北海道国立大学機構における旧姓使用に関する取扱要項

○北海道国立大学機構における旧姓使用に関する取扱要項

(令和4年4月1日制定)

この要項は、北海道国立大学機構(以下「機構」という。)における職員の旧姓使用の取扱について必要な事項を定める。

第2　旧姓使用ができる文書等

機構においては、本人の申出に基づき、第3に掲げる旧姓使用ができない文書以外の文書等に旧姓を使用することができるものとする。なお、旧姓使用の申出があった場合は、原則として旧姓のみの使用を認めることとするが、文書の性質上、戸籍上の氏及び旧姓を併記することが必要な文書等並びに併記したほうが事務処理上効率的である文書等については併記を認めることとする。

第3　旧姓使用ができない文書

当分の間、次の文書については旧姓を使用することができないものとする。

(1)　税金関係文書(源泉徴収票、扶養控除申告書、保険料控除申告書、配偶者特別控除申告書等)

(2)　共済事業関係文書(組合員証、被扶養者申告書、各種給付金請求書、各種福祉事業申込書等)

(3)　財形貯蓄関係文書

(4)　公用旅券関係文書(公用旅券発給請求書)

(5)　行政事件訴訟関係文書

(6)　保険関係文書(生命保険、厚生年金、健康保険等の社会保険、雇用保険等)

(7)　給与関係文書(職員別給与簿、基準給与簿、給与支給明細書、振込口座申出書等)

(8)　建築関係文書(建築計画通知書、建築物維持管理報告書等)

(9)　その他旧姓を使用することが困難であると理事長が判断するもの

第4　事務担当

機構においては、総務課が旧姓使用事務担当として、旧姓使用についての相談を受け、必要な連絡調整及び周知徹底を行うこととする。

第5　旧姓使用申請の手続き

機構における旧姓使用申請の手続きについては、次の各号のとおりとする。

(1)　機構において旧姓使用を希望する職員は、「旧姓使用申出書」(別紙1)及び戸籍抄本等、同一姓を証明することができる書類を総務課へ提出する。なお、戸籍上の氏と旧姓について当該職員の同一姓の確認がとれ次第、当該職員は旧姓を使用することができるものとする。

(2)　旧姓使用を行っている職員は、旧姓使用を中止したい場合、「旧姓使用中止届」(別紙2)を総務課に提出する。当該職員は、旧姓使用中止届提出日から戸籍上の氏を使用することができるものとする。

(3)　旧姓使用に関し、必要な記録(旧姓使用開始年月日、旧姓使用中止年月日等)は人事記録に記載するものとする。

(4)　人事異動の際、機構転入者の人事記録又はその写しの備考欄に使用する旧姓及び旧姓使用年月日が記載されている場合は、当該職員から旧姓使用の申出があったものとみなし、当該職員が旧姓使用を行うことを認めるものとする。

1　この要項は、令和4年4月1日から実施する。

2　この要項の実施日の前日において、小樽商科大学における旧姓使用に関する取扱要項(平成13年11月6日制定)、国立大学法人帯広畜産大学における旧姓使用の取扱い及び手続き等について(平成16年4月1日学長裁定)、国立大学法人北見工業大学旧姓使用取扱要項及び国立大学法人北見工業大学旧姓使用取扱要項(平成16年4月1日北工大達第139号)により旧姓を使用していた職員については、この要項により旧姓を使用しているものとみなす。

旧姓使用申出書

旧姓使用中止届