○東海国立大学機構人事記録に関する規程取扱細則
(令和2年4月1日機構細則第51号)
(趣旨)
第1条　東海国立大学機構人事記録に関する規程(令和2年度機構規程第61号。以下「人事記録規程」という。)第5条の規定に基づく人事記録に関し必要な事項は，この細則の定めるところによる。
[東海国立大学機構人事記録に関する規程(令和2年度機構規程第61号。以下「人事記録規程」という。)第5条]
(記載事項)
第2条　人事記録規程第3条第1項第2号に規定する学歴に関する事項は，次の各号に掲げる区分に応じ，当該各号に定めるものとする。ただし，機構長が，当該事項のうち大学以降の学歴を除くものにつき必要でないと認める場合は，大学以降の学歴とする。
[人事記録規程第3条第1項第2号]
一　義務教育後の学歴を有する者　当該学歴(大学教員にあっては，大学以降の学歴)
二　前号に掲げる者以外の者　最終学歴
三　機構長が給与決定上必要と認めた学歴を有する者　当該学歴
2　人事記録規程第3条第1項第3号に規定する試験及び資格に関する事項は，次に掲げるものとする。
[人事記録規程第3条第1項第3号]
一　採用に関する競争試験の名称及び合格年月日
二　免許，検定その他の資格で機構長が必要と認めるものの名称及び取得年月日
3　人事記録規程第3条第1項第4号に規定する勤務の記録に関する事項は，次に掲げるものとする。
[人事記録規程第3条第1項第4号]
一　東海国立大学機構職員の人事に関する規程取扱細則(令和2年度機構細則第23号)第6条第1項第3号に規定する異動の内容
[東海国立大学機構職員の人事に関する規程取扱細則(令和2年度機構細則第23号)第6条第1項第3号]
二　東海国立大学機構職員懲戒規程(令和2年度機構規程第26号)第5条に規定する懲戒処分書及び審査決定書に記載する懲戒処分の内容
[東海国立大学機構職員懲戒規程(令和2年度機構規程第26号)第5条]
三　本給の決定に関する事項及び本給以外の給与の決定に関する事項で機構長が必要と認めるもの
四　退職手当の支給に関する事項
4　人事記録規程第3条第1項第5号に規定する細則で定める事項は，次に掲げるものとする。
[人事記録規程第3条第1項第5号]
一　国籍
二　性別
三　東海国立大学機構職員研修規程(令和2年度機構規程第34号)第12条第1項に規定する研修及び同条第2項に規定する機構長が必要と認めるその他の研修の名称及び期間
[東海国立大学機構職員研修規程(令和2年度機構規程第34号)第12条第1項]
四　職務に関して受けた表彰に関する事項
五　公務災害に関する事項で次に掲げるもの
イ　傷病名及び災害発生年月日
ロ　治癒及び死亡に関する事項
六　前各号に掲げるもののほか，機構長が必要と認める事項
(様式)
第3条　人事記録規程第3条第2項の人事記録の様式は，別記様式第1及び別記様式第2のとおりとする。
[人事記録規程第3条第2項]
(作成方法)
第4条　人事記録は，職員ごとに作成する。
2　人事記録に記載された事項の修正は，訂正，削除又は挿入の方法により，東海国立大学機構職員就業規則(令和2年度機構規則第1号)その他関連規程又は修正すべき事実を証明する文書に基づいて行うものとする。
[東海国立大学機構職員就業規則(令和2年度機構規則第1号)]
(附属書類)
第5条　人事記録規程第4条第2項に規定する細則で定める書類は，次に掲げるものとする。
[人事記録規程第4条第2項]
一　職員が提出した履歴書
二　学校の卒業，修業又は在学の証明書で機構長が必要と認めるもの
三　免許，検定その他の資格を取得したことを証する証明書で機構長が必要と認めるもの
四　職員の採用時の健康診断並びに東海国立大学機構職員の人事に関する規程(令和2年度機構規程第44号)第6条第2項及び第10条第2項の規定により行われた診断の結果の記録並びに機構長が必要と認めるその他の健康診断の結果の記録
[東海国立大学機構職員の人事に関する規程(令和2年度機構規程第44号)第6条第2項] [第10条第2項]
五　勤務評定の記録で機構長が必要と認めるもの
六　表彰に関する記録で機構長が必要と認めるもの
七　職員が提出した退職願
八　職員の意に反する処分に関して交付された説明書の写し
九　前各号に掲げるもののほか，機構長が必要と認める書類
(保管期間)
第6条　人事記録及び附属書類は，永久に保管するものとする。ただし，職員が死亡した場合において，退職年金に関する手続その他人事管理上の事務について保管の必要がなくなったと認められるときは，その時以降保管することを要しない。
附　則
1　この細則は，令和2年4月1日から施行する。
2　この細則の施行前において，岐阜大学及び名古屋大学により作成された人事記録は，必要に応じ引き続き使用することができるものとする。
別記様式第1(第3条関係)
人事記録(甲)

別記様式第2(第3条関係)
人事記録(乙)