○公立大学法人山口県立大学公文書管理規程
(令和6年4月1日規程3-10号)
第1章　総則
(趣旨)
第1条　この規程は、山口県公文書等管理条例（令和５年山口県条例第１号。以下「条例」という。）第12条第１項の規定に基づき、公立大学法人山口県立大学（以下「法人」という。）における公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。
(用語の意義)
第2条　この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
(1)　学部等　学部、研究科、別科助産専攻、将来構想推進局、法人経営部、総務部、教育研究支援部及び学生部をいう。
(2)　公文書　法人の役員又は職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）（以下「文書等」という。）であって、当該職員が組織的に用いるものとして、法人が保有しているもの（条例第２条第２項各号に掲げるものを除く。）をいう。
(3)　電子文書　文書の作成に代えて作成される電磁的記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものをいう。
(4)　簿冊等　能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認める公文書を除き、相互に密接な関連を有する公文書（保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。）を一の集合物にまとめたもの（以下「簿冊」という。）及び単独で管理している公文書をいう。
(5)　簿冊管理簿　簿冊等の管理を適切に行うため、簿冊等の分類、名称、保存期間、保存期間の満了する日、保存期間が満了したときの措置及び保存場所その他の必要な事項を記載した帳簿をいう。
(6)　回議書　決裁に係る一切の公文書をいう。
(文書の取扱いの原則)
第3条　文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、常に学生や住民への奉仕及び事務能率の向上に役立つように処理されなければならない。
(学部等の長の責務)
第4条　学部等の長は、文書が前条の規定に従って処理されるように努め、所属職員を指導しなければならない。
(総括文書管理者)
第5条　法人に総括文書管理者を置く。
2　総括文書管理者は、総務部長をもって充てる。
3　総括文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1)　簿冊管理簿の調製に関すること。
(2)　公文書の管理に関する改善措置の実施に関すること。
(3)　公文書の管理に関する研修の実施に関すること。
(4)　組織改廃に伴う必要な措置に関すること。
(5)　前各号に掲げるもののほか公文書の管理に関する事務の総括に関すること。
(文書管理者)
第6条　法人に文書管理者を置く。
2　文書管理者は、学部等の長をもって充てる。
3　総括文書管理者は、必要があると認める場合は、前項の規定により文書管理者に充てられた者に代えて、当該者以外の者を文書管理者に選任することができる。
4　文書管理者は、次に掲げる事務を行う。
(1)　公文書の保存に関すること。
(2)　保存期間が満了したときの措置に関すること。
(3)　簿冊管理簿に関すること。
(4)　移管又は廃棄に関すること。
(5)　公文書の管理状況の点検に関すること。
(6)　公文書の管理に関する職員の指導に関すること。
(文書取扱主任等)
第7条　総務部総務部門に文書取扱主任を置く。
2　前項の文書取扱主任は、原則として、総務部総務部門長をもって充てる。
3　文書取扱主任は、前条第４項各号に掲げる事務について文書管理者を補佐するほか、次に掲げる事務を行う。
(1)　公文書の収受及び発送に関すること。
(2)　公文書の審査に関すること。
4　文書管理者は、文書取扱副主任を置き、文書取扱主任を補佐させることができる。
(条例第４条の公文書管理規程で定める事項)
第8条　条例第四条の公文書管理規程で定める事項は、次に掲げる事項その他法人における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証するために必要な事項とする。
(1)　規則、規程等の制定又は改廃及びその経緯
(2)　中期目標、中期計画の策定又は変更及びその経緯
(3)　個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯
(4)　教職員の人事に関する事項
(5)　大学評価に関する事項
(文書等の作成)
第9条　文書等の作成に当たっては、分かりやすい用字用語で的確かつ簡潔に記載しなければならない。
(総務部長)
第10条　総務部長は、学部等における文書の取扱いが第3条の規定に従って処理されるように常に留意し、文書の処理状況に関し随時調査の上、その結果を理事長に報告しなければならない。
[第3条]
(役員及び教員以外の者の文書の閲覧等)
第11条　文書は、法人が管理する公文書の開示に関する規程(平成18年規程第3－4号)に基づき開示する場合を除き、役員及び職員以外の者に閲覧させ、写させ、聴取させ、又は視聴させてはならない。ただし、当該文書に係る事務を主管若しくは保管する学部等の長の許可を受けたときは、この限りでない。
(文書の学外持出し)
第12条　文書は、学外に持ち出してはならない。ただし、やむを得ない理由により、あらかじめ当該文書を保管し、又は保存する学部等の長の許可を受けたときは、この限りでない。
第2章　
第1節　帳票等の種類
(帳票等)
第13条　文書の取扱いに要する帳票等及びその様式は、次に定めるところによる。
(1)　特殊取扱文書等交付票　別記第1号様式
[別記第1号様式]
(2)　文書収受簿　別記第2号様式
[別記第2号様式]
(3)　文書発送簿　別記第3号様式
[別記第3号様式]
(4)　用紙、資料等送付伺簿　別記第4号様式
[別記第4号様式]
(収受印等)
第14条　前条に定めるもののほか、収受印その他の文書の取扱いに要するもの及びその様式は、次に定めるところによる。
(1)　収受印　別記第5号様式
[別記第5号様式]
(2)　起案用紙　別記第6号様式
[別記第6号様式]
(3)　供覧用紙　別記第7号様式
[別記第7号様式]
(4)　文書表紙　別記第8号様式
[別記第8号様式]
第2節　受領、配布及び収受
(到着文書の取扱い)
第15条　法人に到着した文書は、文書取扱主任が受領し、別表第1に規定する手続きを経た後、学部等に即日配付又は交付しなければならない。
[別表第1]
2　文書取扱主任は、郵便料金の不納又は不足の文書があるときは、公務に関するものであることが明らかであるものに限り、郵便切手をもって必要な料金を納付し、これを受領することができる。
(文書の交付等)
第16条　学部等の長は、前条第1項の規定により配付され、又は交付された文書のうち、特に重要なものは理事長若しくは学長に供覧し、その処理について必要な指示を受けなければならない。
2　学部等の長は、前項の規定により供覧した文書、その他の文書のうち、自ら処理する必要があるものを除くほか、必要に応じて、これに処理期限その他必要な指示を付して事務主任者に交付しなければならない。
3　文書取扱主任は、親展又は秘に属する文書その他の開封してはならない文書については、直ちに名あて人に配布し、又は交付しなければならない。
(誤配文書等の返付等)
第17条　学部等の長は、文書取扱主任から配布若しくは交付を受けた文書又は電子文書のうち、主管に属しないものがあった場合は、文書取扱主任に返付しなければならない。
第3節　処理
(文書番号)
第18条　次条に規定する場合を除き、原則として文書及び電子文書には、年度の表示、記号及び番号からなる文書番号を付さなければならない。
2　前項の年度の表示は、文書番号を付した日の属する年度の元号の最初の一文字及び当該年度を表す数字によるものとする。
3　第1項の記号は「山県大」とする。
4　第1項の番号は一連番号とし、文書発送簿に必要事項を記載して付し、会計年度により毎年度更新しなければならない。
(規則等の記号及び番号)
第19条　規程には、制定若しくは改廃の日付を付するものとする。
(起案)
第20条　起案には、必要に応じ起案理由を付け、関係法令の条文その他参考資料を添付するものとする。
第21条　起案に当たっては、起案用紙を使用しなければならない。
2　次の各号のいずれかに該当する場合には、前項の規定にかかわらず、それぞれ当該各号に定める方法により起案することができる。
(1)　軽易な事件について起案する場合　文書の余白に決裁欄等及び文案を朱書する方法
(2)　用紙、資料等の送付について起案する場合　用紙、資料等送付伺簿を使用する方法
第22条　常例の文案によることができる事案については、前条第1項の規定にかかわらず、文案その他についてあらかじめ決裁を受けた後、一定の帳簿又は特別の起案用紙をもって起案し、処理することができる。
(発信者名)
第23条　文書及び電子文書の発信者名は、別に定めがある場合を除くほか別表第2に定めるところによる。
[別表第2]
(文書及び電子文書の例式)
第24条　文書及び電子文書の例式は、山口県文書例式（令和6年山口県訓令第5号）の規定の例による。
(決裁区分)
第25条　回議書には、次の各号に掲げる区分により、当該各号に定める表示をしなければならない。
(1)　理事長又は学長の決裁すべきもの　甲
(2)　副学長の専決すべきもの　乙
(3)　専務理事又は事務局長の専決すべきもの　丙1
(4)　学部等の長の専決すべきもの　丙2
(5)　その他前各号に掲げる者以外の者で、決裁権を有する者が決裁すべきもの　丙3
(合議)
第26条　他の学部等の主管に属する事務に関係のある事件に係る回議書は、公立大学法人山口県立大学決裁規程(平成18年4月1日規程第3－1号)の定めるところにより関係学部等の長に合議し、又は供覧しなければならない。
[公立大学法人山口県立大学決裁規程(平成18年4月1日規程第3－1号)]
2　前項の場合において、その意見を異にし、協議が整わないときは、上司の裁断を求めなければならない。
(回議書の持ち回り)
第27条　回議書(特に重要なものに限る。)は、持ち回りにより決裁を受け、又は供覧しなければならない。
2　前項の持ち回りは、起案者又は当該回議書の内容を説明できる者がこれに当たらなければならない。
(決裁年月日の登録等)
第28条　起案者は、回議書の決裁又は供覧を終わったときは、起案用紙又は供覧用紙に決裁又は供覧を終わった年月日を記入しなければならない。
第4節　施行
(経由印等による施行)
第29条　経由する軽易な文書で副申を要しないものについては、経由印を使用して施行することができる。
2　送付すべき用紙、資料等で、その送付について用紙、資料等送付伺簿により決裁を受けたものは、送付印又は送付票を使用して施行するものとする。
(公印の押印)
第30条　文書を発送しようとするときは、これに公印を押し、かつ、原議と契印しなければならない。ただし、軽易なもの及び書簡については、これを省略することができる。
2　公印を押そうとするときは、押そうとする文書に原議を添えて管守者(公立大学法人山口県立大学公印規程(平成18年規程第3－3号)第3条に規定する管守者をいう。以下同じ。)に申し出なければならない。
[公立大学法人山口県立大学公印規程(平成18年規程第3－3号)第3条]
3　管守者は、前項の規定により公印使用の申出があったときは、原議と対照審査して、相違がないことを確認しなければならない。
4　やむを得ない事由により、勤務時間以外の時間に公印を押そうとするときは、勤務時間内に原議を添えて管守者に申し出て、その承認を得なければならない。
(文書の発送)
第31条　文書を発送しようとするときは、学部等の長の承認を得なければならない。
2　学部等の長は、前項の規定による申出があったときは、原議と対照審査して、相違がないことを確認しなければならない。
第32条　前条の規定にかかわらず、特に必要があるときは、文書を本人若しくはその代理人に直接手交し、又は特使をもって送付することができる。この場合においては、原議又は文書発送簿にその旨を記入して、押印しておかなければならない。
第33条　別に定める文書は、第31条及び前条の規定にかかわらず、別に定めるところにより、ファクシミリを用いて送信することができる。
[第31条]
(電子文書の送信)
第34条　電子文書は、別に定めるところにより、電気通信回線を通じて送信することができる。
(施行年月日の登録)
第35条　起案者は、文書又は電子文書の発送又は送信を終えたときは、その年月日を起案用紙又は供覧用紙に記載しなければならない。
(未処理文書の整理及び保管)
第36条　未処理文書は、関係者が不在の場合でもその所在及び処理経過が直ちに分かるように整理し、保管しなければならない。
2　未処理文書の整理及び保管は、量等に適合した整理用具又は保管器具に収納し、特定の場所に集中して保管しなければならない。
(処理済文書の整理及び保管)
第37条　処理済文書は、学部等において分類して整理し、必要なときには、直ちに取り出せるように保管しておかなければならない。
2　処理済文書の整理及び保管は、次に掲げる方法により整理し、文書取扱主任が指定する場所に集中して保管しなければならない。
(1)　処理済文書には、必ず保存期間を表示し、整理すること。
(2)　整理区分は、会計年度又は暦年によること。ただし、これにより難いものについては、他の適当な整理区分によることができる。
(3)　整理用具は、文書表紙を用いること。ただし、これらにより難いものについては、他の適当な整理用具を用いることができる。
(4)　保管器具は、整理用具を収納するのに適合したものを用いること。
(保存期間)
第38条　公文書の保存期間は、法令に定めがあるもののほか、次に掲げるとおりとする。
(1)　30年
(2)　10年
(3)　5年
(4)　3年
(5)　1年
(6)　1年未満
2　公文書ごとの保存期間は、別表第3の定めるところによる。ただし、文書管理者が公文書の適正な管理に資すると認める場合には、別表第3に定める保存期間を超える期間を保存期間として設定することができる。
[別表第3] [別表第3]
3　前項の規定にかかわらず、次に掲げる公文書は、その保存期間を一年未満とすることができる。
(1)　別途正本が保存されている公文書の写し
(2)　定型的又は日常的な業務連絡又は日程表等
(3)　出版物その他公表されているものを編集した公文書
(4)　所掌事務に関する事実関係の問合せに対する応答
(5)　明白な誤りがあることその他正確性の観点から利用に適さなくなった公文書
(6)　意思決定に至る過程で作成したもので当該意思決定に与える影響がないと認められる公文書であって長期間の保存を要しないと認められる公文書
4　前二項の規定にかかわらず、歴史公文書に該当しない公文書であっても意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証するために必要な公文書については、一年以上の保存期間を設定するものとする。
5　山口県公文書等管理条例施行規則（令和六年山口県規則第12号。以下「施行規則」という。）第５条第４項第２号の実施機関が公文書管理規程で定める日は文書作成取得日の属する年度の翌々年度の４月１日とする。
6　施行規則第５条第６項第２号の実施機関が公文書管理規程で定める日は、簿冊作成日の属する年度の翌々年度の４月１日とする。
7　第５項及び前項の規定にかかわらず、１年未満の保存期間が設定された簿冊等の保存期間の起算日については、簿冊にあっては簿冊作成日とし、単独で管理している公文書にあっては文書作成取得日とする。
(文書の保存期間の延長)
第39条　前条の規定にかかわらず、次に掲げる簿冊等について保存期間を延長する場合は、当該簿冊等の区分に応じ、それぞれ当該各号に定める期間が経過する日までの間、当該簿冊等を保存しなければならない。この場合において、一の区分に該当する文書が他の区分にも該当するときは、それぞれの期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保管するものとする。
(1)　現に監査、検査等の対象になっているもの　当該監査、検査等が終了するまでの間
(2)　現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの　当該訴訟が終結するまでの間
(3)　現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの　当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間
(4)　情報公開条例第６条第１項の規定による開示の請求があったもの　情報公開条例第11条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
[第６条第１項] [第11条各項]
(5)　個人情報の保護に関する法律（平成15年法律第57号）第76条第２項に規定する開示請求、同法第90条第２項に規定する訂正請求又は同法第98条第２項に規定する利用停止請求があったもの　同法第82条各項、第93条各項又は第101条各項の決定の日の翌日から起算して１年間
(保存)
第40条　文書管理者は、簿冊等について、当該簿冊等の保存期間の満了する日までの間、適切に保存しなければならない。
第41条　条例第５条第５項の規定による定め（以下「移管等の定め」という。）をするに当たっては、別表第3を参酌するものとし、必要に応じ、文書館の長の助言を求めるものとする。
[別表第3]
(廃棄)
第42条　条例第９条第１項の規定により廃棄する簿冊等のうち、秘密保持を必要とするものについては、消去し、焼却し、又は細断する方法その他当該簿冊等の内容に応じ、適切な方法により廃棄しなければならない。
[第９条第１項]
第3章　簿冊管理簿
第43条　簿冊管理簿は、総務部に備えて一般の閲覧に供するとともに、インターネットを利用する方法により公表するものとする。
第4章　管理状況の点検及び報告等
(点検)
第44条　文書管理者は、公文書の管理状況について、少なくとも毎年度一回、点検を行い、その結果を総括文書管理者に報告しなければならない。
2　総括文書管理者は、前項の点検の結果を踏まえ、公文書の管理について必要な措置を講じるものとする。
(紛失等への対応)
第45条　文書管理者は、簿冊等を紛失し、又は誤って廃棄したことが明らかとなった場合は、直ちに総括文書管理者に報告しなければならない。
2　総括文書管理者は、前項の報告を受けたときは、速やかに被害の拡大の防止のために必要な措置を講じるものとする。
(管理状況の報告等)
第46条　総括文書管理者は、簿冊管理簿の記載状況その他の公文書の管理状況について、毎年度、知事に報告するものとする。
2　総括文書管理者は、条例第十条第三項の規定による求め又は実地調査が行われる場合には、必要な協力を行うものとする。
第5章　研修
第47条　総括文書管理者は、役員及び職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、又は向上させるために必要な研修を行うものとする。
2　総括文書管理者は、役員及び職員が少なくとも毎年度一回、前項の研修を受けられるよう必要な環境を整備しなければならない。
3　文書管理者は、第一項の研修に役員及び職員を積極的に参加させなければならない。
4　役職員は、適切な時期に第一項の研修を受講しなければならない。
第6章　雑則
(その他)
第48条　この規程に定めるもののほか、文書の取扱いについて必要な事項は、別に定める。
附　則
(施行期日)
1　この規程は、令和６年４月１日から施行する。
(公立大学法人山口県立大学公文書取扱管理規程の廃止)
2　公立大学法人山口県立大学公文書取扱管理規程（平成18年4月1日規程第3－2号）は、廃止する。
(経過措置)
3　条例附則第３項の既存の簿冊等（以下「既存の簿冊等」という。）については、この訓令の規定に準じて管理するものとする。
4　この訓令の施行の際現に永年又は30年を超える保存期間が設定されている既存の簿冊等は30年の保存期間が設定されているものとみなす。
5　前項の規定により30年の保存期間が設定されているものとみなされることにより、施行日の前日までに保存期間が満了しているとみなされる既存の簿冊等については、保存期間が施行日の前日まで延長されているものとみなす。
別表第1(第15条関係)
文書の受領、配布及び収受手続
開封の区分文書の区分手続
開封するもの　文書又は小包(親展又は秘に属するものを除く。)で、封皮のあて名のみでは配布先が明らかでないもの　文書等に収受印を押し、文書収受簿に所要事項を記入し、学部等に配布する。ただし、有価証券又はこれに類するものが添付されている文書は、書留、配達証明、内容証明等特殊取扱によるものと同じ手続きをとる。
　書留、配達証明、内容証明等特殊取扱いによるもの(親展又は秘に属するものを除く。)で、封皮のあて名のみでは交付先が明らかでないもの　封皮に収受印を押し、特殊取扱文書等交付票に所要事項を記入し各部室等に交付する。
開封しないもの　文書又は小包で、親展又は秘に属するもの及び封皮のあて名の配布先が明らかなもの　学部等に配布する。
　書留、配達証明、内容証明等特殊取扱いによるもので、親展又は秘に属するもの及び封皮のあて名の配布先が明らかなもの　学部等に配布する。
別表第2(第23条関係)
文書及び電子文書の発信者名
内容発信者名
1　公立大学法人の行為に関する文書及び電子文書理事長
2　辞令(理事長の任命に関するもの)その他これに類する文書及び電子文書
3　その他理事長名によることが適当とする文書及び電子文書
1　大学の行為に関する文書及び電子文書学長
2　辞令(学長の任命に関するもの)その他これらに類する文書及び電子文書
3　その他学長名によることが適当とする文書及び電子文書
学部等の長によることが適当とする文書及び電子文書学部等の長
証票等法人又は大学名によることを適当とする文書及び電子文書法人又は大学
別表第3(第38条関係)
公文書の保存期間及び保存期間が満了した時の措置
事項区分公文書の類型保存期間保存期間が満了した時の措置
規則、規程等の制定及び改廃及びその経緯規則、規程等の制定及び改廃に関する公文書規則、規程等の制定及び改廃に関するもの３０年移管
規則、規程等の解釈、運用方針等に関するもの(主務学部等が保存するものに限る。)３０年移管
中期目標、中期計画の策定又は変更及びその経緯中期目標、中期計画の策定又は変更及びその経緯に関する公文書中期目標、中期計画の策定又は変更及びその経緯に関するもの３０年移管
個人又は法人の権利義務の得喪及びその経緯許可、認可、免許、承認、取消等の処分に関する公文書許可、認可、免許、承認、取消等の処分に関するもの（情報公開又は個人情報の保護に関するものを除く）特に重要なもの３０年移管
重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
軽易なもの３年廃棄
情報公開又は個人情報の保護に関するもの重要なもの５年廃棄
その他３年廃棄
争訟に関する公文書訴訟に関するもの３０年移管
審査請求、異議申立その他不服申立てに関するもの重要なもの３０年移管
その他１０年廃棄
損失補償及び損害賠償に関するもの１０年廃棄
証明に関する公文書証明に関するもの１年廃棄
職員の人事に関する事項職員の人事に関する公文書職員の人事異動に関するもの３０年移管
職員及び非常勤職員等の人事関係に関するもの３０年移管
職員の服務に関するもの重要なもの１０年廃棄
その他３年廃棄
教職員の研修に関するもの１年廃棄
扶養親族届その他職員の給与、旅費に関するもの３年廃棄
職員の長期給付及び恩給に関するもの３０年移管
職員の健康管理、その他職員の福利厚生に関するもの３年廃棄
大学評価に関する事項大学認証評価に関する公文書大学認証評価に関するもの３０年移管
自己点検評価に関する公文書自己点検評価に関するもの３０年移管
その他の評価に関する公文書教育・研究等業績評価に関するもの１０年廃棄
その他の事項（共通、法人経営部及び総務部関係）会議等に関する公文書理事会、経営審議会、学長選考会議、人事委員会の議案、報告案及び会議結果、その他上記会議に関するもの(正本として主務学部等が保存するものに限る。)３０年移管
法人に設置される各委員会に関する議案、議事録特に重要なもの３０年移管
その他３０年廃棄
重要な講習会及び会議に関するもの３年廃棄
告示及び公告に関する公文書告示及び公告に関するもの重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
軽易なもの３年廃棄
行事等の計画及び実施に関する公文書行事等の計画及び実施に関するもの重要なもの５年廃棄
軽易なもの３年廃棄
請願、陳情等に関する公文書請願、陳情等に関するものその他５年廃棄
軽易なもの１年廃棄
通知、申請、届出、照会、回答、報告等に関する公文書通知、申請、届出、照会、回答、報告等に関するもの特に重要なもの３０年移管
重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
軽易なもの３年廃棄
特に軽易なもの１年廃棄
諮問、答申等に関する公文書諮問、答申等に関するもの特に重要なもの３０年移管
重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
執務上の助言、勧告及び指導に関する公文書執務上の助言、勧告及び指導に関するもの重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
軽易なもの３年廃棄
事務引継に関する公文書理事長、副理事長及び専務理事の事務引継書３０年移管
叙位、叙勲、褒賞又は表彰に関する公文書叙位叙勲及び褒賞に関するもの３０年移管
表彰に関するもの重要なもの３０年移管
その他１０年廃棄
財産の取得、管理又は処分に関する公文書財産の取得に関するもの(設計に関するものを含む。)３０年移管
財産の処分に関するもの重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
財産の管理に関するもの１０年廃棄
予算、決算及び出納に関する公文書予算、決算及び出納に関するもの重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
軽易なもの３年廃棄
特に軽易なもの１年廃棄
債権管理簿１０年廃棄
監査に関する公文書監査に関するもの１０年廃棄
契約に関する公文書契約に関するもの重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
工事の執行に関する公文書工事の執行に関するもの５年廃棄
大学運営の沿革に関する公文書大学運営の沿革に関するもの重要なもの３０年移管
その他３０年廃棄
調査研究等に関する公文書調査研究等に関するもの特に重要なもの３０年移管
重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
軽易なもの３年廃棄
帳簿、台帳、名簿等帳簿、台帳、名簿等特に重要なもの３０年移管
重要なもの１０年廃棄
その他５年廃棄
文書の管理に関する公文書文書収受簿、文書発送簿その他文書の取扱に関するもの３年廃棄
その他前各項に掲げる公文書以外のもの３０年間保存をする必要があると認められるもの３０年移管
１０年間保存をする必要があると認められるもの１０年廃棄
５年間保存をする必要があると認められるもの５年廃棄
３年間保存をする必要があると認められるもの３年廃棄
１年間保存をする必要があると認められるもの１年廃棄
１年未満の期間保存をする必要があると認められるもの１年未満廃棄
その他の事項（教育研究支援部及び学生部関係）教育研究評議会の議案、報告案及び会議結果、その他上記会議に関する文書で重要なもの（正本として保存するものに限る。）３０年移管
学籍簿３０年移管
除籍簿３０年移管
学業成績３０年移管
卒業証書台帳３０年移管
教職課程認可に関する文書３０年移管
司書課程認可に関する文書３０年移管
入試・教務に関する例規３０年移管
研究生・委託生に関する文書３０年移管
科目等履修生に関する文書３０年移管
司書教諭講習課程認定に関する文書３０年移管
教職免許状一括申請に関する文書３０年移管
学生ハンドブック３０年移管
教育実習成績簿３０年移管
転入学に関する文書１０年廃棄
休学、退学及び復学に関する文書１０年廃棄
学生証発行等に関する文書１０年廃棄
単位互換に関する文書１０年廃棄
大学入学センター試験及び大学入学共通テストに関する文書１０年廃棄
本学入学試験に関する文書１０年廃棄
学生表彰に関する文書１０年廃棄
入学願書５年廃棄
成績単位修得証明５年廃棄
科目履修届５年廃棄
保育士等に関する証明(諸証明)５年廃棄
インターシップに関する文書５年廃棄
司書教諭講習(申込)に関する文書５年廃棄
公立大学協会に関する文書５年廃棄
大学入試センターに関する文書５年廃棄
看護師等試験に関する文書５年廃棄
学年暦、授業時間割に関する文書５年廃棄
教育実習に関する文書５年廃棄
奨学金に関する文書５年廃棄
授業料に関する文書（減免等含む）５年廃棄
健康管理に関する文書５年廃棄
授業ガイド３年廃棄
入学者選抜要項３年廃棄
就職、学生相談に関する文書３年廃棄
保険に関する文書３年廃棄
その他前各項に掲げる公文書以外のもの３０年間保存をする必要があると認められるもの３０年移管
１０年間保存をする必要があると認められるもの１０年廃棄
５年間保存をする必要があると認められるもの５年廃棄
３年間保存をする必要があると認められるもの３年廃棄
１年間保存をする必要があると認められるもの１年廃棄
１年未満の期間保存をする必要があると認められるもの１年未満廃棄
別記第1号様式(第13条関係)
特殊取扱文書交付票
(様式枠 1)　 特殊取扱文書交付票

別記第2号様式(第13条関係)
文書収受簿
(様式枠 1)　 文書収受簿

別記第3号様式(第13条関係)
文書発送簿
(様式枠 1)　 文書発送簿

別記第4号様式(第13条関係)
用紙、資料等送付伺簿
(様式枠 1)　 用紙、資料等送付伺簿

別記第5号様式(第14条関係)
収受印
(様式枠 1)　 収受印

別記第6号様式(第14条関係)
起案様式
(様式枠 1)　 起案様式

別記第7号様式(第14条関係)
供覧用紙
(様式枠 1)　 供覧用紙

別記第8号様式(第14条関係)
文書表紙
(様式枠 1)　 文書表紙