国立大学法人北海道教育大学文書処理規則

○国立大学法人北海道教育大学文書処理規則

(制　定　平成16年4月1日平成16年規則第51号)

改正	平成17年3月31日平成16年規則第169号	平成18年3月27日平成17年規則第38号
	平成19年3月29日平成18年規則第45号	平成20年3月21日平成19年規則第43号
	平成20年6月26日平成20年規則第10号	平成21年3月26日平成20年規則第25号
	平成24年3月26日平成23年規則第80号	平成30年3月27日平成29年規則第47号
	令和2年4月20日令和2年規則第27号	令和3年3月31日令和2年規則第132号
	令和4年4月21日令和4年規則第8号	令和5年3月31日令和4年規則第65号
	令和6年3月28日令和5年規則第24号

第1章　総則

第1条　この規則は，国立大学法人北海道教育大学(以下「本学」という。)における文書の適正かつ迅速な処理を図るために必要な事項を定め，もって事務能率の向上に資することを目的とする。

第2条　この規則で「文書」とは，その内容が本学の所掌事務に係る内容を有するもので，次に掲げるものをいう。

(1)　起案文書

(2)　本学の組織名及び職名をあて名とする収受文書(以下「収受文書」という。)

(3)　本学の組織名及び職名をもって発送する文書(以下「発送文書」という。)

2　この規則で「文書管理システム」とは，本学が導入した文書の作成，整理，保存，延長，移管及び廃棄等を一括管理するシステムをいう。

3　この規則で「部局」とは，各校，教職大学院，学校臨床心理専攻，附属図書館，教員養成イノベーション機構，各全学教育研究支援機関，保健管理センター，各附属学校(園)，事務局の課及び室並びに監査室をいう。

(文書記号及び番号)

第3条　文書には，別表第1に定めるところにより文書記号及び番号を付し，必要に応じて枝番号を付すものとする。ただし，学内においてのみ取扱う文書(以下「学内文書」という。)並びに発送文書及び収受文書のうち定型的又は軽易なものについては，文書記号及び番号を省略することができる。

2　文書番号は，毎年4月1日をもって更新するものとする。

第2章　文書の収受及び配付

(文書の収受)

第4条　収受文書は，別表第2の左欄に掲げる部局等の同表右欄に掲げるグループ(以下「文書担当グループ」という。)が収受するものとする。

2　前項の規定にかかわらず，次に掲げる文書については，文書を主管する課，室又はグループ(以下「主管課等」という。)が収受することができる。

(1)　電子メールその他電子的方法により収受した文書

(2)　職員から提出される願出及び届出書類

(3)　入学志願者から提出される手続書類その他学生から提出される教務・学生支援関係書類

(4)　見積書，請求書，領収書その他の会計に関する書類

(5)　その他軽易な書類

(文書の配付)

第5条　文書担当グループは，収受した文書を主管課等に配付するものとする。ただし，主管課等を確認するために必要なときは，当該文書を開封することができるものとする。

2　前項の規定にかかわらず，親展である旨の記載がある文書については，封かんのまま名あて人(名あて人が不在の場合で，業務に関する文書と認められるものにあっては主管課等の職員)に配付するものとする。

3　書留等の特殊郵便により収受した文書を配付するときは，配付する名あて人又は主管課等の職員の受領印を受けるものとする。

(文書の処理)

第6条　主管課等は，前条の規定により配付された文書について，速やかに文書管理システム上で収受登録を行ったうえで，適切に処理するものとする。ただし，学内文書及び第4条第2項第2号から第5号に規定する文書については，収受登録を省略することができる。

[第4条第2項第2号] [第5号]

第3章　起案

第7条　起案は，原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし，他のシステムによることが適当である場合は当該システムにより，文書管理システムによることが適さない場合又は困難な場合は所定の原議書用紙又は決裁欄を設けた紙を用いて，起案することができるものとする。

2　起案に当たっては，次に掲げる事項に留意するものとする。

(1)　起案の方法は，「公用文作成の考え方」の周知について(令和4年内閣文第1号)によること。

(2)　起案文書は，原則として電子媒体により作成すること。

(3)　起案文書は，原則として1案件につき1起案とすること。

(4)　起案文書は，原則として横書きとし，できるだけ簡明にすること。

(5)　起案文書には，必要に応じ関係書類を添付し，又は参考事項を付記すること。

(起案文書の区分)

第8条　文書は，次の区分等により起案し，件名のあるものは，当該文書の区分を件名の最後に括弧書きする等の方法により明示するものとする。

(1)　通知　意志の伝達及び通知に関する文書

(2)　制定　規則，内規等を定める文書

(3)　協議　協議に関する文書

(4)　申請　許可，認可，承認等を求める文書

(5)　進達　文部科学省又は他官庁へ取り次いで届ける文書

(6)　依頼　依頼に関する文書

(7)　照会　照会に関する文書

(8)　回答　回答に関する文書

(9)　報告　法令等に基づいて報告する文書

(10)　証明　証明に関する文書

(11)　伺　資料作成，経費支出等の伺いに関する文書

(12)　供閲　供閲に関する文書

(13)　事務連絡　事務的な連絡文書

第4章　合議，決裁及び供閲

第9条　主管課等は，起案文書の内容が，他の課，室又はグループ等の所掌事務に関連するときは，当該起案文書を当該他の課，室又はグループ等の合議に付するものとする。

2　課，室又はグループ等は，前項の規定により合議に付された文書について訂正を要すると判断したときは，主管課等と協議するものとする。

第10条　起案文書は，原則として名義者の決裁を受けるものとする。

2　決裁については，国立大学法人北海道教育大学文書決裁規則(平成16年規則第52号。次条において「文書決裁規則」という。)の定めるところによる。

[国立大学法人北海道教育大学文書決裁規則(平成16年規則第52号。次条において「文書決裁規則」という。)]

第11条　文書の迅速な処理を図るため必要があるときは，専決者を決めて専決させることができる。

2　専決については，文書決裁規則の定めるところによる。

第12条　決裁を行う者(以下「決裁者」という。)が，出張，休暇等により不在の場合において，施行の急を要する文書の決裁については，定型的又は軽易な事項を内容とするものに限り，決裁者より下位の職にある者が代理決裁することができる。

2　前項の場合には，事後に決裁者の承認を受けなければならない。

第13条　文書の供閲は，原則として文書管理システムにより行うものとする。ただし，文書管理システムによることが適さない場合又は困難である場合は，所定の原議書用紙又は決裁欄を設けた紙を用いて供閲することができるものとする。

2　主管課等は，供閲する文書に，必要に応じて予定される処置，意見等を付すものとする。

第5章　文書の施行等

第14条　決裁を受けた文書は，特別な場合を除き，決裁を受けた日に施行するものとする。

第15条　決裁を受けたときは，起案者は，文書管理システム上で施行登録を行うものとする。

(浄書及び照合)

第16条　文書の浄書及び照合は，主管課等において行うものとする。

第17条　発送文書には，公印を押印するものとする。ただし，学内文書及び学外への発送文書で，定型的又は軽易なものについては，押印を省略することができる。

2　公印の押印を省略する文書のうち，学外への発送文書については，原則として文書の公印押印箇所に「(公印省略)」と記入するものとする。

3　公印の使用については，国立大学法人北海道教育大学公印規則(平成16年規則第53号)の定めるところによる。

[国立大学法人北海道教育大学公印規則(平成16年規則第53号)]

(担当グループ名等の表記)

第18条　発送文書には，原則として文書の右下隅に担当課又は室名及びグループ名(グループに所属しない者が発送する文書にあっては，担当者名)を記入するものとする。

第19条　文書の発送は，文書担当グループが，文書発送簿に所要事項を記入したうえで行うものとする。ただし，文書担当グループの長が必要と認めたときは，主管課等が発送することができる。

2　前項の規定にかかわらず，電子メールその他電子的方法によることが適切と認められる文書については，主管課等が適切と認められる電子的方法を用いて発送することができる。

(保存文書の分類等)

第20条　完結した文書の分類，保存，移管及び廃棄については，国立大学法人北海道教育大学法人文書管理規則(平成16年規則第55号)の定めるところによる。

[国立大学法人北海道教育大学法人文書管理規則(平成16年規則第55号)]

第6章　秘密文書

第21条　この章で「秘密文書」とは，秘密の保護が必要な事項が記載されている文書をいう。

2　秘密文書の指定及び作成は，必要最低限にとどめるよう努めなければならない。

(秘密文書の区分及びその指定等)

第22条　秘密文書の区分は，次に掲げるところによる。

(1)　極秘文書　秘密の保護が高度に必要であって，当該秘密の漏えいが法人の利益に対し，重大な損害を与えるおそれのある事項が記載されている文書

(2)　秘文書　極秘に次ぐ程度の秘密の保護が必要であって，関係者以外に知らせてはならない事項が記載されている文書

2　前項の規定による秘密文書の区分の指定は，当該秘密文書の主管の課又は室の長(以下この章において「指定者」という。)が行う。

3　指定者は，前項の指定を行うときは，あらかじめ秘密文書として取り扱う期間(以下この章において「秘密取扱期間」という。)を定めなければならない。

4　指定者は，秘密取扱期間が満了する前に当該秘密文書の内容を秘密にしておく必要がなくなったと認めたときは，その指定を解除し，その旨を当該秘密文書の関係者に連絡するものとする。

第23条　秘密文書の区分の指定がなされたときは，当該秘密文書の主管課等は，秘密文書に当該秘密文書の区分を表示するものとする。

(秘密文書の取扱責任者)

第24条　秘密文書の取扱責任者は，指定者とする。

第25条　極秘文書の送付は，取扱責任者又はその指名する者が，封筒に入れたうえで手交するものとし，秘文書については，取扱責任者が指定する方法により送付するものとする。

2　前項の規定にかかわらず，電子メールその他電子的方法により送付することが適切と認められる文書については，当該文書に係る電磁的記録に暗号化等の漏えい等防止措置を施した上で，取扱責任者が指定する電子的方法により送付するものとする。

第26条　職員は，極秘文書を複製してはならない。

2　職員は，指定者の承認を得たときは，秘に指定された秘密文書を複製することができる。

第27条　紙の秘密文書は，施錠のできる金庫，書庫等に保管するものとする。

2　電磁的記録による秘密文書については，前項の方法に替えて，当該電磁的記録に暗号化等の漏えい等防止措置を施して，インターネットに接続していない電子計算機又は電磁的記録媒体に保存した上で，当該電子計算機又は電磁的記録媒体を金庫内で管理する等，当該電子計算機又は電磁的記録媒体について物理的な盗難防止措置を施す方法により保菅することができるものとする。ただし，秘文書については，コンピューターウイルス等の侵入に対する多重防御等の十分な情報セキュリティ対策が施された電子計算機に保存できるものとする。

(秘密文書の廃棄)

第28条　職員は，秘密文書を保管する必要がなくなったときは，当該秘密文書を焼却する等復元することができない方法により処分しなければならない。

(他の機関等の秘密文書の取扱)

第29条　他の機関等から収受した秘密文書は，当該秘密文書の区分を尊重し，この章に定めるところに準じて取り扱うものとする。

第7章　雑則

第30条　この規則に定めるもののほか，文書の処理に関し必要な事項は別に定める。

この規則は，平成16年4月1日から施行する。

附　則(平成17年3月31日平成16年規則第169号)

この規則は，平成17年4月1日から施行する。

附　則(平成18年3月27日平成17年規則第38号)

この規則は，平成18年4月1日から施行する。

附　則(平成19年3月29日平成18年規則第45号)

この規則は，平成19年4月1日から施行する。

附　則(平成20年3月21日平成19年規則第43号)

この規則は，平成20年4月1日から施行する。

附　則(平成20年6月26日平成20年規則第10号)

この規則は，平成20年7月1日から施行する。

附　則(平成21年3月26日平成20年規則第25号)

この規則は，平成21年4月1日から施行する。

附　則(平成24年3月26日平成23年規則第80号)

この規則は，平成24年4月1日から施行する。

附　則(平成30年3月27日平成29年規則第47号)

この規則は，平成30年4月1日から施行する。

附　則(令和2年4月20日令和2年規則第27号)

この規則は，令和2年10月1日から施行する。

附　則(令和3年3月31日令和2年規則第132号)

この規則は，令和3年4月1日から施行する。

附　則(令和4年4月21日令和4年規則第8号)

この規則は，令和4年4月21日から施行し，令和4年4月1日から適用する。

附　則(令和5年3月31日令和4年規則第65号)

この規則は，令和5年4月1日から施行する。

附　則(令和6年3月28日令和5年規則第24号)

この規則は，令和6年4月1日から施行する。

別表第1(第3条関係)

別表第2(第4条関係)