当該訂正決定等がされていない個人情報の訂正をしない旨の決定があったものとみなすことができる。
(訂正決定等の期限の特例)
第49条 法第94条及び前条の規定にかかわらず、訂正決定等に特に長期間を要すると認めるときは、法人は、相当の期間内に訂正決定等をすれば足りる。この場合において、法人は、同条第1項に規定する期間内に、訂正請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
(1) この条の規定を適用する旨及びその理由
(2) 訂正決定等をする期限
2 訂正請求者は、前項の規定による通知があった場合において、法人が同項第2号の期限を経過した後においても訂正決定等をしないときは、当該訂正決定等がされていない個人情報の訂正をしない旨の決定があったものとみなすことができる。
(訂正・不訂正の決定)
第50条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の訂正又は不訂正の判断をするに当たっては、統一的な運用を行うため、訂正等請求書の取次ぎを受けた後、速やかに受付窓口担当者と協議するものとする。
2 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の訂正又は不訂正の決定について起案し、必要と考える場合には、当該起案文書について総務課及び管理責任者と協議しなければならない。
3 総括責任者及び管理統括者は、訂正請求があった日の翌日から起算して21日以内に訂正又は不訂正の決定をすることができないときは、総務課を通じて、訂正請求者に対して当該期間内に決定をすることができない旨を個人情報訂正決定等期間延長通知書又は個人情報訂正決定等期間特例延長通知により通知しなければならない。この場合、総括責任者及び管理統括者は、個人情報訂正決定等期間延長通知書については、当該期間内に訂正請求者に到達するよう努めるものとし、個人情報訂正決定等期間特例延長通知書については、当該期間内に訂正請求者に到達するように通知するものとする。
(事案の移送)
第51条 法第96条第1項の規定により事案を他の独立行政法人等又は行政機関の長に移送するときは、総務課は、訂正請求者に対し、事案を移送した旨を書面により通知しなければならない。
2 前項の規定により法人へ事案が移送されたときは、法人において当該訂正請求についての訂正決定等をしなければならない。この場合において、移送をした行政機関の長等が移送前にした行為は、総括責任者がしたものとみなす。
(第三者に対する事実の確認)
第52条 総括責任者及び管理統括者は、訂正請求に係る個人情報に第三者情報が含まれている場合は、必要に応じて当該第三者と連絡をとり、その事実を確認するものとする。
(個人情報の訂正)
第53条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の訂正をする旨の決定をしたときは、総務課を通じて、速やかに訂正請求に係る個人情報を訂正するものとする。
2 個人情報の訂正は、次に掲げるもののほか、個人情報の内容及び記録媒体の種類、性質に応じ適切な方法により行うものとする。
(1) 誤った個人情報を完全に消去したうえで、事実に合致した個人情報を新たに記録する。
(2) 誤った個人情報が記録された部分を二重線で抹消し、余白に事実に合致した個人情報を記載する。
(3) 記録された個人情報が誤っている旨及び事実に合致した個人情報を余白等に記載する。
(保有個人情報の提供先への通知)
第54条 総務課は、訂正決定に基づく保有個人情報の訂正の実施をした場合において、必要があると認めるときは、当該保有個人情報の提供先に対し、遅滞なく、その旨を書面により通知するものとする。
(決定通知書)
第55条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の訂正又は不訂正の決定をしたときは、総務課を通じて、速やかに当該決定に係る通知書を訂正請求者に送付するものとする。
2 前項の訂正決定等に関し、法93条第1項が定める通知は、保有個人情報訂正等決定通知書(別紙様式第7号)(以下「訂正等決定通知書」という。)により行うものとする。
3 第1項の不訂正決定に関し、法93条第2項が定める通知は、保有個人情報不訂正等決定通知書(別紙様式第8号)(以下「不訂正等決定通知書」という。)により行うものとする。
(訂正通知書の送付)
第56条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の訂正をしたときは、総務課を通じて、速やかに訂正内容等を記載した個人情報訂正通知書を訂正請求者に送付するものとする。
(条例との関係)
第57条 この章の規定に定めがない訂正請求の取扱いは、個人情報保護法施行条例及び個人情報保護法施行細則の定めるところによる。
第9章 利用停止請求
(利用停止請求の相談等)
第58条 総務課は、利用停止請求に係る相談に応じるとともに、利用停止請求の手続をとるまでもなくその場で利用停止できる個人情報については、適切に対応する。
(本人の委任による代理人からの利用停止請求)
第59条 本人の委任による代理人から法第98条第2項の規定による利用停止請求があったときは、総務課は、速やかに本人に対し、その旨及び法第99条第1項各号に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
2 前項の規定による通知は、任意代理人による保有個人情報の開示等請求に係る通知書(別紙様式第1号)により行うものとする。
(利用停止請求書の受付)
第60条 利用停止請求の受理は、旭川市市民生活部地域活動推進課(以下「受付窓口」という。)にて行う。
2 前項の利用停止請求に関し、法第99条第1項に定める書面は、訂正等請求書(別紙様式第6号)とする。
3 総務課は、利用停止請求の受理にあたって受付窓口担当者から相談を受けたとき又は立会いを求められたときは、管理責任者と協議の上、速やかにこれに応じる。
4 総務課は、受理した訂正等請求書に必要事項の記入漏れ、不明確な箇所等がある場合は、利用停止請求者に対してそれらの記入・明記等を求める。ただし、記入・明記等すべき事項が軽微なものである場合は、利用停止請求者の了解を得て総務課が記載する。
5 総務課は、利用停止請求を受理したときは、速やかに当該請求を総括責任者及び管理統括者に取次ぐ。
(請求内容の確認)
第61条 総務課は、管理責任者と相談の上、訂正等請求書の記載事項について、利用停止請求者(利用停止請求者が法定代理人である場合は、被代理者)本人の個人情報であることを確認するものとする。
(利用停止決定等の期限の起算日)
第62条 次条第1項に規定する利用停止請求があった日は、当該訂正等請求書が受付窓口に到達した日をいう。
(利用停止決定等の期限)
第63条 法第102条第1項の規定にかかわらず、利用停止決定等は、利用停止請求があった日の翌日から起算して21日以内にしなければならない。ただし、第99条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に算入しない。
2 前項の規定にかかわらず、法人は、事務処理上の困難その他正当な理由があるときは、同項に規定する期間を24日以内に限り延長することができる。この場合において、法人は、利用停止請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。
3 利用停止請求者は、法人が第1項に規定する期間の満了する日の翌日から起算して24日を経過した後においても利用停止決定等をしないとき(次条第1項の規定による通知があったときを除く。)は、当該利用停止決定等がされていない個人情報の利用停止をしない旨の決定があったものとみなすことができる。
(利用停止決定等の期限の特例)
第64条 法第102条及び前条の規定にかかわらず、利用停止決定等に特に長期間を要すると認めるときは、法人は、相当の期間内に利用停止決定等をすれば足りる。この場合において、法人は、同条第1項に規定する期間内に、利用停止請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。
(1) この条の規定を適用する旨及びその理由
(2) 利用停止決定等をする期限
2 利用停止請求者は、前項の規定による通知があった場合において、法人が同項第2号の期限を経過した後においても利用停止決定等をしないときは、当該利用停止決定等がされていない個人情報の利用停止をしない旨の決定があったものとみなすことができる。
(利用停止・利用不停止の決定)
第65条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の利用停止又は利用不停止の判断をするに当たっては、統一的な運用を行うため、利用停止請求書の取次ぎを受けた後、速やかに受付窓口担当者と協議するものとする。
2 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の利用停止又は利用不停止の決定について起案し、必要と考える場合には、当該起案文書について総務課及び管理責任者と協議しなければならない。
3 総括責任者及び管理統括者は、利用停止請求があった日の翌日から起算して21日以内に利用停止又は利用不停止の決定をすることができないときは、総務課を通じて、利用停止請求者に対して当該期間内に決定をすることができない旨を個人情報利用停止決定等期間延長通知書又は個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書により通知しなければならない。この場合、総括責任者及び管理統括者は、個人情報利用停止決定等期間延長通知書については、当該期間内に利用停止請求者に到達するよう努めるものとし、個人情報利用停止決定等期間特例延長通知書については、当該期間内に利用停止請求者に到達するように通知するものとする。
(個人情報の利用停止)
第66条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の利用停止をする旨の決定をしたときは、総務課を通じて、速やかに利用停止請求に係る個人情報を利用停止するものとする。
2 個人情報の利用停止は、個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、個人情報の内容及び記録媒体の種類、性質に応じ適切な方法により行うものとする。
(決定通知書)
第67条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の利用停止又は利用不停止の決定をしたときは、総務課を通じて、速やかに当該決定に係る通知書を利用停止請求者に送付するものとする。
2 前項の利用停止決定等に関し、法101条第1項が定める通知は、訂正等決定通知書(別紙様式第7号)により行うものとする。
3 第1項の不訂正決定に関し、法101条第2項が定める通知は、不訂正等決定通知書(別紙様式第8号)により行うものとする。
(利用停止通知書の送付)
第68条 総括責任者及び管理統括者は、個人情報の利用停止をしたときは、総務課を通じて、速やかに個人情報利用停止通知書を利用停止請求者に送付するものとする。
(条例との関係)
第69条 この章の規定に定めがない利用停止請求の取扱いは、個人情報保護法施行条例及び個人情報保護法施行細則の定めるところによる。
第10章 審査請求の取扱い
(審査請求書の受付)
第70条 開示決定等(第46条第3項又は第47条第2項の規定により開示をしない旨の決定があったものとみなされた場合における当該あったものとみなされた決定を含む。以下同じ。)、訂正決定等又は利用停止決定等について行政不服審査法(平成26年法律第68号)による審査請求があったときは、総務課は、当該審査請求に係る書類を受け付け、速やかに処分担当課に取次ぐ。
2 この章において、処分担当課は、総括責任者及び管理統括者とする。
(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続等)
第71条 第50条第3項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。
[第50条第3項]
(1) 開示決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決
(2) 審査請求に係る開示決定等(開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定を除く。)を変更し、当該審査請求に係る保有個人情報を開示する旨の裁決(第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)
(審査請求に係る検討等)
第72条 処分担当課は、審査請求に係る開示決定等が妥当であるか検討を行うものとする。この場合、処分担当課は、総務課と協議しなければならない。
2 処分担当課は、前項に定める検討を行った結果、当該審査請求に係る開示決定等を取り消し、又は変更して、当該審査請求に係る請求の全部を容認する場合(当該保有個人情報の開示について反対意見書が提出されている場合を除く。)は、当該審査請求に対する決定に係る起案文書を作成し、当該起案文書について総務課と協議しなければならない。
3 処分担当課は、第1項に定める検討等を行った結果、法第105条各号のいずれにも該当しないと認められる場合は、速やかに旭川市情報公開・個人情報保護委員会(以下「委員会」という。)に諮問しなければならない。
(委員会への諮問等)
第73条 委員会への諮問に係る起案は、処分担当課が行うものとする。この場合、処分担当課は、当該起案文書について総務課と協議しなければならない。
2 処分担当課は、委員会に諮問をした後、総務課を通じて、速やかに法第105条第2項各号に掲げる者に対し、諮問をした旨を委員会諮問通知書により通知するものとする。
(委員会への個人情報が記録された公文書の提示等)
第74条 処分担当課は、情報公開・個人情報保護審査会設置法(平成15年法律第60号。以下「審査会設置法」という。)第9条第1項の規定により、委員会から審査請求のあった決定に係る個人情報が記録された公文書の提示を求められたときは、当該公文書又は当該公文書の全部を複写したものを委員会に提示するものとする。ただし、委員会が求めたときは、当該公文書を提示しなければならない。
2 処分担当課は、審査会設置法第9条第3項の規定により、委員会から審査請求のあった決定に係る公文書に記録された個人情報を分類・整理した資料の提出を求められたときは、総務課と調整の上、これを作成して提出するものとする。
(答申に係る裁決)
第75条 処分担当課は、委員会から答申を受けたときは、その答申を尊重して、速やかに審査請求に対する裁決について起案し、当該起案文書について総務課と協議しなければならない。
(裁決の取扱い)
第76条 処分担当課は、総務課を通じて、裁決に係る書面を遅滞なく当該審査請求人に対し送付しなければならない。
2 第三者に関する情報が含まれている個人情報の開示決定等に関する審査請求について、法第107条各号のいずれかに該当する裁決があった場合において、処分担当課がこれに基づき当該個人情報を開示しようとするときは、処分担当課は、当該決定後直ちに審査請求に対する裁決に基づく個人情報の開示に係る通知書により当該第三者に通知するものとする。
(関連法令との関係)
第77条 この章の規定に定めがない審査請求の取扱いは、個人情報保護法、旭川市情報公開条例(平成17年3月24日条例第7号)及び旭川市情報公開条例施行規則(平成17年9月9日規則第48号)の定めるところによる。
第11章 雑則
(処分)
第78条 理事長は、法人の職員が本規程に違反した行為があったと判断した場合には、就業規則第40条に照らして必要な措置を講ずることができる。
[第40条]
(雑則)
第79条 この規程に定めるもののほか、法人における個人情報の取扱いに関する事務については、別に定める。
(改廃)
第80条 この規程の改廃については、大学運営会議の議を経て理事長がおこなう。
附 則
この規程は、令和6年10月1日から施行する。
別表個人情報管理体制（第21条関係）
別紙様式第1号(第28条・第45条・59条関係)
別紙様式第2号(第27条関係)
別紙様式第3号(第36条関係）
別紙様式第4号(第36条関係)
別紙様式第5号(第35条関係)
別紙様式第6号(第44条・60条関係)
別紙様式第7号(第55条・67条)
別紙様式第8号(第55条・67条関係)
別紙様式第9号
別紙様式第10号